Término para la revisión de los poderes en las reuniones del

Término para la revisión de los poderes en las reuniones del máximo órgano social
¿Podría obligarse estatutariamente a los asociados a presentar los poderes con determinada
antelación a la fecha de realización de las reuniones del máximo órgano social?
Interpretación del artículo 184 del Código de Comercio modificado por el artículo 18 de la ley 222
de 1.995
Poderes
La representación
Teniendo en cuenta que cuando una persona obra a través de apoderado, los efectos del acto
jurídico se desvían del representante hacia el representado como si este hubiere obrado por sí mismo, y
además que, una ligera revisión de los poderes presentados para representar a los asociados en una
junta de socios o asamblea de accionistas eventualmente afecta tanto las deliberaciones como las
decisiones del máximo órgano social, resulta importante, al menos en sociedades con elevado número
de asociados, abordar el interrogatorio planteado.
Dificultades en la revisión de los poderes
Examinemos una situación que se presenta en el campo societario: cuando los asociados son
convocados a una asamblea de accionistas o junta de socios a una hora determinada, en el mejor de los
casos unos llegan con apenas unos muy pocos minutos de antelación a la hora prefijada, otros llegan en
punto, y otros llegan pasados algunos minutos de la hora señalada.
Esta situación puede traer inconvenientes para la persona encargada de revisar los poderes y de
determinar quién puede ejercer los derechos políticos de deliberar y votar en las reuniones del máximo
órgano social, los cuales a la postre influirán en el normal funcionamiento de las reuniones del órgano
social supremo.
Si fueran dos o tres socios, o cinco o seis accionistas la revisión de los poderes puede hacerse en
unos breves minutos, pero tratándose de sociedades con un elevado número de asociados, esta gestión
que aparentemente es elemental, puede tornarse en una labor bastante difícil, y de mucha
responsabilidad.
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En efecto, no siempre es simple revisar un poder. En ocasiones la revisión no se limita a examinar
si el poderdante persona natural es asociado y si el apoderado es quien dice serlo, labor que se debe
verificar a través de la exhibición de su cédula de ciudadanía, o en el caso que quien otorgue el poder
sea una persona jurídica, si el otorgante es el representante legal para lo cual se requiere examinar el
certificado de existencia y representación legal, si ésta realmente es asociada, y si el apoderado es la
persona que se presenta, sino que muchas veces se presentan situaciones que revisten cierta
complejidad y donde a primera vista no es fácil determinar si se debe o no permitir el ejercicio de los
derechos políticos al apoderado que se presenta en nombre del asociado representado. En efecto, hay
situaciones más complejas, como por ejemplo, cuando en el libro de registro de socios o accionistas
aparece inscrito un embargo sobre algunas o la totalidad de las cuotas o acciones del socio o accionista
que pretende hacerse representar mediante poder, o en estos libros aparece que las cuotas o acciones
fueron dadas en prenda, usufructo o anticresis, o cuando las acciones o cuotas están en proceso de
enajenación, o pertenecen a varias personas en comunidad o la sucesión del asociado aún se encuentra
ilíquida, o cuando un mismo asociado ha otorgado poder a dos apoderados diferentes, o el asociado
persona natural o el representante legal de la persona jurídica asociada se registra para ejercer
directamente el derecho a deliberar y votar y con posterioridad aparece un apoderado del mismo, o si el
poder es otorgado por un representante legal suplente, o quiénes deben otorgar los poderes de socios o
accionistas menores de edad o que adolecen de algún otro tipo de incapacidad, o varios poderes de
diferentes asociados otorgados a un mismo apoderado, o poderes otorgados en el exterior, o en el caso
de poderes otorgados a personas jurídicas para verificar que quien se presenta a la reunión sea su
representante legal, o si un mismo poder es conferido para varias reuniones del máximo órgano social o
este no se refiere a una fecha concreta sino a una época como por ejemplo un poder conferido para
todas las reuniones que celebren durante el segundo semestre del año 2.005 o durante la etapa de
liquidación de una sociedad, o cuando la fecha de la reunión para la cual se otorgó poder es aplazada, o
hay accionistas que se encuentran en mora en el pago de sus acciones, o hay poderes conferidos a
administradores que hayan ejercido el cargo o empleados de la compañia, o simplemente si hay poderes
con espacios en blanco, enmendaduras, enviados por fax, internet, telex, marconi, entre otras
situaciones.
Una de las situaciones anteriormente mencionadas puede requerir tiempo para resolverse en forma
adecuada. Y si en una asamblea de accionistas o junta de socios se presentan varios poderes con varias
de esas situaciones, sin que se pueda determinar quien realmente puede ejercer los derechos políticos
de las acciones, puede demorar por varios minutos u horas la iniciación de la asamblea, pues mientras
dichas situaciones no estén resueltas se obstaculiza la verificación del quórum. Y las reuniones del
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máximo órgano social deben comenzar a la hora fijada en la convocatoria. No quince o veinte
minutos después, menos aún con una o varias horas de retraso.
Ahora imaginemos un abogado revisando muchos poderes, al filo de la hora o pasados unos
minutos de la hora prefijada para el comienzo de la reunión. Los accionistas y apoderados haciendo
fila, exigiendo agilidad en la revisión de los poderes para que les permitan ingresar al recinto donde se
realizará la reunión, y quienes ya pasaron esa revisión, exigiendo que comience la reunión. Si el
abogado encargado de revisar los poderes se equivoca y permite deliberar a quien no tenía derecho,
afectándose el quórum mínimo requerido, las decisiones que se adopten serán, por mandato legal,
ineficaces. Y si votan personas no aptas para ello, y se afectan las mayorías mínimas requeridas,
estaremos en presencia de decisiones nulas. Estas consecuencias se derivan de los artículos 186 y 190
del estatuto mercantil.
Gran responsabilidad entonces, la de los encargados de revisar los poderes, responsabilidad que
puede ver potencializado el riesgo, cuando el número de poderes a revisar es elevado.
Cuál podría ser una posible solución?
Que se consagre en los estatutos que la presentación de los poderes en las oficinas de la
administración de la compañía para asistir a las reuniones del máximo órgano social, deba realizarse
con una anticipación de determinadas horas o de días anteriores a la celebración de la respectiva sesión,
de tal forma que en la práctica por ejemplo, si una reunión va a tener lugar un viernes, de la
interpretación de los estatutos se deduzca que los poderes deben radicarse entre el lunes y el miércoles
de la misma semana.
Y la Superintendencia de Sociedades está de acuerdo?
Sí, siempre que la exigencia de presentación anticipada de los poderes para las reuniones del
máximo órgano social, esté consagrada en los estatutos. Esto no desborda los límites de la autonomía
de la voluntad, sino que por el contrario facilita el ejercicio de los derechos políticos de los asociados,
pues da organización a las reuniones del máximo órgano social, evitando demoras en su instalación,
que a la postre evitan que unos accionistas se retiren del reciento, lo que dificulta la conformación del
quórum. Tampoco desconoce ningún derecho fundamental de los asociados puesto que en ningún
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momento se está impidiendo la participación de los mismos o sus representantes a las sesiones a las
que hayan sido convocados. La Superintendencia de Sociedades, en oficio AN-17980 del 14 de agosto
de 1.990, sostuvo: “… para efectos de organización interna cuando posee un gran número de
asociados, la sociedad puede señalar normas reglamentarias adecuadas para el normal desarrollo de
su asamblea, las cuales deben estar contenidas en los estatutos. En estos casos se permite establecer
un término prudencial, anterior a la reunión de asamblea, para que los accionistas que no puedan
concurrir personalmente entreguen los poderes en las oficinas de administración de la compañía, con
el objeto de que sus mandatarios reciban la credencial que autorice su participación en las
deliberaciones y decisiones del órgano social supremo…”. Esta posición adoptada desde años atrás por
la entidad, fue ratificada por mediante memorando 220-015 emanado de la Oficina Asesora Jurídica de
esta entidad, de fecha enero 23 de 2.004, en la que además manifiesta: “…la práctica ha demostrado
que, tratándose de sociedades en que el número de asociados es elevado, de no existir regulación
respecto a la entrega y verificación de los poderes con anterioridad a la reunión, prolongaría por
tiempo indeterminado la instalación del máximo órgano social, circunstancia esta que iría en
detrimento de los intereses de los socios o accionistas y de la sociedad misma, pues ello impediría el
normal y oportuno funcionamiento del máximo órgano social”.
Obviamente la posición adoptada por la entidad de supervisión societaria está basada en la ley, la
cual, a pesar de no referirse al término para que los asociados presenten los poderes, permite establecer
estatutariamente requisitos adicionales a los básicos indicados en ella. En efecto, el artículo 184 del
Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la ley 222 de 1.995, establece: “Todo socio
podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asambleas mediante poder
otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede
sustituirlo, si es el caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los
demás requisitos que se señalen en los estatutos. Los poderes otorgados en el exterior, solo requerirán
las formalidades aquí previstas” (subrayado fuera de texto).
La tesis anterior no impide el otorgamiento de poderes durante las reuniones o las
sustituciones a que haya lugar
Aún en el caso que estatutariamente se establezca un término previo a la reunión del máximo
órgano social, para la presentación de los poderes de los asociados, queda a salvo la posibilidad de que
durante el transcurso de las reuniones, los asociados presentes que pretendan retirarse, otorguen poder a
alguien para que los continúe representando, o el apoderado sustituto que igualmente desee retirarse, lo
sustituya siempre que en el texto del poder otorgado se indique en forma expresa el nombre de la
persona en quien el apoderado puede sustituirlo.
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