Metodología para la evaluación del desempeño del personal

Metodología para la Evaluación del
Desempeño del Personal de nivel operativo
del INIFAP 2013
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Coordinación de Administración y Sistemas
Dirección de Desarrollo Humano y
Profesionalización
Metodología para la Evaluación del
Desempeño del personal de nivel
operativo del INIFAP 2013
Mayo 2013
Metodología para la Evaluación del
Desempeño del Personal de nivel operativo
del INIFAP 2013
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El contexto general de la Evaluación del Desempeño
La evaluación del desempeño en las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, como es el caso del INIFAP, es un método
a través del cual se lleva a cabo la medición, tanto individual como
colectiva y de manera cualitativa y cuantitativa, del cumplimiento de las
funciones y actividades asignadas a los servidores públicos, de acuerdo
con el puesto que ocupan y considerando sus competencias
(conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes, valores, motivaciones,
etc.).
Mediciòn del
cumplimiento
de metas
individuales y
colectivas
Evaluaciòn
del
Desempeño
Mediciòn de
aspectos
cualitativos y
cuantitativos
Características de la Evaluación del Desempeño
De acuerdo con las diversas disposiciones en la materia, establecidas por
la Secretaría de la Función Pública, principalmente, las características que
deben tener los sistemas de evaluación del desempeño son:
•
•
•
Que sean sencillos y con metas e indicadores
susceptibles de medir
Deben ser conocidos por los servidores públicos
Deben orientarse a la mejora continua
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Desempeño del Personal de nivel operativo
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Para llevar a cabo la evaluación del desempeño es necesario que las
metas institucionales se desplieguen en metas individuales para cada uno
de los servidores públicos.
En este sentido, la evaluación del desempeño considera:
I.
II.
Cumplimiento de metas individuales
Cumplimiento de metas colectivas por unidad administrativa
Objetivos de la Evaluación del Desempeño en la APF
La Secretaría de la Función Pública formuló el Manual Administrativo de
Aplicación General en Materia de Recursos Humanos y Organización, que
fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio del 2010 y
reformado el 29 de agosto de 2011.
El Manual es de observancia general para todas las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal.
En este Manual se establece que el objetivo de la Evaluación del
Desempeño consiste en:
Medir el rendimiento de los servidores públicos en su puesto, a
través de un grupo de indicadores previamente definidos para
un periodo de evaluación determinado.
Procedimiento para la Evaluación del Desempeño
El procedimiento que se determina en el Manual señalado para llevar a
cabo la evaluación del desempeño, comprende las siguientes actividades:
Responsable
Superior
jerárquico
Actividades
1. Establece las metas de desempeño
conjuntamente con el servidor público, de
conformidad con las Disposiciones.
2. Registra, documenta o identifica el
avance de cumplimiento de las metas.
Medio por el que se
realiza la actividad
Entrevista.
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DGRH
3. Realiza la evaluación anual del
desempeño y retroalimenta al servidor
público a través de entrevista.
4. Suscribe reporte de la evaluación y
recaba firma del servidor público en la
misma,
distribuyendo
las
copias
correspondientes
conforme
a
las
Disposiciones.
5. Integra reportes de evaluación de los
servidores públicos en sus expedientes y
reporta
a
la
SFP
los
resultados
correspondientes.
Entrevista.
Reportes de
evaluación
Reportes de
Evaluación.
Expediente de
personal.
Mecanismo que al
efecto determine la
SFP.
Beneficios de la Evaluación del Desempeño
La Evaluación del Desempeño tiene beneficios para todos los involucrados:
Institución
Evaluado

Evaluador
Beneficios para la institución:
o Facilita la focalización de los resultados importantes para la institución.
o Permite contar con perspectivas de mediano y largo plazo sobre la
orientación del rumbo institucional.
o Contribuye a la detección de necesidades de capacitación.
o Identifica medidas y disposiciones orientadas a mejorar el patrón de
comportamiento definido para las capacidades y requerimientos de
cada uno de los grupos jerárquicos.
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Desempeño del Personal de nivel operativo
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o Fomenta la mejora de resultados contribuyendo a propiciar un clima
laboral de productividad.
o En caso de reacomodo de puestos, permite ubicar al personal en
puestos o cargos compatibles con sus competencias.
o Se puede utilizar como base para realizar las promociones y/o ascensos

Beneficios para el evaluador:
o Facilita la orientación del desempeño de sus colaboradores hacia el
cumplimiento de metas relevantes y que contribuyan a alcanzar los
objetivos del área a su cargo.
o Contribuye a proponer medidas y disposiciones orientadas a mejorar el
estándar de desempeño de sus colaboradores.
o Permite tener un mecanismo para el seguimiento del desempeño de
sus colaboradores que le ayude a diagnosticar los problemas que
pudieran presentarse en el cumplimiento de las metas asignadas, para
en su caso, tomar las medidas correspondientes.
o Permite identificar las fortalezas y debilidades de sus colaboradores,
para asignar adecuadamente las tareas con base en ello, así como
llevar un registro de sus resultados históricos para apoyar y dar un
seguimiento a su evolución y desarrollo.

Beneficios para el evaluado:
o Le ayuda a identificar los comportamientos que la organización
reconoce como aceptables y necesarios de su trabajo.
o Le permite enfocarse en lo que es relevante para su área y preparar
planes de acción para alcanzar las metas que le son encomendadas.
o Le permite realizar la autoevaluación sobre su desempeño y las áreas
en las que requiere mejorar.
Evaluación del Desempeño del personal de nivel operativo del INIFAP
En el marco del contexto general de la evaluación del desempeño en las
organizaciones del sector público, y considerando lo establecido en las
Condiciones Generales de Trabajo SAGARPA-SNTSAGARPA vigentes, se
llevará a cabo la Evaluación del Desempeño del personal de nivel
operativo del INIFAP 2013.
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operativo del INIFAP
Objetivo
Promover la eficiencia, eficacia y productividad del personal operativo de
base y de confianza del INIFAP, mediante la identificación de áreas de
oportunidad y el desarrollo de acciones de mejora, a partir del análisis de
su desempeño en el logro de los objetivos y metas institucionales.
Personal al que aplica la Evaluación del Desempeño
Aplica para todo el personal de nivel operativo de base y de confianza del
INIFAP.
Estrategia para la definición de metas del personal operativo
La estrategia para definir metas individuales e indicadores de desempeño
del personal operativo, tiene como base el análisis de las funciones
sustantivas y administrativas que se realizan en cada una de las áreas de
trabajo del INIFAP a nivel nacional.
La estrategia considera lo siguiente:
1. La identificación de metas de desempeño por área es la base para
identificar las metas de desempeño individuales del personal de nivel
operativo.
2. Por la naturaleza del trabajo del personal de nivel operativo que
dificulta la identificación de metas individuales, la definición de las
metas para la evaluación del desempeño se realizará considerando:

Las funciones genéricas de cada área a nivel de Jefatura de
Departamento en Oficinas Centrales, CIR’s y CENID’s y a nivel
de Jefatura de Campo Experimental en los Campos
Experimentales del Instituto.

En la medida de lo posible también se considerarán las
funciones relevantes de cada puesto tipo, para definir la
cuantificación requerida para determinar metas.
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Toda meta debe estar cuantificada en
números absolutos o en porcentajes.
Algunos ejemplos de metas son:



Atender el 100% de los trámites que se le asignen.
Brindar orientación sobre trámites y servicios del área de
manera eficiente y eficaz al 100% de los usuarios internos y
externos que lo soliciten.
Supervisar los 12 informes mensuales que se elaboren para el
seguimiento del programa de investigación.
3. Las metas de desempeño se acordarán conjuntamente entre el
personal operativo y su jefe inmediato (Jefe de Departamento como
mínimo). Ambos participantes son responsables de que la definición
de metas individuales de desempeño sea adecuada y pertinente.
Identificación de metas
de desempeño del
área
Definición de metas de
desempeño por Puesto
Tipo y/o por funciones
genéricas del área.
Definición de los metas
individuales de
desempeño
Como ya se comentó, la Metodología se basa en la medición cuantitativa
y cualitativa de metas considerando las competencias del personal en el
desempeño del puesto que ocupa en la organización.
Las metas se establecerán considerando el siguiente despliegue:
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INIFAP
Metas
Unidad
Administrativa
Metas
Personal
Operativo
Metas
El alineamiento debe establecerse a partir de las metas del Instituto,
desagregando posteriormente a nivel de las diversas unidades
administrativas, y finalmente definir las metas para el personal de nivel
operativo del INIFAP.
Características relevantes del proceso de Evaluación del Desempeño
Responsables de la Evaluación del Desempeño en el INIFAP
Las responsabilidades en el proceso de Evaluación del Desempeño estarán
asignadas conforme a lo siguiente:

La Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización tendrá las
siguientes responsabilidades:
o Coordinar el proceso de Evaluación del Desempeño del personal
operativo del INIFAP.
o Proponer el método que se utilizará para la evaluación del desempeño.
o Desarrollar el procedimiento para el cálculo, control y registro de los
resultados obtenidos por los evaluados.
o Comunicar a las Unidades Administrativas del Instituto los periodos en
que se definirán las metas y se aplicará la evaluación de desempeño,
así como los resultados de las evaluaciones de desempeño.
o Concentrar, integrar e informar a los responsables de cada área en
Oficinas Centrales y en CIR’s y CENID´s, las metas autorizadas y los
resultados de las evaluaciones de desempeño del personal operativo.
o Llevar el registro histórico de las evaluaciones del desempeño del
personal del INIFAP.
o Asesorar a las Unidades Administrativas respecto al proceso de
evaluación de desempeño.
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
Los Titulares de las Unidades Administrativas y Directores de Área en
Oficinas Centrales; así como los Directores de CIR’s y de CENID’s y los
Jefes de Campos Experimentales, a través de los Directores de
Administración y de los Jefes de Departamento de Administración en el
ámbito de sus competencias, tendrán las siguientes responsabilidades:
o Establecer las metas de desempeño de la Unidad Administrativa a su
cargo y hacerlas del conocimiento al interior de la misma.
o Validar las metas de desempeño del personal de nivel operativo del
área respectiva, previa elaboración y revisión por parte de los Jefes
inmediatos del personal evaluado.
o Integrar los documentos que contengan el establecimiento de las
metas, así como los correspondientes a los resultados las mismas, del
personal a su cargo.

Los Jefes inmediatos del personal evaluado (como mínimo a nivel de
Jefe de Departamento) tendrán las siguientes responsabilidades:
o Establecer de común acuerdo con el personal a evaluar las metas
para medir su desempeño laboral.
o Registrar, documentar e identificar el avance de cumplimiento de las
metas de sus evaluados.
o Establecer diálogos de desarrollo con el personal que le reporta
directamente.
o Suscribir junto con el personal evaluado los documentos relativos al
establecimiento de las metas, así como los correspondientes a los
resultados de las mismas.

El personal operativo evaluado tendrá las siguientes responsabilidades:
o Establecer de común acuerdo con su jefe inmediato las metas para
medir su desempeño laboral.
o Suscribir junto con su jefe inmediato, los documentos relativos al
establecimiento de las metas, así como los correspondientes a los
resultados de las mismas.
o Acreditar el avance y cumplimiento de las metas.
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Actividades para la evaluación del desempeño
1
Definición de Metas
Individuales
2
3
Aplicación de la
Evaluación del
Desempeño
Análisis e Informe
de Resultados
Actividades
1. Definición de
Metas Individuales
2. Aplicación de la
Evaluación del
Desempeño
3. Análisis e Informe
de Resultados
MayoJunio
24 de
mayo-7
de junio
Octubre
Noviembre
Por definir
Por definir
Nota:
Entre los meses de junio y octubre la Dirección de Desarrollo Humano y
Profesionalización, realizará el análisis y la retroalimentación, respecto a las
metas individuales de desempeño definidas.
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Cédula de Evaluación del Desempeño 2013:
La Cédula de Evaluación del Desempeño 2013 que se encuentra en el
Anexo de esta Metodología, consta de dos componentes:
I.
II.
metas de desempeño y
factores de actuación profesional.
El componente de Metas de Desempeño califica los aspectos cuantitativos
de eficiencia y eficacia. Responde al ¿qué hace?
El componente de Factores de actuación profesional califica los aspectos
cualitativos, es decir la calidad. Responde al ¿cómo lo hace?
En el caso del INIFAP los 2 componentes del desempeño son de gran
relevancia, considerando que es tan importante cumplir con las metas,
como realizar el trabajo con calidad.
I.
Metas de desempeño: Las metas son la expresión concreta y
cuantificable de los objetivos que se pretenden alcanzar en el 2013
Las metas deberán implicar un desafío para su logro y a la vez deberán
ser realistas, observables y mesurables.
Las metas deberán establecerse de común acuerdo entre el evaluador
y el evaluado, y se recomienda identificar de 2 a 3 metas para el
personal de nivel operativo.
Las metas deberán definirse considerando lo siguiente:
a) La identificación de las metas de desempeño individual del personal
operativo de cada área, deberá tener como base el Mandato, los
objetivos y los indicadores de desempeño institucionales establecidos
en los programas anuales de actividades, los planes estratégicos y en el
propio Convenio de Administración por Resultados del INIFAP; así como
las funciones y actividades relevantes del área de trabajo en donde se
encuentra adscrita la persona a evaluar.
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b) En la medida de lo posible y cuando así se requiera deberán
incorporarse a las metas, elementos y características orientadas a la
innovación y creatividad de las actividades que realiza el personal
evaluado.
c) Describir la meta utilizando un verbo de acción en infinitivo,
estableciendo el resultado que se pretende alcanzar así como su
unidad de medida en términos de: cantidad, tiempo, calidad, costo o
cualquier combinación de estos, de manera concreta y precisa.
d) En la medida de lo posible, se deberán integrar los medios de
verificación, es decir los documentos u otras evidencias que permitan
verificar el cumplimiento de la meta.
e) Se deberán requisitar los formatos para el establecimiento de las
metas y de los resultados de las mismas, con las firmas del evaluado, el
evaluador y jefe inmediato del evaluador.
f) Las metas de desempeño deberán establecerse para todos aquellos
servidores públicos que desempeñen un puesto de nivel operativo en el
INIFAP durante el año 2013. En los casos en que el personal hubiere
desempeñado puestos de nivel operativo en diferentes áreas de
adscripción, su evaluación deberá realizarse respecto de todos y cada
uno de ellos.
La Dirección de Desarrollo Humano y Profesionalización integrará y
determinará el resultado de la evaluación del desempeño del servidor
público, promediando los resultados alcanzados en cada uno de los
puestos desempeñados.
II.
Factores de actuación profesional: Este componente consiste en
evaluar los comportamientos esperados a partir de las competencias
profesionales que se requieren para el desempeño de cada puesto.
Se entiende como competencia profesional al conjunto de
conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes requeridas para
desempeñar un puesto.
En éste sentido para la evaluación del desempeño del personal,
adicional a la evaluación de las metas, se realizará la evaluación de los
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12 Factores de actuación profesional que comprende la Cédula de
Evaluación del Desempeño 2013. Estos factores se refieren a los
comportamientos que esperan del personal de nivel operativo durante
el desempeño de sus funciones y actividades.
El puntaje obtenido en la calificación de metas y en la de factores de
actuación profesional se sumará para tener una calificación final
integrada del desempeño del personal.
Recomendaciones para la calificación del desempeño
Con la finalidad lograr la mayor objetividad y confiabilidad en la
evaluación del desempeño es importante evitar los siguientes errores de
percepción:
o Prejuicios: opiniones del evaluador basadas en estereotipos.
Ejemplos de este tipo de sesgo podrían ser calificar diferente a las
personas en función su edad, sexo, físico, condición económica,
etc. y no darle importancia al desempeño de su puesto de
trabajo.
o Efecto de halo: son las valoraciones del desempeño que están
enfocadas en un solo aspecto del evaluado, positivo o negativo,
que lleva a generalizar la calificación a los demás ámbitos. Igual
ocurre con la calificación que se realiza soportado en la primera
o última impresión que le genera el evaluado.
o Tendencia central: consiste en calificar los diferentes aspectos de
evaluación en el punto medio de la escala, evitando
calificaciones altas o bajas, lo que lleva a ocultar problemas o
puntos sobresalientes.
o Polarización: es cuando el evaluador se inclina al polo positivo o
negativo de la escala, calificando todos los aspectos en ese
sentido, siendo demasiado estricto o demasiado benévolo en su
evaluación.
o Memoria reciente: la calificación se puede restringir únicamente
al desempeño reciente del evaluado, sin tener en cuenta que la
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evaluación es un proceso continuo que abarca un periodo
determinado de tiempo.
o Comparación: en ocasiones se evalúa el desempeño del
evaluado con respecto al de otras personas, más que en relación
con los desempeños definidos.
o Semejanza: este efecto puede darse si el evaluador favorece
sistemáticamente a los evaluados que se parecen a él o ella, en
términos de actitudes, experiencia, etc. Es recomendable valorar
el desempeño del evaluado con respecto a los criterios
establecidos de forma objetiva.
Diálogos de Desarrollo
Los diálogos de desarrollo son la retroalimentación que deberá realizarse
entre el evaluador y evaluado desde el momento de la determinación de
metas hasta el análisis de los resultados de la evaluación.
Estos diálogos deberán darse en un espacio de confianza y respeto mutuo
entre dichos actores para lo cual el evaluador deberá de tomar en
consideración las siguientes reglas al momento de realizarse:
o Empezar con los aspectos positivos.
o Reconocer el logro y reforzar los comportamientos relacionados con los
valores institucionales.
o Analizar el desempeño o el comportamiento y no hacer valoraciones
de la persona.
o Señalar alternativas y dar propuestas concretas.
o Evitar comparaciones con los demás, de ser así hacerlo en relación al
grupo.
o Los comentarios evaluativos deben basarse en hechos, no en “opino
que…”
o Hacer críticas constructivas buscando siempre la mejora continua.
o Centrarse en actuaciones y comportamientos, no en rasgos de
personalidad.
o Ser específico y basarse en hechos.
o Enfocarse en desarrollar el potencial del colaborador.
o Evitar soluciones políticas, procurando ser lo más objetivo posible.
o Cuando tenga que proporcionar retroalimentación negativa, trate por
todos los medios de no herir los sentimientos de la otra persona.
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En éstos diálogos el evaluador y evaluado deberán examinar los resultados
obtenidos en la evaluación, con la finalidad de que el evaluado tenga
clara conciencia de los retos que deberá asumir y acordar en su caso
acciones de mejora, asimismo el desarrollo de estos diálogos les permitirá a
los involucrados analizar los obstáculos presentados para alcanzar los
resultados preestablecidos y desarrollar acciones preventivas para los
siguientes ejercicios.
Es importante que estos diálogos se constituyan como una práctica
sistemática y no solo se lleven a cabo al concluir el proceso de evaluación
del desempeño.
Lo anterior, permitirá reorientar los esfuerzos para alcanzar las metas
establecidas en concordancia a las situaciones que se vayan
presentando durante el periodo de evaluación y contribuirá a tener
evaluaciones de desempeño más objetivas y confiables; así como una
mejora en el desempeño institucional.
Comentarios y aclaraciones
Para cualquier duda, comentarios o aclaración sobre esta Metodología,
es importante que se dirijan a la Dirección de Desarrollo Humano y
Profesionalización.