Dotación de Combustible y Lubricantes

ELABORACIÓN
30
06 10
MANUAL ADMINISTRATIVO
DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
PAG. 1
DE: 10
Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
OBJETIVO GENERAL:
Dotar de combustible a los vehículos activos que conforman el Parque
Vehicular, propiedad de este Órgano Político Administrativo, implantando un
estricto control mediante la asignación de “Tarjetas de Combustible”
personalizadas a las unidades consumidoras de gasolina y diesel de todas las
áreas, en el caso de maquinaria, equipo pesado y ligero se le asignará el
combustible a través del “Vale de Combustible”, a efecto de optimizar y
sistematizar el consumo del mismo.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
• La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la
Coordinación de Almacenes, Mantenimiento y Control Vehicular, deberá contar
con el Padrón Vehicular debidamente validado con la finalidad de impedir el
mal uso de combustible.
• Mediante el control interno de dotación que maneja la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales,
tomará en cuenta los siguientes
antecedentes:
Vehículos en servicio
Vehículos con propuesta de baja
Vehículos en reparación
Vehículos en trámite de baja
Vehículos siniestrados.
• Los Vehículos oficiales de la Delegación recibirán de 4 a 8 cargas de
gasolina al mes y deberán solicitar el comprobante de consumo a la Empresa
de Combustible asignada, asimismo elaborará mensualmente la Bitácora
correspondiente, la cual debe contener:
Nombre del chofer, tipo de unidad, placas, litros autorizados, litros de carga y
recorridos realizados.
• La dotación de combustible se proporcionará automáticamente a las tarjetas
personalizadas los días 1º de cada mes, con base en el padrón vehicular
oficial activo de la Delegación y a través de los controles preestablecidos para
tal efecto.
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
• Las áreas de la Delegación que requieran de dotación extraordinaria de
combustible, deberán realizar su petición de apoyo mediante oficio,
argumentando las razones de dicha solicitud, la cantidad y tipo de producto e
identificación de la unidad.
• Las áreas de la Delegación que reciban el apoyo con dotación extraordinaria,
deberán justificar posteriormente con las bitácoras de recorrido, el excedente
de combustible otorgado.
TIEMPO DE ATENCIÓN: 2 semanas 5 días 6 horas
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Dirección General de
Recursos Materiales y
Servicios Generales de la
Oficialía Mayor del
Gobierno del Distrito
Federal
1
Elabora Convenio con la Empresa de
Combustible.
Solicita mediante Oficio original y copia
a la Dirección de Recursos Materiales
y Servicios Generales de la Delegación
el Padrón Vehicular debidamente
validado.
1 día
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
2
Recibe Oficio en original y copia firma
acuse y regresa.
Elabora Padrón Vehicular, solicita
validación y envía a la Dirección
General de Recursos Materiales y
Servicios Generales de la Oficialía
Mayor del Gobierno del Distrito Federal
impreso y en disquete, mediante
Oficio original y copia.
1 día
Dirección General de
Recursos Materiales y
Servicios Generales de la
Oficialía Mayor del
Gobierno del Distrito
Federal
3
Recibe Padrón Vehicular impreso y en
disquete, firma copia del Oficio y
regresa.
3 días
Empresa de Combustible
4
Recibe Padrón Vehicular y elabora
Tarjetas de Combustible y entrega a la
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
2 días
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
5
Recibe Tarjetas de Combustible y
valida conforme al Padrón Vehicular,
firma de recibido y regresa.
15
minutos
Empresa de Combustible
6
Recibe Padrón Vehicular con firma de
conformidad de que se recibieron las
Tarjetas de Combustible.
15
minutos
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
7
Informa telefónicamente a las Áreas de
la Delegación para que se presenten
con la Acreditación Personal, a recoger
las Tarjetas de Combustible.
10
minutos
Área de la Delegación
8
Recibe notificación vía telefónica,
prepara Relación de Vehículos que
reciben combustible, señalando: área,
tipo de vehículo, placas, en original y
copia
y entrega junto con la
acreditación en la Dirección de
Recursos Materiales y Servicios
Generales.
20
minutos
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
9
Recibe Relación de Vehículos y
Acreditación en Original y copia.
Solicita firma de recibido en el Original
del Padrón Vehicular, revisa y entrega
Tarjetas de Combustible.
Archiva Acreditación, Relación y el
Padrón Vehicular.
3 días
Área de la Delegación
10
Recibe copia de la Relación de
Vehículos y Tarjetas de Combustible.
Revisa, valida y firma de recibido en el
original del Padrón Vehicular.
Se presenta en la Gasolinera carga el
combustible y solicita el Comprobante
de Consumo Combustible.
10
minutos
Empresa de Combustible
11
Recibe tarjeta, presta el servicio,
registra la tarjeta y regresa y entrega
Comprobante
de
Consumo
de
Combustible.
5
minutos
Área de la Delegación
12
Recibe la carga de combustible, tarjeta
y Comprobante de Consumo de
Combustible.
5
minutos
Dirección
Materiales
Generales
de
y
Recursos
Servicios
Tiempo
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Unidad Administrativa
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
13
Elabora la “Bitácora” correspondiente
del vehículo.
30
minutos
14
Recibe “Bitácora” en original y copia,
con los Comprobantes de Consumo de
Combustible del mes, revisa y coteja
contra la Relación de Consumo de
Combustible que le entrega la
Empresa de Combustible.
2 días
¿Es correcto el consumo de gasolina?
15
16
NO
Revisa en el momento la diferencia y
es aclarada y continua en la actividad
No. 16.
SI
Entrega copia de la Bitácora al
personal del área y archiva el original
de ésta y Comprobante de Consumo
de Combustible.
1 hora
15
minutos
¿Requiere de Combustible Extra?
NO
Termina el procedimiento.
Área de la Delegación
Dirección
Materiales
Generales
de
y
Recursos
Servicios
17
18
SI
Elabora Oficio de Solicitud de
Combustible Extra, original y copia y
turna a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales.
Recibe Oficio de Solicitud de
Combustibles Extra en original y copia.
Verifica que el vehículo se encuentre
en servicio (que no esté en trámite de
baja, baja, reparación o siniestrado),
firma en la copia y entrega.
10
minutos
30
minutos
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Unidad Administrativa
No.
Área de la Delegación
19
Acude con el vehículo a la gasolinera
en la fecha establecida y solicita la
autorización
de
la
carga
de
combustible.
5
minutos
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
(Personal administrativo)
20
Verifica que el vehículo sea el que se
señaló para carga de combustible
extra y autoriza que se le proporcione
el combustible.
5
minutos
Área de la Delegación
21
Recibe el combustible extra.
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
(Personal administrativo)
22
Elabora el Corte al término del horario
establecido para surtir combustible
extra y realiza el pago mediante la
Tarjeta Correspondiente.
5
minutos
30
minutos
Área de la Delegación
23
Elabora
Bitácora
de
Apoyo
Extraordinario de Combustible en
original y copia y entrega a la
Coordinación
de
Almacenes,
Mantenimiento y Control Vehicular.
30
minutos
Empresa de Combustible
24
Envía a la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales la
Relación Total de Combustible,
presentada en litros y pesos, utilizados
por semana, distribuidos en diesel y
magna.
7 días
Dirección de
Materiales y
Generales
25
Recibe
la
Relación
Total
de
Combustible, revisa cantidad en litros
y monto de dinero, elabora Cedula de
Validación de Combustible y envía a la
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales de la Oficialía
Mayor del Gobierno del Distrito
Federal, para trámite de pago.
1 hora
Recursos
Servicios
Descripción de la Actividad
Termina procedimiento
Tiempo
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Dirección General de
Recursos Materiales y
Servicios Generales de la
Oficialía Mayor
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
Empresa de Combustible
Área de la Delegación
INICIO
2
1
Elabora
Convenio
con la Empresa de
Combustible, solicita
Padrón
Vehicular
validado.
Recibe oficio firma
de acuse y regresa,
elabora
Padrón
Vehicular y envía.
O
Convenio
0-1
Padrón Vehicular
O
0-1
4
3
Recibe
Padrón
Vehicular,
firma
copia del oficio y
regresa.
Recibe Padrón Vehicular,
elabora
Tarjetas
de
Combustible y entrega a
la Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales.
Padrón Vehicular
Padrón Vehicular
Tarjetas
5
6
Recibe
Tarjetas
de
Combustible, valida con
el Padrón Vehicular,
firma de recibido y
regresa.
Recibe
Padrón
Vehicular con firma
de conformidad de
recepción
de
Tarjetas
de
Combustible.
Padrón Vehicular
Padrón Vehicular
Tarjetas
8
7
Informa a las Áreas para
que se presenten con la
Acreditación Personal a
recoger las Tarjetas de
Combustible.
Padrón Vehicular
Tarjetas
Recibe
notificación
prepara Relación de
Vehículos y entrega con
acreditación
a
la
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales.
Relación de Vehículos 0-1
Acreditación
0-1
A
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Dirección de Recursos Materiales y
Servicios Generales
Área de la Delegación
Empresa de Combustible
A
Recibe Relación y
Acreditación, solicita
firma de recibido y
entrega Tarjetas y
archiva documentos.
Recibe
Tarjetas
de
Combustible,
presta
el
servicio, registra Tarjeta y
regresa,
entrega
comprobante de consumo
de combustible.
Recibe copia de la Relación
de Vehículos y Tarjetas de
Combustible, revisa, valida
y firma de recibido. Carga
combustible
y
solicita
comprobante de consumo.
Relación de Vehículos 0-1
Acreditación
11
10
9
0-1
Relación de Vehículos
1
Comprobante de
Combustible
Tarjetas
Padrón Vehicular
12
Tarjetas
RV, A,
PV
Recibe la carga
Combustible, Tarjeta
Comprobante
Consumo
Combustible.
de
y
de
de
Tarjetas
Comprobante de
Combustible
13
14
Recibe Bitácora del
y
vehículo
Comprobantes
de
Consumo, revisa y
coteja
contra
Relación.
Elabora la Bitácora
correspondiente del
Vehículo.
Bitácora Vehículo 0-1
Bitácora Vehículo 0-1
Comprobante de
Combustible
Comprobante de
Combustible
SI
¿Es correcto
el consumo
de gasolina?
NO
15
Revisa
en
el
momento
la
diferencia
y
es
aclarada y continua
en la actividad No.
16.
B
C
Tarjetas
ELABORACIÓN
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06 10
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Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
B
Áreas de la Delegación
Dirección de Recursos
Materiales y Servicios
Generales
(Personal Administrativo)
Empresa de Combustible
C
16
Entrega
copia
Bitácora,
archiva
original
y
Comprobante
de
Consumo
Bitácora Vehículo 0-1
Comprobante de
Combustible
B0
CC
17
SI
¿Requiere
combustible
extra?
NO
Elabora
Oficio
de
solicitud
de
combustible extra y
turna a la Dirección de
Recursos Materiales y
Servicios Generales.
Oficio
0-1
D
18
Recibe Oficio de solicitud
de combustible extra,
verifica que el vehículo
se encuentre en servicio,
firma y entrega.
Oficio
20
19
Verifica que el vehículo
sea el que señaló para
carga de combustible
extra y autoriza que se le
proporcione
el
combustible.
Acude con el vehículo
a la gasolinera en la
fecha establecida y
solicita la autorización
de la carga.
0-1
21
22
Elabora el corte al
término
del
horario
establecido para surtir
combustible
extra
y
realiza el pago mediante
la
Tarjeta
correspondiente.
Recibe
el
combustible extra.
24
23
Elabora
Bitácora
de
Apoyo Extraordinario de
Combustible y entrega a
la
Coordinación
de
Almacenes,
Mantenimiento y Control
Vehicular.
Bitácora de Apoyo
Extraordinario 0-1
Envía Relación Total
de Combustible en
litros
y
pesos,
utilizados por semana
en diesel y magna.
Relación Total de
Combustible
E
ELABORACIÓN
30
06 10
MANUAL ADMINISTRATIVO
DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
Nombre del Procedimiento: 05.084.- Dotación de Combustible y Lubricantes
Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
E
25
Recibe la Relación Total
de Combustible, revisa,
elabora
Cédula
de
Validación
de
Combustible y envía a la
DRM y SG para trámite
de pago
Relación Total de
Combustible
Cédula de Validación de
Combustible
D
TERMINO
Héctor Manuel Ávalos Martínez
Director General de Administración
PAG. 10
DE: 10