INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES

Código: IMAM-001
INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE
AUDITORES INTERNOS
Fecha: 07/12/2012
Versión: 01
Página
Sistema de Gestión de la Calidad
INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE
AUDITORES INTERNOS
Versión 01
Código: IMAM-001
CARTAGENA, 07 DE DICIEMBRE DE 2012
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Control del Documento
Autores
Revisión
Aprobación
Oficialización
Nombre
Marlon Ortega
Giovana Venegas
Guillermo Acosta
Aragón
Guillermo Acosta
Aragón
Álvaro Martínez
Bustamante
Cargo
Contratista
Coordinadora SGC
Director de Control
Interno
Director de Control
Interno
Directora General
Dependencia
Dirección de Control Interno
Fecha
03/12/2012
Dirección de Control Interno
03/12/2012
Dirección de Control Interno
07/12/2012
Dirección General
07/12/2012
Control de los Cambios
Versión
Fecha de
No.
Aprobación
01
07/12/2012
02
03
04
Descripción de los Cambios
Versión Original
Solicitó
Guillermo Acosta
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1. OBJETIVO:
Establecer directrices para la Selección, Calificación y Evaluación de los Auditores Internos de Calidad
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Coordinador de Calidad: Persona que tiene a cargo la implementación y mejora continúa del sistema de Calidad.
Representante de la Dirección en Calidad: Persona que designa la Dirección General como Representante del
Sistema ante los funcionarios como apoyo al cumplimiento de los requisitos de Norma.
Auditor de Calidad: persona calificada para realizar auditorías de calidad.
Auditor Líder: Es un auditor de la calidad designado para conducir auditorías de calidad.
Equipo de auditores de calidad: Grupo de auditores de calidad formado para llevar a cabo auditorías de calidad.
Auditoría de calidad: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus
resultados están de acuerdo con las disposiciones planeadas, si éstas fueron efectivamente implantadas con eficacia y
si están adecuadas a la consecución de los objetivos. Esta auditoría busca evidencia objetiva de la conformidad de una
actividad o sistema a requisitos especificados.
3. ALCANCE
Este instructivo debe ser aplicado por los funcionarios que integran o deseen integrar el equipo de auditores de
calidad y auditores externos, para su selección, calificación y evaluación.
4. RIESGOS DE LAS AUDITORIAS:
4.1. Comunicación ineficaz del programa.
4.2. No logro de los objetivos del programa.
4.3. Interferencia con las actividades productivas.
4.4. Riesgo físico para los auditores.
4.5. Conductas personales.
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5. RESPONSABILIDAD
El Coordinador de calidad y el Representante de la Dirección en calidad seleccionan los funcionarios que
conformarán el equipo de auditores de calidad; entregando al Líder del proceso de Medición, Análisis y Mejora los
integrantes del equipo auditor para su respectiva calificación y habilitación como Auditores de calidad.
6. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS:
Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO :
La selección y la formación de los auditores de calidad son realizadas por el Coordinador de calidad y el
Representante de la Dirección , observando los aspectos descritos a continuación:
7.1 Criterios para Calificación de Auditor Interno
7.1.1 Formación mínima
Bachiller
Permanencia mínima 1 año en la entidad
Curso en Gestión de Calidad o afín
Conocer Norma ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y Modelo estándar de Control Interno MECI.
Curso Auditor Calidad.
Actualizaciones de la Norma 19011:2011
Conocer el Sistema de Gestión de Calidad de Distriseguridad.
7.1.2 Entrenamiento
Los funcionarios seleccionados para auditores de calidad deben ser preparados con capacitación que puede
ser suministrada por instructores externos con experiencia en Gestión de calidad; que les garantice la
competencia en las calificaciones necesarias para la realización y administración de auditorías. La
capacitación estará compuesta por clases teóricas y prácticas, abarcan por lo menos:
Conocimiento y compresión total de la Norma ISO 9001-2008
Técnicas de realización de las auditorías (Curso Auditor ISO)
Elaboración de listas de verificación (cuando aplique) y de informes.
El entrenamiento ayudará al auditor de la calidad a tener capacidad de:
Obtener y evaluar adecuadamente las evidencias objetivas
Conservarse fiel al objetivo de la auditoría
Evaluar constantemente los efectos de las observaciones y las interacciones personales durante la
auditoría.
No perder el objetivo de la auditoria
Reaccionar de manera efectiva frente a situaciones de presión
Llegar a conclusiones aceptables con base en las observaciones de la auditoría, elaborando un
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informe con el resumen de las observaciones recogidas.
Ser independiente en pensamiento y neutro en actitudes, en caso de controversia.
7.2 Evaluación del Auditor de Calidad
Al término del proceso de auditoría, el auditor deberá entregar al líder del Proceso o responsable de las áreas
verificadas, la Planilla de Evaluación de Auditores, para que las mismas sean completadas y enviadas al
Coordinador de Calidad para su posterior análisis.
7.2.1 Criterios para la Evaluación
El desempeño de los auditores es evaluado en cuanto a:
Organización de la auditoría (división de tareas)
Preparación de la auditoría (programación de auditoría, lista de verificación).
Habilidad de comunicación (oral y escrita)
Conducción de la auditoría (secuencia de actividades definidas)
Depuración de los hechos
Conocimiento de la Norma ISO 9001-2008,NTCGP 1000:2009 y MECI
Cortesía y profesionalismo
Elaboración de informes
EL COORDINADOR DE CALIDAD Y EL REPRESENTNTE DE LA DIRECCION: analizarán las
evaluaciones de los auditores internos, hechas por los auditados, buscando las acciones necesarias para
corrección o mejora del proceso.
7.3 Conceptos
EL LIDER DEL PROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA : debe considerar los siguientes
conceptos para evaluación de los auditores de calidad.
Muy bueno (4 puntos): el auditor demuestra un excelente desempeño, no necesita mejoría
Bueno (3 puntos): el auditor demuestra un buen desempeño, pero pudiendo mejorar a través de
entrenamiento o de nuevas experiencias.
Regular (2 puntos): el auditor demuestra un desempeño pasible debe ser mejorado
No satisfactorio (1 punto): el auditor demuestra un desempeño que necesita ser mejorado antes de
ejecutar una nueva auditoría.
7.3.1 Análisis de la Evaluación y descalificación de Auditores
EL LIDER DEL PROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA: analiza cada una de las
Evaluaciones de Auditores recibidas, a fin de verificar la posibilidad de implementar mejoras en el
proceso de auditoría interna, pudiendo descalificar auditores cuyo trabajo es considerado no
satisfactorio.
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En función del desempeño presentado en el proceso de auditoría, registrado en la Evaluación, el auditor
interno será evaluado conforme la siguiente puntuación:
Puntuación
abajo de 10 puntos
Arriba de 10 hasta 20 puntos
Arriba de 20 puntos
Estatus
Descalificado
Calificado,
aunque
es
reentrenamiento de auditoría
Calificado
recomendable
el
NOTA: Si el auditor interno en la evaluación saca una puntuación por arriba de 20, pero tiene dentro
de la calificación puntajes de regular y no satisfactorio en alguno de los criterios de evaluación no podrá obtener
el estatus de Calificado y pasa tener el estatus de Calificado con reentrenamiento de auditorías, dejando la
observación en el informe de evaluación de auditores para claridad del evaluado.
7.3.2 Participación en auditorías internas
El auditor que no realiza auditorías durante 12 meses debe ser acompañado por lo menos a dos visitas
con otro auditor que esté activo.
7.4. Criterios para calificación de auditor líder
7.4.1. Formación mínima
Los funcionarios de Distriseguridad, indicados que actúen como auditor líder deben poseer la
información mínima idéntica a la prevista para los auditores internos además de la formación como
Auditores Lideres.
7.4.2 Entrenamiento de Auditores Internos
Los funcionarios de Distriseguridad indicados para cumplir con funciones de auditor líder deben tener
formación de auditor internos y poseer curso de auditor líder.
El entrenamiento ayudará al auditor líder a tener la capacidad de:
Coordinar la planificación y la ejecución de la auditoría
Coordinar el trabajo del equipo de auditores, en cuanto a la observación de los objetivos de la
auditoría y al cumplimiento de los plazos.
Ser el enlace entre el equipo de auditores y el área verificada manteniendo el buen nivel de
relación.
Analizar los datos obtenidos en el proceso de auditoría, expresándose de forma concluyente.
El funcionario con formación de Auditor Líder tendrá preferencia para desempeñar esta función.
EL LIDER DEL PROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA: debe considerar los siguientes
conceptos para evaluación del Auditor Líder.
Muy bueno (4 puntos): el auditor demuestra un excelente desempeño, no necesita mejoría
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Bueno (3 puntos): el auditor demuestra un buen desempeño, pero pudiendo mejorar a través de
entrenamiento o de nuevas experiencias.
Regular (2 puntos): el auditor demuestra un desempeño pasible debe ser mejorado
No satisfactorio (1 punto): el auditor demuestra un desempeño que necesita ser mejorado antes de
ejercer como Auditor Líder.
7.4.3 Auditoría de Seguimiento
No es obligatoria la evaluación de auditor externo.
7.5 Recalificación de auditor de calidad
El empleado considerado descalificado para actuar como auditor interno o auditor líder podrá ser
recalificado siempre que participe del reentrenamiento específico.
7.6 Auditorías Externas
Cuando sea posible, importante y conveniente para Distriseguridad, el equipo de auditores de calidad
podrá realizar auditorías a proveedores.
En este caso, los auditores deberán poseer
Distriseguridad.
experiencia mínima de 5 auditorías internas en
7.7 Calificación de Auditores externos
Cuando se trate de la realización de auditorías internas hechas por auditores externos al sistema de
calidad de Distriseguridad, los mismos deberán comprobar su calificación a través de los siguientes
documentos:
Copia certificado de curso Formación de Auditores de Calidad
Copia certificado de curso de Auditor Líder
Experiencia mínima 10 auditorías de calidad.
7.8 Exclusión de auditor de la calidad
Son motivos de exclusión automática del equipo de auditores
Renuncia del funcionario a Distriseguridad.
Solicitud formal de exclusión por el propio auditor.
Tres faltas o tres no servicios a la convocatoria para componer el equipo de auditores, sin
justificación.
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