Modernice las comunicaciones unificadas con Skype Empresarial

Guía de prácticas recomendadas
Modernice las
comunicaciones unificadas
con Skype Empresarial
Prácticas recomendadas para el centro de datos moderno
Guía de prácticas
recomendadas
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La colaboración ha evolucionado significativamente en los
últimos cinco años. Hemos pasado de deslizar una silla al
escritorio de al lado para consultar algo con un compañero a
preparar de conferencia virtual con colegas que se encuentran
en distintos países. Pocas cosas afectan tanto a su productividad,
a las relaciones con los clientes y a los resultados finales como
poder conectar con las personas indicadas, en el momento
adecuado, con las herramientas necesarias. En el espacio de
trabajo digital, móvil y geográficamente disperso de hoy en día,
las interacciones con los compañeros y clientes deben realizarse
en diversas ubicaciones y múltiples dispositivos.
¿Sus herramientas actuales de comunicación y colaboración
son capaces de reunir a grupos de trabajo en esta era móvil y
digital?
Facilite la colaboración
89 %
de los ejecutivos corporativos
creen que las tecnologías
móviles en la oficina mejoran
la colaboración.1
40 %
de las empresas observan un
aumento de la productividad de
los trabajadores remotos tras
una implementación de UCC.2
1
ntethered employees: The evolution of a wireless
U
workplace (Empleados sin ataduras: la evolución
de un lugar de trabajo inalámbrico), The Economist
Intelligence Unit, 2014, https://
www.eiuperspectives.economist.com/sites/
default/files/Untethered%20employees%
20July%202014_1.pdf
2
est-in-Class Unified Communications Deployments
B
Get Results (Las mejores implementaciones de
comunicaciones unificadas de su categoría obtienen
resultados), Aberdeen Group, abril de 2015.
La tecnología ofimática cambia rápidamente, y a menudo refleja las variaciones en la
tecnología personal que han transformado la forma en la que las personas interactúan a
nivel privado. Los empleados llevan sus dispositivos móviles al trabajo y los utilizan fuera de
la oficina y del horario habitual para seguir su actividad profesional. Los jóvenes graduados
universitarios se incorporan a las plantillas laborales asumiendo que las herramientas
de colaboración, como la mensajería instantánea y el chat de vídeo, estarán disponibles
universalmente, y saben aprovechar estas herramientas de forma casi instintiva para impulsar
la productividad.
Los grupos de trabajo de hoy en día a menudo son virtuales, con trabajadores distribuidos
por todo el mundo y empresas que operan 24 horas al día, los 7 días de la semana. La
necesidad de colaboración en este entorno genera un desafío para la empresa: aunque los
viajes y las reuniones en persona pueden resultar prohibitivos, los miembros de los equipos
siguen teniendo que realizar operaciones "juntos" y "cara a cara".
Cada vez más empresas descubren que las tecnologías de comunicación del pasado
(soluciones autónomas de datos, telefonía y vídeo) no responden a las necesidades del
espacio de trabajo ni a las demandas de las plantillas de hoy en día. Existe la necesidad
de contar con una plataforma de comunicaciones moderna e integrada que conecte a los
empleados de forma más eficaz. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la realidad es un
mosaico de herramientas construidas en torno a la plataforma de una centralita privada
(PBX) obsoleta que está a punto de llegar al final de su vida útil.
Para responder a esta necesidad, muchas organizaciones están recurriendo a soluciones
de comunicaciones unificadas y colaboración (UCC), que integran varios métodos de
comunicaciones dispares (mensajería instantánea, voz, uso compartido de aplicaciones, etc.)
en un solo conjunto de herramientas integradas.
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Skype Empresarial
Microsoft Skype Empresarial, compatible con HPE, presenta un largo historial con clientes empresariales. Su
origen se encuentra en el Microsoft® Office Live Communications Server (LCS), comercializado en diciembre
de 2003. El LCS se sustituyó por Office Communication Server (OCS) en 2007, al que siguió rápidamente
Office Communication Server R2 (OCS R2) en octubre de 2008. Microsoft siguió añadiendo funcionalidades y
características, hasta llegar al lanzamiento de Microsoft Lync® Server 2010 y, a continuación, Lync Server 2013. Con
la adquisición por Microsoft de Skype, el nombre se cambió y la siguiente versión de Lync Server se convirtió en
Skype Empresarial 2015. En la actualidad, Skype Empresarial es un sólido paquete de comunicaciones unificadas y
colaboración (UCC), con funcionalidades de categoría empresarial, entre las que se incluyen las siguientes:
•Mensajería instantánea y presencia (IM&P)
•Servicios de VoIP
•Reuniones en línea para hasta 250 personas con audio, vídeo de alta definición y
conferencias web
•Integración con herramientas de Microsoft Office 365, como Outlook, Word y PowerPoint
•El cliente móvil de Skype Empresarial, que incluye compatibilidad con iPhone®, iPad®,
Android y Windows® Phone
•Teléfonos IP de escritorio "optimizados para Skype Empresarial" y que admiten funcionalidades de centralita PBX
•Seguridad de categoría empresarial
Amplíe las funcionalidades de las UCC
Muchas empresas han adoptado Skype Empresarial IM&P para facilitar la comunicación de los empleados, pero
han sido reticentes a la hora de integrar servicios adicionales como las conferencias de voz y vídeo. A menudo,
esto se ha debido a la preocupación de que las redes heredadas no permitan la introducción de tráfico de vídeo
y voz, y que no sean capaces de proporcionar la calidad de servicio (QoS), la compatibilidad, la escalabilidad o la
seguridad que requiere una implementación eficiente de comunicaciones unificadas y colaboración (UCC).
A medida que los sistemas basados en centralitas PBX se acercan al final de su vida útil, y a
medida que aumenta la necesidad de proporcionar vídeo y otros servicios como alternativa a
los viajes para realizar reuniones "cara a cara", muchas organizaciones están reevaluando sus
necesidades de comunicaciones unificadas y colaboración (UCC).
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Un reciente informe de Gartner indicaba lo siguiente: el lugar de trabajo digital requiere que
los planificadores de TI reinventen cómo proporcionar servicios de voz a los usuarios. Dedicar
más atención a los datos contextuales, los recursos multimedia y la compatibilidad con
multitud de dispositivos ayudará a impulsar la agilidad y eficacia de los empleados.3
El primer paso del recorrido es una evaluación de las funcionalidades actuales y las necesidades futuras.
Evaluación de necesidades
En el caso de las soluciones de comunicaciones unificadas y colaboración (UCC), no existe
una plantilla universal; cada organización tiene un punto de partida diferente, con su propio
conjunto de requisitos. Una evaluación de necesidades le ayudará a comprender desde dónde
parte, adónde intenta llegar y qué aspecto tiene la hoja de ruta entre el punto A y el punto B.
Una evaluación de necesidades debe plantearse lo siguiente:
•¿Cuáles son los objetivos empresariales?
•¿Qué recursos de red serán necesarios para alcanzar esos objetivos y qué diferencia
presentan con las funcionalidades actuales? ¿Dónde están las carencias?
•¿Qué nivel de habilitación móvil se necesitará para los dispositivos de los empleados?
•¿Qué infraestructura de computación será necesaria para respaldar todos los objetivos?
Objetivos empresariales
Puede haber todo tipo de objetivos empresariales detrás de una iniciativa de comunicaciones
unificadas y colaboración (UCC). Algunos de los más comunes incluyen:
•Responder rápidamente a las necesidades de los clientes para poder aumentar la
satisfacción y garantizar la lealtad al mejorar las comunicaciones
•Mejorar la colaboración proporcionando funcionalidades como las reuniones en directo, el
chat de vídeo y el uso compartido de aplicaciones
•Reducir los costes de las comunicaciones al sustituir un sistema de PBX obsoleto que
resulta demasiado costoso de mantener
Puede ser una o varias de éstas, o algo completamente diferente. Definir y comprender
los objetivos empresariales sienta las bases para poder examinar las funcionalidades de
infraestructura necesarias para una implementación correcta.
Preparación de la red
El factor individual más importante para determinar el éxito o el fracaso será la red. Si no
se responde correctamente a los requisitos de red, es probable que llegue el día en que la
experiencia de un usuario no cumpla sus expectativas y pierda su confianza.
El factor individual más importante para
determinar el éxito o el fracaso será la red.
3
artner Inc., Digital workplace employees need
G
an enriched voice to collaborate more effectively
(Los empleados de espacios de trabajo digitales
necesitan sistemas de voz mejorados para colaborar
de forma más eficaz), G00273577, marzo de 2015
Los requisitos de infraestructura dependerán de las funcionalidades y la capacidad de recuperación de
los componentes de red ya instalados, así como de la capacidad de recuperación de las redes entre los
sitios remotos y el centro de datos central. En la mayoría de los casos, una implementación de Skype
Empresarial no requerirá nada siquiera remotamente parecido a una renovación total de la red. Es más
probable que necesite la actualización estratégica de determinados componentes de la red.
La pregunta más habitual en relación con los requisitos de red para las comunicaciones
unificadas y la colaboración (UCC) se refiere al ancho de banda. No es la única, pero es un
buen punto de partida para evaluar la preparación de la red.
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Ancho de banda de la red
Si está migrando desde una PBX a Skype Empresarial, está cambiando a un nuevo paradigma
donde la voz, el vídeo y otro tipo de tráfico de las comunicaciones unificadas y colaboración
(UCC) se desplazarán a su IP junto con el tráfico de red existente. Con toda probabilidad, ello
exigirá la ampliación de la capacidad de red.
Su partner de soluciones debería utilizar una herramienta de planificación de ancho de banda
para determinar cuánto ocupará el nuevo tráfico de Skype Empresarial cuando se hayan
implementado completamente todos los servicios. A continuación, analizará los vínculos de
sitios existentes para determinar si ofrecen suficiente capacidad o si será necesario añadirla.
El ancho de banda bruto no es el único problema. En algunos casos, los requisitos de tráfico
adicionales pueden resolverse, al menos en parte, regulando el tráfico de datos existente
con el fin de liberar ancho de banda para el tráfico de voz y vídeo de mayor prioridad, lo que
reduce a su vez el coste de actualizar la red.
Calidad de servicio (QoS)
Los datos digitales se transmiten sobre la red en paquetes. La transmisión de voz o vídeo
crea un flujo continuo de paquetes, espaciados con equidistancia y reagrupados en el
extremo receptor. Los datos, por otra parte, tienden a transmitirse por ráfagas, lo que crea
puntos de congestión que pueden afectar a su transmisión de dos maneras: al cambiar el
espaciado y la sincronización entre los paquetes (jitter o fluctuación de fase) o provocando la
pérdida de paquetes o su recepción fuera de secuencia (pérdida de paquetes). Cualquiera de
estos dos efectos degrada la calidad de vídeo y audio.
La calidad de servicio (QoS) puede solucionar estos problemas, al regular el tráfico de datos
para proporcionar un nivel de caudal garantizado para la transmisión de vídeo y audio que
proteja su calidad. La calidad de servicio puede de hecho reducir los requisitos de ancho
de banda total, al mover todos los datos a través de la red a la velocidad adecuada y con la
prioridad correcta.
"Cuando terminamos de actualizar nuestra infraestructura
de red a HPE Networking, pudimos empezar a ofrecer
servicios de Lync a nuestro personal y su efecto ha sido
asombroso. Ahora, todos pueden ver en cada momento la
disponibilidad de los demás, comunicarse mediante
mensajería instantánea y compartir escritorios. El uso se
ha multiplicado ahora que nuestros profesionales, médicos
y directores de casos han visto lo fáciles que son
las comunicaciones".
– Steve Buffenstein, director de tecnología de la información, Richmond Behavioral Health Authority
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Acceso móvil
HPE y Aruba ofrecen una solución
completa para entornos inalámbricos
que prioriza el tráfico de red de Skype
Empresarial para garantizar la calidad del
vídeo y conseguir que se interrumpan
menos llamadas: Soluciones de Skype
Empresarial de HPE y Aruba Networks.
Las empresas de algunos sectores están reduciendo o limitando las conexiones cableadas
en la oficina y promocionando el acceso a la red por Wi-Fi, tanto en nuevas oficinas como en
espacios de trabajo existentes. Esto se observa especialmente en escenarios con trabajadores
con gran movilidad y en entornos de hot desking.
Instalar un cliente móvil para ejecutar voz y vídeo en un smartphone es muy sencillo. Dado
que el personal laboral de hoy en día tiende a preferir la libertad y la colaboración de las
comunicaciones móviles, éste podría ser un escenario beneficioso para todos, pero existe una
condición: el sistema debe funcionar en todo el edificio. Debe funcionar no solo en las salas
de conferencias y los cubículos, sino también en los lugares por los que pueden transitar las
personas mientras reciben las llamadas, como las antesalas, las salas de descanso o incluso
las escaleras. Muchos campus y oficinas remotas todavía tienen puntos negros a los que no
llegan las señales Wi-Fi.
Así, no se trata solo de una cuestión de ancho de banda y calidad de servicio (QoS), sino
también de si se dispone de la cobertura adecuada para respaldar la movilidad.
Servicios de Microsoft Skype Empresarial
"Todos los meses, Lync (Skype Empresarial)
devuelve 1,5 millones de minutos de productividad a HPE
al sustituir la marcación de números de teléfonos y
contraseñas por el acceso con un clic a las llamadas
de conferencia".
– Director de programa de Comunicaciones Unificadas de HPE
En Hewlett Packard Enterprise, hemos implementado una solución de Skype Empresarial
para nuestra propia plantilla laboral global. Ello refleja los 30 años de la alianza Microsoft
Frontline con HPE, gracias a la cual ofrecemos los servicios completos de Skype Empresarial,
incluidos IM&P, voz empresarial, marcación y conferencia web con voz, vídeo y uso
compartido de aplicaciones. La solución se ha diseñado para admitir miles de usuarios
corporativos repartidos en varios emplazamientos. Entre las ventajas empresariales se
incluyen:
•Mejora la colaboración y la productividad de la plantilla: los usuarios obtienen acceso de
escritorio y móvil, en cualquier lugar y momento, a una serie de herramientas, como IM&P,
voz, conferencias web, vídeo y uso compartido de aplicaciones, que permite respaldar la
colaboración en tiempo real
•Reduce los costes de comunicación: proporciona conferencias de audio y servicio de larga
distancia por un coste muy inferior al de los planes tradicionales
•Reduce el coste total de propiedad: centraliza la arquitectura de comunicaciones y reduce
los costes operativos y de gestión con una solución escalable de alta velocidad que hace
uso de una tecnología más económica
•Mejora la seguridad, la flexibilidad y el crecimiento: mitiga el riesgo consolidando el
control y la seguridad para los datos confidenciales y la propiedad intelectual en el centro
de datos
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"HPE nos ha ayudado a reducir los costes operativos
mientras mejorábamos la conectividad del espacio de
trabajo. Los asesores de HPE diseñaron un enfoque de
centro de datos distribuido fiable y migraron
correctamente Subsea 7 a Microsoft Skype Empresarial en
más de 25 emplazamientos de todo el mundo".
– Adele Leport, directora de Engagement and Operations , Subsea 7
La adopción por parte de los usuarios resulta esencial para poder materializar estas ventajas.
El sistema debe ser funcional desde el día uno, y los Servicios educativos de HPE pueden
ayudar tanto con la gestión de cambios como a acelerar la velocidad de adopción. Estos
servicios pueden destinarse a personal que se enfrenta a nuevos roles y responsabilidades
o a equipos que deban asumir cambios culturales a la hora de interactuar con otros
departamentos. En ambos casos, disponemos de elementos que podemos ofrecer para lo
siguiente:
•Preparación: mostrar una visión compartida para animar a los empleados a participar en la
iniciativa del cambio
HPE Services puede diseñar una solución
compatible con cientos de miles de
usuarios y que se implemente a escala
global.
•Durante el cambio: infundir nuevas habilidades y conocimientos para asegurar que los
empleados se sientan preparados a la hora de utilizar la nueva tecnología de forma eficaz
•Después del cambio, para crecer: proporcionar soporte en vivo para que las nuevas
prácticas de trabajo se adopten y afiancen
Hewlett Packard Enterprise ofrece una implementación acelerada de Skype Empresarial con
una arquitectura de referencia de alto rendimiento contrastada que incluye:
•La computación adecuada: los servidores HPE ProLiant DL380 o DL360 Gen9, o los
blades BL460 Gen9, configurados para proporcionar la disponibilidad de categoría
empresarial necesaria para los entornos de Skype
•La red adecuada: varias opciones de red e infraestructura, incluidos conmutadores y
enrutadores HPE, infraestructura inalámbrica de Aruba y redes definidas por software, para
adaptarse a su entorno y objetivos
•Un paquete completo de software: con Microsoft Skype Empresarial 2015 y opciones de
gestión de red, destinadas a satisfacer requisitos y objetivos específicos
•Los servicios adecuados: Hewlett Packard Enterprise puede proporcionar servicios de
tecnología integrales, desde una evaluación inicial de las comunicaciones unificadas y la
colaboración (UCC), hasta el diseño y la implementación, la formación de los usuarios finales
y la asistencia para el centro de datos, utilizando las prácticas recomendadas obtenidas a
partir del éxito obtenido en cientos de contratos
Guía de prácticas recomendadas
"Como partner de lanzamiento de élite de Skype Empresarial,
HPE ha demostrado el máximo nivel de experiencia,
formación y compromiso con la plataforma Skype
Empresarial, para la que ofrece cobertura internacional".
– Giovanni Mezgec, director general, Skype Empresarial, Microsoft
Aproveche los conocimientos de nuestros expertos, que pueden evaluar sus necesidades,
identificar sus requisitos de infraestructura y elaborar un plan para que alcance sus objetivos
empresariales.
Obtenga más información en
hpe.com/info/dcm
hpe.com/services/mobility
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4AA6-5339ESE, mayo de 2016