La destrucción controlada incidirá únicamente sobre aquellos

INSTRUCCIONES DE CARA AL VACIADO DE DOCUMENTOS DE LOS DESPACHOS DE
PROFESORES QUE FINALIZAN SU RELACIÓN CON LA UNIVERSIDAD
Los profesores acumulan a lo largo de su estancia en la Universidad diversos tipos de
documentos que, coincidiendo con la marcha del profesor, deben ser retirados de los despachos
en los que se han conservado hasta ese momento.
En relación a estos documentos, pueden establecerse cuatro grandes grupos :
- Documentos personales. Son documentos que ha acumulado el profesor como consecuencia
de una actividad particular no relacionada directamente con su función universitaria, o
documentos producidos por la Universidad en los que el profesor tiene condición de interesado.
El profesor los retirará de su despacho en el momento de su marcha.
- Documentos correspondientes a la participación del profesor en la vida académica de la
Universidad y su labor investigadora. Son documentos que se han acumulado como
consecuencia de la participación del profesor en la vida académica y la investigación
universitaria, y pueden tener una tipología muy variada (tesis, convocatorias, actas de órganos
colegiados, traslados, horarios, programas, planes de estudio, proyectos de investigación,
catálogo de grupos, patentes, etc.). Tienen en común que son documentos cuyo original se
encuentra en otro contexto dentro de la Universidad. Estos documentos contienen datos de
carácter personal o información reservada, por lo que deben destruirse de manera controlada.
- Documentos característicos de la función docente de los profesores. Son los documentos
específicos de la función docente de los profesores. Esta categoría incluye los exámenes,
trabajos y fichas de alumnos. Tienen señalado un plazo de conservación de dos años,
transcurrido el cual deben ser destruidos de manera controlada. El profesor asegurará la
transmisión en la cadena de custodia de estos documentos en tanto no finalice su plazo de
conservación .
- Documentos de apoyo a la labor académica y de investigación. Estos documentos no
contienen datos de carácter personal ni información reservada. Incluyen las separatas, revistas,
duplicados o copias en general que no tienen datos de carácter personal ni contienen
información reservada. Serán retirados o eliminados directamente por el profesor antes de
abandonar su despacho.
La destrucción controlada incidirá únicamente sobre aquellos documentos que,
habiendo prescrito su plazo de conservación (dos años en el caso de exámenes,
trabajos y fichas de alumnos), contienen datos de carácter personal o información
reservada.
Los documentos que no contienen datos de carácter personal ni información reservada serán
retirados o eliminados por los profesores de su despacho al finalizar su estancia en la
Universidad.