Café para llevar - Centro Nacional de Consultoría

Café para llevar
Guía rápida de referencia para
ser anfitrión de una reunión
de World Café
Ilustración Nancy Margulies
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
¿Qué son las conversaciones
de World Café?
W
orld Café es un método fácil de aplicar para
crear una red viva de diálogo colaborativo
alrededor de preguntas significativas al servicio
de tareas concretas. Los Cafés han recibido
varios nombres en diferentes contextos y para
metas específicas, por ejemplo, Cafés creativos,
Cafés de estrategia, Cafés de liderazgo y Cafés
comunitarios. Las conversaciones de World
Café están basadas en los principios y formatos
desarrollados por el World Café, un movimiento
global
para
promover
conversaciones
relevantes en organizaciones corporativas,
gubernamentales y comunitarias alrededor del
mundo.
E
l World Café se
construye con las
premisas de que las
personas poseen la
sabiduría y la creatividad para afrontar los
retos más difíciles; de
que las respuestas que
necesitamos están a
nuestra disposición;
y de que somos más
sabios en comunidad
que individualmente.
World Café también es una metáfora que nos permite ver nuevas formas de
marcar la diferencia en nuestras vidas y trabajos. El poder de la conversación
es tan difícil de percibir y tan cotidiano que generalmente lo pasamos por alto.
Por ejemplo, consideremos todas las decisiones de aprendizaje y acción que
tienen lugar mientras las personas pasan de una conversación a otra dentro
de las organizaciones y las comunidades. ¿Qué tal si consideramos todas estas
conversaciones como un gran Café dinámico, cada conversación como una
mesa que hace parte de una red más grande de conversaciones vivas, que es el
proceso principal para compartir nuestro conocimiento colectivo y darle forma
a nuestro futuro? Una vez seamos conscientes del poder de la conversación
como parte clave en todos los aspectos de nuestras vidas, podremos usarlo con
mayor eficacia en nuestro mutuo beneficio.
¿Cuál es la esencia del método World Café?
H
emos establecido una serie de pasos para poner a trabajar la conversación
a través del diálogo y el compromiso. Si aplicas estos pasos para planear
tus reuniones y encuentros, encontrarás que es posible crear un ambiente único
donde es más probable que surjan resultados sorprendentes y útiles. Un World
Café siempre es íntimo, incluso cuando es una reunión a gran escala.
2
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
LOS PASOS DE WORLD CAFÉ:
SIETE PRINCIPIOS DE DISEÑO
1. Prepara el contexto
Concéntrate en la razón por la que estás reuniendo a
las personas y la meta que quieres alcanzar. Conocer
el propósito y los parámetros de tu reunión te permite
considerar y elegir los elementos más importantes
para alcanzar tu objetivo: por ejemplo, quién debe hacer parte de la conversación,
qué temas o preguntas serán los más pertinentes, qué tipo de recolección de la
información será más útil, etc.
2. Crea un espacio acogedor
Los anfitriones de Café alrededor del mundo hacen
énfasis en el poder y la importancia de crear un
espacio acogedor, que se sienta seguro y amable.
Cuando la gente se siente cómoda para expresarse
sinceramente, afloran sus mejolres habilidades creativas, comunicativas y receptivas. En particular, considera cómo debe ser tu invitación y el espacio físico para
contribuir en la creación de una atmósfera de bienvenida.
3. Explora preguntas significativas
El conocimiento emerge como respuesta a preguntas
cautivadoras. Encuentra preguntas que sean relevantes
para las preocupaciones reales del grupo. Las
preguntas poderosas y de alto alcance ayudan a
atraer la energía, la percepción y la acción colectivas, mientras recorren todo el
sistema. Según el marco de tiempo disponible y los objetivos, tu Café puede explorar una única pregunta o puede seguir una línea de investigación que profundiza progresivamente a través de varias rondas de conversación.
3
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
4. Fomenta la participación de todos
Como líderes somos cada vez más conscientes de la
importancia de la participación, pero la mayoría de
la gente no solamente quiere participar, sino también
contribuir activamente a marcar la diferencia.
Es importante fomentar la participlación de todos para que aporten con sus
ideas y perspectivas, y permitir que otros simplemente escuchen.
5. Conecta perspectivas diversas
La posibilidad de moverse entre las mesas, conocer
nuevas personas, contribuir activamente con
la opinión propia y conectar la esencia de los
descubrimientos propios con círculos de pensamiento
en continua expansión es una de las características distintivas del Café. Mientras
los participantes llevan ideas o temas clave a nuevas mesas, están intercambiando
perspectivas y enriqueciendo en gran medida la posibilidad de sorprender con
nuevos enfoques.
6. Escucha en equipo para identificar
patrones y enfoques
Escuchar es un regalo que nos damos mutuamente.
La calidad de esta habilidad es quizás el factor más
importante y determinante para el éxito del Café.
A través de la práctica compartida de escuchar y prestar atención a los temas, los
patrones y los enfoques, empezamos a percibir la conexión con un sentido de
totalidad. Anima a las personas a escuchar lo que no se está diciendo junto con lo
que se está comunicando.
4
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
7. Comparte los descubrimientos colectivos
Las conversaciones sostenidas en una mesa reflejan
un patrón de totalidad que se conecta con las
conversaciones de otras mesas. La última fase del Café,
a menudo llamada cosecha o recolecta, involucra
hacer de estos patrones una totalidad visible para el grupo de conversación.
Dedica unos minutos a reflexionar en silencio sobre los patrones, temas y
preguntas más profundas de cada conversación grupal e invita a compartir con
el grupo en conjunto. Asegúrate de tener un método para capturar la cosecha,
trabajar con un registrador visual es de gran ayuda.
Para una exposición más detallada de los principios de diseño de World
Café, consulta el libro World Café. Construyendo nuestro futuro a través
de conversaciones poderosas o asiste al programa Signature Learning
Program Hosting World Café: The Fundamentals en Fielding Graduate
University.
Ilustración Nancy Margulies
5
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Ilustración Nancy Margulies
Conversaciones de World Café,
paso a paso
Organiza mesas al estilo de un café pequeño de cuatro personas (máximo
cinco) o en grupos de conversación.
Establece rondas progresivas de conversación (al menos tres) que duren
20 minutos aproximadamente.
Plantea preguntas o asuntos genuinamente significativos para tu vida,
trabajo o comunidad.
Anima a los participantes a escribir, garabatear o dibujar las ideas clave en
los manteles de las mesas (y/o anotar las ideas clave en tarjetas grandes o
salvamanteles individuales en el centro de la mesa).
Una vez completada la primera ronda de conversación, puedes pedirle a
una persona que permanezca como anfitrión de mesa para la siguiente
ronda, mientras los otros viajan como embajadores de significado. Los
viajeros comunican ideas, temas y preguntas a una nueva conversación,
mientras los anfitriones de mesa dan la bienvenida a un nuevo grupo de
viajeros.
La posibilidad de que las personas se muevan por diferentes rondas de
conversación permite que las ideas, las preguntas y los temas comiencen
a ligarse entre sí. Al final de la segunda o tercera ronda, todas las mesas
o grupos de conversación habrán hecho una polinización cruzada con
enfoques de conversaciones anteriores.
En la última ronda de conversación, la gente puede regresar a la primera
mesa para sintetizar sus descubrimientos o puede seguir viajando a nuevas
mesas.
6
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Ilustración Nancy Margulies
Puedes usar la misma pregunta en una o varias rondas de conversación
o puedes proponer diferentes preguntas en cada ronda para construir y
ayudar a profundizar la exploración.
Después de al menos tres rondas de conversación, inicia un periodo de
compartir los descubrimientos y enfoques con el grupo entero. En este
tipo de conversaciones espontáneas surgen patrones que pueden ser
identificados, crece el conocimiento colectivo y emergen las posibilidades
para la acción.
Una vez sepas lo que quieres alcanzar y la cantidad de tiempo disponible, puedes
decidir el número de rondas y la duración de cada una, así como el uso más
efectivo de las preguntas y las maneras más interesantes de conectar y polinizar
las ideas.
Ilustración Nancy Margulies
7
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Etiqueta de Café
Ilustración Avril Orloff
¡Juega, experimenta e improvisa!
Pasos de World Café: ¡Diviértete!, facilita tu labor y la de los demás,
juega, dibuja, garabatea, escucha en conjunto para descubrir patrones, enfoques
y conexiones más profundas, contribuye con tu opinión, escucha para entender,
concéntrate en lo relevante, relaciona y conecta ideas, habla con tu mente y con
tu corazón y tómate tu tiempo para pensar y reflexionar.
8
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
La importancia de la(s) pregunta(s)
de World Café
Las preguntas (o pregunta) que establezcas para una conversación de World Café
son determinantes para el éxito. Tu Café puede explorar una sola pregunta o pueden
desarrollarse varias para construir una progresión lógica de descubrimiento
durante varias rondas de diálogo.
No olvides que
Las preguntas bien planteadas atraen la energía y concentran nuestra
atención en lo que realmente importa. Los anfitriones de Café con
amplia experiencia recomiendan formular preguntas abiertas, es decir,
que no tengan como respuesta “sí” o “no”.
Las buenas preguntas no llaman a la acción inmediata o a resolver
un problema, necesariamente. Deben invitar a la indagación y al
descubrimiento en lugar de la defensa o el consenso.
Sabrás que has dado con una buena pregunta cuando veas que provoca
nuevas ideas y posibilidades.
Prueba preguntas tentativas con algunos de los participantes de tu Café
para examinar si suscitan interés y mantienen la energía.
Una pregunta poderosa
Es simple y clara.
Invita a la reflexión.
Genera energía.
Promueve la indagación.
Evidencia las suposiciones
inconscientes.
Abre nuevas posibilidades.
Ilustración Nancy Margulies
9
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Ilustración Nancy Margulies
Ilustración Nancy Margulies
Cinco maneras de visualizar
el conocimiento colectivo
Invita a un redactor gráfico
En algunos eventos de Café, un redactor visual puede captar la
conversación del grupo completo dibujando las ideas grupales sobre un
papelógrafo o un mural que combina textos y dibujos que ilustran los
patrones de la conversación.
Haz un paseo por la galería
En ocasiones, las personas pueden llevar los individuales de las mesas
a las paredes para que otros participantes hagan un tour y conozcan las
ideas durante un descanso.
Muestra tu enfoque
Los participantes pueden utilizar grandes Post-its para exponer una idea
sobre un tablero o una pared para que todos den un vistazo durante un
descanso.
Agrupa las ideas
Los Post-its grupales pueden disponerse según grupos de afinidad de
manera tal que se haga evidente la relación entre las ideas y estén a la
mano para planear los siguientes pasos del grupo.
Crea una historia
Algunos anfitriones de Café elaboran periódicos o un cuaderno de notas
para resumir los resultados del trabajo y comunicarlos a audiencias
mayores, en los que se combinan los registros visuales con textos como
parte de la documentación.
10
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Cómo crear un ambiente de Café
Ya sea que convoques varias decenas de personas o varias centenas, es
esencial crear un ambiente que evoque la sensación de informalidad e
intimidad.
Cuando tus invitados lleguen, deben percibir de inmediato que esta no
será una reunión cualquiera.
Si es posible, elige un lugar que reciba luz natural y que tenga una vista
al aire libre con el fin de crear una atmósfera agradable.
Haz que el espacio parezca un café de verdad, con pequeñas mesas para
cuatro o cinco personas. Si son menos de cuatro, quizás no tendrás la
suficiente variedad de perspectivas, y más de cinco limita la cantidad de
interacción.
Dispón las mesas de una manera casual y aleatoria en lugar de formar
filas ordenadas. Las mesas de un café casual después de algunas horas de
estar abierto dan la sensación de relajación y acogida.
Usa manteles coloridos y un florero pequeño sobre cada mesa. Si el lugar
lo permite, puedes añadir una vela en el centro. Instala plantas o algún
tipo de vegetación en la sala.
Coloca al menos dos hojas de papel grandes sobre cada mantel junto con
un recipiente lleno de marcadores de colores. Tener papel y lápices es
un aliciente para garabatear, dibujar y conectar ideas. De esta forma las
personas toman nota de las ideas en cuanto estas emergen.
Sitúa una mesa adicional en la parte frontal de la sala para el anfitrión y
la presentación del material.
Considera exhibir obras de arte o afiches en las paredes, incluso algo
tan sencillo como las hojas de apuntes del papelógrafo; también puedes
poner música mientras las personas llegan y les das la bienvenida.
Para hacer un homenaje a la tradición de comunidad y hospitalidad,
ofrece bebidas y refrigerios. ¡Un café no sería tal sin algo para picar
y refrescarse!
11
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Provisiones para el Café
Las mesas pequeñas y redondas son ideales, aunque mesas plegables o
para juegos de mesa también funcionan.
Sillas suficientes para todos los participantes y presentadores.
Manteles coloridos.
Papeles de papelógrafo o individuales de papel sobre los manteles de
las mesas.
Marcadores de colores. Para mayor legibilidad, utiliza colores oscuros
como verde, negro, azul y morado. Ten a la mano colores vivos (rojo,
verde claro, azul claro, anaranjado) para resaltar y hacer énfasis.
Un vaso con flores y un recipiente para los marcadores.
Una mesa auxiliar para bebidas y refrigerios.
Un mural o un papelógrafo para hacer visible el conocimiento
colectivo. Cinta adhesiva para pegar hojas a la pared.
Espacio libre en la pared o un tablero blanco.
Espacio libre en la pared o en las ventanas para pegar el trabajo
colectivo y/o de cada mesa.
Según el tamaño y el objetivo de la reunión
Proyector y pantalla.
Equipo de sonido.
Una selección de música de fondo.
Micrófonos inalámbricos para los anfitriones y para sesiones estilo
asamblea.
Caballete o papelógrafo.
Provisiones básicas como cosedora, clips, bandas de caucho,
marcadores, cinta de enmascarar, lápices, chinchetas y bolígrafos.
Tarjetas de papel de colores para tomar notas personales.
Post-its grandes y de colores llamativos para poner las ideas a la vista.
12
¡Usa tu imaginación y creatividad!
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Soy el anfitrión, ¿qué debo hacer?
La labor del anfitrión de Café es
asegurarse de que los siete principios
—los pasos para el diálogo y el
compromiso— se pongan en acción.
No es una forma específica lo que
cuenta, sino el espíritu de los pasos.
Ilustración Nancy Margulies
Ser anfitrión de Café requiere atención, destreza y cuidado. El anfitrión de
Café puede marcar la diferencia entre una conversación interesante y una
conversación realmente significativa.
Trabaja con un equipo de planeación para determinar el propósito del
Café y decidir quiénes deben ser los invitados.
Dale un nombre a tu Café que se ajuste al propósito, por ejemplo:
Café de liderazgo, Café de conocimiento, Café de estrategia, Café de
descubrimientos, etc.
Ayuda a diseñar una invitación.
Trabaja en equipo para crear un ambiente acogedor.
Da la bienvenida a los participantes mientras entran a la sala.
Explica el propósito de la reunión.
Presenta la pregunta o los temas para las rondas de conversación y
asegúrate de que la pregunta sea visible para todos poniéndola en un
tablero, papelógrafo, pantalla o en tarjetas sobre cada mesa.
Revela los pasos de Café y la etiqueta de Café, también de manera visible
para todos.
13
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Explica a los participantes cómo funciona la logística de la reunion de
Café, así como las tareas del anfitrión de mesa (el voluntario que permanece en la mesa al finalizar cada ronda y da la bienvenida a las personas
de la nueva ronda).
Durante las conversaciones, recorre las mesas.
Anima a todos a participar.
Recuerda a las personas que anoten sus ideas, hagan garabatos y dibujen.
Informa de manera amable a las personas cuando sea tiempo de cambiar
de mesa y dar inicio a una nueva conversación.
Asegúrate de que los enfoques clave queden plasmados visualmente o se
recojan y exhiban si es posible.
Sé creativo en la adaptación de los siete principios de diseño, o pasos de
Café, a las necesidades de tu situación.
Soy un anfitrión de mesa,
¿qué debo hacer?
Permanece en la mesa tras cada ronda y recibe a los viajeros de otras
mesas para la nueva ronda de conversación.
Comparte brevemente los enfoques clave de la conversación anterior para
que los nuevos establezcan relaciones y se construyan ideas a partir de las
anteriores.
Con gentileza y cuando sea el momento, pide a las personas que anoten
ideas, relaciones y descubrimientos; enfatiza sobre preguntas que vayan
surgiendo.
14
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com
WORLD CAFÉ. Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
Guía rápida para ser anfitrión de un World Café
Nota:
Debido a que las personas adoptan un tipo de comportamiento cuando
fungen como facilitadores o reciben una guía, puede surgir el peligro de
que los anfitriones de mesa sin experiencia se adjudiquen este rol más de lo
necesario.
No existen los facilitadores dentro del World Café, solamente anfitriones.
Todas las personas son responsables como anfitriones de sí mismos y para
los demás. Por esta razón puedes optar por no designar anfitriones de mesa
para tu reunión de Café.
Elige siempre a un nuevo anfitrión de mesa al final de cada ronda —no al
principio— y el anfitrión de mesa no debe ser la misma persona por más de
una ronda.
¡Sigue en contacto!
Como el proceso mismo de Café, esta guía está
en constante evolución. Mientras experimentas
como anfitrión de tus propias conversaciones
de Café, nos encantaría enterarnos de tus experiencias y de tus sugerencias para mejorar esta
guía.
Escríbenos a [email protected] sobre tus
ideas y retroalimentación.
Para más información sobre los orígenes de
World Café, sus historias, experiencias, consejos adicionales, artículos y contenidos relacionados con el método y otros incentivos al
diálogo, visita nuestra página
www.theworldcafe.com
Adquiere aquí World Café
Construyendo nuestro futuro
a través de conversaciones poderosas
15
LEMOINE EDITORES Y CENTRO NACIONAL DE CONSULTORÍA
www.librosyeditores.com