Piense en términos de valor para su organización: Gestione estra atégicamente su oficina de e Proyectos Jhon Fredy Jimenez Vélez Netsac Definicioness Portafolio de Proyectos: Conjunto de d Proyectos que formalizan un plan estratégico Gestión de Portafolio: Es el proceso dinámico, mediante el cual la lista de proyectos activos es continuamente revisad da y actualizada. Tamaño del portafolio de proyectos: Proyectos que están en cartera y son viables de ejecutar PMO: Responsable de la administració ón del proceso de gestionar múltiples proyectos EPM: Un único portafolio de proyectos, un solo conjunto de prioridades, balance de cartera, balance de recursos, orienttada a la generación de mayor valor económico en la organización Antecedente es El 53% de los proyectos que se re ealizan fueron escogidos con criterios que obedecen a interesess personales 27% de las empresas encuestadas tienen una oficina de proyectos - PMO en sus organizaciones Fuente: CIOInsight Hay y valor en montar una PM MO? 66% de los proyectos ejecutados cumplieron c o estuvieron por debajo del presupuesto asignado. 87% de los proyectos cumplieron con c los objetivos Si PMO Sin PMO? El costo de los proyectos terminado os excede un 190% el presupuesto original. 16% de los proyectos se considera an exitosos y sólo tienen el 42% de la funcionalidad requerid da. Que nos os da au una a PMO? - Gestión de tiempos – Re eporte de horas -- Publicación de documen ntos del proyecto -- Análisis de resultados EV E -- Seguimiento a equipos d de trabajo -- Informes de avance -- Métricas -- Estándares - Arquitectura Emp presarial y PMO presarial Cobertura Emprresarial y PMO Gobierno Empresa arial y PMO Quiero una a PMO!! Cual es el allcance de la PMO? Gobierno y finanzas Servicios compaartidos Estandarización Desarrollo Organizacional Gestión del ccambio Mejoramiento de Procesos Como consttruir la PMO? Valoración estado o actual Sistemas de la compañía Herramientas Identifique brechas Visibilidad a Visibilidad a los proyectos Valoracion del esta ado actual: Qué podemos hacer? ebemos Qué de evitar? • Verificar el estado de los proyectos • Reuniones con interesados y y GP • Verificar proyectos proyectos estratégicos • Forzar una dología metod • Definirr reglas para lo os GP • Concentrarnos ntrarnos en los detalles 1m mes Entregables • Hallazgos • Análisis de las encuestas • Plan de mejoramiento • Propuesta de valor • Presentación ó de resultados Cierres de brechas:: Qué podemos hacer? • Mirar los proyectos en detalle • Gestión del portafolio de proyectos t • “apadrinar” proyectos • Reuniones de PMO • Service Desk ebemos Qué de eviitar? os • Proceso ejos comple • Constru i t d C t uir todo de inmediato • Definir servicios no neceesarios 6 me eses Entregables • Metodología de Gerencia de Proyectos Proyectos • Procedimiento de administración d i i t ió de la PMO • Service Desk • Plan de Comunicaciones Visibilidad a los proyectos: Qué podemos hacer? ebemos Qué de evitar? Entregables • Reúna información del estado estado de los de los proyectos • Verifique los servicios servicios creados • Entrenamiento • Gestión de los ó d l activos empresariales adquiridos • Mantener los vicios • Visibilidad dad negativva • Datos cconfusos o errad o errad dos • Interprretación • Proceso de administración de datos de datos • Metodología de Gestión de Proyectos • Equipo entrenado 5 me eses Herramientas: Qué podemos hacer? • Sistemas centralizados • Estandarice el almacenamiento • Acceso Web A W b Qué de ebemos eviitar? eguridad • Mala se o confia o confiaabilidad • Sistemaas compleejos o sofisticados Entregables • Gestión del portafolio de portafolio de proyectos • Gestión de recursos • Manejo de documentación • Publicación 4 – 6 meses Conexion a los siste emas internos: Qué podemos hacer? • Gestión de la PMO con la herramienta • Centralice la gestión de recursos • Conecte la PMO a los PMO a los sistemas contables, nómina Qué de ebemos evitar? • Processos complejos o poco s poco seguros s • Afectar negativvamente los pro ocesos interno os Entregables • Proceso de PMO gestionando el gestionando el portafolio de proyectos • PMO integrada a los procesos de la compañía p 6 meses Los servicioss de la PMO Por q que p puede fallar la implementación n de la PMO? 9 La PMO no definió su propuesta de valorr 9 La resistencia al cambio 9 Exceso de autoridad – Amenaza 9 La información que provee no es la requerida 9 La PMO no tiene apoyo de los Gerentes Funcionales 9 Se convirtió en una Project Managementt Overhead 9 La PMO está dedicada al micromanagem ment Te apoyan tus interesados, Clarice? ? (Stakeholders) PMThink Decisiones arbitrarias • Falta de liderazgo • Manipulación al portafolio • Incapacidad de apoyar los p y proyectos • Acción oportuna sobre los problemas • “El mayor m d desperdicio di i en lo os negocios g es hace er bien, las cosas incorrrectas” rrectas Henry Ford