Saint Gabriel Catholic School Tuition and Fee Policy

Saint Gall Catholic School
5515 South Sawyer Avenue
Chicago, IL 60629
Phone: 773-737-3454
Fax: 773-737-5592
www.stgallschool.com
Tuition & Fee Policy: 2016 - 2017 (revised 01/12/16)
The operation of Saint Gall Catholic School is primarily tuition driven; therefore, parental commitments to their
tuition and fee obligations are crucial to the school’s continued operation and vitality. The tuition and fees for Saint
Gall Catholic School are examined and determined annually by the school administration and the Office of Catholic
Schools. As it is the responsibility of the Principal to ensure that adequate financial resources are available for the
school, tuition is determined each year based upon the funding needed to operate the school. Affordability for
families is also a significant consideration.
For this school year, tuition and fee revenues cover approximately seventy-five percent of the school’s budgeted
operating income. Thus, the additional revenue needed to fund the other twenty-five percent must come through
fundraising, donations, and grants.
The following policies are in effect for tuition and fees:
Fees
All registration fee balances need to be satisfied on or before August 18, 2016. If balances exist as of this date, the
school will contact families to discuss payment and/or to make provisions to roll fee balances into their tuition
account with FACTS. With this type of an arrangement, fees can be paid over time in accordance with the tuition
payment schedule.
Tuition Payment
There are three basic payment options to make tuition payments. All tuition payments are received and processed
through FACTS, a tuition management service. FACTS is the contracted provider Saint Gall Catholic School uses
for administering its tuition program. The tuition plans are as follows:
1. Monthly Payments – (11 or 10 payments) – Monthly payments are due on a monthly day of your choosing
beginning in July and ending in May.
2. Quarterly Payments (Four Payments) – Quarterly payments are due on or before the 15th of the month
beginning in July and continuing in October, January, and ending in April. Administration approval is
necessary to use this option.
3. Full Payment (One Payment) – The entire Tuition is paid on or before August 18, 2016.
Late Payments
All families are responsible for satisfying their tuition obligation to Saint Gall Catholic School on a timely basis. All
payments are due on the date as indicated on the FACTS enrollment form. If payments are not received by the date
due, a late fee of $30.00 will be assessed by FACTS.
It is the family’s responsibility to notify the principal if special circumstances arise thus making it difficult to meet
tuition and fee obligations. Special arrangements and/or adjustments to the family’s original payment agreement
may sometimes be required. Alternative financial arrangements must be made in writing by the family and agreed to
by the principal prior to implementation.
Tuition Delinquency
Unless prior arrangements are made with the principal, the following consequences will be imposed should your
tuition account with Saint Gall Catholic School become one month or more in arrears:
 Student report card will be held in the office.
If accounts are 60 days or greater in arrears, the following actions will be taken:
 Student will be removed or restricted from all extracurricular activities such as class trips, sports or club
activities.
 School attendance will be interrupted whereby parents/guardians will be required to keep their child(ren) at
home until all financial obligations are paid-in-full and tuition and any other financial obligations (fees
and/or fundraising obligations) are made current.
Should a family wish to transfer their child to another school due to financial delinquencies, no official school
records will be released until all outstanding financial obligations are satisfied. Furthermore, all textbooks and any
other items belonging to the school must be returned to the school before records will be released.
Should tuition be delinquent after March 15, 2017, regardless if special arrangements had been made, all of the
consequences listed above will be imposed.
Eighth Grade Delinquent Tuition and Fees
Eighth grade students with tuition or fees delinquent after April 1, 2017 will be denied participation in all eighth
grade graduation activities and ceremonies. In addition, volunteer hours and family fundraising obligation of
$350.00 for all eighth grade students must be completed by April 1, 2017 as well.
Registration Fee
Both new and returning students will be required to pay a non-refundable registration fee of $175. Returning
students must complete and return the registration form to the school office along with the registration fee to
reserve your child’s spot for the following year. If the school does not have the registration form and the fee, the
student is not considered enrolled for the following year. Parents, guardians or persons responsible for the payment
of tuition are required to sign the form. All fees are non-refundable. Fees must be paid prior to August 18, 2016.
Late Registrations
Families registering between August 18, 2016 and August 31, 2016 are subject to full-year tuition rates. Those who
register after August 31, 2016 shall have tuition prorated over the number of school days they will be attending
according to a formula established by the Administration.
Fundraising Obligation
As tuition does not cover the full cost to educate a child at Saint Gall Catholic School, each school family is
required to raise $350.00 through fundraising initiatives. $175.00 must be raised by January 2, 2017 and the
remaining amount must be raised by May 1, 2017. Families will be invoiced for the remaining amount not raised.
Volunteer Hours Obligation
All families may perform 20 hours of volunteer work for the school in lieu of $100 of their fundraising obligation.
Refund Policy
For students who withdraw from Saint Gall Catholic School, tuition refunds will be issued on a monthly basis. If a
student withdraws prior to the first day of school, and if tuition had been paid-in-full, the entire tuition amount paid
will be refunded. Tuition is required for any month in which a student is in attendance regardless of the number of
days. Refunds of any previously paid tuition will be issued only for those months there was no attendance
providing an official request for transfer or withdrawal has been received.
Tuition Assistance & Grants
Saint Gall Catholic School has a limited amount of funding to offer financial aid to qualified students whose families
demonstrate financial need. A student/family must be in good academic and disciplinary standing to be considered
for assistance. A family’s past track record of raising funds and volunteering for the school above and beyond the
mandatory 20 hours will also be considered when awarding financial aid. Note: A completed application does not
automatically qualify a family for financial aid nor does it guarantee an award will be given.
For the 2016 – 2017 school year, interested families are to complete the on-line FACTS Grant & Aid Assessment to
be considered for financial assistance should any funds be available. At the direction of the Principal, a Big
Shoulders Fund (BSF) Common Application should also be completed should any BSF monies become available.
Regardless, all applications must be completed by April 15, 2016.
Recipients of Caritas Scholarships, if deemed eligible by the School Principal, must complete a Caritas Scholar
Application by March 15, 2016.
After a review and evaluation of all applicants is completed, a report will be generated indicating eligibility and
allocation award amounts, if any funds are available. If a family is to receive financial assistance, they will be
notified by the school as to the terms. If a family agrees to accept financial aid, they will be required to perform
additional fundraising and/or service hours based upon an algorithm determined by the principal and the business
office.
Note that students/families accounts with past due financial obligations from previous school years will not be
considered financial aid should any funds exist, until their account is made current. In addition, if a financial
assistance award has been granted to a family, that award may be revoked or will otherwise not be awarded should
any tuition and/or fees become past due.
At times financial aid is awarded to families based upon need and available funds. If at any time, it is determined that a family openly
discusses with and divulges their financial aid arrangement with another family, said family will have their financial aid completely
revoked, thus making them liable for full tuition and fees for the school year.
Carry Over Tuition
Carrying over a tuition balance is not preferred and highly discouraged. If there is balance of tuition, fundraising
obligation and/or volunteer hours from the 2015 - 2016 school year, the balance(s) must be paid in full by August 1,
2016, before a student is allowed to participate in the 2016 – 2017 school year.
I/We have read this agreement and clearly acknowledge Saint Gall Catholic School’s Tuition and Fee Policy and are
in agreement with all terms outlined in this agreement.
Agreement Confirmed:
Parent/Guardian
School Official
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Date Signed ____________________
Date Signed ________________
Saint Gall Catholic School
5515 South Sawyer Avenue
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Fax: 773-737-5592
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Póliza de la Colegiatura y Cuotas: 2016 - 2017 (revisado 12 de enero del 2016)
El funcionamiento de la Escuela Católica de San Gall es principalmente impulsado por la colegiatura. Por lo tanto,
los compromisos de los padres a sus obligaciones de la colegiatura y las cuotas son cruciales para el funcionamiento
continuo y la vitalidad de la escuela. La colegiatura y las cuotas de la Escuela Católica San Gall son examinadas y
determinadas anualmente por la administración y la Oficina de Escuelas Católicas. Ya que es la responsabilidad del
director asegurar que los recursos económicos adecuados para la escuela estén disponibles, la colegiatura es
determinado cada año base a los fondos necesarios para operar la escuela. El Costo accesible para las familias es
también una consideración importante.
Para este año escolar, la colegiatura y las cuotas de ingresos cubren aproximadamente el setenta y cinco por ciento
de los ingresos de operación presupuestados de la escuela. Por lo tanto, los ingresos adicionales necesarios para
financiar el otro veinticinco por ciento deben venir a través de recaudación de fondos, donaciones y subvenciones.
Las siguientes pólizas están en vigor para la colegiatura y cuotas:
Cuotas:
Todo saldo de la cuota de inscripción tienen que ser saldado en o antes del 18 de agosto del 2016. Si existen saldos
a partir de esta fecha, la escuela se pondrá en contacto con las familias para discutir el pago y/o para hacer
provisiones para incluir el balance de la cuota en su cuenta de colegiatura con FACTS. Con este tipo de acuerdo, el
pago puede hacerse a través del tiempo de, acuerdo con el calendario de pagos de la colegiatura.
El Pago de la Colegiatura
Hay tres opciones básicas de pagos para hacer los pagos de la colegiatura. Todos los pagos de la colegiatura se
reciben y se procesan a través de FACTS, un servicio de administración de la colegiatura. FACTS es el proveedor
contratado por la Escuela Católica de San Gall y que se utiliza para la administración de su programa de matrícula.
Los planes de colegiatura son los siguientes:
1. Los Pagos Mensuales – (11 o 10 Pagos) – Los pagos mensuales se deben en un día mensual de su elección a
partir de julio y termina en mayo.
2. Los Pagos Cuatrimestres (Cuatro Pagos) – Los pagos cuatrimestres vencen en o antes del día 15 del mes a
partir de julio y continuado en octubre, enero y termina en abril. La aprobación de la Administración es
necesario para el uso de esta opción.
3. El pago completo (Un Solo Pago) – Toda la colegiatura se paga a lo más tarde en o antes del 18 de agosto
2016.
Retrasos en los Pagos
Todas las familias son responsables de cumplir con su obligación de la colegiatura para la Escuela Católica de San
Gall a su debido tiempo. Todos los pagos se deben de hacer en la fecha indicada en el formulario de inscripción de
FACTS. Si los pagos no son recibidos por fecha de vencimiento, un cargo de $30.00 será añadido por FACTS.
Si llega surgir circunstancias especiales y se le hace difícil cumplir con las obligaciones de la colegiatura y cuotas es
la responsabilidad de la familia de notificar al director. Arreglos y / o ajustes especiales a un acuerdo de pago
original de la familia a veces pueden ser necesarios. Arreglos financieros alternativos deben ser hechos por escrito
por la familia y aprobado por el director antes de su implementación.
Infracción de la Colegiatura
A menos que se hagan arreglos previos con el director, las siguientes consecuencias serán impuestas si su cuenta de
colegiatura con la Escuela Católica San Gall se atrase uno o más meses:
 La boleta de calificaciones del estudiante será detenida en la oficina.
Si las cuentas están atrasadas 60 días o más, las siguientes medidas se llevarán a cabo:
 El estudiante será retirado o restringido de todas las actividades extracurriculares, tales como viajes del salón,
deportes o actividades del club.
 La asistencia escolar se verá interrumpido por el cual se requiere que los padres / tutores mantener su hijo(a)
en casa hasta que todas las obligaciones financieras se paguen en su total y la colegiatura y cualquier otro
obligación (cuotas y / o recaudación de fondos) estén al día.
Si alguna familia desea transferir a su hijo a otra escuela debido a pagos atrasados, no habrá entrega de registros
oficiales de la escuela hasta que todas las obligaciones financieras pendientes estén al corriente. Además, todos los
libros de texto y otros elementos que pertenecen a la escuela deben ser devueltos a la escuela antes de que se le
entreguen los registros.
En caso de que la colegiatura está atrasada el 15 de marzo del 2017, sin tomar en cuenta si se han hecho arreglos
especiales, se les impondrá todas las consecuencias mencionadas anteriormente.
Octavo Grado Colegiatura y Cuotas Atrasadas
Alumnos de Octavo grado con colegiatura y cuotas atrasados después del 1 de abril, 2017 serán negados
participación en todas las actividades y ceremonias de graduación de octavo grado. Además, horas de trabajo
voluntario y obligación de recaudación de fondos de la familia de $350.00 de todos los estudiantes de octavo grado
deben ser completados el 1ero de abril del 2017 como consecuencia también
Cuota de Inscripción
Se requiere que ambos alumnos nuevos y reingresados paguen la cuota de inscripción no reembolsable de $175.00
Los estudiantes que regresan deben completar y enviar el formulario de inscripción a la oficina de la escuela junto
con la cuota de inscripción para reservar un lugar de su hijo para el año siguiente. Si la escuela no tiene el formulario
de inscripción y la cuota, el estudiante no se considera inscrito para el año siguiente. Los padres, tutores o
responsables del pago de la colegiatura, necesitan firmar el formulario. Todas las tarifas son no-reembolsables. Los
honorarios deben ser pagados antes del 18 de agosto del 2016.
Inscripciones Atrasadas
Las familias inscribiéndose entre el 18 de agosto del 2016 y 31 de agosto del 2016 están sujetos a los cobros de la
colegiatura de todo el año. Aquellos que se registren a partir del 31 de agosto de 2016 tendrán la colegiatura
prorrateada entre el número de días de clase que van a asistir de acuerdo al fórmula establecida por la
Administración.
Obligación de Recaudación de Fondos
Ya que la colegiatura no cubre el costo total para educar a un niño en la Escuela Católica de San Gall se requiere que
cada familia de la escuela recaude $350.00 a través de iniciativas de recaudación de fondos. $175.00 tendrá que
haber sido recaudado para el 2 de enero y el balance recaudado para el 1 de mayo de 2017. Las familias serán
facturadas por la cantidad restante que no se haya recaudado.
Horas de Trabajo Voluntario Obligatorias
Todas las familias pueden hacer 20 horas de horas voluntarias para la escuela en lugar de $100 de su obligación de
recaudación de fondos.
Póliza de Reembolso
Para los estudiantes que se retiran de la Escuela Católica de San Gall, reembolsos de la colegiatura serán emitidos
sobre una base mensual. Si el alumno se retira antes del primer día de clases y si la colegiatura había sido pagada en
su totalidad, la totalidad de la colegiatura pagada será reembolsada. Se requiere la colegiatura para cualquier mes en
el que un estudiante está en asistencia independiente de la cantidad de días. Los rembolsos de cualquier colegiatura
pagada anteriormente serán proporcionaros solo para los meses que no asistieron y que han proporcionado una
solicitud oficial para la transferencia o la retirada ha sido recibido.
Asistencia de Colegiatura y Subvenciones
La Escuela Católica de San Gall tiene una cantidad limitada de fondos para ofrecer ayuda financiera a estudiantes
calificados cuyas familias demuestran necesidad financiera. Un estudiante/ familia debe estar en buen rendimiento
académico y disciplinario para ser considerado para recibir asistencia. También se tomara en cuenta para brindar
ayuda financiera, el historial de recaudación de fondos, horas de trabajo voluntarias hechas si se ha hecho más de
las 20 horas requeridas por familia. Nota: El hecho que se llene la solicitud completa no significa que
automáticamente la familia va a calificar para ayuda financiera ni garantiza que se le darán la ayuda.
Para el año escolar 2016 – 2017, familias interesadas deben completar la solicitud de FACTS Subvención y
Evaluación de Ayuda en línea para poder ser considerados para la ayuda financiera si llega haber fondos
disponibles. Bajo la dirección del director, una solicitud común de Big Shoulder Fund (BSF) debe ser completado si
se dispusiera de cualquier cantidad de dinero de BSF. En cualquier caso, todas las aplicaciones deben ser
completadas el 15 de abril de 2016
Los beneficiarios de las Becas de Caritas, si se considera elegible por el director de la escuela, debe completar una
solicitud Académico Caritas para el 15 de marzo del 2016.
Después de que se complete una revisión y evaluación de todos los solicitantes, se generara un informe que indica
elegibilidad y de concesión de asignación de cantidades, si los fondos están disponibles. Si una familia es otorgado
asistencia financiera, la familia será notificara por la escuela de los términos. Si la familia está de acuerdo de aceptar
la ayuda financiera, estarán obligados de realizar recaudación de fondos y / o horas de servicio adicionales basados
en un algoritmo determinado por el director y la oficina de negocios.
Tenga en cuenta que los estudiantes / familias con cuentas atrasadas de años anteriores no serán considerados para
ayuda financiera si es que existan fondos, hasta que su cuenta este al día. Además, si es otorgado ayuda financiera a
la familia, esa ayuda puede ser revocado o de otra manera no se será concedido si la colegiatura y /o cuotas se
atrasan.
A veces la ayuda financiera se concede a las familias sobre la base de las necesidades y fondos disponibles. Si en cualquier momento, se
determina que una familia discute abiertamente con y divulga su disposición ayuda financiera con otra familia, tal familia tendrá su
ayuda financiera revocada completamente lo que los hará responsables de la colegiatura y cuotas en total para el año escolar.
Traspaso de la Colegiatura
Acumulación de un saldo en la colegiatura no es preferencial y no es aconsejable: Si hay un saldo de la colegiatura,
o recaudación de fondos y/o horas de servicio del año escolar 2015-2016, el saldo(s) deben ser pagados en su
totalidad el 1ero de agosto del 2016, antes de que se le permita al estudiante, participar en el año escolar 2016-2017.
Yo/ nosotros hemos leído este acuerdo y claramente reconozco la Póliza de la Colegiatura y Cuotas de la Escuela
Católica de San Gall y estamos de acuerdo con todos los términos descritos en este acuerdo.
Arreglo Confirmado:
Padre/Tutor
Oficial Escolar
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Fecha Firmada ____________________
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