SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y CALIBRACIONES

SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y CALIBRACIONES
VERSIÓN: 01
CÓDIGO: AF-PC-083
2007-03-30
OBJETIVO: Gestionar la Subcontratación de ensayos y calibraciones.
ALCANCE: Aplica para la Subcontratación de ensayos y calibraciones
DEFINICIONES:
SUBCONTRATACION: Todos aquellos procesos necesarios en el ejercicio de la gestión administrativa, las cuales son ejercidas por terceros y
controladas por la empresa contratante.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Consiste en el análisis de un juego de muestras certificadas con dos niveles de concentración diferentes por
cada parámetro. La calidad de las muestras adquiridas se garantiza mediante la adquisición de las mismas a proveedores
acreditados internacionalmente para la producción de muestras certificadas bajo las guías ILAC G13 E ISO/IEC Guide 43-1.
El IDEAM (Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales), realiza anualmente pruebas de evaluación del desempeño a los laboratorios inscritos.
No.
01
ACTIVIDAD
IDENTIFICAR LA
NECESIDAD DEL
CLIENTE
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
Jefe del Laboratorio
Ambiental
Jefe de Linea
Durante la gestión del servicio se definen los métodos
de análisis que serán Subcontratados y el Laboratorio
seleccionado.
La aceptación de la propuesta y/o firmar la orden de
servicio queda como registro de la aceptación del
cliente.
Si la Subcontratación es originada durante la prestación
del servicio se deja registro de la comunicación con el
cliente y el acuerdo establecido con el cliente.
REVISÓ:
NOMBRE: Beatriz Elena Gómez Hoyos
CARGO: Jefe del Laboratorio Ambiental
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
Propuesta
aceptada.
Orden de servicio
diligenciada y
firmada
Asegurar que el cliente está
enterado
de
la
Subcontratación y que la
aprueba.
Comunicado del
cliente
APROBO:
NOMBRE: Edgar Botero García
CARGO: Coordinador del Grupo de Investigaciones Ambientales
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL
Seleccionar el proveedor más apropiado e incluirlo en el
listado de proveedores para subcontratación.
02
03
04
SELECCIONAR
PROVEEDOR
Y
HACER
EVALUACION
INICIAL
CONTACTAR
LABORATORIO
SUBCONTRATADO
GESTIONAR LA
SUBCONTRATACIÓN
Jefe del Laboratorio
Ambiental
Jefe de Linea
Jefe del Laboratorio
Ambiental
Jefe de Línea
Jefe del Laboratorio
Ambienta
Jefe de Linea
Formato
Aplicar la evaluación correspondiente, según sea evaluación inicial
proveedor nuevo o antiguo, suministrando un servicio
de proveedores
nuevo.
para
En la evaluación inicial del proveedor, éste queda
subcontratación
clasificado como aceptable en el listado de proveedores
(AF-FO-367)
críticos, hasta la primera evaluación de desempeño que
Listado de
se realizará a los tres meses de aplicar la evaluación proveedores para
inicial.
subcontratación de
ensayos
NOTA: En el formato de evaluación inicial de
(AF-FO-062)
proveedores
para
Subcontratación
AF-FO-338.
Entiéndase en el ítem 1 certificación por acreditación.
Identificados los parámetros y el Laboratorio a
subcontratar, el Jefe del Laboratorio Ambiental solicita el
cupo para el número de muestras establecidas en la
propuesta y la fecha de entrega.
Gestión del
Servicio del
Laboratorio
subcontratado
Diligenciar dos copias del formato AF-FO-063 Solicitud
de Subcontratación de ensayos.
Rotular y empacar las muestras siguiendo las mismas
consideraciones establecidas en el Manual de toma de Formato AF-FOmuestras.
063 Solicitud de
Coordinar el envío de las muestras con los Subcontratación de
transportadores usados regularmente.
ensayos
Ambas copias del formato son enviadas con la muestra
y se solicita al transportador retornar una copia firmada
por el responsable de la recepción del Laboratorio.
Verificar que el proveedor
seleccionado cumpla con las
especificaciones del CIDI –
GIA
Solicitar documentos soporte
y efectuar visita
Garantizar el cupo para el
número
de
muestras
requeridas y dentro de los
periodos de estabilidad.
Seguir las indicaciones de
preservación,
volumen
y
tiempo
de
estabilidad
definidos en los anexos del
instructivo EP-IN-013
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No.
05
ACTIVIDAD
CONTROLAR
ANALITICAMENTE
EL ANÁLISIS
SUBCONTRATADO
06
ANALIZAR EL
DESEMPEÑO DE
LOS
PROVEEDORES
07
TOMAR ACCIONES
DE ACUERDO A LOS
RESULTADOS
RESPONSABLE
Jefe del Laboratorio
Ambiental
Analista Laboratorio
Jefe del Laboratorio
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
Dentro del lote de muestras enviadas se debe incluir el
análisis de duplicados y de estándares.
Los cálculos para la preparación del estándar se hace
en el formato EP-FO-064 Captura de datos y cálculos.
En este registro se hace identificación de la
contramuestra y los códigos asignados a los estándares.
Los resultados entregados por el Subcontratista son
confrontados y se evalúa la aceptación o rechazo de los
EP-FO-064
resultados.
Captura de datos y
Las muestras son identificadas en el registro con el
cálculos
mismo código asignado en la recepción de la muestras.
Las contra muestras son identificadas de la siguiente
forma:
Línea de servicio-consecutivo-año-serie del duplicado
(GIA2-028-04-02)
Los estándares tendrán la siguiente codificación.
Línea de servicio-EST-año-serie del estándar
(GIA2-EST-04-01)
Evaluar el desempeño de los proveedores con el
formato AF-FO-340.
El Jefe del Laboratorio consolida los datos y toma
acciones.
Evaluación de
desempeño de
proveedores.
(AF-FO-340)
PUNTOS DE CONTROL
Los criterios de aceptación y
rechazo están definidos por
la desviación conocida del
método o la reportada por el
proveedor.
Los resultados de estos
controles son confidenciales y
solo procuran garantizar el
resultado obtenido.
Considerar los resultados
obtenidos en el control
analítico, cuando se evalué la
competencia del personal y la
adaptación a especificaciones
y requisitos.
Coordinador del GIA Si el proveedor seleccionado no cumple la calificación Acta de reunión.
No usar
de aceptable se debe descartar y subcontratar con otro.
confiables
Jefe del Laboratorio Si es un proveedor único analizar la posibilidad de Informes por la alta
inferior
Ambiental
implementar la técnica o dejar de ofrecer el servicio.
dirección.
proveedores no
o
calificación
PRUEBAS DE INTERCALIBRACION
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No.
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09
ACTIVIDAD
INSCRIPCION
PRUEBA DE
DESEMPEÑO
REALIZAR
SOLICITUD DE
CONTRATACIÓN
RESPONSABLE
Jefe del Laboratorio
Ambiental
Jefe del Laboratorio
Ambiental
PROCEDIMIENTO
REGISTROS
El IDEAM, envía formulario de solicitud para pruebas
de evaluación del desempeño.
Llenar formulario
El PICCAP, envía formulario de solicitud para pruebas
de Intercalibración en Agua Potable.
Realizar el requerimiento para la participación en la
prueba de intercalibración.
Continuar con el procedimiento de compras y
contratación AF-PC-020.
Formato para
Pedido de
Inversiones
(AF-FO-051)
PUNTOS DE CONTROL
Verificar que en el formulario
estén todos los parámetros
seleccionados con los cuales
se va a participar en la
prueba de Intercalibración.
Verificar que el formato
este
completamente
diligenciado.
-Verificar que el formato
tenga el visto bueno de la
persona indicada.
-Verificar que el formato
este completamente
diligenciado.
-Revisar que se adjunten
presupuestos y
cotizaciones.
CALIBRACION DE EQUIPOS
10
SELECCIONAR EL
PROVEEDOR O
CONTRATISTA
Jefe del Laboratorio
Ambiental
Jefe de línea
Realizar el requerimiento para la calibración de equipos.
Este requerimiento se realiza de acuerdo a la solicitud
de servicios AF-FO-053, de acuerdo al plan de
Mantenimiento, verificación y calibración de equipos.
Continuar con el procedimiento de compras y
contratación AF-PC-020.
Formato Solicitd
de Servicios
(AF-FO-051)
Verificar que el formato
tenga el visto bueno de la
persona indicada.
-Verificar que el formato
este completamente
diligenciado.
-Revisar que se adjunten
presupuestos
y
cotizaciones.
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