Procesador de textos: Word

Módulo 8:
Ofimática básica
Unidad didáctica 7:
Dar formato
a un texto (I)
Procesador de
textos: Word
UNIDAD
DIDÁCTICA
7
Dar formato a
un texto (I)
Créditos
Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación
Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003
Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga)
Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: [email protected]
página web: www.antakira.com
Dar formato a un texto (I)
Presentación
Hasta ahora has visto cuáles son las herramientas para desarrollar, visualizar e
imprimir documentos, cómo moverte por la ayuda que ofrece Word y algunas
cosas más. Pero uno de los puntos más importantes cuando se desarrolla un
trabajo con Word es el aspecto que le damos al documento, ya que la presencia
de un documento se valora incluso algunas veces más que el contenido del
mismo.
Pues bien, en esta unidad didáctica te dispones a estudiar todo esto; una vez
finalizada, sabrás cómo presentar un documento de forma correcta.
Temporalización
4 horas.
Objetivos de la Unidad Didáctica
Aprender, ante todo, a modificar la fuente, el tamaño y por supuesto, el formato
de un texto.
Crear alineaciones y justificaciones en el texto para conseguir un formato completo e idóneo.
Distinguir el funcionamiento de los espaciados entre líneas, párrafos y caracteres.
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Unidad Didáctica 7
Realizar cambios de sangría y saber qué sangría aplicar en cada momento al
documento.
Crear documentos donde el texto y los números se combinan de forma correcta.
Aprender a mejorar el documento aún más utilizando varias opciones de las que
disponer.
Contenidos
de la Unidad Didáctica
1. Formatos de texto. Tipos de letra y tamaños.
2. Alineación y justificación de párrafos.
3. Espaciado entre párrafos, líneas y caracteres.
4. Sangrado.
5. Tabuladores.
6. Miscelánea: opciones particulares que mejoran el documento.
Vocabulario.
Resumen.
Ejercicios de repaso y autoevaluación.
Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.
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Dar formato a un texto (I)
1
Formatos de texto.
Tipos de letra y tamaños
Windows es un gran proveedor de letras que pueden proporcionar a nuestros
documentos un aspecto atractivo y elegante, así como profesional. Esto, unido a
la sencillez de uso de los tipos de letras con Word, lo convierten en una herramienta muy útil para desarrollar nuestros documentos.
Existen varios diseñadores de tipos de letra, por ejemplo, Microsoft (TrueType),
Adobe Type Manager (Adobe) o BitStream Fontware (Speedo).
Hoy en día pueden adquirirse tipos de letra de estos fabricantes para instalarlos
en Windows y disponer de ellos en cualquier aplicación para este entorno.
A continuación se detallan las operaciones más comunes que suelen realizarse
con los bloques de texto. Cada una es accesible desde la barra de herramientas,
aunque como se verá posteriormente, también pueden ser accesibles en la configuración de los tipos de letra.
1.1. Negrita, cursiva, subrayado y destacado
Para aplicar estos atributos se utilizan cuatro botones de la barra de herramientas:
Negrita
Cursiva
Subrayado
Destacado
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Unidad Didáctica 7
Estos botones funcionan como interruptores: si se hace clic en uno de ellos, la
propiedad correspondiente se activa y si se vuelve a hacer clic, se desactiva.
– Negrita: escribe o transforma el texto selecionado a un tipo de letra más
gruesa. Por ejemplo, el texto «Tipo de letra», en negrita sería: «Tipo de
letra».
– Cursiva: escribe o transforma el texto, inclinando cada una de las letras.
Por ejemplo, el texto «Tipo de letra», en cursiva sería «Tipo de letra».
– Subrayado: subraya el texto. Por ejemplo, el texto «Tipo
de letra», subrayado sería «Tipo de letra».
– Destacado: el texto aparecerá en pantalla como remarcado
por un rotulador fluorescente y en la impresora con un
suave fondo gris. Para aplicar este efecto, selecciona el
texto, pulsa la parte derecha del botón y elige el color.
Botón Resaltar
El modo en el que se aplican estos efectos a un bloque de texto es el mismo para
todos: primero se escribe el texto, a continuación se selecciona y por último se
hace clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.
Para redactar un bloque de texto aplicando algún efecto: activa primero uno de
los efectos que deseas aplicar (incluso se pueden aplicar varios efectos a la vez) y
seguidamente escribe, con lo cual el texto se escribirá en negrita, cursiva, subrayado o destacado. Para desactivarlo, sólo hay que hacer clic en los botones de el/
los efectos activados.
1.2. Fuentes y tamaños
Una operación también muy común es cambiar el tipo de letra y su tamaño. Para
cambiar el tipo de letra puedes recurrir a la lista desplegable Fuentes de la barra
de herramientas, donde se muestran todas las fuentes disponibles para Word.
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Dar formato a un texto (I)
Lista desplegable Fuentes de la barra de herramientas
Una vez desplegada la lista, separadas con una línea del resto tenemos las fuentes que hemos aplicado o estemos aplicando, para realizar el documento.
Para comenzar a escribir con un tipo de letra distinto, sólo tenemos que hacer clic
en el lugar que deseamos comenzar a escribir, cambiar de fuente en la lista
desplegable Fuente (desplegando la lista y haciendo clic en la fuente seleccionada) y comenzar a escribir.
Si deseamos cambiar el tipo de fuente de un texto que ya ha sido redactado,
únicamente hay que seleccionar el texto, desplegar la lista de Fuentes y hacer
clic en la fuente seleccionada; automáticamente el bloque de texto seleccionado
cambiará su aspecto a la nueva fuente.
También se puede cambiar el color de un texto mediante el botón Color de
fuente de la barra de herramientas.
Para cambiar el color de un bloque de texto sólo tenemos que seleccionarlo y
pulsar el botón en su parte izquierda. Pulsando el botón en su parte derecha
aparecerá una lista de colores; para elegir uno, bastará con hacer clic en él y el
texto cambiará al color seleccionado. Si el color que deseas no se encuentra en la
lista, haciendo clic en la opción Más colores se abrirá un cuadro de diálogo
donde podrás elegir entre una lista más amplia e incluso personalizada, este
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Unidad Didáctica 7
cuadro de diálogo se estudiará más adelante. Haciendo
clic en la opción Automático, el color que se tenga
seleccionado en la lista cambiará al configurado como
preestablecido, que la mayoría de las veces es el negro.
Para cambiar el tamaño a un bloque de texto, usaremos
la lista desplegable Tamaño.
Botón Color de fuente
El tamaño de un carácter se mide en puntos. Cuanto
más grande sea el número de puntos, mayor será el
carácter. Un punto equivale a 1/72 pulgadas, de manera que
un carácter de 72 puntos mide una pulgada desde arriba hasta abajo.
Para cambiar el tamaño de una fuente o redactar un documento con otro tamaño distinto, el procedimiento es el mismo
que para las fuentes.
Cuando se crea un documento nuevo, Word asigna un tipo de
letra y tamaño por defecto al texto; el tipo de letra suele ser
Times New Roman y el tamaño 10 puntos, aunque como verás posteriormente, tanto el tipo de letra como el tamaño
preestablecidos se pueden modificar.
Lista desplegable Tamaño
de fuente de la barra de
herramientas
También se puede acceder a la configuración de los tipos de letra, tamaño y
demás opciones configurables al texto mediante un cuadro de diálogo específico.
Para ello haz clic en la opción Fuente del menú Formato, o haz clic con el botón
derecho del ratón en la ventana de texto y elege la opción Fuente.
Formato/Fuente
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Botón derecho/Fuente
Dar formato a un texto (I)
El cuadro de diálogo orientado a todo tipo de cambios en las fuentes se muestra a
continuación:
Cuadro de diálogo Fuente
Dentro de la pestaña Fuente, en la casilla Fuente podrás elegir el tipo de letra. A
su lado, el Estilo de fuente permitirá añadirle atributos como negrita, cursiva o
subrayado. Y en Tamaño, podrás variar el tamaño de la fuente. En el cuadro
Vista previa se representa un ejemplo mostrando cómo aparecerá la letra
resultante.
El resto de posibilidades del cuadro de diálogo son:
1. Color de fuente: esta lista desplegable permite
configurar el color del texto. Al desplegarla aparece
una lista con los colores disponibles. Para asignar
un color, únicamente hay que seleccionar uno de la
lista y hacer clic en él; a partir de ese momento el
Lista desplegable Color de fuente
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Unidad Didáctica 7
texto cambiará de color. Para que el texto se imprima también en color, la
impresora deberá poder imprimir en color.
Como has visto podemos personalizar el color de la fuente; para ello, haz
clic en la opción Más colores de la lista de colores.
– Para elegir un color estándar, haz clic en la pestaña Estándar, selecciona
el color que le quieras dar a la fuente y pulsa el botón Aceptar. Cuando
se seleccione un color, éste se señalará como se indica en la figura.
Pestaña Estándar del cuadro de diálogo Colores
– En la pestaña Personalizado podrás realizar mezclas entre la gama de
colores disponibles hasta conseguir el color deseado. En la parte izquierda de la ventana moveremos el control deslizante para conseguir el color
y en la derecha moveremos el triángulo hacia arriba y abajo para elegir
la luminosidad del mismo. También podemos escribir cada uno de los
valores en las cajas de texto correspondientes.
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Dar formato a un texto (I)
Pestaña Personalizado del cuadro de diálogo Colores
2. Estilo de subrayado: mediante esta lista elegirás el tipo de subrayado
que quieres que aparezca en el texto. Cuando se selecciona un tipo de
subrayado, la lista Color de subrayado se activa, mediante esta lista
podrás elegir el color del subrayado. La elección de un color es igual a
cambiar el color de una fuente.
3. Efectos: el significado de cada uno de los efectos es el siguiente:
Efectos de fuente
4. Predeterminar: mediante este botón, configuraremos Word para que el
tipo de letra, el tamaño, el aspecto, color y efectos elegidos, sean los iniciales cuando se abre un documento nuevo.
En la pestaña Espacio entre caracteres, como verás posteriormente, se permite configurar el espacio entre letra y letra, así como la posición relativa de éstas
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Unidad Didáctica 7
y, mediante la pestaña Efectos de texto podremos animar los bloques de texto
escrito.
2
Alineación y justificación
de párrafos
Para dar formato a un texto, es decir, para «darle forma», debes primero especificar a qué partes del texto vas a aplicar los formatos.
Esto puedes hacerlo, bien colocándote sobre el párrafo al cual quieras aplicar el
formato, es decir, colocar el punto de inserción sobre cualquiera de las líneas del
párrafo, o bien si se trata de varios párrafos, deberás seleccionarlos previamente
para indicarle a Word qué parte del documento quieres formatear.
2.1. Alineación y justificación
La justificación es la forma en que los párrafos del texto quedan alineados tanto
por su margen izquierdo como por su margen derecho. Microsoft Word utiliza en
principio la justificación a la izquierda, lo que significa que todas las líneas que
comienzan en el mismo sitio aparecen alineadas por su parte izquierda, sin embargo, dado que el programa decide cuándo debe comenzar una línea de texto
nueva, aparecerán algunas más largas que otras.
Con Microsoft Word se pueden aplicar cuatro tipos de alineación a un texto:
1. Alinear a la izquierda: hace que el texto quede alineado en el margen
izquierdo. No obstante, el borde derecho no estará alineado, quedando
escalonado como se ha comentado en el párrafo anterior.
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Dar formato a un texto (I)
Botón Alinear a la izquierda
2. Centrar: el texto queda alineado respecto al centro de la página.
Botón Centrar
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Unidad Didáctica 7
3. Alinear a la derecha: el texto se alinea en el margen derecho quedando
el izquierdo desordenado. Una aplicación típica de este modo de alineación
es la inserción de fechas o la reseña de la firma de una carta.
Botón Alinear a la derecha
4. Justificar: las líneas de texto se prolongan hasta tener la misma longitud,
de manera que quedan alineadas en ambos márgenes, es decir, el programa inserta pequeños espacios en blanco entre palabras. Estos espacios
pueden llegar a ser demasiado numerosos, demasiado visibles, con lo que
puede resultar una mala imagen del texto.
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Dar formato a un texto (I)
Botón Justificar
Para acceder a estas opciones de formato, puedes activar el botón correspondiente en la barra de herramientas Formato, o bien puedes hacerlo a
través de la opción Párrafo del menú Formato.
Formato/Párrafo
Dentro del cuadro de diálogo Párrafo,
elegirás el tipo de alineación mediante
la lista desplegable situada en la parte
superior izquierda dentro de la pestaña
Sangría y espacio.
Lista desplegable Alineación
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Unidad Didáctica 7
3
Espaciado entre párrafos,
líneas y caracteres
Otro formato importante y que deberás fijar en la elaboración de cualquier documento es la posibilidad de indicar al programa la separación que debe haber
entre los distintos componentes del texto.
3.1. Espaciado entre párrafos
Se puede definir la separación que debe haber entre un párrafo y otro. Para ello
abre el cuadro de diálogo Párrafo como indicamos en la sección anterior.
Como se puede ver en la figura, bastará con establecer en el cuadro de texto
correspondiente el espacio de separación entre el párrafo actual y sus vecinos. De
este modo, variamos el valor que aparece en los cuadros de texto usando las
flechas (las cuales incrementan o decrementan el valor), o bien haremos clic en el
cuadro de texto correspondiente y escribiremos manualmente el valor que
deseemos.
Grupo Espaciado
252
Dar formato a un texto (I)
Observa que en la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una Vista previa
del párrafo actual, es decir, aquel donde se encuentra el punto de inserción. De
este modo puedes ver cómo quedaría el resultado de aplicar el formato de párrafo elegido de forma rápida, antes de hacer clic sobre el botón Aceptar.
Grupo Vista previa
3.2. Espaciado entre líneas
Word tiene además la posibilidad de ajustar el interlineado, que es el espacio que
hay entre las líneas de un párrafo. Ejemplos del uso de espacios entre líneas
diferentes son las cartas comerciales, que normalmente se escriben a un solo
espacio, y los informes, que normalmente se escriben a espacio y medio. Es muy
usual que en cierto tipo de escritos, tipo instancias y similares, se exija el uso del
doble espacio.
En el cuadro de diálogo Párrafo también aparece la opción interlineado. Esta
opción permite cambiar el espaciado entre líneas y consiste en una lista desplegable que mostrará una serie de opciones:
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Unidad Didáctica 7
Lista desplegable Interlineado
– Sencillo, Doble y 1,5 líneas harán que el espaciado entre líneas sea
respectivamente, el normal, el doble del normal y un 150% del normal.
– Exacto permite decidir, a través de otra opción en, el tamaño exacto medido en puntos del espaciado entre líneas.
– Múltiple es el equivalente de sencillo o doble, es decir, permite decir
cuántas líneas de separación se tomarán como espacio interlineal. Se utiliza
cuando se desean espacios triples, cuádruples, etc. Para indicar el número
de líneas de interlineado en este caso, se utiliza también la opción en.
– Mínimo permite poner el espaciado interlineal más pequeño que sea capaz
Word.
3.3. Espaciado entre caracteres, alineación vertical y
animación
Haz visto cómo configurar el espaciado entre párrafos y el espaciado entre las
líneas de texto que integran los párrafos. Pues bien, Word permite además configurar el espaciado horizontal entre caracteres, así como su anchura. Primeramente debes especificar a qué sección del texto le vas a modificar dicho espaciado de
la siguiente forma:
1.Si no seleccionas nada, se aplicarán los cambios del formato sobre la palabra donde se encuentra el punto de inserción, y en el caso de encontrarse
el punto de inserción en un lugar donde no hay ninguna palabra, se aplica-
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Dar formato a un texto (I)
rá el formato a todo el texto que introduzcas desde ese momento, hasta
que se cambie de nuevo el formato.
2.Si lo que deseas es aplicar el formato a un trozo
de texto que ya está escrito, procederas a seleccionarlo.
Una vez que hemos elegido el texto a formatear, seleccionaremos la opción Fuente del menú Formato.
Una vez que aparezca el cuadro de diálogo Fuente,
selecciona la ficha Espaciado entre caracteres, donde encontrarás los siguientes componentes:
Formato/Fuente
Ficha Espacio entre caracteres del cuadro de diálogo Fuente
1. Escala: con este control establecerás la anchura de la letra, de manera
que 100% es el tamaño normal, 200% es el doble tamaño del normal y
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Unidad Didáctica 7
lógicamente el 50% es la mitad del tamaño normal. Por
tanto seleccionarás un porcentaje de la lista desplegable o bien situarás el cursor en el cuadro de texto e
introducirás el porcentaje manualmente.
2. Espacio: permite indicar cuál será el espacio horizontal
entre los caracteres del texto. Con la lista desplegable
puedes seleccionar si vas a expandir, comprimir el texto,
o si por el contrario, deseas un espaciado entre caracteres normal.
Lista desplegable Escala
Lista desplegable Espacio
Puedes además indicar la cantidad de espacio que quieras expandir o comprimir medido en puntos. Si seleccionas en el cuadro de espacio la opción
Normal, este cuadro aparecerá vacío. Fíjate que estarás comprimiendo o
ampliando el texto según elijas la opción Comprimido o Expandido en el
cuadro Espacio:
Opción Espacio Expandido
3. Posición: permite establecer la alineación
vertical del texto, es decir, permite elevar o
descender el texto en relación a la línea
base, según selecciones la opción Elevado
o Disminuido del cuadro Posición. De for-
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Lista desplegable posición
Dar formato a un texto (I)
ma totalmente análoga al caso anterior puedes indicar la cantidad que
deseas aplicar para elevar o descender el texto.
Es importante poner de manifiesto que dispones de una Vista previa para
ver a priori los cambios de formato del texto.
4. Ajuste de espacio para fuentes: se trata de un filtro de espaciado
opcional, es decir si activas esta opción, Word aplicará el espaciado entre
caracteres a aquellos cuyo tamaño sea igual o mayor a los especificados en
el cuadro puntos o más, como se indica en la siguiente figura:
Ajuste de espacio para fuentes
Esta función sólo actúa si se trabaja con un tipo de
letra TrueType o Adobe Type Manager.
5. Botón Predeterminar: establece que los parámetros especificados anteriormente serán usados
para cualquier texto nuevo que se comience posteriormente.
Botón Predeterminar
Word proporciona la posibilidad de aplicar efectos de movimiento sobre el texto;
es lo que se denomina Animación. Para ello, debes seleccionar la pestaña Efectos de texto del cuadro de diálogo fuente. Estos efectos resultan útiles en textos
que se vayan a mostrar en pantalla ya que los efectos de movimiento, como es
lógico, no se pueden trasladar al papel cuando se imprime el texto.
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Unidad Didáctica 7
Ficha Efectos de texto del cuadro de diálogo Fuente
4
Sangrado
El calificativo de texto adentrado o sangrado hace referencia a varios formatos
que desplazan el texto escrito hacia el interior de la página en un párrafo de texto,
de una forma distinta a la de estar ajustado entre los márgenes. Word tiene varias
órdenes y códigos especiales que ayudan a crear formatos complejos para mejorar la apariencia de los documentos.
Los sangrados más simples son el derecho y el izquierdo, es decir, desplazar en un
párrafo dado el borde derecho y/o izquierdo del texto.
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Dar formato a un texto (I)
El primer tipo de formato especial que vas a estudiar, es un párrafo en el que la
primera línea está ajustada, pero el resto del párrafo no. Este tipo de formato se
denomina sangría de primera línea.
Hay dos formas de utilizar las sangrías: mediante el menú Formato y a continuación eligiendo la opción Párrafo, y mediante la regla. Lo haremos a través de la
regla, que es el método más fácil, cómodo y «visual».
Cuando se crean sangrías utilizando la regla, la norma fundamental es que el
triángulo superior izquierdo marca la sangría que se aplicará a la primera línea
del párrafo, mientras que el inferior se aplica al resto de las líneas.
Sangría de primera línea
Sangría izquierda
Sangría derecha
Sangría francesa
A pesar de todo lo visto, el tipo de sangría más común se realiza
simplemente con la tecla de tabulación. La primera línea estará
adentrada respecto a las demás y para ello tan sólo se ha pulsado [TAB] al principio de esa primera línea.
Asimismo, se puede disminuir o aumentar la sangría mediante dos botones de la
barra de herramientas Formato. De esta forma, haciendo clic en los botones
Aumentar sangría o Disminuir sangría se puede aumentar o disminuir la
sangría rápidamente.
Aumentar Sangría
Disminuir Sangría
259
Unidad Didáctica 7
Otro tipo de sangría especial es la
llamada sangría francesa en la
que todas las líneas del párrafo
aparecen adentradas excepto la
primera. La forma más cómoda de
utilizar este tipo de sangrías es a
través de la regla de márgenes y
tabulaciones.
Si optas por formar sangría utilizando la opción Párrafo del menú
Formato, elige la ficha Sangría
y espaciado del cuadro de diálogo.
Pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo
En este cuadro de diálogo puedes indicar tanto el tipo de sangría como las medidas que se pueden aplicar al párrafo a través de los siguientes controles:
1.Izquierda: permite hacer el sangrado en el lado izquierdo del texto tantos
centímetros como se indique.
2.Derecha: permite hacer el sangrado en el lado derecho del texto tantos
centímetros como se indique.
3.Especial: permite escoger entre las sangrías especiales
disponibles: Primera línea, que sólo sangra la primera
línea del párrafo, y Francesa, que sangra todas las líneas
del párrafo excepto la primera. El cuadro de texto ubicado
en la parte derecha sirve para especificar cuántos centímetros (incluidos decimales) quieres sangrar si usas estos
estilos especiales.
260
Lista desplegable
Especial