Procedimiento de acciones correctivas yo preventivas PR-D

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA
AUXILIADORA
Acciones correctivas y/o Preventivas
Vigencia 05/12/2011
Versión
2
Código
PR - D-02
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1. Objetivo
Sistematizar los lineamientos o directrices que faciliten la implementación de
acciones correctivas y/o preventivas, para que estas ayuden a eliminar la causa
raíz de una no conformidad real o potencial con objeto de prevenir su aparición,
las cuales suelen estar presentes en la realización de las actividades para
prestar servicio de formación, contribuyendo a mejorar eficazmente el SGC de
la INSTITUCION EDUCATIVA MARIA AUXILIADORA.
2. Alcance
Este procedimiento aplica desde que se presente la solicitud de acción
correctiva y/o preventiva y finaliza hasta que se haga cierre y seguimiento de
esta.
Este procedimiento puede ser utilizado en cualquier parte de la institución que
requiera tomar acciones preventivas y/o correctivas sobre algún incumplimiento
real o potencial.
3. Políticas.
1. Existe una diferencia entre realizar acciones correctivas o preventivas y
corregir una no conformidad. La corrección de una no conformidad tiene que
ver con solucionar un problema (corregir) y la acción correctiva o preventiva
consiste en eliminar la causa de la no conformidad.
2. Cada vez que se analice una no conformidad es muy importante identificar
claramente cuál es el problema y diferenciarlo de su causa. Además se debe
actuar directamente sobre lo identificado para solucionar el problema
inmediatamente. Y posterior a dicha acción analizar las causas.
4. Responsabilidad
El personal docente, directivos entre otras autoridades de la institución tienen la
responsabilidad y el deber de solicitar una acción preventiva y/o correctiva
teniendo en cuenta lo establecido en la tabla 2. Con el fin, de prevenir su
aparición en situaciones de no conformidades relacionadas con el Sistema de
Gestión de Calidad.
Cada líder del proceso tiene el deber y la responsabilidad de analizar las
posibles causas que están generando el problema y proponer acciones
correctivas y/o preventivas necesarias según sea el caso, que permita radicar
la causa raíz de la no conformidad. También es responsable de implementarla
de acuerdo al tiempo que se defina en el plan de acción.
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3. Documentos de referencias
 NTC- ISO 9000: 2000 “Fundamentos Y Vocabularios Del Sistema De
Gestión De Calidad”
 NTC- ISO 9001: 2008 “Requisitos Del Sistema De Gestión De Calidad”
4. PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS.
Las acciones correctivas y/ o preventivas que se soliciten deben registrarse en
el formato de Acciones correctivas y/o preventivas F-D-07, para lo cual se
deben tener en cuenta los siguientes pasos para diligenciarlo.
ETAPA
DESCRIPCION
Las oportunidades de mejora tienen
origen en el cliente (padres de familia
y estudiantes), los procesos y las
auditorías
internas
según
lo
en
las
situaciones
Identificación establecido
descritas en la tabla 1. De este
de las
Oportunidades documento.
de mejora
Quien las identifica, las comunica o
RESPONSABLE
EVIDENCIAS
Formato
Acciones
correctivas y/o
preventivas FD-07
documenta y envía al representante
de la alta dirección, detallando las
evidencias que permitieron identificar
dicha oportunidad.
Registro
Formato
Ingresar la información en el Representante administración
de la alta
de las
administrador de acciones correctivas
dirección
acciones de
y/o preventivas.
mejora F-D-08
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ETAPA
DESCRIPCION
Identificar el líder del proceso y/o las
Asignación del personas que participan, las cuales
responsable de son responsables por dar la solución,
dar solución y comunicar la identificación de
oportunidad de mejora.
El responsable(s) por la acción de
mejora, en interrelación con el
representante de la dirección efectúa
el análisis para Identificar las causas
más relacionadas con la noconformidad u observación detectada
a través de la utilización de diferentes
análisis como: pareto de causas,
Análisis de las diagrama de causa-efecto, tormenta
causas
de ideas, matriz de priorización de
causas, los 5 porqués, entre otras
herramientas útiles para encontrar las
causas raíz. Tener en cuenta durante
el análisis La Trazabilidad realizada al
servicio donde se identificó la no
conformidad y La retroalimentación
del personal que interviene en el
proceso.
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RESPONSABLE
EVIDENCIAS
Formato
Acciones
correctivas y/o
preventivas FD-07
Responsable(s)
por la acción de
Formato
mejora en
Acciones
conjunto con el correctivas y/o
representante preventivas Fde la dirección
D-07
A más tardar una semana después de
identificada la oportunidad de mejora:
Se elabora un plan de acción, se
determinan las acciones necesarias
para eliminar o prevenir la no
Definición Plan conformidad real o potencial, las
cuales son anotadas en la solicitud de
de acción
acciones correctivas y/o preventivas,
indicando
fecha
de
inicio
y
terminación de dichas actividades,
responsable y las tareas que
ayudaran a eliminar el problema.
(ver tabla 2)
Responsable(s)
por la acción de
Formato
mejora en
Acciones
conjunto con el correctivas y/o
representante preventivas Fde la dirección
D-07
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ETAPA
Aprobación
DESCRIPCION
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EVIDENCIAS
Evaluar si las causas identificadas son
adecuadas a la situación, si las
acciones definidas están dirigidas a
Formato
las causas identificadas y aprobar o
Representante
Acciones
devolver para corregirlas
de la dirección correctivas y/o
Consolidar el plan en el sistema.
preventivas FD-07
Planear fecha próxima de seguimiento
al cumplimiento del plan y registrarla
en el sistema (formato administrador
de acciones de mejora F-D-08)
Implementar las acciones de mejora Responsable(s)
Implementación planeadas y presentar los resultados por la acción de
obtenidos para que se autorice el
mejora
cierre.
Seguimiento
Formato
Cumplir con los seguimientos en las
administración
fechas programadas y actualizarlas Representante
de las
cada vez que se vaya cumpliendo de la dirección
acciones de
hasta el cierre de la acción.
mejora F-D-08
Cierre
Formato
Verificar el cumplimiento de las
Acciones
acciones planeadas y de su eficacia Representante
correctivas y/o
(a través de posteriores revisiones), de la dirección
preventivas Fregistrar los resultados.
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TABLA 1. CLASIFICACION SEGÚN SITUACION
Origen
Cliente
interno
Padres de
familia y/o
estudiantes
TIPO DE ACCION
PREVENTIVAS
Situación
Responsable
La salida de un proceso
pone permanentemente
en
riesgo
el
Cliente interno
cumplimiento
de
requisitos del proceso
que le sigue.
En análisis de datos
relacionado
con
la
atención de quejas y
sugerencia
de
los
padres y/o estudiantes,
Gestión
se
detecta
una directiva/repre
necesidad de este que sentante de la
no
se
está
dirección
considerando
como
requisito
pudiendo
generar insatisfacción
del mismo.
CORRECTIVA
Situación
Responsable
La salida de un proceso
genera incumplimientos Cliente interno
en el proceso que le
sigue.
Se le incumplió al
Líder del
cliente poniendo en
proceso /
riesgo la imagen de la
Responsable
Institución o pérdida de
de la gestión
estudiantes.
directiva
Por la magnitud o
Por la tendencia que
repetición
del
Representant
Líder del
reflejan los resultados
incumplimiento de los
e de la
proceso
de los indicadores de
requisitos definidos en
dirección
académico
gestión de los procesos
las
unidades
de
producción.
Control del
proceso
Por el incumplimiento
Líder del
de las metas definidas
proceso
Desarrollo de nuevas
Comité de
para los indicadores de académico/re
TICs
calidad
gestión
de
los presentante
procesos.
por la
dirección
Por el incumplimiento de
Por observaciones de
las
disposiciones
Auditoria
los auditores
Auditor
planificadas para el
Auditor
(I, E)
sistema de Gestión de
Calidad.
Cuando se observe
algún riesgo, ya sea,
que
se
están
Se ha caído una pared,
Infraestructur humedeciendo mucho Personal de la una
lamina, Personal de la
a
las
paredes, institución
levantamiento del piso,
institución
infraestructura
vieja,
entre otros.
pisos
desgastados,
goteras, entre otras.
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TABLA 2. CLASIFICACION SEGÚN CAUSA
TIPO DE CAUSA
Carencia de R.
humano
Falta de
infraestructura
Competencia del R.
humano
Estado
Infraestructura
Documentación
soporte
Método no adecuado
Falta de controles
Otros
DESCRIPCION
No se tiene personal suficiente para alcanzar el
resultado
No se cuenta con la infraestructura necesaria
El recurso humano asignado no tiene la competencia
necesaria.
La infraestructura es débil
Los costos del mantenimiento correctivo son muy altos
No se dispone de documentación para soportar las
actividades o la existente no es la adecuada.
El método definido no es el adecuado.
No se tienen controles definidos.
Los controles definidos no son suficientes
No se siguen los controles
Aquellas que no estén definidas
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Vigencia
Descripción del Cambio
Aprobado por
Coord. Calidad
1
04/04/2011
Se incluyo en la tabla 1, en
cuanto a infraestructura cuando
puede considerarse una no
conformidad potencial
Sandra Núñez Herrera
Rectora
Sor Beatriz Hoyos
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