Presentación de PowerPoint - Universidad Sergio Arboleda Bogotá
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Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión Documental 2 Fundamentación 23/09/2014 Gestión Documental 3 Normatividad Decreto 2609 diciembre de 2012 Reglamenta el titulo V de la ley 594 de 2000, referente a Gestión Documental. Resolución 381 de 2011 reglamento de archivo de la Universidad Sergio Arboleda 23/09/2014 Gestión Documental 6 Responsabilidad en la Gestión Documental Administración pública Entidades territoriales Entidades privadas que cumplen funciones públicas Servidores y empleados públicos Entidades del estado en las distintas ramas del poder Organismos regulados por la ley 594 de 2000 23/09/2014 Gestión Documental 7 Coordinación de la gestión documental. Los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces 23/09/2014 Gestión Documental 8 Comité Interno de Archivo Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Fuente: Luis Eduardo Peña Z. 23/09/2014 Gestión Documental 9 Gestión Documental Conceptos básicos Tipo documental Unidad documental Subserie Cuadro de clasificación documental Tabla de Retención documental Inventario documental 23/09/2014 Gestión Documental Serie Ciclo vital de los documentos 10 ¿Qué es la gestión documental? El conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Reglamento General de Archivos 23/09/2014 Gestión Documental 11 ¿Qué es un tipo documental? Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de tipos documentales un acta, un informe, un memorando, una factura, entre otros. 23/09/2014 Gestión Documental 12 Tipo documental 23/09/2014 Gestión Documental 13 ¿Qué es una unidad documental? Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo tipo documental o compleja cuando lo constituyen varios tipos documentales, formando un expediente. 23/09/2014 Gestión Documental 14 Unidad documental simple Acta 04 Acta 03 Acta 02 Acta 01 Actas Comité de Planeación 23/09/2014 Gestión Documental 15 Unidad documental compleja Evaluación del evento y acción de mejora Registro audiovisual o documental Requerimiento a proveedores Diseño y aprobación de la logística Presupuesto para la realización del evento Requerimiento Escuela o dependencia Eventos Académicos 23/09/2014 Gestión Documental 16 ¿Qué es una serie documental? Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias, Contratos, Actas, Informes. 23/09/2014 Gestión Documental 17 Series documentales 23/09/2014 Gestión Documental 18 ¿Qué es una subserie documental? Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. 23/09/2014 Gestión Documental 19 Subseries documentales 23/09/2014 Gestión Documental 20 SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL 23/09/2014 Gestión Documental 21 ¿Qué es un cuadro de clasificación documental (CCD)? Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación. 23/09/2014 Gestión Documental 22 Cuadro de Clasificación documental 23/09/2014 Gestión Documental 24 ¿Qué es tabla de retención documental? Listado de series con sus correspondientes tipos documentales producidos por las unidades administrativas de una entidad, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 23/09/2014 Gestión Documental 25 Tabla de retención documental 23/09/2014 Gestión Documental 26 ¿Qué es el inventario documental? Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. 23/09/2014 Gestión Documental 27 Inventario documental 23/09/2014 Gestión Documental 28 Ciclo vital de los documentos Las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final. 23/09/2014 Gestión Documental 29 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN Documentación Activa ARCHIVO CENTRAL Documentación Semi-activa Valores Primarios ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Valorada y conservada Valores secundarios Histórico Cultural Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Investigación Científico Gestión Documental 30 Taller 1 23/09/2014 Gestión Documental 31 Gestión Documental 23/09/2014 Gestión Documental 34 La gestión documental. Aplica para cualquier tipo de Información producida y/o recibida por una entidad… 23/09/2014 Gestión Documental 35 Tipos de información a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. g. Portales, Intranet y Extranet. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). 23/09/2014 k. Uso de tecnologías en la nube. Gestión Documental 36 Procesos de la gestión documental. Planeación Producción Transferencia 23/09/2014 Gestión y trámite Organización Disposición de documentos Preservación de largo plazo Gestión Documental Valoración 37 Instrumentos archivísticos para la gestión documental. a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos (PINAR). 23/09/2014 e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales Decreto 2609 de 2012 artículo 8°. Gestión Documental h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. 39 Elaboración de la TRD 1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. 2. Análisis e interpretación de la información recolectada 3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. 4. Aplicación 5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. 23/09/2014 Gestión Documental 40 Aprobación de la TRD 1. Presentación de la propuesta de TRD al Comité de Archivo institucional. 2. El Comité de Archivo institucional es de gran importancia para el proceso de elaboración y presentación de las TRD. 3. Entregar las TRD -a cada integrante del Comité de Archivo. 23/09/2014 Gestión Documental 41 Eliminación de documentos La sustentación de eliminación documental debe hacerse por escrito, mencionando la normatividad que señala: 1. la pérdida de valor de los documentos, 2. el hecho de que existe copia en otra serie documental y oficina, 3. la compilación de la información en otra serie, 4. o la intrascendencia de la información (sin valor alguno) para la historia, siempre debe señalarse el por qué de dicha determinación. 23/09/2014 Gestión Documental 42 Taller 2 23/09/2014 Gestión Documental 45 Organización de archivos 23/09/2014 Gestión Documental 46 Organización de archivos ORGANIZACIÓN Comprende Clasificación Descripción Ordenación Para • Localización y consulta de los documentos • Conservación de los documentos 23/09/2014 Gestión Documental 47 Clasificación Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. 23/09/2014 Gestión Documental 48 23/09/2014 Gestión Documental 49 23/09/2014 Gestión Documental 50 Clasificación Letras ABCD A23D C4B1 Secciones de datos Números 1234 Fondo de datos 23/09/2014 Gestión Documental 52 Principio de procedencia • Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 23/09/2014 Gestión Documental 53 Aplicación del Principio de procedencia • Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos. • Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora. • Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia. 23/09/2014 Gestión Documental 54 Ventajas con la aplicación del Principio de procedencia • Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales. • Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera. • Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer. 23/09/2014 Gestión Documental 55 Ordenación Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. 23/09/2014 Gestión Documental 56 Sistemas de Ordenación 1. Numéricos: simple o cronológico. 2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático. 3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. 23/09/2014 Gestión Documental 57 Sistemas de Ordenación 1. Numéricos: simple, ordinal o cronológico. 2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático. 3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. 23/09/2014 Gestión Documental 59 Principio de Orden Original Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. 23/09/2014 Gestión Documental 60 Causas por la cual el Orden Original se pierde No siempre se ha respetado este principio en el transito administrativo , surgiendo de esta manera una fatal perdida de la razón final de ser de los archivo, el orden. 23/09/2014 Gestión Documental 61 Causas por la cual el Orden Original se pierde Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de Documentos, mal manejo de copias). 23/09/2014 Gestión Documental 62 Causas por la cual el Orden Original se pierde Desconocer el trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión el que indica (y obliga) el orden debido. 23/09/2014 Gestión Documental 63 Causas por la cual el Orden Original se pierde Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series). 23/09/2014 Gestión Documental 64 Causas por la cual el Orden Original se pierde Agrupaciones por tipos documentales: (Solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia enviada, facturas, constancias). 23/09/2014 Gestión Documental 65 Causas por la cual el Orden Original se pierde Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación. 23/09/2014 Gestión Documental 66 Expediente Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. 23/09/2014 Gestión Documental 67 Expediente Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente. 23/09/2014 Gestión Documental 68 Ordenación de expedientes • El primer documento será aquel que le ha dado origen (mas antiguo) posteriormente se irán añadiendo mas documentos hasta el que concluye el tramite (mas reciente). • No se tendrán en cuenta las fechas de los anexos de los documentos principales. • No es correcto abrir unidades de conservación bajo el nombre de Correspondencia recibida o despachada. 23/09/2014 Gestión Documental 69 Expediente Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente. 23/09/2014 Gestión Documental 70 Foliación Consiste en dar un número consecutivo 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. 23/09/2014 Gestión Documental 71 Paso a paso en la foliación • Debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación estén perfectamente ordenadas. • Analizar si los documentos responden al trámite, y depurar. • La foliación se transcribirá en el borde superior derecho del folio a nivel de lectura. • Tener cuidado de no repetir o de omitir números. • Si existe otra foliación esta se anulará con una línea diagonal (/). • En caso de expedientes que su contenido este en mas de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera. 23/09/2014 Gestión Documental 72 Descripción Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación. 23/09/2014 Gestión Documental 73 Descripción La identificación bien sea de las carpetas o de las cajas de archivos son una pequeña descripción de la información contenida. 23/09/2014 Gestión Documental 74 Carpetas de archivo 23/09/2014 Gestión Documental 75 Taller 3 23/09/2014 Gestión Documental 76 Contacto: Jairo Sánchez Quintero PhD [email protected] Asesor y Director Calidad Celular: 3145884850 Diana Carvajal Martínez [email protected] Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad Celular: 3214872410 Teléfono: 4305056 ext. 112 Sugey Patricia Rodriguez Rincón [email protected] Practicante Gestión de la Calidad Celular: 301 673 8189 Teléfono: 4305056 ext. 112 23/09/2014 Gestión Documental 78
