proc. medicamento carta de compromiso

INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
SUB-GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA NORMATIZAR LA REPOSICION DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS CON CARTA DE COMPROMISO
OBJETIVO: NORMATIZAR EL PROCESO DE SOLICITUD DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS CON CARTA
DE COMPROMISO
Aprobado por la Gerencia de Planificación Estratégica mediante memorando No. 270-GPE-08 DEL 18 de Septiembre 2008.
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
REGLA O NORMA
ALMACEN CENTRAL
1 VERIFICA EXISTENCIAS DE MEDICA.-De acuerdo a los registros establecidos, tres (3) me MENTOS EN BODEGA CON CARTA DE
ses antes de la fecha de caducidad, verifica existenCOMPROMISO
cias tanto en la Bodega Central, Bodegas Regionales y Unidades Asistenciales,para lo cual elabora el
formato respectivo
.- Una vez recopilada toda la información , prepara comunicado a la Subgerencia de Compras y Suministros,
en tiempo y forma para poder hacer los reclamos respectivos.
.- La notificación se envía a la Subgerencia de Compras,
con copia a Control de Bienes, Gerencia Administrativa y Financiera y Dirección Medica y Desarrollo de Servicios de Salud ( Coordinador de Farmacia).
.- La Notificación deberá estar respaldada por la siguiente documentación :
* Carta de Compromiso, especificando Proveedor, Medicamento y Número de Lote.
-2RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
REGLA O NORMA
* Cantidad de producto, con especificación de número
de lote y hoja de existencia del sistema de almacén ,
respaldando dicha información
* Tipo de ingreso del producto, respaldado por el sistema
SUB GERENCIA DE COMPRAS Y SUMINISTROS
2 PRESENTA RECLAMO AL PROVEEDOR
.- Recibe la documentación de Notificación de parte del
Almacen Central.
.- Verifica información proporcionada, conforme a la documentación presentada.
.- Traslada reclamo al Proveedor
PROVEEDOR
3 RECIBE NOTIFICACION DE REPOSICION .-Conforme a la documentación remitida por parte de la
Subgerencia de Compras y Suministros y a las investigaciones realizadas, presenta propuesta de reposi ción.
SUBGERENCIA DE COMPRAS
Y SUMINISTROS
DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE
SALUD
4 ANALIZA PROPUESTA DEL
PROVEEDOR
.- La propuesta recibida de parte del proveedor se traslada a la Dirección Médica y Desarrollo de Servicios
de Salud, a fin de que realice, juntamente con la Coordinadora de Farmacia y la Subgerencia de Compras
los análisis técnico-administrativos que sean necesa-
-3RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
REGLA O NORMA
rios y producir el comunicado oficial.
.- Con el informe oficial, basado en la documentación
de compra, presenta el informe oficial para proceder
a tramitar la reposición solicitada.
PROVEEDOR
5 ACEPTA HACER LA REPOSICIION
.- Con la documentación recibida el Proveedor confirma
su aceptación a la reposición de medicamentos, a
la Subgerencia de Compras y Suministros.
SUBGERENCIA DE COMPRAS
Y SUMINISTROS
6 INFORME A ALMACEN SOBRE LA
REPOSICION DE MEDICAMENTOS
.- Una vez recibida la notificación de parte del Proveedor
informe vía fax, teléfono o por memorando sobre la
reposición, a fin de que se mantenga pendiente del
proceso.
PROVEEDOR
7 SOLICITA CITA AL ALMACEN CENTRAL
.- Mediante nota, el Proveedor solicita ciita a las autoridades del Almacén Central, para efectuar la reposición
del productos.
ALMACEN CENTRAL
8 OTORGA CITA AL PROVEEDOR
.- El Almacen Central envía nota al Proveedor , a fin de
que haga la reposición del producto, el día y la hora
que se menciona en la nota correspondiente.
-4RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
9 VERIFICA ESTADO DE LOS
PRODUCTOS REPUESTOS
10 ENTREGA PRODUCTO VENCIDO O
PROXIMO A VENCER
REGLA O NORMA
.- El día y hora señalado el Proveedor se presenta al Al
macén Central con el producto a reponer
.- Al momento de la reposicion, los encargados de recepcionar los productos, deberán estar atentos y verificar el estado de los productos repuestos.
.- Inmediatamente que el producto sea repuesto, el almacén
está en la obligación de entregar al Proveedor el producto
vencido o próximo a vencer.
11 EFECTUA EGRESO DE PRODUCTOS
EN EL SISTEMA
De igual forma, deberá efectuar en el Sistema el egreso
respectivo.
12 INGRESA NUEVA INFORMACIÓN AL
SISTEMA
.- De inmediato deberá efectuar el ingreso de la reposición,
al Sistema,
.- El formato de reposición deberá estar respaldado con
documentación completa.
13 FIRMA DE DOCUMENTO DE
REPOSICION
.- El documento deberá ser firmado por un representante
de Almacén Central y por el Proveedor, responsable de
-5RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
REGLA O NORMA
la reposición.
14 COMUNICA REPOSICION DE
PRODUCTOS
.- La Jefatura del Almacén Central notifica, mediante nota sobre la reposición de productos, acompañado de
la respectiva documentación
.- La comunicación la canaliza a la Sub-Gerencia de Materiales y Compras, con copia al Area de Compras, Ge
rencia Administirativa y Financiera, Subgerencia de Abastecimiento y Control de Bienes, Dirección Médica
y Desarrollo de Servicios de Salud y Coordinadora de
Farmacia.
SUBGERENCIA DE MATERIALES Y COMPRAS. AREA DE
COMPRAS, GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA,
SUBGERENCIA DE ABASTECI
MIENTO Y CONTROL DE BIE
NES, DIRECCION MEDICA Y
DESARROLLO DE SERVICIOS
DE SALUD ( COORDINADORA
DE FARMACIA)
15 MANTIENE EXPEDIENTE DE
COMUNICADOS DEL ALMACEN
.- Cada una de las areas nominadas deberán llevar un
expediente único para las comunicaciones que envíe
el Almacen Central, a fin de darle el siguimiento correspondiente.
-6RESPONSABLE
DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE
SALUD
No.
ACTIVIDADES
16 MANTIENE REGISTRO DE
REPOSICIONES
REGLA O NORMA
.- A fin de evitar la existencia de productos vencidos o
por vencer, deberá mantenerse un registro de la solicitud de reposiciones, a las cuales debe darsele el
seguimiento respectivo.
ALMACEN CENTRAL
17 ENVIA AVISO SOBRE PRODUCTOS QUE
HAN SIDO REPUESTOS
.- Notifica a las Unidades Farmaceuticas sobre los productos que fueron repuestos, a fin de que soliciten las
cantidades que sean necesarias para suplir a los
derechohabientes que lo requieran.
DIRECCION MEDICA Y DESARROLLO DE SERVICIOS DE
SALUD
18 VIGILA EL CUMPLIMIENTO DE REPOSICION DE MEDICAMENTOS
.- Posterior al ingreso al Almacén Central de los productos ingresados por reposición, deberá dar seguimiento a las acciones correspondientes para reponer los
productos que fueron retirados de las Unidades Farmaceuticas
19 FIN DEL PROCEDIMIENTO
lc/emma