GUÍA OPERATIVA INSCRIPCIÓN PROGRAMA

GUÍA OPERATIVA INSCRIPCIÓN
PROGRAMA - MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
Departamento Administrativo Para la Prosperidad Social
Bogotá, 2016
Guía Operativa Inscripción
Más Familias en Acción
PROCESO: Gestión para la Inclusión
Social
CÓDIGO: G-GI-6
VERSIÓN: 2
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO DE LA GUIA .................................................................................................... 3
2. ALCANCE DE LA GUIA ...................................................................................................... 3
3. SIGLAS ................................................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................... 3
5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE INSCRIPCIÓN .................................................... 4
5.1 Presentación del proceso ......................................................................................... 4
5.1.1
Objetivo ............................................................................................................... 4
5.1.2
Alcance del proceso ........................................................................................ 4
5.2 Estructura del proceso .............................................................................................. 4
5.2.1
Tipos de inscripción ......................................................................................... 5
5.2.2
Modalidades de inscripción........................................................................... 6
5.2.3
Fases del proceso de inscripciones ........................................................... 6
5.2.4
Responsables del proceso de inscripción ................................................ 8
5.2.5
Procedimiento de la inscripción masiva por modalidad .................... 8
5.3 Resultados esperados del proceso de inscripción ........................................ 11
6 SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO ...... 11
Anexo 1. Acta de apertura ................................................................................................... 13
Anexo 2. Acta de cierre ......................................................................................................... 13
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Prosperidad Social
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INTRODUCCIÓN
La inscripción es el proceso operativo por medio del cual las familias en condición de pobreza
y vulnerabilidad, que cumplen con los criterios de focalización del programa Más Familias en
Acción-MFA, hacen efectiva su vinculación voluntaria a MFA.
1. OBJETIVO DE LA GUIA
La presente guía operativa desarrolla el proceso de inscripción establecido en el Manual
Operativo-MO del programa MFA y tiene como propósito describir la metodología,
procedimientos y responsables para realizar la inscripción o vinculación al programa de las
familias focalizadas por MFA.
2. ALCANCE DE LA GUIA
La guía está dirigida a las diferentes entidades, actores y familias participantes del programa
y en especial, a los responsables directos de realizar el proceso de inscripción de las familias
focalizadas por MFA.
3. SIGLAS
DIS
EI
EM
ICBF
MFA
MO
NN
NNA
NUIP
RUV
SIFA
SISBEN
SIUNIDOS
UARIV
Dirección de Ingreso Social
Enlace Indígena
Enlace Municipal
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Más Familias en Acción
Manual operativo
Niños y niñas
Niños, niñas y adolescentes
Número único de información personal
Registro Único de Víctimas
Sistema de Información de Mas Familias en Acción
Sistema de Selección de Beneficiarios de Programas Sociales
Sistema de Información de la Red Unidos
Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas
4. REFERENCIAS NORMATIVAS


Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se
regula el funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción.
Resolución 4134 de 2015, por medio de la cual se adopta el Manual Operativo del
Programa Más Familias en Acción – versión 3.
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5. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE INSCRIPCIÓN
La inscripción es el proceso operativo por medio del cual las familias focalizadas por el
programa hacen efectiva su decisión para su vinculación voluntaria a MFA, previo conocimiento
de las corresponsabilidades adquiridas para el acceso a los incentivos de salud y educación
otorgados por el programa.
5.1
Presentación del proceso
El proceso de inscripción de las familias al programa se realiza de diferentes tipos y
modalidades, mediante una serie de fases.
Gráfico No. 1. Proceso de inscripción
5.1.1 Objetivo
El objetivo del proceso de inscripción es vincular a las familias focalizadas al programa, por
medio de la captura y/o actualización de la información en el Sistema de Información de MFASIFA. Mediante este proceso las familias realizan su vinculación voluntaria y se comprometen
a cumplir con las corresponsabilidades definidas para el acceso a los incentivos otorgados por
el programa.
5.1.2 Alcance del proceso
La inscripción se inicia con la identificación de las familias focalizadas por el programa y
concluye con su registro en el SIFA y la generación del código de inscripción en MFA.
5.2
Estructura del proceso
El proceso de inscripción al programa permite la identificación de los diferentes miembros que
conforman cada una de las familias participantes, información con la cual se inicia su registro
en el SIFA. Esta información tiene como fuente inicial las bases de focalización: Sisbén,
SIUNIDOS, RUV y listados censales indígenas.
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La unidad de trabajo para el programa es la “familia” conformada por la titular o representante
de la familia ante el programa, su cónyuge y los niños, niñas y adolescentes-NNA, menores
de 18 años, pertenecientes al núcleo familiar. Se prioriza como titular de la familia a la mujer
para la recepción de los incentivos de conformidad a lo estipulado en el parágrafo 2°, artículo
10° de la Ley 1532 de 2012.
Los requisitos para la inscripción de una familia son: i) que la titular se encuentre incluida en
la base de datos utilizada para la focalización según grupo poblacional al cual pertenezca:
Sisbén, SIUNIDOS, RUV o listados censales indígenas; ii) haya sido seleccionada en el proceso
de focalización realizado por el programa; iii) entre sus miembros cuente con NNA menores
de 18 años.
Los documentos requeridos a las familias para realizar el proceso son:





Original y fotocopia del documento de identidad de la titular vigente.
Original y fotocopia del documento de identidad para cada NNA menor de 18 años,
tarjeta de identidad y/o registro civil con NUIP actualizado, que establezca parentesco.
Para los adolescentes en educación media y rezago escolar, entre 18 y 20 años, la
cédula de ciudadanía.
Certificado de matrícula vigente de los estudiantes en transición, primaria y secundaria.
Certificado de crecimiento y desarrollo para los niños y niñas-NN menores de 7 años.
Otros documentos adicionales dependiendo de la casuística que se presente en el
momento de la inscripción y que se detalla en la jornada de capacitación.
5.2.1 Tipos de inscripción
El proceso de inscripción de las familias focalizadas se realiza de diversas formas, según grupo
poblacional a vincular y tiempos establecidos para su ejecución.
a. Proceso de inscripción masivas periódicas
Consiste en la realización de un evento de convocatoria abierta y con fechas puntuales para
la inscripción de un número previamente identificado de familias focalizadas. Este proceso se
presenta por diferentes razones: i) modificación y/o ampliación de fuentes de focalización de
las familias; ii) actualización de las bases de focalización; iii) ampliación de cobertura en un
municipio, corregimiento departamental o región específica; iv) directriz del gobierno nacional.
Previo a los procesos masivos de inscripción, el programa requiere contar con la carta de
compromiso del respectivo alcalde o gobernador, según el caso, mediante la cual acepta las
condiciones establecidas definidas por el programa para la ejecución del proceso.
b. Proceso permanente de inscripción
Corresponde a la inscripción de las familias víctimas del desplazamiento forzado, según
información capturada en el RUV y reportada por la UARIV al Departamento Administrativo
para la Prosperidad Social. Esta inscripción se realiza en dos fases:
i)
Preinscripción en las oficinas de los enlaces municipales, de manera permanente
de acuerdo a los horarios de atención establecidos por ellos. Los enlaces
municipales realizan un proceso de preinscripción de la familia y acopia los
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ii)
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documentos entregados por ella. Posteriormente envía las preinscripciones
realizadas a las Direcciones Regionales del Departamento Administrativo para la
Prosperidad Social.
Inscripción de la familia en el SIFA. Este proceso es responsabilidad de los equipos
regionales de MFA, quienes deben realizarlo en un término no mayor a 30 días una
vez recibida la información de preinscripción.
5.2.2 Modalidades de inscripción
El proceso de inscripción se realiza de diferentes modos, dependiendo de la situación de
infraestructura tecnológica y conectividad que se pueda garantizar en el municipio,
corregimiento departamental o sitio de inscripción.
a. Modo conectado
Este modo de atención permite realizar el proceso de inscripción de las familias en línea, es
decir, directamente en el SIFA, en su versión Web. En esta plataforma se efectúa el ingreso
de los datos, se valida la información de las personas y se realiza la inscripción de la familia
al programa, momento en que se genera el código de la familia.
b. Modo desconectado
El modo desconectado requiere de dos pasos:
i)
Preinscripción. Consiste en el registro de la familia en un repositorio de datos. Para
ello se utiliza una versión de software llamada SIFA local, la cual es suministrada
por MFA.
ii)
Inscripción. Se efectúa una vez son recibidos los archivos de datos de cada
municipio en el nivel nacional del programa y cargados en el SIFA Web. En este
paso se verifica el registro de la familia en la base de datos del nivel nacional: sí la
familia no existe en esta base, se procede a su inscripción; sí la familia existe, la
pre-inscripción es rechazada. Los resultados finales de la inscripción son difundidos
a los enlaces municipales y enlaces indígenas y por medio de ellos a las familias
que acudieron al programa para el proceso de inscripción.
c. Modo contingencia
Se realiza en aquellos municipios, corregimientos departamentales o puntos de inscripción en
los cuales la infraestructura técnica y tecnológica no permite realizar el proceso en los modos
definidos anteriormente. La información se captura mediante formularios físicos a los cuales
se anexan los documentos soporte para el proceso.
En este modelo, la información es recopilada manualmente para luego ser ingresada y validada
en el SIFA.
5.2.3 Fases del proceso de inscripciones
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La vinculación de las familias focalizadas surte varias fases o etapas: i) alistamiento; ii)
convocatoria; iii) capacitación; iv) inscripción.
a. Alistamiento del proceso
Previo al proceso de inscripción se desarrollan una serie de acciones requeridas para garantizar
su operación en cada uno de los municipios o corregimientos departamentales.



Se debe contar con el convenio interadministrativo vigente entre el Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social y la respectiva autoridad municipal o
departamental.
La autoridad municipal o departamental debe haber enviado al nivel nacional de MFA
la carta confirmando su participación en el proceso de inscripción de acuerdo a los
requerimientos solicitados por el programa.
Desde el nivel nacional de MFA se deben diseñar y proveer a las administraciones
municipales o departamentales: i) los listados y/o archivos con la información de las
familias potenciales de inscripción; ii) los instrumentos de divulgación y capacitación
para realizar el proceso; iii) las bases de datos respectivas.
Sitio de inscripción y condiciones locativas para los puntos de atención
La administración municipal o departamental gestiona la consecución del lugar para la
inscripción, con las siguientes condiciones: i) sitio adecuado para llevar a cabo un acto masivo
y de fácil acceso; ii) con capacidad para recibir el número de familias a inscribir; iii) cubierto;
iv) contar con acceso de entrada y salida diferentes; v) baños debidamente equipados; vi)
salones para la estación de la charla informativa; viii) punto eléctrico, sonido, megáfonos,
ventiladores, etc.
Capacidad externa: la parte externa del sitio de inscripción debe disponer de un espacio
suficiente para tener una organización con vallas, carpas para que las familias no sean
expuestas al sol y estén protegidas de la lluvia y organización de las filas. Contar con el apoyo
de la Defensa Civil y la Cruz Roja. Se debe cumplir con el protocolo del Departamento
Administrativo para la Prosperidad Social para eventos masivos.
El punto de atención para adelantar el proceso de inscripción debe estar dispuesto con
antelación al evento, con el fin de realizar las pruebas técnicas necesarias y garantizar el
cumplimiento de los requerimientos de orden logísticos. Así mismo, todo el personal que
participa en la jornada de inscripción debe contar con la capacitación previa necesaria para
desempeñar el rol asignado.
b. Convocatoria
Es responsabilidad de las alcaldías municipales o departamentales la convocatoria a las
familias potenciales de inscripción, así como a las instituciones locales, regionales y nacionales
con presencia en el municipio y con participación en el proceso.
Convocatoria a las familias potenciales
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Procedimiento mediante el cual se comunica a las familias potenciales la posibilidad de
participar en la inscripción de acuerdo a los requisitos exigidos. Esta convocatoria se realiza
con un tiempo de antelación acordado con el programa, con el propósito de enterar a las
familias de las fechas, número de días, lugar y requisitos para el proceso de inscripción a MFA.
Los medios de comunicación radial, televisa y escrita local, regional y nacional se constituyen
en el aliado principal para garantizar que lleguen las familias al proceso de inscripción.
Para efectos de realizar la divulgación y convocatoria, MFA entrega a la entidad territorial, con
un tiempo acordado de anticipación al proceso de inscripción, las bases de datos
correspondientes de las familias potenciales para su vinculación al programa.
Convocatoria a entidades participantes
En la medida que se considere pertinente, se cuenta con el acompañamiento de la
Registraduría Nacional del Estado Civil y el ICBF como entidades encargadas de garantizar la
expedición de documentos de identidad de los padres y NNA, así como los documentos de
custodia y cuidado de los NNA no hijos biológicos del titular.
5.2.4 Responsables del proceso de inscripción
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social -MFA Nivel Nacional Regional
Corresponde al equipo de trabajo encargado de coordinar, organizar, acompañar y hacer
seguimiento al proceso de inscripción. MFA entrega, con antelación al proceso de inscripciones,
a la administración municipal o departamental los listados y/o archivos con la información de
las familias a inscribir. Así mismo, realiza las jornadas de capacitación relacionadas con los
aspectos teóricos y prácticos de las inscripciones.
Alcaldías municipales o gobernaciones
Son las encargadas de realizar la convocatoria de las familias focalizadas, de acuerdo con los
lineamientos dados por MFA. Responsables de coordinar las actividades propias del proceso
con el programa y demás entidades convocadas, según lineamientos comunicados
oficialmente por el programa.
Equipo de inscripciones
Equipo de personas dispuesto por la administración municipal, departamental y/o por MFA,
que participa en el circuito de inscripción. Este equipo está conformado generalmente por:
pre-validadores, filtro, orientadores, digitadores, digitalizadores y patinadores, los roles y
responsabilidades de cada uno de ellos, se encuentran descritos en el instructivo para el
equipo de inscripción.
5.2.5 Procedimiento de la inscripción masiva por modalidad
Procedimiento por medio del cual se registran y/o actualización los datos de la familia para su
ingreso al SIFA. A partir del ingreso al sistema se inicia el registro histórico y la asignación del
código de identificación familiar.
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La inscripción se realiza mediante un circuito de inscripción conformado por una serie de
puntos o pasos que tienen como objetivo fundamental organizar y agilizar la atención a las
familias. Para cada uno de ellos se definen las funciones específicas y los materiales de trabajo
indispensables.
Los puntos o pasos del circuito de inscripción de las familias al programa, según modalidad se
describen en los cuadros No. 1 y No. 2.
Cuadro No. 1 – Circuito de inscripción según modalidad
Pasos o
Puntos
Ingreso
Filtro
Inscripción
Digitalización
Modo Conectado
Modo Desconectado
Punto de inicio. Organiza a las personas para el ingreso al sitio de inscripción. En este
punto existe la figura del pre-validador, persona designada por la autoridad territorial quien
tiene como función revisar en la fila, los documentos requeridos y su organización.
Verifica la identidad de la titular, su elegibilidad en las bases de datos de las familias
potenciales y los documentos requeridos. En este punto se entrega una ficha a la persona
para continuar al siguiente punto del circuito.
Se confronta, verifica, actualiza y corrige Se realiza el mismo procedimiento que en el
la información obtenida a partir de los modo conectado con la diferencia que no se
datos registrados en las bases de registra en línea sino en un aplicativo del SIFA
focalización, según grupo poblacional, local, único para el municipio. El código
contra
los
documentos
soportes generado es de pre-inscripción.
entregados por la titular. La captura de la
información se realiza en línea, en el SIFA
Web, que genera el formato de
corresponsabilidad con el código de
inscripción, el cual se imprime para la
firma de la titular.
El formato de corresponsabilidad con los Se realiza el mismo procedimiento que en el
soportes de cada uno de los miembros de modo conectado con la diferencia que el
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Pasos o
Puntos
Punto Titular
Salida
Cierre
Modo Conectado
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Modo Desconectado
la familia pasan al patinador quien los código que identifica la carpeta electrónica es
lleva al punto de digitalización, donde se de pre-inscripción.
procede a la conformación de la carpeta
electrónica la cual se identifica mediante
el código de inscripción de la familia.
Personal del equipo territorial, informan a las titulares sobre: i) los aspectos básicos para
su participación y permanencia en el programa; ii) los compromisos que adquiere la familia
y la forma de certificarlos para recibir los incentivos; iii) el papel del enlace municipal-EM
y enlace indígena-EI en el desarrollo del programa; iv) la elección de la madre líder y su
participación en la asamblea municipal de MFA y en los espacios de bienestar comunitario.
Finalizada la charla informativa, se entrega Finalizada la charla informativa, se entrega
a la titular el formato de corresponsabilidad a la titular el formato de corresponsabilidad
de inscripción con documentos soportes.
de
pre-inscripción
con
documentos
soportes.
El proceso de inscripción finaliza con la El responsable del proceso entrega a MFA la
entrega de la información a MFA en medio base
de
datos
local
de
cada
magnético
por
cada
municipio/ municipio/corregimiento
finalizado
el
corregimiento. De igual forma se organiza proceso de pre-inscripción, según el tiempo
un archivo por municipio de toda la y condiciones acordadas en la “guía para
documentación digitalizada, usando para equipos de inscripción”. La base de datos es
ello un medio de almacenamiento que ocupe un archivo que se genera a partir de la
el menor espacio físico.
solución SIFA local. Junto con esta base se
envían las carpetas electrónicas firmadas y
estampadas.
Los procedimientos y la casuística que puede presentarse en el momento de la inscripción son
revisados en la jornada de capacitación y están contenidos en el documento “guía para el
equipo de inscripción” entregado por el programa durante el proceso de capacitación.
Durante el proceso de inscripción se verifica y se actualiza información en el Sistema de
Información–SIFA. Para aplicar las actualizaciones es necesario contar con autorización del
supervisor.
Cuadro No. 2 – Circuito de inscripción según modalidad contingencia
Pasos o
Puntos
Ingreso
Filtro
Pre-inscripción
Punto Titular
Modo Contingencia
Organización de las personas para el ingreso al sitio de inscripción, constatando que
dispongan de los documentos necesarios para el proceso. En este punto existe la
figura del pre-validador, quien corresponde a la persona que la entidad territorial
dispone para revisar en la fila, los documentos a presentar y su organización.
Verificación de identidad de la titular y de los documentos requeridos para la
inscripción, de acuerdo con los listados impresos por la administración territorial.
En este punto es necesario entregar una ficha a la persona que indique que debe
continuar al siguiente punto del circuito.
En este punto se procede a realizar el proceso de pre-inscripción, haciendo uso del
formato de corresponsabilidad en papel, diligenciados en su totalidad por el
inscriptor.
Personal del equipo municipal informa a las titulares sobre: a) los aspectos básicos
para su participación y permanencia en el programa; b) los compromisos que
adquiere la familia y la forma de certificarlos para recibir los incentivos; c) el papel
del enlace municipal/indígena en el desarrollo del programa; d) la elección de la
madre líder y su participación en la asamblea municipal de MFA y en los espacios
de bienestar comunitario.
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Pasos o
Puntos
Salida
Cierre
Inscripción
Digitalización
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Modo Contingencia
La titular finaliza la charla informativa y se retira del lugar.
Al finalizar la jornada o el tiempo del modo contingencia, los formatos en papel
junto con los documentos deben ser empacados en bolsas plásticas en paquetes de
50 formatos. En cada una de las bolsas se debe incluir una relación que contenga
los números de cédula y los nombres de las titulares. Posteriormente se debe
archivar estas bolsas en cajas plenamente identificadas. Se elabora un acta de
cierre junto con el EM o EI, en la cual se relacione el número de familias inscritas
en modo contingencia, la relación de la totalidad de formularios, bolsas y cajas en
las cuales se encuentran los mismos.
El programa por medio del modo conectado, debe realizar el proceso de inscripción,
tomando cada uno de los formularios en papel, recolectados durante la jornada o
durante el tiempo en que se realizó el proceso en modo contingencia, el cargue de
esta información es a través del SIFA Web. Es importante que antes de digitalizar
la información se escriba el código de familia sobre el formulario de
corresponsabilidad que fue firmado por la titular en calidad de pre-inscripción.
Luego de la entrega de información al programa, los archivos físicos deben ser
entregados al EM, quien los almacena.
Una vez realizado el proceso de inscripción a través del SIFA web, el formato de
corresponsabilidad que debe tener el código de familia, junto con los documentos
entregados por la titular deben ser digitalizados.
El supervisor verifica que los documentos digitalizados correspondan a los entregados por la
familia y que el total de datos referidos en el formato de corresponsabilidad sean exactos.
5.3
Resultados esperados del proceso de inscripción
Los principales indicadores del proceso de inscripción, que pueden ser calculados por grupo
poblacional y municipio, así como acumulados o para cada proceso de inscripción son:
Cuadro No. 3 – Indicadores proceso de inscripciones
Nombre del Indicador
Familias inscritas en el programa
Medida
Familias inscritas potenciales
para el acceso a los incentivos
salud
Familias inscritas potenciales
para el acceso a los incentivos
educativos
NN inscritos potenciales para el
acceso a los incentivos de salud
NNA inscritos potenciales para el
acceso a los incentivos escolares
6
%
Cálculo del Indicador
Número de familias inscritas/número total de familias
potenciales
%
Número de familias inscritas con NN menores de 7
años/número total de familias inscritas
%
Número de familias inscritas con NNA entre 4 y 20
años/número total de familias inscritas
%
%
Número de NN menores de 7 años inscritos al
programa/número de NNA inscritos en el programa
Número de NNA entre 4 y 20 años inscritos en el
programa/número de NNA inscritos en el programa
SEGUIMIENTO, MONITOREO Y RETROALIMENTACIÓN DEL PROCESO
El proceso de inscripción realizado en el sistema de información de MFA-SIFA, genera
diferentes tipos de reportes e indicadores que sirven para cuantificar y cualificar la información
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registrada para el control, seguimiento y monitoreo del proceso. Entre los reportes que el SIFA
genera para el seguimiento al proceso de inscripción se tienen:
Familias inscritas en el programa
El reporte identifica las familias inscritas en el programa por municipio y grupo poblacional
potenciales para el acceso a los incentivos de salud y educación.
NNA inscritos en el programa
Corresponde al reporte por medio del cual se identifican los NNA potenciales para el acceso a
los incentivos otorgados por el programa. Permite identificar el número de NNA por edad,
grupo poblacional y tipo de incentivo.
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Anexo 2. Acta de cierre
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CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN
1
15/12/2015
Creación del documento
2
10/02/2016
Cambio de código y proceso
REVISÓ:
Nombre:
Diana Soto
Cargo:
Profesional especializado
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APROBÓ:
Nombre:
Francisco Alejandro Espinosa Espinosa
Cargo:
Director de Ingreso Social
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