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Nombre del Documento: Procedimiento del SGC
Respaldos de Información
Referencia a la Norma ISO-9001:2008 al punto 6.3
Código: PT-SIS-01
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1. Propósito:
Establecer el procedimiento que permita garantizar la seguridad de la información que se maneja hacia el
interior de la empresa, con el fin de preservar la integridad de los datos y prevenir la pérdida de los mismos.
2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todas las áreas que operan con equipo de cómputo y manejen información y deba
ser protegida contra pérdida o daño.
3. Políticas de operación:
3.1 Es responsabilidad del Área de Sistemas la Administración y ejecución de los respaldos, cumplir a tiempo
con el calendario de respaldos programado para tal fin y apoyar al usuario en su capacitación para que
realice su parte de recopilar la información a respaldar.
3.2 Es responsabilidad del usuario generar su carpeta personal donde guarde la información que debe ser
protegida contra perdida o daño. Asimismo, asegurarse de no almacenar basura en la carpeta de respaldo,
ni promover el uso indebido del equipo de cómputo del cual es responsable, es decir, no descargar páginas
inapropiadas, mucho menos música, video o fotografía que sean de uso personal o no tengan relación con
la operación del negocio.
ELABORÓ
CONTROL DE EMISIÓN
REVISO
AUTORIZÓ
Gerente de Sistemas
Carlos Murua
Firma:
Representante del SGC
Horacio Barreras Quintero
Firma:
Director General
Luis Fernando Ruiz Karam
Firma:
Fecha: 01 de Septiembre del 2009
Fecha: 01 de Octubre del 2009
Fecha: 01 de Diciembre del 2009
TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL
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4. Diagrama del procedimiento:
4.1 Programa de Respaldos
ÁREA DE SISTEMAS
USUARIO
Inicio
1
2
Se elabora calendario
anual para respaldo
Recopilar información a
respaldar
3
¿Existe
Información
Recopilada?
NO
SI
Actualiza registro
reportando que no
encontró información
del usuario
2
Valida información
recopilada
NO
¿Existe
basura?
5
SI
4
Elimina basura
Comprime y
copia la carpeta
de respaldo en
unidad de disco
externa
6
Actualiza registro
Término
TODA COPIA EN PAPEL ES UN “DOCUMENTO NO CONTROLADO” A EXCEPCION DEL ORIGINAL
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5. Descripción del procedimiento:
5.1. Respaldos.
Secuencia de
Etapas
Actividad
Responsable
1. Se elabora
calendario anual
para respaldo
6.2 El Gerente de sistemas elabora el calendario de
programación para el respaldo de la información, y se
documenta en el registro Calendario de Respaldo RE-SIS02.
Área de
Sistemas
2.1 El Usuario recopila mensualmente su información a
respaldar en una sola carpeta y la copia en su carpeta de
respaldo en la unidad de red para respaldo con el nombre:
2. Recopilar
información a
respaldar.
\RESPALDO \ NOMBRE DEL USUARIO
¿Existe información recopilada?
Usuario /
Área de
Sistemas
SI: Se valida información.
No: Actualiza registro reportando que no se encontró el
respaldo del usuario.
3.1 Una vez verificado que el respaldo se encuentra en la
carpeta, se valida la información que se esta
respaldando, evitando que se guarde basura.
3. Valida
información
respaldada.
¿Existe basura?
Área de
Sistemas
SI: Eliminar basura.
No: Comprime y copia la carpeta de respaldo en unidad de
disco externa.
4. Actualiza registro
reportando que no
encontró el respaldo
del usuario.
5. Elimina basura.
4.1 Se llena el Registro de Respaldo RE-SIS-01 reportando al
Jefe inmediato del Usuario que no creo el respaldo
respetando el día que se asigno, documentando dicha
notificación en el área de observaciones.
Área de
Sistemas
5.1 Se elimina la información basura que se encuentra en la
información recopilada por el Usuario.
Área de
Sistemas
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6. Comprime y
Copia la carpeta de
respaldo en la
unidad de disco
externa.
7. Actualiza registro.
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6.1 Se comprime y se copia la carpeta de respaldo en la
unidad de disco externa en la siguiente ruta:
\FECHA DE RESPALDO \ NOMBRE DEL USUARIO
La carpeta generada por el usuario en su equipo se
elimina una vez respaldada la información
Área de
Sistemas
6.2 La información se guardara en el sitio de seguridad de
sistemas en oficina matriz hasta que se necesite.
Se llena el Registro de respaldos RE-SIS-01 indicando que el
respaldo fue realizado de acuerdo registro Calendario de
Respaldo RE-SIS-02.
Área
Sistemas
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6. Documentos de referencia:
Documentos externos
No aplica
7. Registros:
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
Código de
registro
Registro de respaldos
Un año
Gerente Sistemas
RE-SIS-01
Registro de Calendario de Respaldo
Un año
Gerente Sistemas
RE-SIS-02
Registros
8. Glosario:
Hardware es la parte física que se puede tocar en una computadora. El hardware abarca todas las piezas de la
misma (CPU, placa base, disco duro, monitor o pantalla, etc.).
Software se refiere a los programas y datos almacenados que no se pueden tocar ni ver en la computadora.
Respaldo es una copia de la información que el usuario utiliza periódicamente en su computadora y es
importante para su trabajo en la empresa cuyos cambios interesa que no se pierdan por algún fallo del
hardware o accidente durante su manejo u operación.
Unidad de Red es una ruta por donde se pueden acceder los datos que contiene una computadora que está
ubicada físicamente en otra localidad a través del cableado que interconecta una computadora con otra.
Carpeta de respaldo es la forma en que se organiza la información a ser respaldada en el disco duro interno
de la computadora del usuario y que al igual que una carpeta de papel permite mantener separada la
información que contiene y además se les puede poner un nombre de acuerdo con su contenido.
Basura es aquella información que no tiene algo que ver con la operación del negocio y que se encuentra
almacenada en las carpetas de respaldo. Tales son: música, videos y fotos personales del usuario, páginas de
Internet guardadas, archivos desconocidos, virus, etc.
Sitio de Seguridad es un lugar ubicado en oficina Matriz donde físicamente se encuentra una computadora que
actúa como servidor central y contiene apoyado en unidades de respaldo externas toda la información que
opera en la organización.
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9. Anexos:
RE-SIS-01
RE-SIS-02
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Registro de respaldos
Registro de Calendario de Respaldo
10. Cambios de esta versión:
Número de Revisión
Fecha de Actualización
Descripción del cambio
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