dirección general de planificación - Ministerio de Planificación del

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
NOMBRE Y CARGO
ELABORADO
FIRMA
FECHA
Lic. J. Gonzalo Fernández Morató
Organización y Métodos
Unidad Administrativa DGAA
Lic. Cecilia Navia
Profesional Dirección General
de Planificación
REVISADO
21/05/15
Lic. Sandra Espejo
Profesional Dirección General
de Planificación
APROBADO
Lic. Jeanette Trujillo Cortez
Director(a) General de
Planificación MPD
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Contenido
1.
ANTECEDENTES .................................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS .................................................................................................................................. 3
2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 3
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 3
3.
ALCANCE DEL MANUAL ....................................................................................................... 3
4.
RESPONSABILIDAD ............................................................................................................... 4
5.
TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................................ 4
6.
DOCUMENTOS DE RESPALDO .......................................................................................... 6
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .............................................................................................. 6
7.1. MAPA DE PROCESOS ....................................................................................................... 6
7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS .................................................................................. 9
8.
DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS ......................................... 11
8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE PLANIFICACIÓN ............................................................................................. 11
8.1.1.
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ........................ 11
8.1.2.
SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI .................. 16
8.1.3.
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI ............................... 19
8.1.4.
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA ......... 23
8.1.5.
SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA .......... 33
8.1.6.
AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ...................................... 38
8.1.7.
ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP .................. 41
8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS,
NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS ......................................................................... 43
8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU
ARTICULACIÓN AL PEI............................................................................................................ 47
8.1.10.
SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN
ENTIDADES BAJO TUICIÓN ................................................................................................... 50
8.1.11.
ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP ........... 53
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
1. ANTECEDENTES
En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el
órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de
Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que,
con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento
de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las
Normas Básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su
reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos
relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de
Organización Administrativa.
El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de
Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010,
constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las
Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las
características y funciones propias de la Institución, con la finalidad de regular el proceso
de estructuración organizacional de la misma.
El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de
Organización Administrativa en el MPD”.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar los Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Planificación del
Ministerio de Planificación del Desarrollo, en el marco de sus atribuciones establecidas en
el Decreto Supremo 29894.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS








Constituirse en una herramienta de gestión de la unidad organizacional.
Transparentar la gestión Interna.
Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.
Implementar los procesos y procedimientos de tal forma que maximicen y apoyen
la capacidad de gestión de la Unidad Organizacional.
Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el
trabajo.
Apoyar el análisis y revisión permanente de los procesos.
Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
3. ALCANCE DEL MANUAL
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
El presente manual alcanza a la Dirección General de Planificación, marcando las
relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos
que intervienen en cada uno de los procedimientos.
4. RESPONSABILIDAD
La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y
formalizar en un documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así
como su implantación.
5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse
para el alcance los objetivos de la entidad.
PROCESO
Insumos
de Entrada
Insumos
de Salida
Manual de Procesos y Procedimientos .- El Manual de Procesos y Procedimientos
(MPP) está conformado por el Mapa de Procesos, los procedimientos, tareas/actividades
y los cargos de los responsables de cada conjunto de elementos que definen el
funcionamiento de la organización.
Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de
actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujo
grama serán los siguientes:
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TAREA EN LA
OPERACIÓN
DOCUMENTO/INFORMES
DECISIÓN QUE LLEVA A
DIFERENTES TAREAS
INICIO DE UN SUB
PROCESO
INICIO/FIN DE
OPERACIÓN
CONECTOR DE TAREA
CONECTOR DE PAGINA
SISTEMA INFORMÁTICO
Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de
trabajo, para realizar una operación o parte de ella.
Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de
trabajo, para llevar a cabo una operación o parte de ella.
Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más
procesos que contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o
del área organizacional.
Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados
institucionales en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.
Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye
información relacionada al mismo.
Abreviaturas









MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo
MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva
DGAA – Dirección General de Asuntos Administrativos
DGP – Dirección General de Planificación
PEI – Plan Estratégico Institucional
POA – Programa de Operaciones Anual
SOA – Sistema de Organización Administrativa
SPO – Sistema de Programación de Operaciones
DGAJ – Dirección General de Asuntos Jurídicos
6. DOCUMENTOS DE RESPALDO
 Constitución Política del Estado
Leyes:
 Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales
Decretos Supremos:
 D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo.
 D.S. 429 de 10 de febrero de 2010 – Modificaciones a la Estructura de Ministerios.
 D.S. No.18747 de 23/01/2014 creación de la Dirección General de Gobierno
Electrónico
 R.S. No. 217055 de mayo de 1977 que aprueba las Normas Básicas del Sistema
de Organización Administrativa.
 R.M. No. 151-A de 8 de noviembre de 2010 que aprueba el RE SOA del MPD
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
7.1. MAPA DE PROCESOS
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1/2



Informe de Seguimiento
Formularios
Notas Internas


Notas Internas
Formularios


Nota Interna
Formularios



Plan Estratégico Institucional PEI
Formularios
Notas Internas




PRODUCTOS
PROCESOS/OPERACIONES
INSUMOS

Plan Estratégico Institucional
aprobado con Resolución
Ministerial

Informe Técnico de
seguimiento del PEI emitido

Plan Estratégico Institucional
ajustado con R.M.
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES
ANUAL

Programa Operativo anual
aprobado con Resolución
Ministerial
Notas Internas
Formularios
SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES
ANUAL

Informe Técnico de
Seguimiento al POA emitido
Nota Interna
Formularios de ajuste al POA

AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL
Programa Operativo anual
ajustado con Resolución
Ministerial
FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS
RECURSOS
HUMANOS
INFORMÁTICOS
PROCESOS DE APOYO
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 2/2

Solicitud de Asistencia técnica en
temas de Planificación y/o
Capacitación en el SPP
ASISTENCIA TÉCNICA EN TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y
CAPACITACIÓN EN EL SPP

Solicitud de elaboración y/o ajuste
de instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y otros
ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS,
NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS


Convenios
Programas y Proyectos del MPD


Encuestas,
Información sobre POAs a entidades
bajo tuición.

Solicitud de información y otros
PRODUCTOS
PROCESOS/OPERACIONES
INSUMOS
MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
Y SU ARTICULACIÓN AL PEI

Asistencia técnica y
capacitación en el SPP
realizada

instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y
otros, elaborados y ajustados.

Informe de Programas y
Proyectos monitoreados y su
articulación con el PEI

Informe de seguimiento de
instrumentos de Planificación
Estratégica y Operativa
implantados en entidades
bajo tuición

Notas y otros temas
derivados a la DGP
realizadas
SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN
ENTIDADES BAJO TUICIÓN
ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP
ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS
RECURSOS
HUMANOS
INFORMÁTICOS
PROCESOS DE APOYO
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS
FICHA DEL MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS DE LOS PROCESOS:
Determinar las tareas y actividades necesarias para la elaboración, seguimiento y ajustes del
Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual en el marco del Plan de
Desarrollo Económico y Social del Estado.
PROVEEDORES DEL
PROCESO
Unidades Organizacionales 
del MPD
ENTRADAS DEL
PROCESO



Informe de Seguimiento (si
corresponde)
Formularios
Notas Internas


Notas Internas
Formularios



Informe de Seguimiento
Nota Interna
Formularios



Plan Estratégico Institucional
PEI
Formularios
Notas Internas

Notas Internas

Formularios
RESPONSABLE(S) DE
PROCESOS
Dirección General
Planificación
ENTIDAD SOLICITANTE
de

SEGUIMIENTO DEL PLAN
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
AJUSTE AL PLAN
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL
PPROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL
SEGUIMIENTO DEL
PPROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL
del
SALIDAS DEL PROCESO
PROCESO
FORMULACIÓN Y/O
ACTUALIZACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
Unidades
Organizacionales
MPD.

Plan Estratégico Institucional
aprobado con Resolución
Ministerial

Informe Técnico de
seguimiento del PEI emitido

Plan Estratégico Institucional
ajustado con R.M.

Programa Operativo Anual
aprobado con Resolución
Ministerial

Informe Técnico de
seguimiento al POA emitido
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
Nota Interna

Formularios de solicitud de
ajuste al POA

Solicitud de Asistencia
técnica en temas de
Planificación y/o
Capacitación en el SPP
ASISTENCIA TÉCNICA EN

TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y
CAPACITACIÓN EN EL SPP
Asistencia técnica y
capacitación en el SPP
realizada

Solicitud de elaboración y/o
ajuste de instrumentos
técnicos, normativos,
instructivos y otros
ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE

INSTRUMENTOS TÉCNICOS,
NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y
OTROS
Instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y otros
elaborados.


Convenios
Programas y Proyectos del
MPD
MONITOREO DE LA GESTIÓN DE 
PROGRAMAS Y PROYECTOS Y
SU ARTICULACIÓN AL PEI
Informe de Programas y
Proyectos monitoreados y su
articulación con el PEI.

Encuetas

Información sobre POAs a
Entidades bajo Tuición.

SEGUIMIENTO DE
INSTRUMENTOS DE
PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES
BAJO TUICIÓN
Informe de seguimiento de
instrumentos de Planificación
Estratégica y Operativa
implantados en entidades bajo
tuición.

Notas y otros temas derivados a
la DGP
ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS

TEMAS DERIVADOS A LA DGP
Notas y otros temas derivados
a la DGP realizadas.
AJUSTE AL PROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL

Programa Operativo Anual
ajustado con Resolución
Ministerial
PROCESOS DE APOYO: ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS, RECURSOS
HUMANOS E INFORMATIVOS.
INTERRELACIONES DE LOS PROCESOS. MAE,
DIRECCIONES, JEFATURAS Y PROFESIONALES DEL MPD.
VICEMINISTERIOS,
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS
8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE PLANIFICACIÓN
8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Formulación del Plan Estratégico Institucional
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Determinar los Procesos y procedimientos necesarios para
la formulación del Plan Estratégico Institucional PEI
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:



Informe de Seguimiento (si corresponde)
Formularios
Notas Internas
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Plan Estratégico institucional aprobado con Resolución
Ministerial
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
11 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
TAREAS
1. Inicio
2. Instruye verbalmente la formulación del PEI .
3. Revisa PEI vigente y sus informes de Seguimiento, si
corresponde
4. Elabora y/o ajusta formularios para elaboración del PEI
5. Formularios PEI
6. Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco
Estratégico y remite documentos
7. Nota Interna
8. Revisa formulario PEI, Nota Interna para diagnóstico
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
MAE
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9. SI da Vo.Bo. Envía Nota Interna y Formularios a
Unidades Organizacionales
10. No da Vo.Bo. devuelve para su ajuste al
Profesional/Analista DGP
VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)
GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
11. Instruye llenado de Formularios
PROFESIONAL O ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA
12. Llenan formularios y remiten
VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)
GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
13. Revisa
14. SI da Vo.Bo. firma y remite a la DGP
15. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL O ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
VICEMINISTRO(A) DE
PLANIFICACIÓN Y
COORDINACIÓN
DIRECTOR(A) GENERAL DEL
SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
INTEGRAL DEL ESTADO
VICEMINISTRO(A) DE
PLANIFICACIÓN Y
COORDINACIÓN
MAE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
MAE
16. Recibe y deriva
17. Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las Áreas
y Unidad Organizacionales y remite al DGP
18. Propuesta PEI
19. Revisa
20. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para su revisión y
aprobación
21. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste
22. Revisa
23. SI da Vo.Bo. Instruye revisión y posterior emisión de
dictamen
al Viceministro(a) de Planificación y
Coordinación
24. NO da Vo.Bo. devuelve al DGP
25. Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE
26. Revisa y analiza
27. SI da Vo.Bo., emite dictamen, Proyecto de Nota e
Informe técnico
28. Proyecto de Nota,
29. Dictamen
30. Informe técnico
31. NO da Vo.Bo. devuelve a la Dirección de Planificación
para su revisión.
32. Revisa y analiza
33. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para R.M.
34. NO da Vo.Bo. emite informe de recomendaciones para
incorporar observaciones.
35. Instruye elaboración de R.M. a la Dirección General de
Asuntos Jurídicos.
36. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución
Ministerial, remite a la MAE para firma y difusión.
37. Informe Jurídico
38. Resolución Ministerial
39. Firma Resolución Ministerial del PEI y remite a la DGAJ
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DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
40. Remite a la DGP para conocimiento y difusión.
41. Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización
42. Instruye publicación y difusión del Plan Estratégico
Institucional PEI
43. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
INICIO
Instruye
verbalmente la
Formulación del PEI
Revisa PEI vigente y
sus Informes de
Evaluación y
Seguimiento si
corresponde.
VICEMINISTRO / DIRECTOR GRAL Y
JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL
PROFESIONAL /
ANALISTA DEL AREA O
UNIDAD ORG.
Elabora y/o ajusta
Formularios para
elaboración del PEI
Formularios PEI
Elabora Nota
Interna para
Diagnóstico y Marco
Estratégico y remite
documentos
Cronograma y Nota
Interna
Revisa Formularios
PEI, Cronograma y
Nota Interna para
diagnóstico.
Da Vo.Bo.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
NO
Devuelve para su
ajuste
Envía Nota Interna y
Formularios a
Unidades
Organizacionales
para llenado
Instruye llenado, de
lineamientos
Llenan formularios y
remiten
Revisa
Recibe y deriva
Firma y remite a la
DGP
Elabora Propuesta
de PEI en
coordinación con las
Áreas y Unidades
Organizacionales
SI
Da
Vo.Bo.
A
Propuesta de PEI
1
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NO
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2
VICEMINISTRO
DE
PLANIFICACIÓN
Y
COORDINACIÓN
MAE
DIRECTOR GENERAL
DEL SISTEMA DE
PLANIFICACIÓN
ITEGRAL
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR GENERAL
DE PLANIFICACIÓN
DIRECTOR
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVO
S
1
NO
Revisa
Da Vo.Bo.
NO
A
SI
Remite a la MAE
para su revisión y
aprobación
Revisa
Instruye revisión y
posterior emisión
de dictamen
Da Vo.Bo.
Instruye análisis y
revisión y deriva al
DGSPIE
Revisa, analiza y
emite: Dictamen,
Proyecto de nota e
Informe técnico
Dictamen
Proyecto de Nota
Toma conocimiento
y remite a la MAE
para R.M.
Instruye elaboración
de R.M. a la DGAJ
Firma R.M. de PEI Y
remite para su
difusión/
socialización
Informe técnico
Revisa y elabora
Informe Jurídico y
R.M., remite a la
MAE para su firma y
difusión
Informe
Jurídico
R.M.
Remite a la DGP
para conocimiento,
difusión y
socialización
Solicita y Coordina
con la DGAA
difusión y
socialización
Instruye difusión
del Plan Estratégico
Institucional PEI
FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Seguimiento al Plan Estratégico Institucional - PEI
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento del
Plan Estratégico Institucional.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:


Notas Internas
Formularios
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
6 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
TAREAS
1. Inicio
2. Instruye iniciar proceso de seguimiento en forma verbal
3. Elabora Nota Interna y Formularios para recabar información
sobre avance de PEI
4. Nota Interna y Formularios
5. Revisa
6. SI da Vo.Bo Envió Nota Interna y Formularios a Unidades
Organizacionales.
VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A),
JEFE UNIDADES
7. Recibe y deriva
ORGANIZACIONAL DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
PROFESIONAL ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
8. Prepara la información de avance del PEI y remite a la DGP
VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A), 9. Revisa
10. SI da Vo.Bo. firma formularios y remite a la DGP
JEFE UNIDADES
11. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIONAL DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
12. Recibe e instruye revisar, analizar y consolidar información
13. Revisa, consolida información y elabora informe institucional
sobre el avance del PEI y lo remite.
14. Informe
15. Revisa
16. SI da conformidad lo remite el Informe de avance del PEI a la
MAE y remite copia a la DGAA para su difusión
17. NO da conformidad los devuelve para su revisión
18. Toma conocimiento
19. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
INICIO
Revisa
Instruye iniciar
proceso de
seguimiento en
forma verbal
Da Vo.Bo.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
VICEMINISTRO / DIRECTOR / JEFE
PROFESIONAL /
UNIDADES ORGANIZACIONAL DE ANALISTA DEL AREA
O UNIDAD ORG.
ADM.CENTRAL
Elabora Nota
Interna y
Formularios para
recabar información
sobre avance de PEI
Nota Interna y
NO
Formularios
SI
Envía Nota Interna y
Formularios a
Unidades
Organizacionales
Recibe y deriva
Prepara La
informacion de
avance del PEI y
remite a la DGP
Revisa
Recibe e Instruye
revisar, analizar y
consolidar
información
Da Vo.Bo.
Revisa, consolida
información y
elabora informe
institucional sobre
el avance del PEI y
lo remite
Da Vo.Bo.
Informe
NO
SI
Toma conocimiento
Revisa
Firma formularios y
SI
remite a la DGP
Remite Informe de
avance del PEI a la
MAE y remite copia
a la DGAA para su
difusión
FIN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
NO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Ajuste al Plan Estratégico Institucional - PEI
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar el ajuste al Plan Estratégico Institucional
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:



Informe de Seguimiento (si corresponde)
Nota Interna
Formularios
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
6 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO(A) /
DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
TAREAS
1. INICIO
2. Instruye iniciar procesos de ajuste al PEI en forma verbal
3. Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes
al PEI
4. Nota Interna
5. Formularios
6. Revisa
7. SI da Vo.Bo. envía Nota y Formularios para ajustes al
PEI
8. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
9. Recibe y deriva
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
10. Prepara formulario de ajuste al PEI y remite a la DGP
11. Formulario de ajuste al PEI
VICEMINISTRO(A) /
DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
12. Recibe y revisa
13. SI da Vo.Bo. Firma formularios de ajuste y remite a la
DGP
14. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
15. Recibe conformidad/formularios e instruye análisis para
incorporación en el PEI
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
16. Analiza la información recibida de las Unidades
Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado
17. Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Revisa
SI da Vo.Bo. remite Propuesta de ajuste a la MAE
NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
Revisa
SI da conformidad instruye emisión de Resolución
Ministerial aprobando PEI
NO da conformidad devuelve para correcciones.
Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución
Ministerial, remite a la MAE para su firma.
Informe Jurídico
Resolución Ministerial.
MAE
27. Firma Resolución Ministerial y remite para publicación
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
28. Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
29. Gestiona publicación del PEI en página WEB y difusión
interna y remite copia de resolución del ajuste al VPC.
30. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO/DIRECTOR/JEFE
UNIDAD DE ADM.CENTRAL
PROFESIONAL/ANALISTA
DEL AREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
Elabora Nota
Interna y
Formularios para
realizar ajustes al
PEI
Instruye iniciar
proceso de ajuste al
PEI en forma verbal
INICIO
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
Nota Interna
Formularios
Revisa
Da Vo.Bo.
NO
SI
Envía Nota y
Formularios para
ajustes al PEI
Recibe y deriva
Prepara Formularios
de ajuste al PEI y
remite a la DGP
Formularios de
ajuste al PEI
Recibe y revisa
Recibe
conformidad/
formularios e
instruye análisis
para incorporación
en el PEI
Firma formularios
de ajuste y remite SI
ajuste a la DGP
NO
Da Vo.Bo.
Revisa
Elabora propuesta
definitiva de ajustes
al PEI
Da Vo.Bo.
Analiza la
información
recibida de las
Unidades
Organizacionales y
la consolida en el
PEI ajustado
SI
Remite Propuesta
de ajuste a la MAE
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NO
NO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2
VICEMINISTERIO DE
PLANIFICACIÓN Y
COORDINACIÓN
MAE
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
1
Revisa
Da conformidad
NO
A
SI
Instruye emisión de
Resolución
Ministerial
aprobando PEI
ajustado
Firma Resolución
Ministerial y remite
para publicación
Gestiona emisión de
Resolución
Ministerial
Revisa y elabora
Informe Jurídico y
Resolución
Ministerial, remite a
la MAE para su
firma
Informe Jurídico
Resolución
Ministerial
Recibe y remite
copia solicitando
publicación del PEI
Gestiona
publicación del PEI
en pagina WEB y
difusión interna y
remite copia de
resolución de ajuste
al VPC.
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Formulación del Programa de Operaciones Anual - POA
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar la Formulación del Programa de Operaciones
Anual POA de la próxima gestión.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:





Plan Estratégico Institucional PEI
Informe de seguimiento
Formularios
Notas Internas
Cronograma
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Programa de Operaciones Anual aprobado con
Resolución Ministerial
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO(A) /DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD ADM.
CENTRAL
TAREAS
1. Instruye verbalmente la elaboración de Nota Interna
solicitando el análisis de situación institucional y
formularios FODA
2. Elabora Nota Interna para análisis de situación y
formularios FODA
3. Nota Interna para análisis de situación
4. Formularios FODA
5. Revisa Nota y Formularios
6. SI da Vo.Bo. remite Nota Interna solicitando análisis de
situación y llenado de Formularios FODA
7. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional /Analista para
correcciones.
8. Recibe e instruye análisis de situación y llenado de
Formularios FODA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
9. Realiza el análisis interno y externo utilizando la matriz
FODA y remite a su superior
10. Formulario análisis FODA
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
11. Revisa
12. SI da Vo.Bo. remite al Director(a) General de
Planificación
13. NO da Vo.Bo. devuelve al técnico para su revisión o
corrección
DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN
14. Recibe e instruye revisión y análisis
PROFESIONAL / ANALISTA DE
LA DGP
DIRECTOR(A) DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
15. Revisa y corrige ( en caso necesario) en coordinación
con las áreas correspondientes. Consolida y elabora el
documento final.
16. Análisis de situación Institucional
17. Revisa documento de análisis de situación institucional
18. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente elaborar Nota Interna
para presentación de Propuestas de Objetivos
19. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista de la
DGP.
20. Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de
Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de
Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de
Situación MPD.
21. Nota solicitando OGIs y OGEs
22. Análisis de Situación
23. Revisa
24. SI da Vo.Bo. envía Nota Interna solicitando OGIS y
OGEs
25. NO da Vo.Bo. devuelve a Profesión / Analista DGP
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
26. Instruye revisión / elaboración de propuesta de OGIs y
OGEs dando lineamientos
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
27. Revisa/Elabora propuesta de OGIs y OGEs
28. Propuesta de OGIs y OGEs
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
29. Revisa
30. SI da Vo.Bo. define y envía al DGP
31. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
32. Recibe y deriva
33. Revisa analiza y consolida propuestas de OGIs y OGEs,
elabora documento final
34. Documento final de OGIs y OGEs
35. Revisa documento final de OGIs y OGEs
36. SI da Vo.BO. remite a la MAE
37. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
38. En reunión con Viceministro(a)s Director(a)es Generales
y Jefes de Unidad dependientes de despacho Ministerial
revisan versión final.
39. SI da Vo.Bo. instruye verbalmente a la DGP para
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
USUARIO SPP
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) DE
PLANIFICACIÓN
MAE
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
incorporación en el SPP
40. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
41. Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar
Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de
Presupuesto.
42. Incorpora en el SPP los OGIs aprobados por la MAE,
coordinando el registro de los resultados e indicadores
de eficacia y eficiencia, con las áreas correspondientes.
43. Elabora Nota interna para formulación del POA y
anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando
OGIs y OGEs
44. Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de
presupuesto en el SPP.
45. Revisa
46. SI da Vo.Bo. firma y remite Nota Interna para formulación
del POA y anteproyecto de presupuesto
47. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.
48. Instruye registrar en el SPP los OGEs aprobados que
sean de competencia del área o unidad que a la que
pertenecen
49. Registra en el SPP los OGEs indicadores de eficiencia y
eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que
sean de competencia del área o unidad a la que
pertenecen
50. En coordinación con su inmediato superior para cada
OGEs registra las operaciones, metas indicadores,
plazos y responsables de gestión en base al limite
presupuestario asignado
51. En base al límite presupuestario asignado, registra el
presupuesto en el SPP.
52. El presupuesto es distribuido por operación.
53. Elabora nota de remisión e imprime formularios 1 y 2 del
SPP y lo remite
54. Formulario 1
55. Formulario 2
56. Revisa
57. SI da Vo.Bo. firma y remite al DGP
58. NO da Vo.Bo. devuelve para su corrección
59. Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en
forma verbal.
60. Revisa formularios 1 y 2 en SPP
61. SI da conformidad consolida formularios 1 y 2 en SPP y
cierra el sistema para evitar modificaciones
62. NO da conformidad coordina con usuarios el ajuste de
formularios, verificando la relación/ cuantificación de
operaciones, metas e indicadores
63. Imprime los formularios 1 y 2 consolidados
64. Revisa
65. SI da Vo.Bo. remite a la MAE
66. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional para correcciones
67. Revisa en reunión con Viceministro(a)s, Director(a)es,
DGP Jefes.
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
68. SI da Vo.Bo. lo remite al DGP
69. NO da Vo. Bo. lo remite al DGP para correcciones
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
70. Deriva para correcciones
71. Deriva al Profesional para correcciones
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
72. Abre el SPP para que efectúen las correcciones en
formularios 1 y 2
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD ADM.
CENTRAL
73. Instruye verbalmente realizar correcciones en el SPP
USUARIO SPP
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
74. Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus
autoridades
75. Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2
76. En Coordinación con la DGAA elabora informe técnico
dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para
elaboración de informe Legal y Resolución Ministerial de
aprobación, adjunta POA y anteproyecto de presupuesto
del MPD
77. Informe técnico
78. POA y Anteproyecto de Presupuesto
79. En coordinación con la DGP elabora informe técnico
80. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la DGP
81.
82.
83.
84.
85.
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
MAE
86.
87.
88.
89.
90.
91.
92.
93.
94.
95.
96.
Revisa
SI da Vo.Bo. remite a la MAE
NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para
informe Legal y Resolución Ministerial.
Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución
Ministerial de aprobación del POA y anteproyecto de
Presupuesto (anual) del MPD.
Resolución Ministerial
Anteproyecto de Presupuesto
POA
Da Vo.Bo. al Informe Legal y firma R.M. de aprobación
POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota al Órgano
Rector
Informes Técnico y Legal
Análisis de Situación Institucional
Anteproyecto de Presupuesto Institucional
POA Institucional
Resolución Ministerial
Nota de remisión al MEFP
FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/6
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA
DGP
VICEMINISTRO/
DIRECTOR / JEFE DE
UNIDAD DE
ADM.CENTRAL
PROFESIONAL / ANALISTA
DEL ÁREA O UNIDAD ORG.
INICIO
Instruye
verbalmente
elaboración de Nota
Interna para análisis
de situación y
formularios FODA
Revisa Nota y
formularios
Elabora Nota
Interna para análisis
de situación y
Formularios FODA
Nota interna
Da Vo.Bo.
NO
Formularios FODA
SI
Remite Nota Interna
solicitando Análisis
de situación y
llenado de
Formularios FODA
Recibe e instruye
Análisis de Situación
y llenado de
Formularios FODA
Realizan el análisis
interno y externo
utilizando la matriz
FODA
Formulario análisis
FODA
Revisa
Recibe e instruye
revisión y análisis
Da Vo.Bo.
SI
1
Revisa documento
de Análisis de
situación
Institucional
NO
SI
Vo.Bo.
Revisa y corrige (en
caso necesario) en
coordinación con las
áreas
correspondientes.
Consolida y elabora
Doc. Análisis de
el documento final Situación
Institucional
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NO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/6
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA
DGP
VICEMINISTRO/
DIRECTOR / JEFE DE
UNIDAD DE
ADM.CENTRAL
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD ORG.
1
Elabora Nota
Interna solicitando
Propuestas de
Objetivos de
Gestión
Institucional (OGI) y
Objetivos de
Gestión Específicos
(OGE) adjuntando
Análisis de Situación
MPD
Nota solicitando
OGI y OGE
Instruye
verbalmente
elaborar Nota
Interna para
presentación de
Propuestas de
Objetivos
Análisis de Situación
Da Vo.Bo.
Revisa
NO
SI
Envia Nota Interna
solicitando OGI y
OGEs
Instruye revisión/
elaboración de
propuesta OGI y
OGEs dando
lineamientos
Revisa/Elabora
propuesta de OGI y
OGEs
Propuesta OGIs
OGEs
Revisa
Da Vo.Bo.
SI
Recibe y deriva
Define y envía al
DGP
2
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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NO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 3/6
MAE
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
Revisa analiza y
consolida
propuestas de OGI –
OGEs, elabora
documento final
Revisa documento
final de OGIs y OGEs
NO
2
Documento final de
OGIs y OGEs
Da Vo.Bo.
En reunión con
Viceministros,
Directores Grales y
Jefes de Unidad
dependientes de
despacho revisan
versión final
NO
SI
Remite a la MAE
Incorpora en
el SPP los
OGI’s
aprobados por
la MAE,
coordinando el
registro de los
resultados e
indicadores de
eficacia y
eficiencia con
las áreas
correspondien
tes
Da Vo.Bo.
SI
Instruye a la DGP
para incorporación
en el SPP
Deriva e instruye
incorporación en el
SPP y elaborar Nota
Interna para
formulación del
POA y anteproyecto
de Presupuesto
Revisa
Da Vo.Bo.
Firma y remite Nota
Interna para
formulación del
POA y anteproyecto
de presupuesto
Elabora Nota
Interna para
formulación del
POA y anteproyecto
de presupuesto en
el SPP, adjuntando
OGIs y OGEs
Nota Interna para
formulación del
POA y anteproyecto
de presupuesto en
el SPP
NO
SI
3
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 4/6
DIRECTOR
GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE
DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
USUARIO SPP
3
Registra en el
SPP los OGEs,
indicadores de
eficiencia y
eficacia,
responsables,
resultados y
plazo
aprobados que
sean de
competencia
del área o
unidad que
pertenece
Instruye registrar al
SPP los OGEs
aprobados que sean
de competencia del
Area o Unidad a que
pertenecen
En coordinación
con su inmediato
superior para
cada OGE
registra las
operaciones,
metas
indicadores,
plazos y
responsable de
gestión en base
al límite
presupuestario
asignado.
En base a limite
presupuestario
asignado,
registra el
presupuesto en
el SPP
NO
Da Vo.Bo.
SI
Firma y Remite al
DGP
Instruye revisión y
consolidación de
formularios 1 y 2 en
forma verbal.
Revisa formularios 1
y 2 en SPP
Da conformidad
NO
Coordina con
usuarios el ajuste de
formularios,
verificando la
relación/
cuantificación de
operaciones, metas
e indicadores
SI
Revisa
Elabora Nota de
remisión e Imprime
Formularios 1 y 2
del SPP y lo remite
Formulario 1
Formulario 2
Consolida
formularios 1 y
2 en SPP y
cierra el
sistema para
evitar
modificaciones
por parte de
usuarios
4
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Él presupuesto es
distribuido por
operación.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA
DIRECTOR
GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
DIRECTOR
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
5/6
JEFE DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
USUARIO DGP
4
Imprime los
formularios 1 y 2
consolidados a nivel
Formulario 1
Institucional
Revisa
En reunión con
DGP,
Viceministros,
Directores y Jefes,
revisa
SI
Da Vo.Bo.
Da Vo.bo.
NO
Deriva para
correcciones
Formulario 2
NO
Abre el SPP para
que efectúen las
correcciones en
formularios 1 y 2
Realiza correcciones
en coordinación con
DGP y sus
autoridades
Revisa, imprime
y consolida los
formularios 1 y 2
SI
Deriva
Revisa
Da Vo.Bo. a informe
técnico y remite a
DGAJ para Informe
Legal y R.M.
SI
Da Vo.Bo.
Revisa, da Vo.Bo. y
remite al DGP
En coordinación con
la DGP elaboran
informe técnico
En coordinación con
la DGAA elaboran
informe técnico
dirigido a la MAE,
solicitando remitir a
la DGAJ para
elaboración de
informe Legal y R.
M. de aprobación.
Adjunta POA y
anteproyecto de
presupuesto del
MPD.
Informe Técnico
POA y Anteproyecto
de Presupuesto
4
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA
MAE
6/6
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
5
Da Vo. Bo. al
Informe Legal y
firma R.M. de
Aprobación POA y
anteproyecto de
Presupuesto con
Nota a Órgano
Rector y remite
Informes Técnico y
Legal
Elabora informe
Legal y Proyecto de
Resolución
Ministerial de
aprobación del POA
Y Anteproyecto de
Presupuesto (anual) Resolución
Ministerial
del MPD
Anteproyecto
presupuesto
Análisis de Situación
Institucional
POA
Anteproyecto de
Presupuesto Inst
POA Institucional
Resolución
Ministerial
FIN
Nota de remisión al
MEFP
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Seguimiento del Programa de Operaciones Anual - POA
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar el Seguimiento del Programa de Operaciones
Anual POA
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:


Notas internas
Formularios No. 5 del SPP
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:


Informe técnico de seguimiento evaluación del POA
Reportes de ejecución físico -financiero
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
1. Inicio
2. Instruye verbalmente elaborar nota interna para que las
áreas efectúen el seguimiento al POA con corte trimestral,
semestral o anual.
3. Elabora nota interna solicitando registro de ejecución
financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral
o anual.
4. nota interna
5. Revisa Nota
6. SI da Vo.Bo. firma y remite a la unidad organizacional
7. NO da Vo.Bo. devuelve para su revisión
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE UNIDAD ADMINISTRACIÓN
8. Instruye registro
CENTRAL
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL (USUARIO
SPP)
9. En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro
de la información físico-financiera del POA en el SPP
10. Registra % de ejecución física en el SPP correspondiente al
periodo y el avance de productos o resultados identificados.
11. SI la ejecución física está por debajo del 75%
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
correspondiente al periodo llena en el SPP la
fundamentación a la desviación
12. NO está por debajo del 75% la ejecución, costea en el SPP
los formularios C-31 las operaciones que corresponden
emite e imprime el formulario No. 5. Firmado y aprobado
remite al DGP
13. Formulario No.5
14. Nota de envió y/o proveído en hoja de ruta
VICEMINISTRO(A) /
DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD
DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
AREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONAL
15. Revisa
16. SI da Vo.Bo. aprueba, firma y envía al DGP
17. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
18. Recibe e instruye revisión
19. Revisa los Formularios No.5 remitidos y coordina con
usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que
el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los
reportes SIGMA y que la ejecución física de las operaciones
no supere el 100%.
20. Elabora y remite reporte trimestral verificando que la
información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA.
Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación
(semestral/anual) del POA del PMD, verificando que incluya
análisis de eficiencia en el informe.
21. Reporte Trimestral
22. Informe de seguimiento y evaluación semestral o anual
23. Revisa
24. SI da Vo.Bo. envía con nota a la MAE para su conocimiento
25. Nota a la MAE
26. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista para revisión
27. Toma conocimiento
28. SI requiere aclaraciones, enmiendas o complementaciones
devuelve al DGP
29. NO requiere aclaraciones, en coordinación con la DGP envía
resultado de la evaluación física y financiera del POA al
órgano rector cuando lo solicite.
30. FIN
31. Instruye verbalmente elaborar nota e información de
Seguimiento y evaluación POA por área para conocimiento
32. Elabora nota e información de seguimiento y evaluación del
POA de cada área
33. Nota e información por área
34. Revisa
35. SI da Vo.Bo. envía con nota a la áreas para su conocimiento
36. Nota a las áreas
37. Instruye verbalmente elaborar Resumen de seguimiento
evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la
pagina WEB
38. Toma conocimiento de la información de Seguimiento y
Evaluación del POA concerniente al área (semestral /anual)
39. FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL/ANALISTA
DGP
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
40. Elabora Resumen de seguimiento y evaluación del POA y
elabora nota solicitando a la DGAA publicación en la pagina
WEB.
41. Resumen de seguimiento y evaluación
42. Solicitud publicación en WEB
43. Revisa Nota para la DGAA y la remite
44. Gestiona publicación en la página WEB
45. FIN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2
DIRECTOR GENERAL
DE PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE
UNIDAD DE ADM.CENTRAL
USUARIOS SPP
INICIO
Instruye
verbalmente
elaborar Nota
Interna para áreas
que efectúan
Seguimiento al POA
con corte ,
semestral o anual
Elabora Nota
Interna solicitando
registro de
ejecución físico
financiera del POA
en el SPP con corte
trimestral,
semestral o anual
Nota Interna
Revisa Nota
NO
Da Vo.Bo.
En coordinación
con su
inmediato
superior efectúa
el registro de la
información
físico- financiera
del POA en el
SPP
SI
Firma y remite
Instruye registro
Da Vo.Bo.
SI
SI
Recibe e instruye
revisión
NO
Aprueba y firma
Revisa los Formularios No. 5 remitidos y
coordina con usuarios de cada área
correcciones posibles, verificando que el
presupuesto vigente y ejecutado coincidan con
los reportes SIGMA y que la ejecución física de
las operaciones no supere el 100%
Revisa
Registra el %
de ejecución
física en el SPP
registra el
avance
producto o
resultado
identificado
Costea en el SPP los
C-31 entre las
Llena en el SPP
operaciones que
las
corresponde e
fundamentacio
imprime Formulario
nes a la
No.5. Firmado y
desviación
aprobado y remite
al DGP
Formulario No.5
Nota de envío y/o
proveído en hoja de
ruta
1
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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La ejecución
física está por
debajo del 75%
del periodo
SI
NO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/2
MAE
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
SI
1
Revisa
Toma conocimiento
Envia con Nota a la
MAE para su
conocimiento
NO
SI
Da Vo.Bo.
Nota a la MAE
Requiere
aclaraciones,
enmiendas o
complementacio
nes
Instruye
verbalmente
elaborar Nota e
Información de
Seguimiento y
evaluación POA por
área, para
conocimiento
Revisa
NO
En coordinación con
la DGP envía
resultado de la
evaluación física y
financiera del POA
al órgano rector
anualmente o
cuando lo solicita
FIN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECCIÓN
AREAS/
GENERAL DE
UNIDADES
ASUNTOS
ORGANIZACION
ADMINISTRATIV
ALES
OS
Elabora y remite
Reporte Trimestral
verificando que la
información
Reporte
presupuestaria
Trimestral
coincida con el
reporte SIGMA
--------------------------Elabora y remite
Informe de
seguimiento y
evaluación,
(semestral/anual)
Informe de
del POA del MPD
que incluye análisis seguimiento y
evaluación
de eficiencia.
semestral o anual.
Elabora Nota e
información de
seguimiento y
Nota e
evaluación del POA información
de cada área
por área
Da Vo.Bo.
Instruye
verbalmente
elaborar resumen
de seguimiento y
evaluación del POA
y solicitar a la DGAA
publicación en la
pagina WEB
Elabora Resumen de
seguimiento y
evaluación
semestral del POA y
elabora nota
Resumen de
solicitando a la
DGAA publicación seguimiento y Solicitud
evaluación publicación
en la página WEB
en WEB
Toma conocimeinto
de la información de
Seguimiento y
Evaluación del POA
concerniente al área
(semestral/anual)
FIN
Revisa Nota para la
DGAA y la remite
Gestiona
publicación en la
Página WEB
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Ajuste al Programa de Operaciones Anual
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar el Ajuste al Programa de Operaciones Anual POA
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:


Notas internas
Formularios solicitud de ajuste al POA
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Programa Operativo Anual ajustado con Resolución
Ministerial
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
2 semanas
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
1. Inicio
UNIDADES ORGANIZACIONALES 2. Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena formulario de
ajuste a OGIs OGEs indicadores, plazo y/o responsable y
remite a DGP debidamente suscritos.
DIRECTOR(A) GENERAL DE
3. Recibe formularios de ajuste e instruye ajuste solicitado
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
PROFESIONAL/ANALISTA
4. Revisa y clasifica
5. SI el ajuste debe aprobarse con R.M. elabora informe técnico
y remite al DGP
6. NO es con R.M. revisa, clasifica, codifica y remite al DGP
7. Revisa
8. SI da Vo.Bo. remite a la MAE
9. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
10. Revisa
11. SI da Vo.Bo. instruye elaboración de R.M.
12. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
13. Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad
solicitante del ajuste
14. Registra en el SPP
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
15. FIN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
MAE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
ÁREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONALES
16. Elabora informe Legal y R.M.
17. Informe Legal
18. Resolución Ministerial
19. Firma Resolución Ministerial y remite
20. Recibe R.M. firmada y envía original al DGP
21. Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar
el ajuste en el SPP
22. Registra en el SPP
23. FIN
24. Recibe copia de R.M. por ajuste
25. FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
ÁREAS /
UNIDADES
ORGANIZACIO
NALES
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
INICIO
Evalúa necesidad de
ajuste al POA y llena
el formulario de
ajuste a. OGIs,/
OGEs, indicador /
plazo y/o
responsable y
remite a la DGP
debidamente
suscrito.
Recibe formularios
de ajuste solicitado
Revisa, y clasifica
Es con R.M.
Elabora Informe
Técnico
Revisa
SI
Informe Técnico
NO
Revisa
SI
Da Vo.Bo.
NO
Revisa, clasifica y
codifica
Da Vo.Bo.
Revisa, aprueba
formularios e
instruye registro en
el SPP
Instruye elaboración
de R.M.
Registra en el SPP y
verbalmente avisa a
la Unidad solicitante
del ajuste
Elabora informe
Legal y R.M.
Informe Legal
Resolución
Ministerial
Registra en el
SPP
Firma Resolución
Ministerial y remite
Recibe y remite
copia al área
solicitante e
instruye registrar el
ajuste en el SPP
FIN
Recibe R.M. firmada
y envía un original a
DGP
Recibe copia de
R.M. por ajuste
Registra en el
SPP
FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Asistencia Técnica en Planificación y/o Capacitación en
SPP
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar la Asistencia Técnica en Planificación y/o la
Capacitación en SPP.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:

Solicitud de Asistencia Técnica en temas de
Planificación
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Asistencia Técnica en temas de Planificación realizada
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
Variable
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ÁREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONALES
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
ÁREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONALES
TAREAS
1. Inicio
2. Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o
Capacitación en manejo del SPP
3. Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación
en el manejo del SPP y solicita registro del solicitante
4. Recibe Asistencia Técnica o Capacitación y se registra
5. FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN O CAPACITACIÓN EN SPP
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
AREAS /UNIDADES ORGANIZACIONALES
INICIO
Ejecuta Asistencia
Técnica en
Planificación o
Capacitación en el
manejo del SPP y
solicita registro del
solicitante
Solicita verbalmente
Asistencia Técnica
en Planificación o
Capacitación en
manejo del SPP
Recibe Asistencia
Técnica o
Capacitación y se
registra.
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS,
INSTRUCTIVOS Y OTROS
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos,
instructivos y otros
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar la elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y otros
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:

Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos
técnicos, normativos, instructivos y otros
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
Variable
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
TAREAS
1. Inicio
2. Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de
instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros.
3. Analiza
4. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o
modificación de instrumentos técnicos, normativos,
instructivos u otros
5. NO da Vo.Bo. devuelve
6. Revisa formato y contenido mínimo de instrumentos
técnicos, normativos, instructivos u otros
7. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo
8. Diseña y/o ajusta los instrumentos técnicos, normativos y
remite al DGP
9. Instrumentos técnicos o normativos, instructivo u otros
10. Revisa
11. SI da Vo.Bo. remite al Profesional / Analista DGP para
elaboración de versión definitiva
12. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
ÓRGANO RECTOR
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
MAE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
13. Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos
técnicos, normativos u otros
14. Versión Final
15. Revisa
16. SI da Vo.Bo. selecciona si es RE SPO o RE SNIP
17. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
18. SI es RE SPO o RE SNIP envía al Órgano Rector para
compatibilización.
19. NO es RE SPO o RE SNIP Firma instructivo o instrumento
técnico e instruye difusión para áreas organizacionales.
20. FIN
21. Revisa
22. SI compatibiliza y da Vo.Bo. remite al DGP
23. NO compatibiliza devuelve para revisión
24. Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la
DGAJ.
25. Elabora informe técnico y nota solicitando elaboración de
R.M. a la DGAJ
26. Informe técnico
27. Nota Interna
28. Revisa
29. SI da Vo.Bo. remite a la MAE
30. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
31. Revisa informe técnico
32. SI da Vo.Bo. firma nota interna instruyendo elaboración de
R.M.a la DGAJ
33. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
34. Elabora Resolución Ministerial y remite a la MAE
35. Resolución Ministerial
36. Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución Ministerial
37. Recibe Resolución Ministerial y remite original a la DGP
38. Recibe R.M. e instruye elaboración de nota interna
solicitando a la DGAA publicación en la página WEB
39. Elabora nota interna solicitando a la DGAA publicación en
página WEB
40. Nota interna
41. Revisa nota Interna firma y remite a la DGAA
42. Recibe nota interna y gestiona publicación en la página WEB
43. FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Instruye
verbalmente la
elaboración, ajuste
y/o modificación de
instrumentos
técnicos,
normativos,
instructivos u otros
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
INICIO
SI
Da Vo.Bo.
Analiza
Identifica necesidad
de elaboración y/o
ajuste de
instrumentos
técnicos,
normativos,
instructivos u otros
NO
Da Vo.Bo.
Revisa
NO
Elabora y presenta
versión definitiva de
los instrumentos
técnicos,
normativos,
instructivos u otros
SI
Revisa
A
FIN
Determina
lineamientos de
formato y contenido
mínimo de
instrumentos
técnicos,
normativos,
instructivos u otros.
Analiza normas
existentes y el
marco conceptual y
operativo.
Instrumentos
Diseña y/o ajusta
Técnicos
los instrumentos
normativos,
técnicos,
instructivos u
normativas
otros
Versión Final
Da Vo.Bo.
Firma instructivo o
instrumento técnico
e instruye
elaboración de Nota
Interna solicitando a
la DGAA para
difusión a las áreas
organizacionales.
ÓRGANO RECTOR
NO
SI
NO
Es RE- SPO o
RE-SNIP
SI
Envía al Órgano
Rector para
compatibilización
Revisa
compatibiliza y
remite
Recibe RE-SPO o RESNIP,
compatibilizado
Compatibiliza y
da Vo.Bo.
Instruye preparar
informe técnico y
Nota para R.M. a la
DGAJ
1
Elabora Informe
Técnico y Nota
solicitando
elaboración de R.M.
a la DGAJ
B
A
Informe
Técnico
Nota
Interna
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS 2/2
MAE
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
PROFESIONAL /
ANALISTA DGP
1
NO
Revisa Informe
Técnico
Revisa
Remite a la MAE
SI
Da Vo.Bo.
NO
B
Da Vo.Bo.
SI
Firma nota interna
instruyendo
elaboración de R.M.
Elabora Resolución
Ministerial y remite
a la MAE
R.M.
Revisa, da Vo.Bo. y
firma Resolución
Ministerial
Recibe Resolución
Ministerial y remite
copia legalizada a la
DGP
Recibe R.M. e
instruye elaboración
de Nota Interna
solicitando a la
DGAA publicación
en la pagina WEB
Revisa Nota Interna,
firma y remite a la
DGAA
Elabora Nota
Interna solicitando a
la DGAA publicación
en pagina WEB
Nota Interna
Recibe Nota Interna
y gestiona
publicación en la
pagina WEB
FIN
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU
ARTICULACIÓN AL PEI
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su
Articulación al PEI
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar el monitoreo de la Gestión de Programas y
Proyectos y su articulación al PEI.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:


Convenios
Información sobre la ejecución de Programas y
Proyectos del MPD.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Informe de programas y proyectos monitoreados y su
articulación con el PEI.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
3 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
TAREAS
1. Inicio
2. Instruye verbalmente solicitar información a las áreas del
MPD sobre Programas y Proyectos del MPD.
3. Elabora Nota Interna solicitando información
4. Nota Interna
5. Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y unidades
correspondientes
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD DE ADM.
6. Recibe e instruye preparar información
CENTRAL
UNIDADES ORGANIZACIONALES 7.
8.
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) 9.
/ JEFE DE UNIDAD DE ADM.
10.
Recepciona solicitud, procesa información y remite
Información solicitada
Revisa
SI da Vo.bo. y remite
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VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Código Documento
DGP
Versión
1
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
CENTRAL
DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
11. NO da Vo.Bo. devuelve a la Unidades Organizacionales
12. Recibe y deriva información para registrarse
13. Registra la información recibida
14. Elabora informe técnico
15. Informe técnico sobre monitoreo de programas y proyectos y
articulación de objetivos al PEI
16. Revisa
17. Si da Vo.Bo. remite a la MAE
18. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
19. Toma conocimiento
20. FIN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
VICEMINISTRO/DIRECTOR /
JEFE DE UNIDAD DE
ADM.CENTRAL
UNIDADES
ORGANIZACION
ALES
INICIO
Instruye
verbalmente,
solicitar información
a las áreas del MPD
sobre Programas y
Proyectos del MPD.
Elabora Nota
Interna solicitando
información
Nota Interna
Revisa, da Vo.Bo. y
remite a las áreas y
unidades
correspondientes
Recibe e instruye
preparar
información
Recibe y deriva
información para
registrarse
SI
Revisa objetivos de
Programas y
Proyectos y su
articulación al PEI
Da Vo.Bo.
Registra
información
recibida para
monitoreo
Revisa
Recepciona
solicitud, procesa
información y
remite
Información
solicitada
NO
Elabora informe
sobre Monitoreo de
Programas y
Proyectos y su
articulación con el
PEI
Revisa
Informe Técnico
Da Vo.Bo.
Toma conocimiento
NO
Remite a la MAE
FIN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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Código Documento
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES
BAJO TUICIÓN
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Seguimiento de instrumentos de Planificación en Entidades
bajo tuición
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar el Seguimiento sobre la aplicación de instrumentos
de Planificación en Entidades bajo tuición.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:


Encuestas
Información sobre POAs a entidades bajo tuición

Informe de seguimiento de instrumentos de
Planificación Estratégica y operativa implantados en
entidades bajo tuición.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
ENTIDAD BAJO TUICIÓN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
TAREAS
1. Inicio
2. Instruye verbalmente elaborar nota solicitando información
para el seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de
planificación
3. Elabora nota solicitando información
4. Nota solicitando información
5. Revisa Nota
6. SI da Vo.Bo. remite a Entidades bajo tuición
7. Recepciona solicitud, procesa información y remite a la DGP
8. Formularios de seguimiento
9. Recibe información e instruye análisis e informe
10. Analiza la información recibida y emite informe técnico
11. Informe técnico
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Código Documento
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
MAE
12.
13.
14.
15.
16.
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Revisa informe técnico
SI da Vo.Bo. remite a la MAE y al Profesional / Analista DGP
NO da Vo.Bo. devuelve para revisión o correcciones.
Toma conocimiento
FIN
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Código Documento
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN
MAE
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
INICIO
Instruye
verbalmente
elaborar Nota
solicitando
información para el
seguimiento de
instrumentos de
planificación
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
ENTIDADES BAJO TUICIÓN
Elabora Nota
solicitando
información
Nota solicitando
información
Revisa Nota
NO
Da Vo.Bo.
Recepciona
solicitud, procesa
información y
remite a la DGP
SI
Recibe información
e instruye análisis e
informe
Revisa Informe
técnico
Toma conocimiento
Remite a la MAE
SI
Da Vo.Bo.
Analiza la
información
recibida, y emite
informe de
Seguimiento
Informe de
Seguimiento
NO
FIN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA
OPERACIÓN:
Atención de Notas y otros temas derivados a la DGP
GENERALIDADES
OBJETIVO :
Realizar la atención de notas y otros temas derivados a la
DGP
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:

Solicitud de información y otros
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:

Notas y otros temas derivados a la DGP atendidos.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO:
2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PERSONAL / PROFESIONAL
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
TAREAS
1. Recibe notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración
de nota/informe de respuesta
2.
3.
4.
5.
Prepara nota / informe de respuesta
Nota o informe
Revisa Nota
Si da Vo.Bo. suscribe la nota / informe de respuesta y deriva
a la instancia que corresponda
6. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.
7. FIN
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Código Documento
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
INICIO
Recibe Notas
solicitando opinión
u otros. Instruye
elaboración de
nota/informe de
respuesta
Emite nota/informe
de respuesta
Nota o Informe
Revisa Nota
Da Vo.Bo.
NO
SI
Suscribe la nota/
informe de
respuesta y deriva a
la instancia que
corresponda
FIN
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