La Conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a

CODIGO: PR-CJ-02
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CONCILIACION
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FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Se modifica:
1. Numeral 3.1 Inducción estudiantes
01
23/04/2013
Se adiciona la nota: los estudiantes practicantes inscritos en el Consultorio Jurídico que
tengan la capacitación exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho en MASC, deberán
realizar su práctica en el Centro de Conciliación.
2. Numeral 3.2 Requisitos para acceder al servicio
Es persona de escasos recursos, del estrato 1,2 y 3 siendo obligatorio para iniciar el estudio
del trámite aportar la cuenta de servicios públicos domiciliarios (sin esta no se recibe, ni
diligencia RECEPCION DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08).
3. Numeral 3.3 RECEPCION DE LA SOLICITUD Y CITACION DEL USUARIO
Si el asunto de que se trata no puede ser tramitado por el Centro de Conciliación, o el
usuario no aporta como mínimo la cuenta de servicios públicos domiciliarios, se le indica a
este la razón por la cual no se puede tramitar o que documentos e información debe aportar
para darle tramite a su solicitud, dejando constancia de ello en el FT-CJ-01 ENTREVISTA
AL USUARIO.
Si el asunto se puede tramitar y se aporta como mínimo la cuenta de servicios públicos el
estudiante elabora la RECEPCION DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FTCJ-08.
Se anexan además a la solicitud el historial del vehiculo, matrícula del vehiculo y fallo de
tránsito, etc).
Además Si estos no se aportan al momento de realizar la RECEPCION DE SOLICITUD DE
SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08, el usuario diligenciará el COMPROMISO
ENTREGA DE DOCUMENTOS CENTRO DE CONCILIACION, donde se establece una
plazo máximo de tres días hábiles para aportara los documentos solicitados, de los contrario
se le archivará la solicitud.
4. Numeral 3.5 Expedición de constancia
02
09/07/2014
En el numeral 3.3 RECEPCION DE LA SOLICITUD Y CITACION DEL USUARIO
La intervención de psicología para evaluar el conflicto y socializar a las partes la necesidad
de recurrir a formas pacificas de solución de los mismos.
Se modifica el numeral
3.5 EXPEDICION DE CONSTANCIAS.
03
01/08/2014
Se modifica:
3.1 Inducción estudiantes:
Se adiciona los documentos aportantes en la carpeta de cada conciliador por el estudiante.
3.2 Requisitos para acceder al servicio
Usuarios de escasos recursos estrato 1,2 y excepcionalmente se recibirán del estrato 3
Fotocopia de la cedula
3.3 Recepción de la solicitud y la citación del usuario
Se adiciona
Fotocopia de cedula
En caso de ser persona natural o empresa (certificado de existencia y representación legal o registro
mercantil.
Se adiciona Nota 3: Asistencia de estudiantes de la facultad de derecho en la audiencia de conciliación.
Se adiciona Nota 4: En las audiencias de conciliación en el área de familia y en aquellos asuntos en los
cuales el conflicto podría o haya escalado a estados violentos, se procurará la participación de practicante
de psicología o trabajo social, trabajador social o psicólogos, con el fin de evaluar el conflicto y socializar
a las partes la necesidad de recurrir a formas pacificas de solución de los mismos.
3.4 Ejecución de la audiencia: se modifica.
Se crean los numerales:
3.5. Actividad académica por practicantes de consultorio no capacitados en MASC y funcionarios
públicos.
3.6. Perdida de la competencia del conciliador.
ELABORO
NOMBRE: Cesar Augusto
Londoño Álvarez
Coordinación Centro de
Conciliación
REVISO
NOMBRE: Guillermo Bolívar
Ortiz
Responsable Mejora
Continua
VIGILADO
APROBO
NOMBRE: María Hilda
Correa Valderrama
Director Centro de
Conciliación
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1. OBJETIVO
Establecer directrices en cuanto a la prestación del servicio de conciliación
dirigido a la comunidad, a fin de poder solucionar los conflictos con la
intervención de un conciliador con el propósito que sean las partes quienes
resuelvan sus diferencias sin necesidad de recurrir a la instancia judicial.
2. ALCANCE
Se atenderán conciliaciones en materia civil, comercial y de familia, brigadas de
pedagogía y conciliaciones, suministro de formación a los líderes de la
comunidad y capacitación en general. Estas actividades son desarrolladas por
estudiantes con la asistencia de los asesores adscritos al Centro de
Conciliación o por estos directamente, en cumplimiento de los requisitos
exigidos por la Universidad Santo Tomás.
3.1 INDUCCION A ESTUDIANTES
Al iniciar los estudiantes las prácticas en el Consultorio Jurídico y su Centro de
Conciliación a partir del octavo semestre, la Directora del Consultorio les
realizará una inducción sobre el reglamento del Consultorio y del Centro de
Conciliación, las modalidades de prácticas que pueden adelantar, el quehacer
del Centro de Conciliación y la forma de realizar su práctica como
conciliadores, se hace entrega a los estudiantes de una carpeta con
documentación referente a la práctica y el reglamento del Consultorio y del
Centro de Conciliación, dejando evidencia en el FT-CJ-08 INDUCCION
CONSULTORIO. Además cada conciliador deberá firmar el FT-CJ-17 ACTA
DE COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD, en la cual se obliga a guardar
reserva sobre lo ocurrido en la audiencia de conciliación. Este documento es
conservado en la carpeta con la hoja de vida de cada conciliador.
Para la carpeta de cada conciliador, los estudiantes deberán aportar hoja de
vida, fotocopia de la cedula de ciudadanía, constancia de haber cursado la
formación obligatoria para actuar en calidad de conciliador y acta de
compromiso de confidencialidad.
NOTA: los estudiantes practicantes inscritos en el Consultorio Jurídico que
tengan la capacitación exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho en
MASC, deberán realizar su práctica en el Centro de Conciliación.
Otras actividades del Centro de Conciliación


Brigadas de pedagogía jurídica y en Conciliación
Capacitaciones.
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

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Atención al usuario.
Asesoría al usuario relacionada con el mecanismo de la conciliación.
3.2 REQUISITOS PARA ACCEDER AL SERVICIO
La Conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual
dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias,
con la ayuda de un tercero neutral, imparcial y calificado, denominado
conciliador.
Para acceder al servicio del trámite de audiencia de Conciliación extrajudicial
en derecho, el usuario se acerca personalmente al Consultorio Jurídico, donde
expone su problema y de acuerdo a los hechos narrados es remitido para
iniciar la conciliación o para adelantar el proceso.
Para acceder al servicio el usuario debe acreditar que:
Es persona de escasos recursos, del estrato 1, 2 y excepcionalmente se
recibirán del estrato 3 en adelante, siendo obligatorio para iniciar el estudio del
trámite y acceder a los servicios, aportar por el usuario, la cuenta de servicios
públicos domiciliarios y fotocopia del documento de identidad. Solo cuando se
aporten estos últimos, se diligencia RECEPCION DE SOLICITUD DE
SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08).
La cuantía del asunto no debe superar el mínimo legal establecido para que
pueda ser conocido por el Consultorio Jurídico. Excepcionalmente el Director
podrá autorizar la admisión de casos que superen la mínima cuantía, teniendo
presente la capacidad económica del solicitante. En este evento el asunto se
asignará a un abogado conciliador y el estudiante actuará en calidad de auxiliar
del abogado, realizando conjuntamente los tramites de la solicitud de la
audiencia, bajo la dirección del abogado conciliador.
A los abogados conciliadores también se podrá asignar audiencias de
conciliación de mínima cuantía.
3.3 RECEPCION DE LA SOLICITUD Y CITACION DEL USUARIO
Si el asunto de que se trata no puede ser tramitado por el Centro de
Conciliación, o el usuario no aporta como mínimo la cuenta de servicios
públicos domiciliarios y fotocopia del documento de identidad, se le indica a
este la razón por la cual no se puede tramitar o que documentos e información
debe aportar para darle tramite a su solicitud, dejando constancia de ello en el
FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO.
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Si el asunto se puede tramitar y se aporta como mínimo la cuenta de servicios
públicos y la Cédula de Ciudadanía del solicitante, el estudiante elabora la
RECEPCION DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08, la
cual contiene:
Nombres del convocante y convocado
Números de Cedula de ciudadanía.
Si son empresas el Número de Nit
Si son persona jurídica o empresa, el certificado de existencia y representación
o el registro mercantil.
Dirección residencia del convocante y convocado, barrio y ciudad.
Dirección electrónica.
Teléfonos (oficina, residencia, celular, fax)
Hechos: Narrar los hechos que están originando el conflicto
Pretensión: Lo que se desea resolver dentro de la audiencia
Cuantía: Debe hacer una estimación económica de acuerdo a la pretensión
Fotocopia de los documentos que soportan los hechos y que se han anexado.
Anexar los documentos (en fotocopias), estos son necesarios para respaldar la
solicitud, por ejemplo: (contratos, copias de escrituras públicas, certificados de
existencia y representación legal, certificados de libertad y tradición, cuenta de
servicios públicos, registros civiles, constancia de madre cabeza de familia,
constancia de desplazado, historial del vehículo, matricula del vehículo y fallo
de tránsito, etc.). Si estos no se aportan al momento de realizar la RECEPCION
DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ-08, el usuario
diligenciará el COMPROMISO ENTREGA DE DOCUMENTOS CENTRO DE
CONCILIACION, donde se establece un plazo máximo de tres días hábiles
para aportar los documentos solicitados, de lo contrario se le archivará la
solicitud.
Inmediatamente el estudiante entrega el FT-CJ-08 con sus anexos a la
recepción del Consultorio Jurídico, quien firmará la copia como recibido (que
será archivada por el estudiante en su carpeta personal, en una especifica para
las RECEPCION DE SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACION FT-CJ08), se remite el original con sus anexos a la Secretaria del Centro de
Conciliación para su radicación, y ésta la enviará a la Dirección del Centro de
Conciliación o Coordinación para determinar su primer examen de admisión, de
acuerdo a los requisitos de ley y competencia del Centro de Conciliación.
La Coordinación del Centro de Conciliación asignará el caso a un Conciliador
activo e inscrito en el Centro de Conciliación, quien en el caso de ser
estudiante practicante, realizará por escrito un estudio factico, sustantivo y
adjetivo del caso(por escrito en físico o por medio electrónico y lo enviara al
asesor); proyectará en digital la Solicitud de Conciliación, FT-CJ-10
CITACION CONVOCADO, FT-CJ-18 CITACION CONVOCANTE, FT-CJ-11
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ACTA DE CONCILIACIÓN, FT-CJ-12 CONSTANCIA DE SUSPENSION, FTCJ-13 CONSTANCIA DE NO ACUERDO formulará dos propuestas de arreglo
para el caso objetivo de estudio y los presentará de forma personal al asesor
del Centro de Conciliación dentro del término establecido por el instructivo. Si el
asesor corrige el informe y las proyecciones presentadas por el estudiante
conciliador, este presentará las correcciones dentro del término establecido por
el instructivo. Hecho lo anterior ante el Asesor del Centro de Conciliación, se
procederá a fijar fecha y hora para la realización de la audiencia de
conciliación. Luego se hace la citación para que las partes comparezcan a la
audiencia en el FT-CJ-10 CITACION CONVOCADO y el FT-CJ-18 CITACION
CONVOCANTE.
Nota 1: Dependiendo el tipo de trámite se solicitan los documentos necesarios.
Nota 2: Hasta antes del envío de la citación, el usuario podrá desistir del trámite
de la audiencia, ya sea diligenciando el DESISTIMIENTO DE AUDIENCIA POR
CONVOCANTE o a través de escrito remitido por el mismo solicitante.
Nota 3: Cuando se asigne el caso a un abogado conciliador, se procurará la
asistencia de estudiantes de la facultad de derecho a la audiencia de
conciliación, para que este último realice un análisis de la misma. Podrá ser
estudiante de cualquier semestre, para lo cual deberá firmar el acta de
confidencialidad. Este es un espacio de acercamiento a la practica de carácter
no evaluable por el Consultorio Jurídico o Centro de Conciliación..
Si el asunto de que se trata no puede ser conciliado, por no ser transigible y ni
desistible, se procederá a expedir dentro de los diez días calendario siguientes
a la fecha de recepción de la solicitud, CONSTANCIA DE INADMISION POR
ASUNTO NO CONCILIABLE FT-CJ-15. En los eventos en que se trate de un
asunto de aquellos que no tramita el Centro de Conciliación (incluida la falta de
competencia) o de él ya esta conociendo otra entidad competente, se expedirá
CONCEPTO DE NO TRAMITE.
Nota 4: En las audiencias de conciliación en el área de familia y en aquellos
asuntos en los cuales el conflicto podría o haya escalado a estados violentos,
se procurará la participación de practicante de psicología o trabajo social,
trabajador social o psicólogos, con el fin de evaluar el conflicto y socializar a las
partes la necesidad de recurrir a formas pacificas de solución de los mismos.
Además, recalcará a las partes involucradas en el área de familia, el papel que
tienen en su núcleo y la importancia de sus roles. Para ello, el practicante
conciliador o abogado conciliador deberá socializar previamente con el
practicante de psicología trabajo social, trabajador social o psicólogo el caso, y
de esta forma preparar su intervención en la audiencia de conciliación.
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Si por una razón no imputable al usuario o Centro de Conciliación no se puede
realizar la audiencia de conciliación o no se puede continuar con el trámite, se
expedirá CERTIFICADO DE IMPOSIBILIDAD DE REALIZAR AUDIENCIA DE
CONCILIACIÓN FT-CJ-20.
3.4 EJECUCIÓN DE AUDIENCIA
A la audiencia de conciliación concurren las partes acompañadas por el
conciliador e intentar de forma conjunta encontrar soluciones para llegar a un
acuerdo que ponga fin al conflicto de manera pacífica y satisfactoria para
ambas partes.
La intervención del practicante de psicología, trabajo social, trabajador social o
psicólogo se dará entre la etapa de presentación de la síntesis del conflicto y el
momento previo al inicio de la negociación –intervención de las partes, y de la
forma que él lo estime, con la aquiescencia del conciliador, durante el
desarrollo de la audiencia.
El resultado de la audiencia puede ser: acuerdo conciliatorio y se expide el
ACTA DE CONCILIACIÓN FT-CJ-11. Si se suspende la audiencia se elabora
el FT-CJ-12 CONSTANCIA DE SUSPENSION. En caso de no acuerdo se
expide el FT-CJ-13 CONSTANCIA DE NO ACUERDO.
Mientras se redacta el Acta o Constancia, el practicante solicitará a las partes
que diligencien la EVALUACION DE SATISFACCION DEL SERVICIO FT-CJ16 con la información que se solicita de cada uno.
3.5 EXPEDICION DE CONSTANCIAS
Si no asisten las partes o alguna de ellas, se expide FT-CJ-14 CONSTANCIA
DE INASISTENCIA CON EXCUSA o FT-CJ-19 CONSTANCIA DE
INASISTENCIA SIN EXCUSA, según se justifique dentro de los 3 días hábiles
siguientes a la fecha en que se iba a celebrar la audiencia.
NOTA: Tanto las actas como las constancias se deben registrar en los LIBROS
RADICADORES DEL CENTRO los cuales son:


Libro Radicador de Actas
Libro Radicador de Constancias
Una vez registrada el Acta o Constancia en el Centro de Conciliación, se
procede a expedir los certificados de registro de las mismas en el FT-CJ-22
CERTIFICADO REGISTRO DE ACTA DE CONCILIACION y/o el FT-CJ-23
CERTIFICADO DE REGISTRO DE CONSTANCIA, los cuales se entregarán
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anexos al ACTA DE CONCILIACIÓN FT-CJ-11 o CONSTANCIA (FT-CJ-15,
FT-CJ-14 o FT-CJ-19).
Hecho esto, se imprimirá de acuerdo a las indicaciones dadas por el Ministerio
de Justicia y del Derecho el formulario de resultado del caso ingresado en el
Sistema de información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable
Composición del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Estos libros radicadores se elaboran para que tanto las actas como las
constancias tenga plena validez jurídica, toda vez que la ley establece que sus
efectos surgen a partir de la fecha del registro en el Centro de Conciliación
(artículo 14 de la Ley 640 de 2001). Además, es el histórico de todos los
tramites del Centro, de acuerdo a los parámetros establecidos en el Decreto
1829 del 2013 (Reglamento de archivo y registro de actas) o normas que lo
modifiquen. Aparte de estos libros radicadores, se manejan Bases de Datos
electrónicas de Solicitudes, para evidenciar al Ministerio de Justicia las
solicitudes de conciliación presentadas ante el Centro, los trámites realizados y
los resultados obtenidos.
Una vez realizada la audiencia, si se llega a un acuerdo conciliatorio se da por
finalizado el asunto, en caso de no haber acuerdo conciliatorio el usuario está
en libertad de acudir al Consultorio Jurídico o buscar otra instancia para
adelantar el trámite del proceso jurídico.
3.6 SUMINISTRO DE FORMACIÓN A LOS LÍDERES DE LA COMUNIDAD Y
CAPACITACIONES EN GENERAL
De acuerdo con las necesidades de la comunidad, se brindarán capacitaciones,
las cuales se realizan en conjunto con el Consultorio Jurídico, se diseña un
cronograma en donde se plasma la programación para los cursos solicitados,
los cuales son dictados por los estudiantes en práctica y asesores bajo la
supervisión de la Dirección del Centro de Conciliación.
.
El estudiante en práctica debe dejar evidencia de la asistencia de las personas
de la comunidad en el FT-MC-01 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS.
3.7 BRIGADAS JURIDICAS Y DE CONCILIACION
El objetivo de esta, es desarrollar actividades pedagógicas de promoción de los
mecanismo pacíficos de solución de conflictos y formación jurídica básica;
desarrollada especialmente en barrios, corregimientos y municipios en las
sedes de acción comunal, donde concurren los usuarios interesados en las
asesorías jurídicas para que se les brinde la atención; el Consultorio Jurídico
en conjunto con los líderes comunitarios y alcaldes hacen la difusión de este
evento.
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Cuando se realizan las brigadas se deja evidencia en el FT-MC-01 REGISTRO
DE ASISTENCIA A EVENTOS.
3.8 SATISFACCION DEL USUARIO
Una vez finalizada la audiencia se entrega a los asistentes el FT-CJ-16
EVALUACION DE SATISFACCION DEL SERVICIO, para conocer sus
opiniones y sugerencias que permitan calificar al estudiante, funcionario e
instalaciones del Centro de Conciliación y de esta forma tener una base para el
mejoramiento del servicio de conciliación extrajudicial en derecho.
3.9. ACTIVIDAD ACADÉMICA POR PRACTICANTES DEL CONSULTORIO
NO CAPACITADOS EN MASC Y POR FUNCIONARIOS PÚBLICOS. Los
estudiantes del Consultorio Jurídico que no puedan realizar su practica en
calidad de conciliadores del Centro de Conciliación, sea por que no tengan la
formación que los habilite para ello o por tener la calidad de funcionario público,
deberán realizar seguimiento y observación (asistencia para visualización-sin
intervención) de los casos de conciliación que se le asignen (este no podrá
corresponder con los que él haya recepcionado en el Consultorio), donde
analizará todo el procedimiento conforme a la regulación legal, reglamentaria y
demás normas que lo regulan y presentará dos informes escritos (en fisico o
electronico) jurídico sustancial y procedimental del caso a los asesores del
Centro de Conciliación. El primero dentro de los ocho días hábiles siguientes a
la fecha de reparto y el segundo dentro de los cinco días calendario siguientes
a la celebración de la ultima audiencia del caso.
El asesor podrá solicitar al estudiante las correcciones y adiciones que
considere pertinentes, las cuales serán presentadas por este dentro de los tres
días calendario siguiente a su solicitud.
Este seguimiento y presentación de informes por el estudiante será calificable,
donde el asesor remitirá el informe de nota a la Dirección del Consultorio
Jurídico y Centro de Conciliación.”
Si la fecha y hora de la audiencia coincide con los turnos de consulta del
practicante, este informara al asesor del Centro de Conciliacion la imposibilidad
de asistir a la audiencia, prevaleciendo la atención a los usuarios en los turnos
de consulta.
Párrafo. Podrán ingresar a visualizar las audiencias de conciliación del Centro
de Conciliación del Consultorio Jurídico, todos los estudiantes inscritos a la
Facultad de Derecho, y al finalizar la misma, la socializarán y analizarán con el
asesor del Centro de Conciliación. Este es un espacio de acercamiento a la
practica de carácter no evaluable por el Consultorio Jurídico o Centro de
Conciliación.
Nota: Todo estudiante (practicante o no) que ingrese a una audiencia de
conciliación deberá aportar fotocopia de la cedula de ciudadanía, del carnet
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estudiantil con sello de vigencia y firmar el compromiso de confidencialidad que
le será facilitado por el Centro de Conciliación. Estos documentos serán
archivados por la Secretaria del Centro. De igual manera se deberá firmar lista
de asistencia a la audiencia.
4. PERDIDA DE COMPETENCIA DEL CONCILIADOR.
El no cumplimiento de los procedimientos, obligaciones y términos establecidos
en el Reglamento, procedimiento e instructivo del Centro de Conciliación,
implicará la perdida de competencia para el abogado conciliador o practicante
conciliador sobre el asunto que se le ha repartido y en el cual se ha dado el
incumplimiento. Esta decisión será tomada por la Dirección cuando se trate de
abogados conciliadores y por la Dirección o Coordinación en el evento de los
practicantes conciliadores. Esta se aplicará de plano ante la verificación del
incumplimiento y se notificará enviando e-mail al correo electrónico facilitado
por el abogado conciliador o practicante conciliador. La solicitud podrá ser
presentada por convocante, convocado, asesor y Coordinador, el Director o
Coordinador podrán actuar de oficio.
5. ANEXOS
FT-CJ-07 INDUCCION CONSULTORIO
FT-MC-01 REGISTRO DE ASISTENCIA A EVENTOS
FT-CJ-01 ENTREVISTA AL USUARIO
FT-CJ-08 RECEPCIÓN SOLICITUD DE SERVICIO DE CONCILIACIÓN
SOLICITUD DE CONCILIACIÓN
FT-CJ-10 CITACION CONVOCADO
FT-CJ-11 ACTA DE CONCILIACIÓN
FT-CJ-12 CONSTANCIA DE SUSPENSION
FT-CJ-13 CONSTANCIA DE NO ACUERDO
FT-CJ-14 CONSTANCIA DE INASISTENCIA CON EXCUSA
FT-CJ-15 CONSTANCIA DE INADMISION POR ASUNTO NO CONCILIABLE
FT-CJ-16 EVALUACION DE SATISFACCION DEL SERVICIO
FT-CJ-17 ACTA DE COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD
FT-CJ-18 CITACION CONVOCANTE
FT-CJ-19 CONSTANCIA DE INASISTENCIA SIN EXCUSA
FT-CJ-20 CERTIFICADO DE IMPOSIBILIDAD DE REALIZAR AUDIENCIA DE
CONCILIACIÓN
FT-CJ-22 CERTIFICADO DE REGISTRO DE ACTA DE CONCILIACIÓN
FT-CJ-23 CERTIFICADO DE REGISTRO DE CONSTANCIA
FT-CJ-24 CONCEPTO NO TRÁMITE
COMPROMISO ENTREGA DOCUMENTOS CENTRO DE CONCILIACIÓN
DESISTIMIENTO
DESISTIMIENTO DE AUDIENCIA POR CONVOCANTE
FORMATO DE INFORMACIÓN DEL SOLICITADO
VIGILADO
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PROCEDIMIENTO CENTRO DE
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FORMATO DE INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE
HOJA DE CONTROL Y OBSERVACION
VIGILADO
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