UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS NORTE PAG 1 DE 4 REVISIÓN N°. 07 ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS AUDITORIAS INTERNAS (P-SC-04) AÑO 2012 MES 01 DÍA 31 PUNTO(S) DE LA NORMA QUE APLICA: 8.2.2 I.- OBJETIVO Llevar a cabo auditorias internas para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad se ha implementado, se mantiene y es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 y los establecidos por la propia Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte. II.- ALCANCE Aplica al Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte. III.- DEFINICIONES SGC.- Sistema de Gestión de Calidad UTTN.- Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte Auditoria.- Análisis sistemático e independiente para determinar si las actividades de Calidad cumplen las disposiciones establecidas y si éstas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Auditor. Persona con la competencia para llevar acabo una auditoria. Auditor responsable. Responsable de conducir y dar seguimiento a la auditoria. Auditado. Organización que es auditada. Para efecto de la auditoria interna el auditado es el área o departamento declarado en el sistema de gestión de calidad de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte. Equipo Auditor. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria. Programa de auditoria. Conjunto de una o mas auditorias planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico. Criterio de auditoria. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias. Evidencia de la auditoria. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditorias y que son verificables. Documento No Controlado Al ser impreso IV.- ENFOQUE DEL PROCESO Proveedor Entradas Salidas o resultados Cliente Normas: Requisitos de la Un Proceso de Auditoria Todas las áreas de la ISO-9000:2005 norma ISO- Interna UTTN ISO-9001:2008 9001:2008 ISO-9004:2000 Requerimientos: Indicadores: Objetivos: Procedimiento adecuado para la realización de Auditorias Internas Auditorías Realizadas auditorias Programadas x 100 Llevar a cabo auditorias internas para determinar si el Sistema de Gestión de Calidad se ha Implementado. V.- POLÍTICAS ELABORÓ: REVISÓ CONTENIDO: REVISÓ FORMA: PUESTO PROFESOR ASOCIADO B PROFESOR ASOCIADO C CONTROL DE DOCUMENTOS RECTOR FECHA 31/01/2012 31/01/2012 31/01/2012 31/01/2012 ING. VICTOR HUGO ARVIZU IBARRA C.P. NORMA ELVIRA VIGUERAS DEL ANGEL C.P. ERICKA SUSTAITA NOMBRE Y FIRMA AUTORIZÓ: LIC. SERGIO HUMBERTO ZERTUCHE ZUANI F-SC-02/R01 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS NORTE ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS AUDITORIAS INTERNAS (P-SC-04) PAG 2 DE 4 REVISIÓN N°. 07 AÑO 2012 MES 01 DÍA 31 PUNTO(S) DE LA NORMA QUE APLICA: 8.2.2 1. Las auditorias internas deben programarse, considerando el estado y la importancia que tenga el área a auditar en el proceso académico, así como los resultados de auditorías previas, Acciones Correctivas y preventivas e indicadores de desempeño. 2. La rectoría tiene la facultad de programar auditorias extraordinarias, según lo determine la junta de revisión de sistemas de gestión de calidad. 3. La selección de los auditores y realización de las auditorias deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorias. Los auditores no deben auditar su propio trabajo 4. Los auditores deben demostrar competencia para que las auditorias al sistema de gestión de calidad se efectúen en forma efectiva y uniforme. Se debe respetar la independencia e integridad del equipo auditor. 5. Los auditores deberán desarrollar y mantener su nivel de competencia. 6. Los documentos utilizados en la auditoria por parte del equipo auditor, para documentar e informar resultados, pueden ser: a. Listas de verificación. b. Formatos para informar las observaciones de la auditoria. c. Formatos para documentar evidencias que respalden las conclusiones obtenidas por los auditores. 7. Es responsabilidad de los auditores internos: a. Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoria. b. Cumplir con los requisitos aplicables a las auditorias. c. Informar los resultados de la auditoria. d. Documentar las observaciones y las no conformidades. e. Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoria. f. Mantener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditoria para entregar dichos documentos cuando sean requeridos y asegurar la confidencialidad permanente. 8. Es responsabilidad del Auditor Líder, programar las auditorias internas. Documento No Controlado Al ser impreso VI.- RESPONSABILIDADES Responsable Secuencia Actividades Rector y Auditor 1 Preparan el Plan auditoría interna en F-SC-12 líder Seleccionan al personal responsable de realizar la auditoria, bajo los siguientes criterios: Ser empleado de la Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte. Conocer el modelo educativo de la Universidad Tecnológica. Ser auditor interno del sistema de calidad ISO 9001:2008. Auditor líder 2 Auditores Internos 3 Cita a los auditores internos para revisar plan de auditoría interna, en formato F-SC-12, incluyendo la asignación del equipo auditor a las diferentes áreas para efectuar la auditoria, y la documentación necesaria para ejecutarla como: El aviso a las áreas que serán auditadas por cada auditor. Reporte de Auditoría Interna para documentar las evidencias que respalden las conclusiones obtenidas por los auditores, F-SC-09 Lista de verificación de cumplimiento a la norma F-SC-10. Consultar la disponibilidad de los auditados para elaborar la agenda de auditoría. Establecer junto con el responsable del área auditada, el horario de la auditoria. Convocar a la reunión de apertura. F-SC-02/R01 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS NORTE ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS AUDITORIAS INTERNAS (P-SC-04) PAG 3 DE 4 REVISIÓN N°. 07 AÑO 2012 MES 01 DÍA 31 PUNTO(S) DE LA NORMA QUE APLICA: 8.2.2 Los participantes en la reunión de apertura deben ser: el grupo auditor el director o jefe del área auditada. Personal del área designada por el director o jefe del área auditada. Auditores Internos 4 Al ejecutar la auditoria se realizará de la siguiente manera: El equipo auditor realiza la reunión de apertura con los responsables de las áreas a auditar. Los Auditores Internos deben explicar el objetivo y alcance de la auditoria Presentar al equipo auditor así como el plan de desarrollo de la auditoria incluyendo el itinerario y metodología Aclarar cualquier duda o detalle que pueda parecer confuso. El equipo auditor ejecuta la auditoría interna conforme a: o Aplicación de la lista de verificación. Entrevista de acuerdo al itinerario. Recolectar evidencias. Señalar incumplimientos al representante. Documentar la desviación, deficiencia o no conformidad encontrada. Se realiza la reunión de cierre con el responsable del área auditada, el auditor responsable debe de: o Presentar al área auditada las no conformidades y/o observaciones de la auditoria de una manera que asegure su entendimiento de los resultados de la auditoria en formato Reporte de Auditorías Internas F-SC-09 o Presentar las conclusiones del equipo auditor relacionadas con la efectividad del sistema de Gestión de calidad, para asegurar el cumplimiento de los objetivos de calidad. Documento No Controlado Al ser impreso Auditores Internos 5 Realizan reporte de la auditoría interna F-SC-10 basándose en: Obtención de evidencias Observaciones físicas y registros. Documentación de las no conformidades encontradas Presentan los resultados al responsable del área auditada. El equipo auditor genera las acciones correctivas y preventivas según lo establece el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, P-SC-05 Los resultados de las auditorías internas son presentados por el Auditor líder en cada reunión de Revisión de la Rectoría de acuerdo al P-RE-01, así como, el estado de cada acción correctiva y preventiva. Área auditada 6 . Como resultado del reporte de auditoría, el responsable del área auditada, analiza los resultados y elabora plan de acciones correctivas y preventivas de acuerdo a procedimiento P-SC-05 Acciones Correctivas y Preventivas F-SC-02/R01 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TAMAULIPAS NORTE ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS AUDITORIAS INTERNAS (P-SC-04) Auditor líder y Auditores internos 7 PAG 4 DE 4 REVISIÓN N°. 07 AÑO 2012 MES 01 DÍA 31 PUNTO(S) DE LA NORMA QUE APLICA: 8.2.2 Dan seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, verificando la implantación de las mismas, así como el avance y la efectividad de acuerdo a los plazos establecidos en el Plan de Acciones Correctivas. VII.- CONTROL DE REGISTROS Código F-SC-09 F-SC-10 F-SC-12 Nombre Retención Reporte de Auditorias Lista de Verificación Plan de Auditoria VIII.- CONTROL DE CAMBIOS Fecha Revisión 02 de Septiembre 00 del 2002 17-Nov-04 01 29-Feb-05 02 09-ENERO-2006 03 03-ABRIL-2006 12-ENERO-2009 04 05 07-MARZO-2009 06 31-ENERO-2012 07 1 AÑO 1 AÑO 1 AÑO Almacenaje Disposición Final Destrucción Archivo del Coordinador del SGC Archivo del Destrucción Coordinador del SGC Archivo del Destrucción Coordinador del SGC Documento No Controlado Al ser impreso Descripción Inicial Se cambió el indicador a 100% de Auditorias Internas realizadas Se modificó la frecuencia de Auditorias de cuatro a seis meses * SE ELIMINO INTERACCION CON OTROS PROCESOS O DOCUMENTOS DEL SISTEMA. * DIAGRAMA DE PROCESO. *LISTA DE DISTRIBUICION SE MODIFICARON LAS POLITICAS Se modifico el paso 1 de la sección V políticas, en lugar de 4 auditorias por año, hacer solo 2. Se modifico la sección de enfoque de proceso: las normas ISO 9000, ISO 9001 e ISO 9004 con la revisión actual. Se modifico la sección V políticas, en lugar de 2 auditorías por año, la que se establezcan de acuerdo a la necesidades de revisión según el plan de auditorías, Se incorporo la figura de auditorías extraordinarias, Se modifico el indicador de desempeño. IX- ANEXOS F-SC-09 Reporte de Auditorias F-SC-10 Lista de Verificación F-SC-12 Plan de Auditoria F-SC-02/R01