auditar acciones preventivas - Asesores en Sistemas de Calidad

Organización Internacional de Normalización
(International Organization for Standardization)
Foro Internacional de Acreditación
(International Accreditation Forum)
Fecha: 5 de junio de 2009
Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001
Directrices sobre:
Auditoría de la acción preventiva
1) Introducción
ISO 9000, cláusula 3.6.4, define la acción preventiva como la “acción para eliminar la causa
de una no conformidad potencial u otras situaciones potenciales no deseadas”.
Esto se puede considerar como una acción adoptada para evitar que se presente una no
conformidad. Sin embargo, si no hay una no conformidad con la cual empezar y si la acción
preventiva es eficaz, se mantendrá el status quo. Esto origina la dificultad de auditar un
proceso para el cual la salida deseada es mantener ese status quo.
Con frecuencia existe confusión sobre las diferencias entre los términos corrección, acción
correctiva y acción preventiva (por favor consulte ISO 9000 para sus definiciones formales)
y también en relación a las actividades de una organización con respecto a cada una de
ellas.
La auditoria de los procesos de corrección y acción correctiva de la organización es
relativamente sencilla porque los resultados y la eficacia de estos procesos por lo general
están bien definidos (es decir, si la organización ya ha identificado una no conformidad, es
relativamente fácil para un auditor evaluar el proceso que la organización utilizó o planea
usar para corregirla y si esto será o no eficaz para evitar que se vuelva a presentar la no
conformidad); no obstante, la auditoría de los procesos de acción preventiva usualmente es
más compleja.
2) Directrices de auditoría
2.1) ISO 9001 exige que la organización tenga un procedimiento documentado para la
acción preventiva.
Nota: Se acepta la combinación de procedimientos documentados de acción correctiva y
acción preventiva en un solo documento del SGC, pero no es recomendable. Si están
combinados, entonces es importante que el auditor verifique que la organización entiende
claramente la diferencia entre el propósito de las acciones correctivas y preventivas.
2.2) La norma exige que este procedimiento documentado incluya:
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www.iaf.nu; www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
a) Cómo determina la organización las no conformidades potenciales y sus
causas.
Los ejemplos comunes incluyen los siguientes:

Análisis de tendencia para las características de los procesos y los productos
(salida del proceso de análisis de datos). Una tendencia hacia el
empeoramiento puede indicar que si no se adopta ninguna acción, podría
presentarse una no conformidad.

Alarmas para brindar advertencia temprana de que se aproximan condiciones
operativas “fuera de control”.

Monitoreo de la percepción del cliente mediante
retroalimentación, tanto formales como informales.

Análisis de tendencias para la capacidad de los procesos, usando técnicas
estadísticas.

Análisis de efecto y modo de falla continuos para los procesos y los
productos (este es un requisito de TS 16949, por ejemplo, para la industria
automotriz).

Evaluación de las no conformidades que hayan ocurrido en circunstancias
similares, pero para otros productos, procesos, u otras partes de la
organización o incluso en otras organizaciones.

Planificación completa de actividades tanto para situaciones predecibles (por
ejemplo, debido a expansión, mantenimiento o cambios de personal - véase
ISO 9001, cláusula 5.4.2b)) como impredecibles (por ejemplo, fenómenos
naturales como huracanes, terremotos, inundaciones etc.).

ISO 9004:2000, cláusula 8.5.3, Prevención de pérdidas, suministra otros
ejemplos (Nota: esta directriz de ISO 9004 no es obligatoria).
sistemas
de
b) Una evaluación de la necesidad de acción preventiva.
Los métodos empleados en la evaluación podrían incluir:

Enfoques de análisis de riegos.

Análisis de modo y efecto de falla, tal como ya se mencionó en (a).
(Nota: ninguno de estos enfoques o metodologías son requisitos de ISO
9001:2000.)
c) Cómo determina la organización la acción que se requiere y cómo se
implementa.
Un auditor debería buscar evidencia de que:
 la organización ha analizado las causas de las no conformidades potenciales
(el uso de diagramas de causa y efecto y otras herramientas de calidad
podría ser adecuado para esto).
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
las acciones requeridas son adoptadas en todas las partes pertinentes de la
organización y de manera oportuna.

existen definiciones claras de las responsabilidades de identificación,
evaluación, implementación y revisión de las acciones preventivas.
d) Registros de los resultados de las acciones adoptadas.

¿Qué registros se conservan?

¿Son adecuados y el reflejo real de los resultados?

¿Se controlan de acuerdo con lo indicado en ISO 9001, cláusula 4.2.4?
e) Una revisión de las acciones preventivas adoptadas.

¿Fueron eficaces las acciones (es decir, ¿se evitó que ocurriera una no
conformidad y hubo beneficios adicionales?)?

¿Es necesario continuar con las acciones preventivas tal como están?

¿Se deberían cambiar o es necesario planificar acciones nuevas?
2.3) A menudo se presenta la discusión “filosófica” entre el auditor y la organización
sobre dónde termina la acción correctiva y dónde empieza la acción preventiva. Por
ejemplo, si se detecta una no conformidad en el proceso “A” ¿son las acciones
adoptadas para evitar no conformidades futuras en los procesos “B”, “C” y “D”
acciones preventivas o simplemente están dentro del alcance de las acciones
correctivas adoptadas para el proceso “A”? El auditor debería evitar que estas
discusiones lo desvíen y concentrarse en si las acciones fueron eficaces o no. ¡El
“etiquetado” de las acciones adoptadas tiene importancia secundaria!
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Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001, por favor
consulte el documento: Introducción al Grupo de Prácticas de Auditoría ISO.
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