SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS Y CALIBRACIONES VERSIÓN: 01 CÓDIGO: AF-PC-083 2007-03-30 OBJETIVO: Gestionar la Subcontratación de ensayos y calibraciones. ALCANCE: Aplica para la Subcontratación de ensayos y calibraciones DEFINICIONES: SUBCONTRATACION: Todos aquellos procesos necesarios en el ejercicio de la gestión administrativa, las cuales son ejercidas por terceros y controladas por la empresa contratante. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Consiste en el análisis de un juego de muestras certificadas con dos niveles de concentración diferentes por cada parámetro. La calidad de las muestras adquiridas se garantiza mediante la adquisición de las mismas a proveedores acreditados internacionalmente para la producción de muestras certificadas bajo las guías ILAC G13 E ISO/IEC Guide 43-1. El IDEAM (Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales), realiza anualmente pruebas de evaluación del desempeño a los laboratorios inscritos. No. 01 ACTIVIDAD IDENTIFICAR LA NECESIDAD DEL CLIENTE RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Jefe del Laboratorio Ambiental Jefe de Linea Durante la gestión del servicio se definen los métodos de análisis que serán Subcontratados y el Laboratorio seleccionado. La aceptación de la propuesta y/o firmar la orden de servicio queda como registro de la aceptación del cliente. Si la Subcontratación es originada durante la prestación del servicio se deja registro de la comunicación con el cliente y el acuerdo establecido con el cliente. REVISÓ: NOMBRE: Beatriz Elena Gómez Hoyos CARGO: Jefe del Laboratorio Ambiental REGISTROS PUNTOS DE CONTROL Propuesta aceptada. Orden de servicio diligenciada y firmada Asegurar que el cliente está enterado de la Subcontratación y que la aprueba. Comunicado del cliente APROBO: NOMBRE: Edgar Botero García CARGO: Coordinador del Grupo de Investigaciones Ambientales No. ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO REGISTROS PUNTOS DE CONTROL Seleccionar el proveedor más apropiado e incluirlo en el listado de proveedores para subcontratación. 02 03 04 SELECCIONAR PROVEEDOR Y HACER EVALUACION INICIAL CONTACTAR LABORATORIO SUBCONTRATADO GESTIONAR LA SUBCONTRATACIÓN Jefe del Laboratorio Ambiental Jefe de Linea Jefe del Laboratorio Ambiental Jefe de Línea Jefe del Laboratorio Ambienta Jefe de Linea Formato Aplicar la evaluación correspondiente, según sea evaluación inicial proveedor nuevo o antiguo, suministrando un servicio de proveedores nuevo. para En la evaluación inicial del proveedor, éste queda subcontratación clasificado como aceptable en el listado de proveedores (AF-FO-367) críticos, hasta la primera evaluación de desempeño que Listado de se realizará a los tres meses de aplicar la evaluación proveedores para inicial. subcontratación de ensayos NOTA: En el formato de evaluación inicial de (AF-FO-062) proveedores para Subcontratación AF-FO-338. Entiéndase en el ítem 1 certificación por acreditación. Identificados los parámetros y el Laboratorio a subcontratar, el Jefe del Laboratorio Ambiental solicita el cupo para el número de muestras establecidas en la propuesta y la fecha de entrega. Gestión del Servicio del Laboratorio subcontratado Diligenciar dos copias del formato AF-FO-063 Solicitud de Subcontratación de ensayos. Rotular y empacar las muestras siguiendo las mismas consideraciones establecidas en el Manual de toma de Formato AF-FOmuestras. 063 Solicitud de Coordinar el envío de las muestras con los Subcontratación de transportadores usados regularmente. ensayos Ambas copias del formato son enviadas con la muestra y se solicita al transportador retornar una copia firmada por el responsable de la recepción del Laboratorio. Verificar que el proveedor seleccionado cumpla con las especificaciones del CIDI – GIA Solicitar documentos soporte y efectuar visita Garantizar el cupo para el número de muestras requeridas y dentro de los periodos de estabilidad. Seguir las indicaciones de preservación, volumen y tiempo de estabilidad definidos en los anexos del instructivo EP-IN-013 2/4 No. 05 ACTIVIDAD CONTROLAR ANALITICAMENTE EL ANÁLISIS SUBCONTRATADO 06 ANALIZAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES 07 TOMAR ACCIONES DE ACUERDO A LOS RESULTADOS RESPONSABLE Jefe del Laboratorio Ambiental Analista Laboratorio Jefe del Laboratorio PROCEDIMIENTO REGISTROS Dentro del lote de muestras enviadas se debe incluir el análisis de duplicados y de estándares. Los cálculos para la preparación del estándar se hace en el formato EP-FO-064 Captura de datos y cálculos. En este registro se hace identificación de la contramuestra y los códigos asignados a los estándares. Los resultados entregados por el Subcontratista son confrontados y se evalúa la aceptación o rechazo de los EP-FO-064 resultados. Captura de datos y Las muestras son identificadas en el registro con el cálculos mismo código asignado en la recepción de la muestras. Las contra muestras son identificadas de la siguiente forma: Línea de servicio-consecutivo-año-serie del duplicado (GIA2-028-04-02) Los estándares tendrán la siguiente codificación. Línea de servicio-EST-año-serie del estándar (GIA2-EST-04-01) Evaluar el desempeño de los proveedores con el formato AF-FO-340. El Jefe del Laboratorio consolida los datos y toma acciones. Evaluación de desempeño de proveedores. (AF-FO-340) PUNTOS DE CONTROL Los criterios de aceptación y rechazo están definidos por la desviación conocida del método o la reportada por el proveedor. Los resultados de estos controles son confidenciales y solo procuran garantizar el resultado obtenido. Considerar los resultados obtenidos en el control analítico, cuando se evalué la competencia del personal y la adaptación a especificaciones y requisitos. Coordinador del GIA Si el proveedor seleccionado no cumple la calificación Acta de reunión. No usar de aceptable se debe descartar y subcontratar con otro. confiables Jefe del Laboratorio Si es un proveedor único analizar la posibilidad de Informes por la alta inferior Ambiental implementar la técnica o dejar de ofrecer el servicio. dirección. proveedores no o calificación PRUEBAS DE INTERCALIBRACION 3/4 No. 08 09 ACTIVIDAD INSCRIPCION PRUEBA DE DESEMPEÑO REALIZAR SOLICITUD DE CONTRATACIÓN RESPONSABLE Jefe del Laboratorio Ambiental Jefe del Laboratorio Ambiental PROCEDIMIENTO REGISTROS El IDEAM, envía formulario de solicitud para pruebas de evaluación del desempeño. Llenar formulario El PICCAP, envía formulario de solicitud para pruebas de Intercalibración en Agua Potable. Realizar el requerimiento para la participación en la prueba de intercalibración. Continuar con el procedimiento de compras y contratación AF-PC-020. Formato para Pedido de Inversiones (AF-FO-051) PUNTOS DE CONTROL Verificar que en el formulario estén todos los parámetros seleccionados con los cuales se va a participar en la prueba de Intercalibración. Verificar que el formato este completamente diligenciado. -Verificar que el formato tenga el visto bueno de la persona indicada. -Verificar que el formato este completamente diligenciado. -Revisar que se adjunten presupuestos y cotizaciones. CALIBRACION DE EQUIPOS 10 SELECCIONAR EL PROVEEDOR O CONTRATISTA Jefe del Laboratorio Ambiental Jefe de línea Realizar el requerimiento para la calibración de equipos. Este requerimiento se realiza de acuerdo a la solicitud de servicios AF-FO-053, de acuerdo al plan de Mantenimiento, verificación y calibración de equipos. Continuar con el procedimiento de compras y contratación AF-PC-020. Formato Solicitd de Servicios (AF-FO-051) Verificar que el formato tenga el visto bueno de la persona indicada. -Verificar que el formato este completamente diligenciado. -Revisar que se adjunten presupuestos y cotizaciones. 4/4