PRO-DIP-02-03 Formulación del anteproyecto de presupuesto

FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
Proceso:
Procedimiento:
Código
PRO-DIP-02-03
Versión
2
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN
FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE
PRESUPUESTO
Fecha de
Aprobación
Páginas
23/10/2014
1 de 5
Acto Administrativo de Aprobación
FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 2014
Firma de Autorizaciones
Revisó
Elaboró
Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación
Profesional Apoyo Oficina Asesora de Planeación
Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión
Oficina Asesora de Planeación
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Subdirector Administrativo Financiero y de Control
Disciplinario
Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión
Oficina Asesora de Planeación
Aprobó
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Control de Cambios
Fecha
Descripción
Diciembre de 2010
Actualización del enfoque por procesos del IDEP (Resolución 232 de diciembre de 2010)
Octubre de 2014
Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02
Cambios numerales 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9. (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 2014)
1. Responsable de Procedimiento
Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación
2. Objetivo
Elaborar el anteproyecto de presupuesto del IDEP cumpliendo con los requisitos para la programación y ejecución del presupuesto en la vigencia
3. Alcance
El procedimiento Inicia con la identificación de las necesidades de inversión para la siguiente vigencia y la proyección del presupuesto y termina con el inicio de la ejecución del presupuesto Aplica para todos los
procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
Proceso:
Código
PRO-DIP-02-03
Versión
2
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN
Procedimiento:
FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE
PRESUPUESTO
Fecha de
Aprobación
Páginas
23/10/2014
1 de 5
4. Base legal
Constitución Política de Colombia 1991 Título XII del Régimen economico y de la Hacienda Pública Art 345-349
Decreto 111 de 1996 de Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto
Decreto 101 del 11 de marzo de 2010 Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se
desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones
Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital
Ley 819 de 2003 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones
5. Documentos de Referencia
Documentos Externos
Documentos Internos
Circular Conjunta 003 de 2014: Guia para la Elaboración del Presupuesto 2015
Manual para la elaboración del POAI
Plan de Desarrollo vigente
Plan Estratégico vigente del IDEP
Plan Operativo Anual de Inversiones vigente del IDEP
Plan de Acción vigente del IDEP
6. Definiciones
Término
Definición
PREDIS
Aplicativo de la Secretaria Distrital de Hacienda a través del cual se lleva el registro de la ejecución presupuestal
SEGPLAN
Aplicativo de la Secretaria Distrital de Planeación a través del cual se realiza el seguimiento al plan de desarrollo
7. Descripción del procedimiento
Nro.
Descripción de
actividades
Diagrama de Flujo
Responsable
Punto de Control
Documento
soporte de la
actividad
Observaciones
INICIO
1
Solicitar a las dependencias
del IDEP la identificación y
proyección de los gastos de
inversión que deban ser
ejecutados en la siguiente
vigencia
Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación
2
Enviar la información de los
gastos de inversión que
deban ser ejecutados en la
siguiente vigencia
Responsables de Proyectos
Los Responsables de los proyectos
de inversión y funcionamiento
realizaran un documento que
contiene las
Actividades que se desarrollaran en
la siguiente vigencia
Documentos enviados por las
dependencias
Información reportada
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
Proceso:
Procedimiento:
Código
PRO-DIP-02-03
Versión
2
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN
FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE
PRESUPUESTO
Fecha de
Aprobación
Páginas
3
Recibir y revisar la
información
4
¿La información reportada
requiere correcciones?
23/10/2014
1 de 5
Documento con la
información de los
gastos de inversión
para ejecutar la
vigencia siguiente
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
1
NO
Profesional Especializado 03 Vo. Bo. Jefe Oficina Asesora de
Oficina Asesora de Planeación
Planeación
5
Consolidar la información
recibida en un solo formato
6
Depurar y definir los gastos
de inversión que deben ser
incluidos en el anteproyecto
de presupuesto para la
vigencia siguiente para ser
presentado en las mesas
de trabajo de la Secretaria
Distrital de Hacienda
Todos los procesos
7
Diligenciar en SEGPLAN la
información de metas
físicas, actividades y
presupuesto de la vigencia
siguiente y diligenciar en
PREDIS la información
presupuestal
Profesional Especializado 03
Oficina Asesora de Planeación
Profesional especializado
presupuesto
Actas de las mesas de trabajo
con las dependencias
Formato de
anteproyecto del
presupuesto
Formato de
anteproyecto del
presupuesto inicial
Soportes de SEGPLAN
Y PREDIS
Informes
reportados
por
las
dependencias y la revisión del Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
Proceso:
Código
PRO-DIP-02-03
Versión
2
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN
FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE
PRESUPUESTO
Procedimiento:
Fecha de
Aprobación
Páginas
8
Asistir a las mesas de
trabajo con la Secretaria
Distrital de Hacienda y la
secretaria Distrital de
Planeación
9
¿Se requieren ajustes al
anteproyecto de
presupuesto?
23/10/2014
1 de 5
11
NO
SI
10
Realizar los ajustes
solicitados en las mesas de
trabajo en PREDIS,
SEGPLAN, POAI y demás
documentos solicitados
11
Realizar y entregar los
ajustes requeridos en el
comunicado de la
Secretaria de Hacienda
Distrital para ajustar el
anteproyecto del
presupuesto a la cuota
global del gasto asignada a
la entidad.
12
Entregar el acuerdo o
decreto de aprobación del
presupuesto a las
dependencias e informar
sobre la viabilidad para
iniciar la ejecución
presupuestal
10
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Profesional Especializado de
presupuesto
Soportes SEGPLAN,
PREDIS y demás
documentos solicitados
Profesional Especializado
Comunicado de la Secretaria de Soportes SEGPLAN,
Oficina Asesora de Planeación
Hacienda Distrital informando la
PREDIS y demás
Profesional Especializado de
cuota global del presupuesto documentos solicitados
presupuesto
Subdirección Administrativa
Financiera y de control
Disciplinario
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
FIN
Acuerdo o Decreto del
Se recibe de la Secretaría de
presupuesto de la
Hacienda Distrital el acuerdo o
vigencia
decreto del presupuesto aprobado
Presupuesto del IDEP
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
Proceso:
Procedimiento:
Código
PRO-DIP-02-03
Versión
2
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN
FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO ANUAL DE
PRESUPUESTO
Fecha de
Aprobación
Páginas
23/10/2014
1 de 5
8. Tiempos
Mínimo
Máximo
15 Días
2 meses
9. Políticas de Operación
Generales del
procedimiento
Sistema de Gestión
Ambiental
Sistema de Seguridad y
Salud Ocupacional
Sistema de Seguridad de la
Información
Sistema de Gestión
Documental y Archivo
Con las conclusiones de las mesas de trabajo para el Plan de Acción se formulará el anteproyecto de presupuesto de inversión
Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión
Ambiental.
Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada.
Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-.
Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico.
Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido.
Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP.
Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo
Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos.
Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo.
No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo.
Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado.
Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema.
El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal.
Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas.
Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en
coordinación con el administrador del sistema.
Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la
propagación de virus informáticos.
No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información.
El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso.
No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio).
Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios.
Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.