Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página Sistema de Gestión de la Calidad INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Versión 01 Código: IMAM-001 CARTAGENA, 07 DE DICIEMBRE DE 2012 1 1 de 7 Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página 2 de 7 Control del Documento Autores Revisión Aprobación Oficialización Nombre Marlon Ortega Giovana Venegas Guillermo Acosta Aragón Guillermo Acosta Aragón Álvaro Martínez Bustamante Cargo Contratista Coordinadora SGC Director de Control Interno Director de Control Interno Directora General Dependencia Dirección de Control Interno Fecha 03/12/2012 Dirección de Control Interno 03/12/2012 Dirección de Control Interno 07/12/2012 Dirección General 07/12/2012 Control de los Cambios Versión Fecha de No. Aprobación 01 07/12/2012 02 03 04 Descripción de los Cambios Versión Original Solicitó Guillermo Acosta 2 Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página 3 de 7 1. OBJETIVO: Establecer directrices para la Selección, Calificación y Evaluación de los Auditores Internos de Calidad 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Coordinador de Calidad: Persona que tiene a cargo la implementación y mejora continúa del sistema de Calidad. Representante de la Dirección en Calidad: Persona que designa la Dirección General como Representante del Sistema ante los funcionarios como apoyo al cumplimiento de los requisitos de Norma. Auditor de Calidad: persona calificada para realizar auditorías de calidad. Auditor Líder: Es un auditor de la calidad designado para conducir auditorías de calidad. Equipo de auditores de calidad: Grupo de auditores de calidad formado para llevar a cabo auditorías de calidad. Auditoría de calidad: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados están de acuerdo con las disposiciones planeadas, si éstas fueron efectivamente implantadas con eficacia y si están adecuadas a la consecución de los objetivos. Esta auditoría busca evidencia objetiva de la conformidad de una actividad o sistema a requisitos especificados. 3. ALCANCE Este instructivo debe ser aplicado por los funcionarios que integran o deseen integrar el equipo de auditores de calidad y auditores externos, para su selección, calificación y evaluación. 4. RIESGOS DE LAS AUDITORIAS: 4.1. Comunicación ineficaz del programa. 4.2. No logro de los objetivos del programa. 4.3. Interferencia con las actividades productivas. 4.4. Riesgo físico para los auditores. 4.5. Conductas personales. 3 Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página 4 de 7 5. RESPONSABILIDAD El Coordinador de calidad y el Representante de la Dirección en calidad seleccionan los funcionarios que conformarán el equipo de auditores de calidad; entregando al Líder del proceso de Medición, Análisis y Mejora los integrantes del equipo auditor para su respectiva calificación y habilitación como Auditores de calidad. 6. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS: Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO : La selección y la formación de los auditores de calidad son realizadas por el Coordinador de calidad y el Representante de la Dirección , observando los aspectos descritos a continuación: 7.1 Criterios para Calificación de Auditor Interno 7.1.1 Formación mínima Bachiller Permanencia mínima 1 año en la entidad Curso en Gestión de Calidad o afín Conocer Norma ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y Modelo estándar de Control Interno MECI. Curso Auditor Calidad. Actualizaciones de la Norma 19011:2011 Conocer el Sistema de Gestión de Calidad de Distriseguridad. 7.1.2 Entrenamiento Los funcionarios seleccionados para auditores de calidad deben ser preparados con capacitación que puede ser suministrada por instructores externos con experiencia en Gestión de calidad; que les garantice la competencia en las calificaciones necesarias para la realización y administración de auditorías. La capacitación estará compuesta por clases teóricas y prácticas, abarcan por lo menos: Conocimiento y compresión total de la Norma ISO 9001-2008 Técnicas de realización de las auditorías (Curso Auditor ISO) Elaboración de listas de verificación (cuando aplique) y de informes. El entrenamiento ayudará al auditor de la calidad a tener capacidad de: Obtener y evaluar adecuadamente las evidencias objetivas Conservarse fiel al objetivo de la auditoría Evaluar constantemente los efectos de las observaciones y las interacciones personales durante la auditoría. No perder el objetivo de la auditoria Reaccionar de manera efectiva frente a situaciones de presión Llegar a conclusiones aceptables con base en las observaciones de la auditoría, elaborando un 4 Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página 5 de 7 informe con el resumen de las observaciones recogidas. Ser independiente en pensamiento y neutro en actitudes, en caso de controversia. 7.2 Evaluación del Auditor de Calidad Al término del proceso de auditoría, el auditor deberá entregar al líder del Proceso o responsable de las áreas verificadas, la Planilla de Evaluación de Auditores, para que las mismas sean completadas y enviadas al Coordinador de Calidad para su posterior análisis. 7.2.1 Criterios para la Evaluación El desempeño de los auditores es evaluado en cuanto a: Organización de la auditoría (división de tareas) Preparación de la auditoría (programación de auditoría, lista de verificación). Habilidad de comunicación (oral y escrita) Conducción de la auditoría (secuencia de actividades definidas) Depuración de los hechos Conocimiento de la Norma ISO 9001-2008,NTCGP 1000:2009 y MECI Cortesía y profesionalismo Elaboración de informes EL COORDINADOR DE CALIDAD Y EL REPRESENTNTE DE LA DIRECCION: analizarán las evaluaciones de los auditores internos, hechas por los auditados, buscando las acciones necesarias para corrección o mejora del proceso. 7.3 Conceptos EL LIDER DEL PROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA : debe considerar los siguientes conceptos para evaluación de los auditores de calidad. Muy bueno (4 puntos): el auditor demuestra un excelente desempeño, no necesita mejoría Bueno (3 puntos): el auditor demuestra un buen desempeño, pero pudiendo mejorar a través de entrenamiento o de nuevas experiencias. Regular (2 puntos): el auditor demuestra un desempeño pasible debe ser mejorado No satisfactorio (1 punto): el auditor demuestra un desempeño que necesita ser mejorado antes de ejecutar una nueva auditoría. 7.3.1 Análisis de la Evaluación y descalificación de Auditores EL LIDER DEL PROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA: analiza cada una de las Evaluaciones de Auditores recibidas, a fin de verificar la posibilidad de implementar mejoras en el proceso de auditoría interna, pudiendo descalificar auditores cuyo trabajo es considerado no satisfactorio. 5 Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página 6 de 7 En función del desempeño presentado en el proceso de auditoría, registrado en la Evaluación, el auditor interno será evaluado conforme la siguiente puntuación: Puntuación abajo de 10 puntos Arriba de 10 hasta 20 puntos Arriba de 20 puntos Estatus Descalificado Calificado, aunque es reentrenamiento de auditoría Calificado recomendable el NOTA: Si el auditor interno en la evaluación saca una puntuación por arriba de 20, pero tiene dentro de la calificación puntajes de regular y no satisfactorio en alguno de los criterios de evaluación no podrá obtener el estatus de Calificado y pasa tener el estatus de Calificado con reentrenamiento de auditorías, dejando la observación en el informe de evaluación de auditores para claridad del evaluado. 7.3.2 Participación en auditorías internas El auditor que no realiza auditorías durante 12 meses debe ser acompañado por lo menos a dos visitas con otro auditor que esté activo. 7.4. Criterios para calificación de auditor líder 7.4.1. Formación mínima Los funcionarios de Distriseguridad, indicados que actúen como auditor líder deben poseer la información mínima idéntica a la prevista para los auditores internos además de la formación como Auditores Lideres. 7.4.2 Entrenamiento de Auditores Internos Los funcionarios de Distriseguridad indicados para cumplir con funciones de auditor líder deben tener formación de auditor internos y poseer curso de auditor líder. El entrenamiento ayudará al auditor líder a tener la capacidad de: Coordinar la planificación y la ejecución de la auditoría Coordinar el trabajo del equipo de auditores, en cuanto a la observación de los objetivos de la auditoría y al cumplimiento de los plazos. Ser el enlace entre el equipo de auditores y el área verificada manteniendo el buen nivel de relación. Analizar los datos obtenidos en el proceso de auditoría, expresándose de forma concluyente. El funcionario con formación de Auditor Líder tendrá preferencia para desempeñar esta función. EL LIDER DEL PROCESO DE MEDICION, ANALISIS Y MEJORA: debe considerar los siguientes conceptos para evaluación del Auditor Líder. Muy bueno (4 puntos): el auditor demuestra un excelente desempeño, no necesita mejoría 6 Código: IMAM-001 INSTRUCTIVO DE EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS Fecha: 07/12/2012 Versión: 01 Página 7 de 7 Bueno (3 puntos): el auditor demuestra un buen desempeño, pero pudiendo mejorar a través de entrenamiento o de nuevas experiencias. Regular (2 puntos): el auditor demuestra un desempeño pasible debe ser mejorado No satisfactorio (1 punto): el auditor demuestra un desempeño que necesita ser mejorado antes de ejercer como Auditor Líder. 7.4.3 Auditoría de Seguimiento No es obligatoria la evaluación de auditor externo. 7.5 Recalificación de auditor de calidad El empleado considerado descalificado para actuar como auditor interno o auditor líder podrá ser recalificado siempre que participe del reentrenamiento específico. 7.6 Auditorías Externas Cuando sea posible, importante y conveniente para Distriseguridad, el equipo de auditores de calidad podrá realizar auditorías a proveedores. En este caso, los auditores deberán poseer Distriseguridad. experiencia mínima de 5 auditorías internas en 7.7 Calificación de Auditores externos Cuando se trate de la realización de auditorías internas hechas por auditores externos al sistema de calidad de Distriseguridad, los mismos deberán comprobar su calificación a través de los siguientes documentos: Copia certificado de curso Formación de Auditores de Calidad Copia certificado de curso de Auditor Líder Experiencia mínima 10 auditorías de calidad. 7.8 Exclusión de auditor de la calidad Son motivos de exclusión automática del equipo de auditores Renuncia del funcionario a Distriseguridad. Solicitud formal de exclusión por el propio auditor. Tres faltas o tres no servicios a la convocatoria para componer el equipo de auditores, sin justificación. 7