INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA Acciones correctivas y/o Preventivas Vigencia 05/12/2011 Versión 2 Código PR - D-02 Página 1 de 6 1. Objetivo Sistematizar los lineamientos o directrices que faciliten la implementación de acciones correctivas y/o preventivas, para que estas ayuden a eliminar la causa raíz de una no conformidad real o potencial con objeto de prevenir su aparición, las cuales suelen estar presentes en la realización de las actividades para prestar servicio de formación, contribuyendo a mejorar eficazmente el SGC de la INSTITUCION EDUCATIVA MARIA AUXILIADORA. 2. Alcance Este procedimiento aplica desde que se presente la solicitud de acción correctiva y/o preventiva y finaliza hasta que se haga cierre y seguimiento de esta. Este procedimiento puede ser utilizado en cualquier parte de la institución que requiera tomar acciones preventivas y/o correctivas sobre algún incumplimiento real o potencial. 3. Políticas. 1. Existe una diferencia entre realizar acciones correctivas o preventivas y corregir una no conformidad. La corrección de una no conformidad tiene que ver con solucionar un problema (corregir) y la acción correctiva o preventiva consiste en eliminar la causa de la no conformidad. 2. Cada vez que se analice una no conformidad es muy importante identificar claramente cuál es el problema y diferenciarlo de su causa. Además se debe actuar directamente sobre lo identificado para solucionar el problema inmediatamente. Y posterior a dicha acción analizar las causas. 4. Responsabilidad El personal docente, directivos entre otras autoridades de la institución tienen la responsabilidad y el deber de solicitar una acción preventiva y/o correctiva teniendo en cuenta lo establecido en la tabla 2. Con el fin, de prevenir su aparición en situaciones de no conformidades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad. Cada líder del proceso tiene el deber y la responsabilidad de analizar las posibles causas que están generando el problema y proponer acciones correctivas y/o preventivas necesarias según sea el caso, que permita radicar la causa raíz de la no conformidad. También es responsable de implementarla de acuerdo al tiempo que se defina en el plan de acción. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA Acciones correctivas y/o Preventivas Vigencia 05/12/2011 Versión 2 Código PR - D-02 Página 2 de 6 3. Documentos de referencias NTC- ISO 9000: 2000 “Fundamentos Y Vocabularios Del Sistema De Gestión De Calidad” NTC- ISO 9001: 2008 “Requisitos Del Sistema De Gestión De Calidad” 4. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS. Las acciones correctivas y/ o preventivas que se soliciten deben registrarse en el formato de Acciones correctivas y/o preventivas F-D-07, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes pasos para diligenciarlo. ETAPA DESCRIPCION Las oportunidades de mejora tienen origen en el cliente (padres de familia y estudiantes), los procesos y las auditorías internas según lo en las situaciones Identificación establecido descritas en la tabla 1. De este de las Oportunidades documento. de mejora Quien las identifica, las comunica o RESPONSABLE EVIDENCIAS Formato Acciones correctivas y/o preventivas FD-07 documenta y envía al representante de la alta dirección, detallando las evidencias que permitieron identificar dicha oportunidad. Registro Formato Ingresar la información en el Representante administración de la alta de las administrador de acciones correctivas dirección acciones de y/o preventivas. mejora F-D-08 INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA Acciones correctivas y/o Preventivas ETAPA DESCRIPCION Identificar el líder del proceso y/o las Asignación del personas que participan, las cuales responsable de son responsables por dar la solución, dar solución y comunicar la identificación de oportunidad de mejora. El responsable(s) por la acción de mejora, en interrelación con el representante de la dirección efectúa el análisis para Identificar las causas más relacionadas con la noconformidad u observación detectada a través de la utilización de diferentes análisis como: pareto de causas, Análisis de las diagrama de causa-efecto, tormenta causas de ideas, matriz de priorización de causas, los 5 porqués, entre otras herramientas útiles para encontrar las causas raíz. Tener en cuenta durante el análisis La Trazabilidad realizada al servicio donde se identificó la no conformidad y La retroalimentación del personal que interviene en el proceso. Vigencia 05/12/2011 Versión 2 Código PR - D-02 Página 3 de 6 RESPONSABLE EVIDENCIAS Formato Acciones correctivas y/o preventivas FD-07 Responsable(s) por la acción de Formato mejora en Acciones conjunto con el correctivas y/o representante preventivas Fde la dirección D-07 A más tardar una semana después de identificada la oportunidad de mejora: Se elabora un plan de acción, se determinan las acciones necesarias para eliminar o prevenir la no Definición Plan conformidad real o potencial, las cuales son anotadas en la solicitud de de acción acciones correctivas y/o preventivas, indicando fecha de inicio y terminación de dichas actividades, responsable y las tareas que ayudaran a eliminar el problema. (ver tabla 2) Responsable(s) por la acción de Formato mejora en Acciones conjunto con el correctivas y/o representante preventivas Fde la dirección D-07 INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA Acciones correctivas y/o Preventivas ETAPA Aprobación DESCRIPCION Vigencia 05/12/2011 Versión 2 Código PR - D-02 Página 4 de 6 RESPONSABLE EVIDENCIAS Evaluar si las causas identificadas son adecuadas a la situación, si las acciones definidas están dirigidas a Formato las causas identificadas y aprobar o Representante Acciones devolver para corregirlas de la dirección correctivas y/o Consolidar el plan en el sistema. preventivas FD-07 Planear fecha próxima de seguimiento al cumplimiento del plan y registrarla en el sistema (formato administrador de acciones de mejora F-D-08) Implementar las acciones de mejora Responsable(s) Implementación planeadas y presentar los resultados por la acción de obtenidos para que se autorice el mejora cierre. Seguimiento Formato Cumplir con los seguimientos en las administración fechas programadas y actualizarlas Representante de las cada vez que se vaya cumpliendo de la dirección acciones de hasta el cierre de la acción. mejora F-D-08 Cierre Formato Verificar el cumplimiento de las Acciones acciones planeadas y de su eficacia Representante correctivas y/o (a través de posteriores revisiones), de la dirección preventivas Fregistrar los resultados. D-07 INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA Acciones correctivas y/o Preventivas Vigencia 05/12/2011 Versión 2 Código PR - D-02 Página 5 de 6 TABLA 1. CLASIFICACION SEGÚN SITUACION Origen Cliente interno Padres de familia y/o estudiantes TIPO DE ACCION PREVENTIVAS Situación Responsable La salida de un proceso pone permanentemente en riesgo el Cliente interno cumplimiento de requisitos del proceso que le sigue. En análisis de datos relacionado con la atención de quejas y sugerencia de los padres y/o estudiantes, Gestión se detecta una directiva/repre necesidad de este que sentante de la no se está dirección considerando como requisito pudiendo generar insatisfacción del mismo. CORRECTIVA Situación Responsable La salida de un proceso genera incumplimientos Cliente interno en el proceso que le sigue. Se le incumplió al Líder del cliente poniendo en proceso / riesgo la imagen de la Responsable Institución o pérdida de de la gestión estudiantes. directiva Por la magnitud o Por la tendencia que repetición del Representant Líder del reflejan los resultados incumplimiento de los e de la proceso de los indicadores de requisitos definidos en dirección académico gestión de los procesos las unidades de producción. Control del proceso Por el incumplimiento Líder del de las metas definidas proceso Desarrollo de nuevas Comité de para los indicadores de académico/re TICs calidad gestión de los presentante procesos. por la dirección Por el incumplimiento de Por observaciones de las disposiciones Auditoria los auditores Auditor planificadas para el Auditor (I, E) sistema de Gestión de Calidad. Cuando se observe algún riesgo, ya sea, que se están Se ha caído una pared, Infraestructur humedeciendo mucho Personal de la una lamina, Personal de la a las paredes, institución levantamiento del piso, institución infraestructura vieja, entre otros. pisos desgastados, goteras, entre otras. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA AUXILIADORA Acciones correctivas y/o Preventivas Vigencia 05/12/2011 Versión 2 Código PR - D-02 Página 6 de 6 TABLA 2. CLASIFICACION SEGÚN CAUSA TIPO DE CAUSA Carencia de R. humano Falta de infraestructura Competencia del R. humano Estado Infraestructura Documentación soporte Método no adecuado Falta de controles Otros DESCRIPCION No se tiene personal suficiente para alcanzar el resultado No se cuenta con la infraestructura necesaria El recurso humano asignado no tiene la competencia necesaria. La infraestructura es débil Los costos del mantenimiento correctivo son muy altos No se dispone de documentación para soportar las actividades o la existente no es la adecuada. El método definido no es el adecuado. No se tienen controles definidos. Los controles definidos no son suficientes No se siguen los controles Aquellas que no estén definidas 6. CONTROL DE CAMBIOS Versión Vigencia Descripción del Cambio Aprobado por Coord. Calidad 1 04/04/2011 Se incluyo en la tabla 1, en cuanto a infraestructura cuando puede considerarse una no conformidad potencial Sandra Núñez Herrera Rectora Sor Beatriz Hoyos Álzate