Código: P-CCBA-HER-02 Revisión: 03 Fecha de emisión: 19-Abr2010 Página: 1 de 5 Procedimiento para consulta de base de datos 1.-OBJETIVO Permitir la consulta de información en las base de datos del herbario UADY. 2.- ALCANCE Usuarios internos y externos que estén desarrollando investigación o que estén interesados en obtener información botánica de las especies incluidas en las base de datos del herbario UADY. 3.- POLÍTICAS 3.1 La consulta de la base de datos se realizará en los días hábiles establecidos en el calendario de la UADY en horarios de oficina (8:00 a 15:00 horas). 3.2 La consulta la realizará el técnico académico. 3.3 La información obtenida no deberá ser utilizada con fines comerciales o para el apoyo o sustento de acciones que atenten contra la conservación de la naturaleza, su equilibrio ecológico o cualquier acción ilícita. 3.4 El uso de la información en investigaciones, ejercicios académicos o cualquier otro uso permitido, deberán respetar la integridad de la información y citar la fuente de la que se obtuvo. 3.5 El técnico académico deberá respaldar la información de la base de datos por periodos cuatrimestrales. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-02 Revisión: 03 Fecha de emisión: 19-Abr2010 Página: 2 de 5 Procedimiento para consulta de base de datos 4.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Técnico académico de herbario Usuario Inicio 1 2 Llenar f ormato para consulta de base de datos Solicitar serv icio 3 Realizar consulta 5 Recibir resultados 4 Obtener resultados 6 Firmar f ormato para consulta de base de datos 7 Resguardar f ormato Final F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-02 Revisión: 03 Fecha de emisión: 19-Abr2010 Página: 3 de 5 Procedimiento para consulta de base de datos 5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tarea/ Decisión 6.- Descripción (nombre) Responsable Registro de Calidad (código) Descripción de la actividad detallada 1 Solicitar servicio. Usuario. 2 Llenar formato para consulta de base de datos. Técnico académico del herbario. 3 Realizar consulta. Técnico académico del herbario. 4 Obtener resultados. Técnico académico del herbario. 5 Recibir resultados. Usuario. 6 Firmar formato para consulta de base de datos. Usuario. 7 Resguardar formato. Técnico académico del herbario. 1.1 Solicita el servicio de forma personal o a través de un medio electrónico, al técnico del herbario. 1.2 Proporciona sus datos e información de los campos de la base de datos que requiere. 2.1 Llena el formato para consulta de base de datos con los datos e información de los campos proporcionados por el usuario. 3.1 Realiza la consulta de la base de datos sobre los campos especificados en el formato para consulta de base de datos. 4.1 Al terminar la consulta de la base de datos, obtiene los resultados en formato electrónico. 5.1 Obtiene los resultados de los campos de interés proporcionados. 6.1 Declara la recepción de resultados, la fecha y firma por el servicio recibido y concluido en el formato para consulta de base de datos. 7.1 Resguarda el formato para consulta de base de datos en el archivo del servicio. NA F-CCBA-HER-08 F-CCBA-HER-08 NA NA F-CCBA-HER-08 F-CCBA-HER-08 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) L-CCBA-HER-01 Nombre del documento Reglamento del herbario UADY. Lugar de almacenamiento Archivo general del herbario. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-02 Revisión: 03 Fecha de emisión: 19-Abr2010 Página: 4 de 5 Procedimiento para consulta de base de datos 7.- CONTROL DE REGISTROS Identificación Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros Formato para consulta de base de datos. Archivo del servicio. Técnico académico del herbario. Un año. Archivo muerto. (código) F-CCBA-HER-08 8.- ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Formato para consulta de base de datos. Usuarios. Información botánica de la base de datos del herbario UADY. Usuarios. Necesidades o expectativas Obtener información relevante y de calidad útiles para estudios botánicos. 9.- GLOSARIO 9.1 .- SIGLAS CCBA. Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias. HER. Herbario. UADY. Universidad Autónoma de Yucatán. 9.2 .- DEFINICIONES Herbario. Colección de plantas vasculares, algas, y hongos, herborizadas, deshidratadas, fijadas y mantenidas en líquido o sometidas a otros procesos para asegurar su preservación y que sirven como material de referencia en la investigación y la docencia. Usuario externo. Son los profesionales, aficionados, representantes de instituciones y público en general que consulta el herbario. Usuario interno. Es el personal académico y estudiantes del CCBA y de otras instituciones académicas con las que la UADY tenga convenios vigentes que consultan el herbario. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02 Código: P-CCBA-HER-02 Revisión: 03 Fecha de emisión: 19-Abr2010 Página: 5 de 5 Procedimiento para consulta de base de datos 10.- CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA Sección 3. 01 Sección 4. Sección 5. Sección 7. Sección 3. 02 Sección 4 y 5. Sección 3. Sección 5. 03 Sección 7. Sección 8. DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN En la política 3.1 se elimina la acción “llenar” y queda “deberá entregar bajo firma”. Se modifica la política 3.3 la cual describía “si el usuario conoce el manejo de la base de datos, podrá realizar la consulta en forma independiente” por “la consulta será realizada con el apoyo del técnico académico”. Así mismo se elimina la política 3.4 (En caso de que sea la primera consulta al sistema, el usuario deberá ser asesorado por el técnico académico del herbario). Se elimina la tarea 4 “realizar consulta y asesorar a usuario” a cargo del técnico académico y la tarea 5 “realizar consulta” pasa a ser tarea 4 y la realizan el usuario y el técnico académico. En la descripción de la actividad detallada, se modifica el punto 1.2 anexando “proporciona sus datos al técnico del herbario para registrarlo en el formato” en sustitución de “registra sus datos en el formato”. En el tiempo de retención se agrega “un año” en sustitución de “permanente” y en la disposición de los registros se anexa “archivo muerto” en sustitución de “archivo general del herbario”. 16-06-2011 En la política 3.3 se establece que la consulta la realizará únicamente el técnico académico. Se añade la política 3.6, sobre el “respaldo de la información de la base de datos”. Las tareas “realizar consulta” y “obtener resultados” queda en responsabilidad únicamente del técnico académico, así mismo dentro de las actividades del usuario se elimina la tarea “asistir en fecha programada” y se incorpora “recibir resultados” * Se elimina lo que era la política 3.1 “El usuario deberá entregar bajo firma el formato solicitud para la consulta de base de datos (F-CCBA-HER-07)”. * En la descripción del procedimiento, los formatos “F-CCBA-HER-07” y “F-CCBA-HER-08”, se unifican en uno solo llamado “Formato para consulta de base de datos (F-CCBA-HER-08)”. - La tarea 1 “Solicitar servicio” sustituye a la tarea “Solicitar servicio y entregar formato de solicitud”. - La tarea 6 “Firmar formato para consulta de base de datos” sustituye a la tarea “Llenar registro”. - En la tarea 7 “Resguardar formato” se incluye a las tareas “Resguardar solicitud” y “Resguardar registro”. - En la actividad 4.1 se elimina la obtención de resultados en la “manera impresa”. * Se elimina como control de registros el “F-CCBA-HER-07” y se actualiza el nombre del “F-CCBA-HER-08”. * Se cambia el insumo “Solicitud para la consulta de base de datos” por “Formato para consulta de base de datos”. 13-07-2012 15-01-2014 Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Biol. Geovani Antonio Palma Pech Técnico académico del herbario Dr. Juan Tun Garrido Jefe del herbario Dr. Dr. Juan Tun Garrido Representante del Cuerpo Académico Diversidad de los Recursos Florísticos de Mesoamérica Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán. F-CIPLADE-CC-01/ REV:02