guía de gestión y liquidación para la realización de

GUÍA DE GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN
PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE
ORIENTACIÓN Y PROSPECCIÓN PARA LA
INSERCIÓN LABORAL
Decreto 101/2013 de 18 de junio.
Las entidades que obtengan subvenciones con cargo a los Presupuestos Generales de
la Comunidad Autónoma de Extremadura para la realización de actividades de
orientación y prospección para la inserción laboral, ajustadas a las particularidades
específicas de las personas desempleadas
inscritas en los Centros de Empleo del
Servicio Extremeño Público de Empleo, están obligadas a justificar su aplicación ante el
Servicio Extremeño Público de Empleo.
Esta Guía pretende facilitar la gestión, justificación y liquidación de la subvención para
adecuarse a la normativa general y específica aplicable.
Se incluyen instrucciones para la justificación económica y, para la presentación de la
memoria o informe final de la ejecución del programa de empleo subvencionado. Se ha
intentado ser exhaustivo pero, como es una tarea compleja, se aconseja que ante la
más mínima duda en la ejecución del programa de las actividades de orientación y
prospección para la inserción laboral, se consulte con la Sección de Coordinación de
Políticas Activas de Empleo, de la Dirección General de Empleo, Paseo de Roma s/n,
Módulo C 3ª Planta CP. O6800 Mérida, Teléfonos; 924007339 / 924027307.
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ÍNDICE
 1.-Información General....................................................................................... 3
 2.-Explicaciones a los Anexos...........................................................................
3
 3.-Temporalidad del programa...........................................................................
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 4.- Relación con los Centros de Empleo. Captación usuarios............................. 5
 5.-Cumplimiento de los objetivos y aclaración de conceptos.............................
6
 6.- Memoria de Justificación y liquidación..........................................................
7
 7.-Aclaraciones a los criterios de imputación...................................................... 11
 8.-Dirección para notificaciones y correo electrónico corporativo....................... 12
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1.-INFORMACIÓN GENERAL.
La Ley 7/2001, de 14 de junio, de creación del Servicio Extremeño Público de
Empleo establece entre los fines del mismo la gestión y coordinación de los procesos
derivados de las políticas activas de empleo, especialmente en materia de orientación e
intermediación en el mercado laboral. Por su parte, el artículo 4 del Decreto 26/2009 por
el que se aprueban los Estatutos del Servicio Extremeño Público de Empleo, establece
entre sus funciones la intermediación laboral la orientación e inserción profesional para
el empleo mediante itinerarios personalizados y de acompañamiento al empleo.
Mediante el Decreto 101/2013, del 18 de junio se establecieron las bases
reguladoras de las subvenciones para la realización de las actividades de orientación y
prospección para la inserción laboral, ajustadas a las particularidades específicas de las
personas desempleadas inscritas en los Centros de Empleo del Servicio Extremeño
Público de Empleo.
Esta Guía de Gestión contiene las instrucciones y modelos necesarios para la
adecuada gestión y ejecución del programa subvencionado. En este proyecto se ha
intentado reducir al máximo el número de anexos a cumplimentar y reducir la carga
burocrática.
La Financiación de la subvención es con cargo a los créditos autorizados en los
proyectos de gastos destinados a tal fin, previsto en las leyes de presupuestos anuales
de la Comunidad Autónoma de Extremadura.
La convocatoria del ejercicio 2013 está financiada al 100% con fondos de la
Comunidad Autónoma de Extremadura.
Esta
Guía
de
Gestión
se encuentra e
n la página
www.extremaduratrajaba.gobex.es. En el caso de haber correcciones o mejoras s
realizarán en la misma página.
e
2.-EXPLICACIÓNES A LOS ANEXOS.
Todos estos anexos se encuentran en la página www.extremaduratrajaba.gobex.es
y son autorrellenables.
Anexo 1.- Acciones OPI y Autorización de la Vida Laboral.
En este anexo se recogerán los datos personales de los usuarios del proyecto, el
control de asistencia de las distintas sesiones de orientación y la autorización para que
el SEXPE recabe información relacionada con su vida laboral, a efectos de consecución
de objetivos de la subvención.
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En el cuadro relacionado con el control de asistencia de las distintas sesiones de
orientación, se añadirán tantas sesiones como sea necesario, reflejando en cada una de
ellas el tiempo de duración de las mismas. La duración de la actividad de orientación se
establece en 4 horas de media de atención individualizada. La duración mínima de una
sesión será de al menos 30 minutos por cada usuario y para ser considerado como
objetivo de orientación, al menos, tendrá que tener realizada una hora efectiva de sesión
de orientación.
El diseño, la elaboración y la realización de la orientación vendrá en función de
las necesidades reales de las personas usuarias. La documentación que se genere de
cada usuario, será la que determine el orientador, quedándose dicha documentación en
poder de la entidad y a disposición de la administración para posibles seguimientos,
controles y auditorias. No obstante la actividad de orientación deberán de estar
enmarcadas en los siguientes parámetros del itinerario de orientación:
1.- Diagnóstico Individualizado.
2.- Información del Mercado de Trabajo.
3.- Entrenamiento en búsqueda de Empleo.
4.- Seguimiento.
Estos parámetros tendrá su codificación específica para ser mecanizados dentro
del SISPE, ya que son indicadores obligatorios para la obtención de objetivos de
orientación para el Plan Anual de Políticas de Empleo.
Anexo 2.- Declaración de Publicidad.
Este anexo, la entidad declara, que tiene expuestos en sus dependencias los
carteles que identifica el Proyecto para la realización de actividades de Orientación y
Prospección para la Inserción Laboral.
La entidad tendrá que adjuntar material fotográfico de la publicidad
Anexo 3.- Oferta de Actividad.
Este anexo es el que utilizará la entidad para solicitar candidatos al Centro de
Empleo.
Anexo 4.- Solicitud de Pago
Se adjunta un modelo único para la solicitud de pago. En él se deberá indicar el
pago que corresponda y se presentará firmado por el representante legal y con el sello
de la entidad.
Anexo 5.- Excel de Justificación y liquidación.
Esta hoja Excel contiene todos los datos para la correcta justificación, tanto
parcial como final, de los gastos originados para la realización de las actividades y
estará de acuerdo con apartado 6 de esta guía de gestión.
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Hoja nº 1.a : Resumen de liquidación para entidades solicitantes del 100% de usuarios.
Hoja nº 1.b : Resumen de liquidación para entidades solicitantes del 50% de usuarios.
Hoja nº 2: Relación de usuarios Insertados.
Hoja nº 3 : Costes Salariales y Seguridad Social.
Hoja nº 4: Dietas y Desplazamientos.
Hoja nº 5: Gastos Generales.
Hoja nº 6: Gastos de Amortización.
Nota: En la hoja nº 2 de “relación de usuarios insertados” sólo se consignarán aquellos
usuarios que la entidad considere objetivo de inserción, según el artículo 5.1.c) del
Decreto 101/2013 de 18 de junio.
Para el control de los usuarios orientados se extraerán los datos del programa SISPE.
3.- TEMPORALIDAD DEL PROYECTO.
Atendiendo al artículo 14 del Decreto 101/2013 de 18 de junio, el periodo de
ejecución de las actividades, será de 12 meses siguientes al que se haya producido la
concesión de la subvención. Se entenderá como inicio del programa la fecha de la firma
de la Resolución de concesión y la finalización del mismo doce meses después.
4.- RELACIÓN CON LOS CENTROS DE EMPLEO. CAPTACIÓN DE USUARIOS
La entidad podrá solicitar a los Centros de Empleo la captación de usuarios a
través de la presentación del documento de la “ oferta de Actividad” (anexo 3)
Si la entidad hace captación de usuarios, estos tendrán que ser dados de alta en
la misma oferta de actividad que los usuarios captados a través de las oficinas de
empleo.
Se solicitará al Servicio Público de Empleo Estatal clave de acceso al SISPE
para todas las entidades beneficiarias de la subvención, para hacer cumplir lo acordado
en el artículo 16.2 e) del Decreto 101/2013 del 18 de junio.
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5.- CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y ACLARACIÓN DE CONCEPTOS.
- OBJETIVO DE ORIENTACIÓN: Se considerará que la entidad ha cumplido los
objetivos de orientación, cuando haya conseguido orientar como mínimo, el número de
usuarios que se comprometió en la resolución de concesión, desde la fecha de
realización de la primera sesión de orientación hasta la finalización del periodo de
realización de las actividades.
Se entenderá como desempleado “orientado” aquel que reciba una actividad de
orientación de al menos 1 hora de duración, una vez que haya sido incluido en la oferta
de actividad del Servicio Extremeño Público de Empleo.
En el caso de que una entidad solicite actuar sobre más de un colectivo prioritario, el
porcentaje de orientación deberá ser proporcional a cada uno de ellos, siempre teniendo
en cuenta el porcentaje de orientación aprobado en resolución.
- ACTIVIDADES DE PROSPECCIÓN: Para el control de la actividad de
prospección sería conveniente que la entidad realizara un documento en el cual se
reflejaran todas las actividades que se realicen con cada uno de los usuarios del
programa, indicando como mínimo los siguiente apartados :
1. Empresa.
2. Puesto de Trabajo.
3. Resultado de la Intermediación.
Si alguna entidad requiere modelos para este apartado podrá solicitarlo al
Servicio de Orientación e Intermediación de la Dirección General de Empleo.
- OBJETIVO DE INSERCIÓN: Se considerará que la entidad ha cumplido los
objetivos de inserción, cuando haya conseguido insertar como mínimo al número de
usuarios que se comprometió en la resolución de concesión, desde la fecha de la
primera sesión de orientación hasta el segundo mes después de la finalización del
programa.
Se considerará desempleado “insertado”, aquel que habiendo recibido una
actividad de orientación en cualquier ámbito geográfico de al menos una hora, consiga
la inserción como:
Contratado como trabajador por cuenta ajena.
Socio trabajador o de trabajo en cooperativas de trabajo asociado o
sociedades laborales.
Trabajador por cuenta propia o autónoma.
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Se cumplirá el objetivo de inserción por usuario, cuando éste tenga contabilizado
como mínimo 180 días trabajados a partir de la fecha de la primera sesión de
orientación ; se comprobará en Vida Laboral.
Para el cómputo total de cada objetivo de inserción, se tendrán en cuenta todos
los contratos iniciados desde la primera sesión de orientación hasta el segundo mes
después de la finalización del programa subvencionado.
En el caso de que una entidad solicite actuar sobre más de un colectivo
prioritario, el porcentaje de inserción deberá ser proporcional a cada uno de ellos,
siempre teniendo en cuenta el porcentaje de inserción aprobado en resolución.
Cuando no se alcance al menos el 50% del porcentaje de compromiso de
inserción y al menos un 85% de compromiso de orientación, recogido en la resolución
de concesión, se considerará incumplimiento total y se procederá al reintegro total de la
subvención.
En ningún caso se considerará inserción laboral, a los efectos del cumplimiento
de objetivos en el proyecto aprobado, la contratación de trabajadores por parte de las
entidades beneficiarias y los contratos que los usuarios del programa puedan suscribir
con las distintas administraciones, así como cualquier otra contratación acogida a
programas de subvenciones.
6.- MEMORIA DE JUSTIFICACIÓN Y LIQUIDACIÓN.
6.1.- Justificación de objetivos
La documentación para acreditar el cumplimiento de objetivos constará de la
memoria de las actividades; esta consistirá en un informe detallando la ejecución del
proyecto con un resumen de las actividades y destacando los aspectos e incidencias
más significativos así como perfiles de los colectivos.
Se reflejarán también las actuaciones de prospección para la inserción laboral
realizadas para la consecución de los objetivos del proyecto.
La documentación que deberá presentar será:
a) Memoria detallada de la ejecución del proyecto y de los resultados obtenidos de las
actividades realizadas.
b) Relación de los participantes debidamente identificados para realizar las
comprobaciones necesarias a efectos de verificar colectivos, edad y niveles de
inserción.
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c) Documentos de comprobación de las distintas actividades subvencionadas firmado
por cada uno de los usuarios del programa.
d) Informe de vida laboral o autorización individual de cada uno de los participantes del
programa declarados como objetivo de inserción, con la finalidad de comprobar las
inserciones.
6.2.- Justificación de gastos.
La justificación del 35%, deberá presentarse durante la ejecución del proyecto,
cuando la entidad disponga de los documentos justificativos, de conformidad con el
punto 3 del artículo 15 del decreto.
La justificación restante, de hasta el 85% de la subvención, deberá presentarse
en el plazo de dos mes desde la finalización del programa subvencionado, de
conformidad con el punto 1 del artículo 15. En la justificación se presentarán el resto de
gastos que no hayan sido debidamente justificados, ni admitidos en las liquidaciones
parciales.
A efectos de justificar los gastos generados por la actividad subvencionada,
deberá presentarse la cuenta justificativa con aportación de justificantes de gastos y
pagos, originales o copia compulsada, así como el anexo 5 de justificación. A este
respecto los costes se justificarán con facturas o documentos de valor probatorio
equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa respecto de los
gastos, así como la documentación acreditativa del pago. La acreditación de los gastos
también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas siempre que cumplan los
requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario. Las facturas deberán
emitirse conforme a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre,
por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación.
En el caso de que el gasto se impute en mas de un programa, para la
justificación, se utilizará un sello estampillado en el documento original, reflejando el
porcentaje de imputación de dicho gasto al programa.
A estos efectos deberá presentar la siguiente documentación:
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La documentación a presentar para la justificación de los gastos y pagos será
presentada sin encuadernar, con todas las hojas paginadas y referenciadas.
a) Contratos de trabajo y nóminas de todo el personal que sea imputado al
programa, así como sus justificantes de pago: se agruparán por trabajador y por
meses correlativos (para acreditar debidamente el pago de las nóminas de
trabajadores se debe presentar la transferencia bancaria del pago de las
mismas).
Documentos de cotización a la Seguridad Social TC1 o recibo de liquidación de
cotizaciones y su justificante de pago y TC2 (si en los TC2 se recogen trabajadores
ajenos al proyecto, se marcarán de forma clara los trabajadores adscritos al
programa). Las pagas extras deberán ser abonadas dentro del periodo de las
acciones, incluyendo en este periodo, el mes de presentación de la justificación, por
lo cual para mejor desarrollo se deberá prorratear a lo largo del periodo que dure el
programa.
 Modelo 111 de Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF
Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas
ganancias patrimoniales e imputaciones de renta Autoliquidación, junto con el
correspondiente justificante bancario de pago.
 Modelo 190 Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta.
b) Dietas y desplazamientos del personal imputado al programa subvencionado;
para su justificación se presentarán los documentos habilitados a tal efecto, junto
con sus justificantes bancarios de pago. Dicho documento deberá ser presentado
al SEXPE para su visto bueno.
La relación se presentará junto con la autorización de las comisiones de servicio,
los billetes o tickets de transportes y las notas de comidas que han de cumplir los
mismos requisitos que los exigidos para cualquier factura, pero si no es posible, se
exigirá como mínimo que contenga el CIF de la empresa. No se consideran gastos
elegibles los desayunos, meriendas, ni las copas, aunque estén incluidas en las
facturas de las comidas.
 Se devengará media manutención cuando la comisión obligue a realizar
alguna de las comidas principales del día fuera de la residencia oficial.
 Como dato orientativo, la media manutención es de 19 euros y el gasto por
desplazamiento es de 0,22 €/km, (Decreto 287/2007 de 3 de agosto, DOE Nº
92 del 9/08/2007, sobre Indemnizaciones por razones de servicio personal
laboral de la Junta de Extremadura).
 Cada orden de comisión irá grapada a su justificación de pago; si el
documento acreditativo del pago acumulara más de una comisión, se
agruparán las órdenes que se hayan hecho efectivas conjuntamente. Las
comisiones tienen que estar detalladas con todos los datos necesarios: objeto
de la comisión, día, hora de salida y regreso, localidad de salida y localidad/es
objeto de la comisión, nombre del comisionado, DNI, etc... NO olvidar firmar
los documentos tanto por parte de la entidad como por parte del técnico, para
su correcta identificación como pista de auditoria.
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c) Alquiler de inmuebles; para su justificación se presentarán los contratos firmados por
ambas partes, arrendador y arrendatario, y las facturas acompañadas de su justificante
bancario de pago, junto con el modelo 115 de retenciones e ingresos a cuentas sobre
rentas o rendimientos procedente del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles
urbanos. Dichos documentos deberán contener los detalles suficientes para permitir
comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado. No serán
gastos subvencionables los gastos de intermediarios inmobiliarios.
d) Servicios de limpieza: para su justificación se presentará el contrato correspondiente,
acompañado de las facturas junto sus correspondientes justificantes bancarios de pago;
estos documentos deberán contener detalles suficientes para permitir comprobar la
vinculación del gasto imputado al programa subvencionado.
e) Pólizas de seguro de responsabilidad civil; para su justificación se presentará la póliza
de seguro en la que se identificará el tipo de seguro y el periodo de cobertura
acompañada de la factura y su justificante bancario de pago.
Las entidades deberán contratar un seguro de responsabilidad civil para aquellos
participantes en las actividades de orientación objeto de subvención. Este seguro
abarcará todos los riesgos que pudieran producirse como consecuencia de la asistencia
a las mismas, quedando explícitamente incluidos los denominados accidentes in itinere
al ir y al regresar a la entidad.
f) Gastos de amortización; para su justificación, se presentará factura de adquisición de
los elementos, a nombre de la entidad beneficiaria, junto con el cuadro de amortización
de acuerdo con las normas contables y fiscales en el que se refleje el porcentaje de
amortización anual a aplicar según tabla de coeficientes anuales de amortización y
acompañada de su justificante bancario de pago. Todos los documentos deberán
contener detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado
al programa subvencionado.
g) Para el resto de los gastos generales, especificados en el artículo 4 del decreto, se
justificarán con facturas que deben cumplir los requisitos formales establecidos en el
punto 3 del artículo 15 de dicho decreto, junto con su justificante bancario de pago; así
mismo, se presentará Modelo 111 de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF junto
con su correspondiente justificante bancario del pago.
OBSERVACIONES:
Facturas: se presentaran de todos los gastos, junto con su justificante de pago
(transferencias bancarias o para cargos menores asiento contable). Es
imprescindible que en la factura venga detallado el concepto que se factura (no
son válidas descripciones vagas como: materiales de oficina o conceptos
varios...)
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Las facturas aportadas deben cumplir los requisitos formales establecidos en el
RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación:
Número, y en su caso, serie.
Fecha de su expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a
expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Código de Identificación Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor.
Descripción de la operación, consignándose todos los datos necesarios para la
determinación de la base imponible así como el tipo tributario y la cuota
repercutida cuando la operación esté sujeta y no exenta del Impuesto sobre el
Valor Añadido. Si la factura comprende entrega de bienes o servicios sujetos a
tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la
operación sujeta a cada tipo.
7.- ACLARACIONES A LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN
Todos los gastos necesarios para el desarrollo del programa pueden ser
susceptibles de utilización compartida con otras actividades que la entidad realice.
En estos casos, la entidad deberá determinar a priori el criterio de imputación que
utilizarán para determinar el porcentaje de los gastos que correspondan al programa.
Para ello presentarán una relación con los tipos de gastos, criterios de imputación y los
porcentajes a aplicar para su validación.
Ejemplo: Alquiler del local: el criterio sería, por ejemplo, los metros cuadrados
utilizados para el desarrollo del programa (20 m2). El local tiene 100 m2. Si el alquiler
del local es de 600€ la imputación al programa es de: 600€ / 100 m2 * 20 m2 = 120€.
Para cada tipo de gasto el criterio de imputación debe ser el mismo durante todo
el desarrollo de programa, es decir, para el ejemplo anterior todos los meses usarían el
criterio “metros cuadrados utilizados para el desarrollo del programa”, pero esto no
quiere decir que siempre use 20 m2, puede haber meses que use más o menos
dependiendo de las acciones realizadas en cada momento.
Si cambian el criterio deberán justificar el motivo que origina este cambio.
Ejemplo: si para imputar el alquiler utilizan el criterio “metros cuadrados usados para el
desarrollo del programa” y a partir de una fecha comienzan a usar para imputar el
mismo gasto el criterio “número de trabajadores del programa que trabajan en dichas
instalaciones” deberán explicar porque cambian de criterios.
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Todas las facturas, cuya imputación sea parcial, deben venir acompañada por
sus criterios de imputación. También se admiten, que para cada tipo de gasto (agua,
luz, etc), se establezca un criterio general que será aplicado a todas las facturas que
contengan ese concepto.
Si se imputa una factura del 100% del gasto, dicha factura tiene que estar ligada
indubitadamente al programa de las actividades de orientación y prospección para la
inserción laboral, indicando en la misma factura el nº de expediente.
8.- DIRECCIÓN
CORPORATIVO.
PARA
NOTIFICACIONES
Y
CORREO
ELECTRÓNICO
Sección de Coordinación de Políticas Activas de Empleo
Servicio de Orientación e Intermediación
Dirección General de Empleo
SEXPE
Paseo de Roma Módulo “C”, Tercera Planta
06800 Mérida.
Teléfono 924027307
Fax: 924330764
Para consultas utilizar el correo electrónico corporativo:
[email protected]
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