EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ San José de Cúcuta, 01 de marzo de 2.006 Señores xxxxxxx Ciudad Asunto: Invitación a cotizar No. 056 Ref. Servicios de Auditoria concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones. Cordial saludo. La E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ, invita a su empresa bajo la regulación del Estatuto Contractual de la Institución (Acuerdo 011 de 1998), bajo la modalidad de Contratación directa, a presentar oferta para contratar los servicios de Auditoria concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones requeridos por nuestra institución. 1. DE LAS VEEDURIAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACION De conformidad con lo establecido en el artículo 9º del Decreto 2170/2002, las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, y la Asociación de usuarios del Hospital, podrán desarrollar su actividad durante todas las etapas de contratación, pudiendo hacer recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades determinadas en dicha disposición. 2. DEFINICION PROCESOS: 2.1. PROCESO DE AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE Es el mecanismo sistemático y continuo de evaluación de los procesos y procedimientos que el paciente requiere durante su estancia hospitalaria, de modo que se tenga la objeción de forma temprana para lograr la corrección y la adecuada prestación del servicio, cumpliendo con estándares de calidad y eficiencia dentro de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario Erasmo Meoz. Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ Por lo tanto la Auditoria Médica Concurrente implica la evaluación diaria del paciente y sus procesos y procedimientos en cuanto a pertinencia, oportunidad, suficiencia y valor diagnóstico y terapéutico que ellos implican. Las observaciones a que haya lugar durante el proceso de la concurrencia deben ser asumidas en conjunto por los dos auditores de las partes comprometidas. (PRESTADORES DEL SERVICIOS Y CONTRATANTES,) así como en el caso de que se requiera asumir temas en conjunto con los auditores de la firma facturadora. 2.2. PROCESO DE AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES Es el mecanismo sistemático y continuo de evaluación del cumplimiento de los procedimientos y su correcto cobro a las entidades contratantes y la auditoria de cuentas y respuesta de glosas y objeciones de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario Erasmo Meoz. La respuesta de glosas y objeciones implica la revisión y el acuerdo a que se debe llegar en caso de que sea necesario con la empresa contratante y contratista, acerca de la prestación de servicios diagnósticos o terapéuticos durante el tiempo de manejo del paciente en la ESE HUEM. 3. REQUERIMIENTOS NECESARIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORIA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MÉDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES EN LA E.S.E. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ: El contratista se obliga para con la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ a prestar el servicio de AUDITORIA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES con idoneidad para cubrir cada uno de los puntos determinados, en el numeral 3.1 para manejo e implementación de los respectivos procesos. El proponente se compromete para con la E.S.E. HUEM a prestar un servicio de buena calidad, haciendo los ajustes necesario en el proceso de Auditoria Concurrente y Auditoria de Cuentas Médicas y Respuesta de glosas y objeciones, trabajando en equipo y organizándolo para poder brindar al Hospital, la atención de forma oportuna y garantizando que el porcentaje de glosas aceptadas por parte de la entidad no supere el 3%. El proponente dentro de la propuesta técnica tendrá en cuenta que la respuesta a la glosa requiere el manejo mediante software apropiado, por lo que deberá incluir su propio “software de respuesta a glosas”. 1. Deberá indicar si el software presentado es de desarrollo propio o si es comercial, en este último caso deberá anexar las licencias respectivas. 2. Entregará los pantallazos del programa en medio impreso y un DEMO en medio magnético. 3. Recurso humano especializado y técnicos, así como personal administrativo de acuerdo a lo requerido en el numeral 3.4. de la presente propuesta. Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ La no presentación de este software es causal de inadmisión. 3.1. CUBRIMIENTO Y ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE LOS PUNTOS DETERMINADOS AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE EL PROPONENTE DEBERA GARANTIZAR LA PRESTACION DEL SERVICIOS DE AUDITORIA CONCURRENTE DIARIAMENTE EN CADA UNO DE LOS SERVICIOS DESCRITOS A CONTIINUACION DE ACUERDO AL PORTAFOLIO DE SERVICIOS ACTUAL Y/O NUEVOS SERVICIOS QUE SE INCLUYAN, DEJANDO EVIDENCIA DE SU REVISION DE HISTORIAS CLINICAS FRENTE A LOS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS REQUERIDOS POR EL PACIENTE EN EL DOCUMENTO DE TRABAJO DESCRITO EN EL ANEXO NO. 1 DE LA PRESENTE INVITACION. URGENCIAS (ADULTOS, PEDIATRIA Y SALA DE PARTOS). UCI: (ADULTO, PEDIATRICA Y NEONATAL), RECIEN NACIDOS, QUIROFANO, RECUPERACION Y CIRUGIA AMBULATORIA. HOSPITALIZACION EN TODOS LOS PISOS DE MODO QUE SE CUBRAN LAS ESPECIALIDADES BASICAS, ASI COMO LAS SUBESPECIALIDADES. SERVICIOS DE APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO. REVISORIA DE CUENTAS MEDICAS El proponente deberá garantizar la revisión de la totalidad de cuentas médicas presentadas por los contratistas del Hospital, tratándose de las SOCIEDADES Y/O COOPERATIVAS a quienes se adquieren servicios especializados y a las EAPB contratantes de los servicios de la ESE HUEM. RESOLUCION DE GLOSAS Y OBJECIONES El proponente deberá garantizar la revisión de la totalidad de objeciones presentadas por las diferentes administradoras de planes de beneficios, así como dar respuesta a las mismas y adelantar los procesos conciliatorios cuando hubiere lugar, igualmente deberá formular las objeciones derivadas del proceso descrito en el item de actividades de REVISORIA DE CUENTAS MEDICAS, así como controvertir las respuestas dadas por los contratistas adelantando los procesos que sean necesarios (Conciliación) hasta llegar al levantamiento de la glosa o aceptación de la misma. 3.2 CALIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORIA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES El Proponente se compromete para con la ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ a prestar un servicio de buena calidad, haciendo los ajustes necesarios en el proceso de Auditoria Concurrente y Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones, trabajando en equipo y organizándolo para poder brindar al Hospital, la atención de forma Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ oportuna y cumpliendo con el número total diario de facturas ocasionadas y generadas al cien por ciento (100%) cobrables. 3.3 CONDICIONES DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE Y AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES. El servicio de Auditoria Médica Concurrente y Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de Glosas y objeciones en la ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO UNIVERSITARIO MEOZ, debe prestarse con idoneidad y experiencia en cada actividad a realizar, con un grupo de trabajo que garantice la continuidad en el proceso de Auditoria y el cubrimiento requerido en el numeral 3.1. El proponente debe presentar en la propuesta los perfiles mínimos exigidos para poder prestar el servicio de manera idónea y especializada y anexar a la misma con obligatoriedad todas las certificaciones que acrediten dichos perfiles. El proponente deberá adjuntar una propuesta técnica que describa la metodología y/o procedimiento a utilizar para realizar la Auditoria Concurrente y Auditoria de Cuentas Médicas y Respuesta de Glosas y Objeciones en la entidad de acuerdo a las Unidades Funcionales y los servicios de salud ofrecidos descritos en el Formulario de Habilitación y/o Portafolio de servicios actual y los nuevos servicios que se requiriere ofertar, el cual debe ajustarse a los requerimientos de la institución y debe garantizar la continuidad de la prestación del servicio, en condiciones de oportunidad, suficiencia, calidad, y eficiencia. 3.4 PERFILES REQUERIDOS PROCESO DE AUDITORIA INTEGRAL Siendo la Auditoria un proceso sistemático y continuo de evaluación del cumplimiento de estándares de calidad y eficiencia dentro de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario Erasmo Meoz, con el fin de generar como producto final un servicio de salud con calidad y eficiencia, es importante que el proponente garantice al hospital recurso humano que llene los perfiles mínimos determinados así: 3.4.1. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE COORDINACIÓN DE AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES: A. Título profesional en medicina otorgado por Universidad reconocida oficialmente. B. Medico Especialista en Auditoria de la calidad y/o gerencia. C. Experiencia certificada de cuatro (4) años en actividad especifica de Auditoria Médica en entidades del sector público o privado integrantes del Sistema General de Seguridad Social. 3.4.2. PERFIL DE LA ACTIVIDAD AUDITOR MEDICO CONCURRENTE A. Título profesional en medicina otorgado por Universidad reconocida oficialmente. B. Medico Especialista en Auditoria de la calidad y/o gerencia. Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ C. Experiencia certificada de cuatro (1) año en actividad especifica de Auditoria Médica en entidades del sector público o privado integrantes del Sistema General de Seguridad Social. 3.4.3. PERFIL DE LA ACTIVIDAD AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS A. Título profesional en Areas de la Salud otorgado por Universidad reconocida oficialmente. B. Especialización en Auditoria de la calidad y/o gerencia. C. Experiencia certificada de cuatro (1) años en actividad especifica de Auditoria Médica en entidades del sector público o privado integrantes del Sistema General de Seguridad Social. 3.4.4. PERFIL PARA LA ACTIVIDAD DE APOYO DE AUDITORIA –AUXILIAR DE ENFERMERIA A. Título de Bachiller. B. Certificado de Auxiliar de Enfermería expedido por una institución debidamente autorizada. C. Conocimientos certificados en Auditoria de Cuentas en entidades del sector salud y en Sistema General de Seguridad Social. D. Experiencia certificada mínima de un (1) año en Instituciones Prestadoras de Salud, en actividades especificas relacionadas con el objeto de la presente invitación. 3.4.5. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE SISTEMAS A. B. C. APOYO ADMINISTRATVO – INGENIERO DE Título de Ingeniero de Sistemas. Tarjeta Profesional. Experiencia certificada de un (1) año en entidades del sector público o privado integrantes del Sistema General de Seguridad Social, relacionada con el objeto de la presente invitación. 3.4.6. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS - AUXILIAR ADMINISTRATIVA A. B. C. Título de Bachiller. Conocimientos certificados en sistemas. Experiencia certificada mínima de un (1) año en Instituciones Prestadoras de Salud, relacionadas con el objeto de la presente invitación. 3.5 PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA PROPUESTA DE AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y RESPUESTA DE GLOSAS Y OBJECIONES: El Proponente deberá presentar la descripción del procedimiento a seguir para la prestación del servicio de Auditoria Médica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y Respuesta de Glosas y Objeciones, de acuerdo a los puntos enunciados en el numeral 3.1. que incluya los siguientes aspectos: Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ Tiempo de cubrimiento Actividades a realizar Actividades por punto de cubrimiento El Proponente deberá definir las actividades a desarrollar con cada uno de los perfiles establecidos en el numeral 3.4., lo cuales deben incluir como mínimo: 1. Verificar la calidad de los registros clínicos (médicos, enfermería y demás profesionales de la salud) 2. Hacer seguimiento a la aplicación de las guías de manejo propuestas y/o adoptadas por cada uno de los servicios especializados de la institución y de los procesos de atención de los pacientes por parte de otros profesionales. 3. Revisar los procesos y flujos de información establecidos por el Hospital para el proceso de facturación y auditoria y propondrá las modificaciones que considere necesarias. 4. Correlacionar los registros de la historia clínica con la epicrisis; y de la epicrisis con la facturación. 5. Presentar las objeciones a los contratistas de la entidad dentro de los siete días calendarios, posteriores a la presentación de la cuenta. 6. Revisar las aclaraciones presentadas por los contratistas relacionados con las objeciones efectuadas por la entidad, aceptando las pertinentes o en su defecto convocará a la conciliación respectiva en las instalaciones de la ESE HUEM y por medio de oficio formal, para hacerla dentro de los 5 días calendarios siguientes a la radicación de la aclaración. 7. Dar respuesta a las objeciones presentadas por las diferentes EAPB (Entidad Administradora de Planes de Beneficios), dentro de los 15 días calendarios siguientes a la radicación. 8. Revisar las respuestas dadas por las EAPB y convocar a al conciliación respectiva dentro de los 5 días calendarios siguientes a la radicación de la aclaración. 9. Notificar a las oficinas de contabilidad y cartera las respuestas dadas a las objeciones presentadas por los contratistas y contratantes de la entidad del proceso adelantado, y de manera inmediata a la radicación en las diferentes EAPB y empresas contratistas, de acuerdo al avance del proceso. 10. Una vez agotados todos los mecanismos legales existentes en la Auditoria y en el evento de no llegar a ningún acuerdo entre la Firma Auditora y la EAPB, el Coordinador de la Firma Auditora informará por escrito de manera formal a la ESE HUEM sobre estos casos puntales los cuales no pueden exceder como tope máximo el 3% del total de las glosas presentadas a conciliación, con esa EAPB y correspondientes al mismo periodo de radicación. 11. Mantener un sistema de control en el cual los informes que requiere la Gerencia deben ser actualizados como máximo con un día de retraso. 12. Generará los informes que tipifiquen las fallas en los procesos y puntualizará el área que incurra en los mismos, de igual forma, realizará las actividades de capacitación, retroalimentación y/o propondrá las modificaciones en los procesos que tiendan a superar las causas de error a las Subgerencias para su estudio y adopción. 13. Diseñar los indicadores que permitan evaluar el desarrollo del proceso objeto de la presente licitación. Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ 14. Realizará en general todas las acciones que tiendan a optimizar la calidad de los procesos y los servicios. 15. Verificará que exista correspondencia médica, administrativa, registro de la historia clínica y facturación, así como la no facturación de los medicamentos no administrados y su descargue de la facturación. 16. Para todos los casos de aceptación de glosas deberá informar de manera inmediata a las Subgerencias los responsables con nombre y documento de identidad. 3.6 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN ENTIDADES INTEGRANTES DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Siendo la Auditoria Médica de Calidad, Auditoria Concurrente y Auditoria de Cuentas Médicas de Prestadores de servicios de Salud un proceso en el cual convergen varias actividades especializadas, es importante que el proponente garantice al hospital experiencia en prestación de servicios relacionadas con el objeto de la presente invitación, mínimo de un año con entidades privadas o públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD EN ENTIDADES DEL III NIVEL DE COMPLEJIDAD, en cuyo caso deberá presentar certificaciones de calidad y cumplimiento en contratos realizados. 4. OBLIGACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 1. El proponente se obliga para con el Hospital a presentar en su propuesta de servicios de Auditoria Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones, los documentos que acrediten los perfiles determinados en el numeral 3.4. del presente Pliego. 2. El proponente deberá adjuntar una propuesta técnica que describa la metodología o procedimiento a utilizar para realizar la Auditoria Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones de la entidad de acuerdo a los puntos y actividades descritos en los numerales 3.1 y 3.5 La cual deberá ser avalada por la entidad como, propuesta técnica que se ajuste a los requerimientos institucionales. 3. Diseñar las actividades específicas de acuerdo a los perfiles establecidos; que permitan la prestación eficaz del servicio de Facturación con Auditoria Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones, así como los informes respectivos durante la ejecución del contrato. 4. Se obliga a cumplir con todos los requisitos de carácter legal inherentes a la naturaleza jurídica de su organización y que se encuentran descritas en los numerales 11 y 12 de los términos de referencia de la presente invitación, sopena de ser descalificada o inadmitida. 5. OBLIGACIONES QUE ADQUIERE EL PROPONENTE ELEGIDO EN CASO DE SUSCRIBIR EL CONTRATO 1. El proponente se obliga a presentar los procesos dentro del sistema de la Auditoria Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones, los cuales serán objeto de revisión y/o modificación por parte de la ESE HUEM. 2. Realizar los ajustes a los procesos objeto de la presente invitación que considere pertinente la ESE HUEM y/o sugerir los que considere necesarios, comunicándolos al supervisor y/o Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ interventor del contrato. 3. Ajustarse a las actualizaciones y normas relacionadas con el proceso de auditoria médica que emita el Ministerio de la Protección Social y los entes reguladores. 4. Notificar a las oficinas de contabilidad y cartera las respuestas dadas a las objeciones presentadas por los contratistas y contratantes de la entidad del proceso adelantado, y de manera inmediata a la radicación en las diferentes EAPB y empresas contratistas, de acuerdo al avance del proceso. 5. El proponente no podrá emitir ningún tipo de comunicación externa hacia los clientes externos de la ESE HUEM, exceptuándose lo referente a la radicación de respuesta y/o conciliación de glosas, como también la citación formal para el proceso de conciliación. 6. Acatar las recomendaciones de la interventoría y/o supervisor de acuerdo a los informes mensuales que elaborara dicho funcionario y en caso de incumplimiento por parte de la empresa contratada, establecer las responsabilidades, correctivos y sanciones a que haya lugar. 7. Presentar mensualmente ante el supervisor y la Subgerencia de Salud y Administrativa el comportamiento de los indicadores de gestión que el Hospital le solicite. 6. SUPERVISIÓN La ESE. Hospital Universitario Erasmo Meoz designará un supervisor y/o interventor, quien efectuará estricta supervisión y control al cumplimiento del contrato. Así mismo velará porque el contratista llene los requerimientos de producción del servicio de lo cual se debe rendir informe mensual para que se pueda efectuar el pago de la cuenta de la prestación del servicio de lo facturado. Mensualmente se realizará una reunión entre el Contratista, el supervisor del Contrato, la Subgerencia de Servicios de Salud y la Subgerencia Administrativa; quienes evaluarán los servicios prestados y analizaran todo lo relacionado con la ejecución del Contrato. El área de supervisión desarrollará los indicadores de gestión mínimos requeridos para evaluar el desarrollo del contrato de la presente invitación, los cuales se notificaran al Coordinador al inicio del contrato. 7. PROPUESTA ECONÓMICA El proponente deberá presentar su propuesta económica por el servicio de Auditoria concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones de una manera global estableciendo el valor total mensual a todo costo. 8. DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato a suscribir es de siete (07) meses y diez (10) días. 9. CONDICIONES PARA PARTICIPAR Las personas jurídicas no deberán encontrarse incursos en ninguna de las causales de Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ incompatibilidad e inhabilidad legales y Constitucionales. Además el proponente deberá presentar el Certificado de Existencia y representación legal de la Cámara de Comercio, el Registro Mercantil o el documento idóneo, en donde aparecerá el objeto y actividad de la empresa concordante con el objeto a contratar. 9.1. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Las personas jurídicas proponentes deberán acreditar la razón social, número de NIT, la existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio o documento idóneo de acuerdo con la naturaleza jurídica de la organización, y hoja de vida de la entidad. Los proponentes en consorcio o uniones temporales indicaran la clase de participación, señalando los términos de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin autorización previa del Hospital. Las personas que conformen el consorcio o unión temporal, deberán presentar el documento de constitución del mismo, en donde se exprese claramente su compromiso de participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como de suscribir el contrato. Deben igualmente designar la persona que para todos los efectos los representará y se señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad en la prestación del servicio en la ESE. Hospital Universitario Erasmo Meoz. El proponente deberá demostrar que su duración será la vigencia del contrato y un (01) año más. 10. PRESUPUESTO El presupuesto oficial estimado, es de DOSCIENTOS SETENTA Y SEIS MILLONES PESOS MCTE ($276.000.000.oo), rubro 1020200-02 Remuneración servicios técnicos operativos, vigencia 2006, para la prestación de los servicios de Auditoria concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y respuesta de glosas y objeciones. 11. REGULACIÓN JURÍDICA El proceso de invitación y el Contrato, que con ocasión de esta Invitación se celebre, se regulará por las normas generales contempladas en el Estatuto Contractual de la Institución (Acuerdo 011 de 1998), legislación civil y comercial y Ley 100 de 1993. 12. DOCUMENTOS ESENCIALES PARA ANEXAR 12.1 PARA ACREDITAR EXISTENCIA Si el proponente es una persona jurídica nacional, deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio; cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, que no tengan Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ establecida sucursal en Colombia, deberán comprobar su existencia y representación legal de conformidad con las normas de su país de origen. El certificado deberá contener la siguiente información: Una vigencia no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación. La duración de la sociedad, contada a partir de la fecha de cierre de la presente invitación, no será inferior al plazo establecido para el contrato y un (1) año más. Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada firma integrante de los mismos, deberá comprobar su existencia y representación, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. El objeto social del proponente debe ser acorde con el objeto de la presente invitación. Según sea el caso, cuando estatutariamente se requiera, deberá adjuntar copia del acta de autorización de la Junta o asamblea de socios. 12.2 EXPERIENCIA E IDONEIDAD Teniendo en cuenta la condición especial del servicio de Auditoria Médica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y Respuesta de Glosas y Objeciones, es de gran importancia que el proponente garantice a la entidad el recurso humano que llene los perfiles mínimos exigidos para cada actividad. Por lo anterior, los proponentes deberán adjuntar para acreditar los perfiles y certificaciones exigidas en el numeral 3.4. sobre experiencia, tiempo e idoneidad en la prestación del servicio, expedidas por el representante legal o funcionario autorizado de la persona jurídica o entidad con quien haya contratado. Es importante que el proponente garantice al hospital experiencia en prestación de servicios de Auditoria Médica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y Respuesta de Glosas y Objeciones, con entidades privadas o públicas integrantes del SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, en cuyo caso deberá presentar certificaciones de calidad y cumplimiento en contratos realizados. 12.3 PROPUESTA ECONOMICA El proponente deberá presentar su propuesta económica conforme a lo establecido en el numeral 7 y concordante con el numeral 10 de los términos de referencia de la presente invitación. Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ 12.4 CERTIFICACIÓN SOBRE RESPONSABLES FISCALES El proponente allegará con la propuesta, documento expedido por la Contraloría General de la Nación (o copia de la solicitud hecha ante dicha entidad), en donde se certifique que el proponente (persona natural o jurídica) y su representante legal, no se encuentran reportados en el boletín de responsables fiscales. Para el caso de consorcios o uniones temporales, la mencionada certificación se aportará por cada una de las personas integrantes de los mismos y sus correspondientes representantes legales. La Empresa no adjudicará al proponente que aparezca (proponente y/o su representante legal) reportado en el boletín de responsables fiscales de las Contralorías (Ley 610 artículo 60 de 2000) 12.5 ACREDITACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROPONENTE AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. Si el proponente es persona jurídica se obliga a presentar en la oferta certificación de los pagos de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar familiar, y Servicio nacional de Aprendizaje, cuando a ello hubiere lugar, expedida por el revisor fiscal cuando éste exista, de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la persona jurídica, el cual en todo caso no será inferior a seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución; de conformidad y en virtud del artículo 50 de la ley 789 del 27 de diciembre de 2002. La omisión a este requisito producirá el rechazo de la propuesta. 12.6 CERTIFICACIÓN DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS. El proponente deberá anexar Certificación de Antecedentes Disciplinarios del representante legal del proponente; vigente expedido por la Procuraduría General de la Nación. La omisión en la presentación de uno de los documentos previstos en el presente numeral descalifica la propuesta. 13. DESCALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas serán descalificadas de plano, en los siguientes casos: A. Cuando no se ajusten a los términos de referencia. La propuesta no se ajusta a los términos de referencia cuando no reúne los requisitos mínimos para participar establecidos en la evaluación jurídica, cuya calificación sea descalificada y cuando carece de alguno de los documentos esenciales establecidos en le numeral 12º. de la presente Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ invitación, se compruebe inexactitud en su contenido o no cumpla lo estipulado para cada uno de ellos. B. Cuando se presenten dos o más propuestas por un mismo oferente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes o participando en sociedades, consorcios o uniones temporales diferentes, aunque su participación sea minoritaria. C. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades constitucionales y legales vigentes. D. Cuando la propuesta no fue suscrita por el proponente o el representante legal, si es persona jurídica o sin autorización del órgano competente según los estatutos de la empresa. E. Cuando la propuesta se presente extemporáneamente. F. Cuando los documentos necesarios para la comparación de las propuestas, presenten enmendadoras o correcciones que no aparezcan debidamente autorizadas o salvadas con la firma del proponente o la de quién suscriba el documento. G. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la propuesta, o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del proponente a la entidad o a los demás participantes. H. Cuando el valor de la propuesta se encuentre por encima del presupuesto oficial estimado. I. Cuando el objeto social del proponente no este acorde con el objeto de la presente invitación. 14. CRITERIOS OBJETIVOS DE SELECCION La selección del Contratista será objetiva y ésta se hará al ofrecimiento más favorable para la ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ, sin tener en consideración factores de afecto o interés o cualquier clase de motivación subjetiva. 15. FACTORES DE PONDERACION Son factores de evaluación: EL PRECIO, LA CALIDAD Y LA EXPERIENCIA. Los factores anteriores serán ponderados sobre un total de QUINIENTOS PUNTOS (500) distribuidos así: PRECIO...................................................................... CALIDAD..................................................................... EXPERIENCIA DEL RECURSO HUMANO.......................... EXPERIENCIA DEL PROPONENTE………….....................… Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co 100 PUNTOS 100 PUNTOS 200 PUNTOS 100 PUNTOS EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ 15.1. PRECIO Para estudiar la variable precio, esta tiene un valor de 100 PUNTOS. El menor valor total a todo costo de las propuestas presentadas para la prestación del Servicio de Auditoria Medica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y resolución de glosas y Objeciones, tendrá los cien (100) puntos correspondientes. Para las demás propuestas, los puntajes se determinarán de acuerdo a la siguiente equivalencia: PUNTAJE DE EQUIVALENCIA EL MENOR VALOR DE LAS PROPUESTAS X EL PUNTAJE DE LA VARIABLE PRECIO (100) =____________________________________________ VALOR DE LA PROPUESTA EN ESTUDIO 15.2. CALIDAD El análisis de este factor se hará sobre el global de la propuesta, con un puntaje máximo de CIEN (100) PUNTOS. Esta evaluación será realizada por el Comité Asesor de Gerencia para Contratación del Hospital, el cual calificará los siguientes aspectos: 15.2.1 PROCEDIMIENTOS PARA PRESTAR EL SERVICIO: Este factor tendrá una calificación de 100 puntos así: A. Si se presenta propuesta técnica que describa el procedimiento a utilizar para realizar la Auditoria Medica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y resolución de glosas y Objeciones en la entidad que comprenda la totalidad de las funciones y actividades descritos en el numeral 3.1, 3.2. y 3.5 tendrá una calificación de: ------------------------------------------100 puntos B. Si el proponente no describe procedimientos de algún o algunos de las funciones y Auditoria Medica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y resolución de glosas y Objeciones descritos en el numeral 3.1, 3.2. y 3.5 tendrá una calificación de: -----------------------------0 puntos 15.3. EXPERIENCIA DEL RECURSO HUMANO EN EL PROCESO DE AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MÉDICAS Y RESOLUCIÓN DE GLOSAS Y OBJECIONES, DESCRITOS EN EL NUMERAL 3.4. DE LA PRESENTE INVITACIÓN. Este factor se calificará con DOSCIENTOS (2OO) PUNTOS y se hará el estudio por el Comité Asesor de Gerencia para Contratación de la ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ de acuerdo con la siguiente clasificación: COORDINADOR DE AUDITORIA INTEGRAL___________________________40 PUNTOS AUDITOR MEDICO CONCURRENTE_________________________________40 PUNTOS AUDITORES CUENTAS MEDICAS ___________________________________40 PUNTOS APOYO DE AUDITORIA –AUX-ENFER________________________________20 PUNTOS Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ APOYO ADMINISTRATIVO – ING- SISTEMAS _________________________40 PUNTOS AUDITORIA CUENTAS MEDICAS-APOYO ADTVO–AUX.ADTVO___________20 PUNTOS Teniendo en cuenta la condición especial del servicio de Auditoria Medica Concurrente, Auditoria de Cuentas Médicas y resolución de glosas y Objeciones, es indispensable que el proponente garantice al hospital recurso humano que llene los perfiles mínimos determinados así: 15.3.1. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE COORDINACION DE AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MÉDICAS Y RESOLUCIÓN DE GLOSAS Y OBJECIONES: Este perfil tendrá una calificación máxima de 40 PUNTOS determinados así: A. Si el proponente adjunta como mínimo una certificación que acrediten el perfil comprendiendo en el literal A) del numeral 3.4.1, tendrá una calificación de ---------15 puntos B. Si el proponente adjunta mínimo una certificación que acrediten el perfil comprendiendo el literal B), del numeral 3.4.1, tendrá una calificación de ------------------------------------15 puntos C. Si el proponente adjunta mínimo una certificación que acrediten el perfil comprendiendo el literal C), del numeral 3.4.1, tendrá una calificación de ------------------------------------10 puntos D. Si el proponente no adjunta el mínimo de las certificaciones descritas en los literales A ,B y C del numeral 3.4.1 , tendrá una calificación de ------------------------------------------0 puntos El puntaje máximo del presente numeral (40 puntos) será el resultado de la sumatoria de los literales A, B y C. 15.3.2. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE AUDITOR MEDICO CONCURRENTE: Este perfil tendrá una calificación máxima de CUARENTA (40) PUNTOS determinados así: A. Si el proponente adjunta como mínimo una certificación que acrediten el perfil comprendiendo en el literal A) del numeral 3.4.2, tendrá una calificación de --------15 puntos B. Si el proponente adjunta mínimo una certificación que acrediten el perfil comprendiendo el literal B), del numeral 3.4.2, tendrá una calificación de -----------------------------------15 puntos C. Si el proponente adjunta mínimo una certificación que acrediten el perfil comprendiendo el literal C), del numeral 3.4.2, tendrá una calificación de -----------------------------------10 puntos D. Si el proponente no adjunta el mínimo de las certificaciones descritas en los literales A ,B y C del presente numeral 3.4.2 , tendrá una calificación de -------------------------------0 puntos El puntaje máximo del presente numeral (40 puntos) será el resultado de la sumatoria de los literales A, B y C. 15.3.3. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS: Este perfil tendrá una calificación máxima de CUARENTA (40) PUNTOS determinados así: A. Si el proponente adjunta como mínimo siete certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo en el literal A) del numeral 3.4.3., tendrá una calificación de ------15 puntos B. Si el proponente adjunta mínimo siete certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal B), del numeral 3.4.3., tendrá una calificación de -----------------------------15 puntos Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ C. Si el proponente adjunta mínimo siete certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal C), del numeral 3.4.3., tendrá una calificación de ------------------------------10 puntos D. Si el proponente no adjunta el mínimo de las certificaciones descritas en los literales A, B y C del numeral 3.4.3. , tendrá una calificación de ------------------------------------------0 puntos El puntaje máximo del presente numeral (40 puntos) será el resultado de la sumatoria de los literales A, B y C. 15.3.4. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE APOYO DE AUDITORIA – AUX DE ENFERMERIA: Este perfil tendrá una calificación máxima de 20 PUNTOS determinados así: A. Si el proponente adjunta como mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo en el literal A) del numeral 3.4.4., tendrá una calificación de ------5 puntos B. Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal B), del numeral 3.4.4., tendrá una calificación de ---------------------------------5 puntos C. Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal C), del numeral 3.4.4., tendrá una calificación de ----------------------------------5 puntos D. Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal D), del numeral 3.4.4., tendrá una calificación de ----------------------------------5 puntos E. Si el proponente no adjunta el mínimo de las certificaciones descritas en los literales A ,B, C y D del numeral 3.4.4., tendrá una calificación de -------------------------------------------0 puntos El puntaje máximo del presente numeral (20 puntos) será el resultado de la sumatoria de los literales A, B, C y D. 15.3.5. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO – INGENIERO DE SISTEMAS: Este perfil tendrá una calificación máxima de CUARENTA (40) PUNTOS determinados así: A. B. C. D. Si el proponente adjunta como mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo en el literal A) del numeral 3.4.5., tendrá una calificación de ------15 puntos Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal B), del numeral 3.4.5., tendrá una calificación de -------------------------------15 puntos Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal C), del numeral 3.4.5., tendrá una calificación de -------------------------------10 puntos Si el proponente no adjunta el mínimo de las certificaciones descritas en los literales A ,B, C y D del numeral 3.4.5., tendrá una calificación de ----------------------------------------0 puntos El puntaje máximo del presente numeral (40 puntos) será el resultado de la sumatoria de los literales A, B, C y D. 15.3.6. PERFIL DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS – APOYO ADMINISTRATIVO: Este perfil tendrá una calificación máxima de VEINTE (20) PUNTOS determinados así: A. Si el proponente adjunta como mínimo tres certificaciones que Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co acrediten el perfil EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ comprendiendo en el literal A) del numeral 3.4.6., tendrá una calificación de ------10 puntos B. Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal B), del numeral 3.4.6., tendrá una calificación de ----------------------------------5 puntos C. Si el proponente adjunta mínimo tres certificaciones que acrediten el perfil comprendiendo el literal C), del numeral 3.4.6., tendrá una calificación de ----------------------------------5 puntos D. Si el proponente no adjunta el mínimo de las certificaciones descritas en los literales A ,B y C del numeral 3.4.6., tendrá una calificación de -------------------------------------------0 puntos El puntaje máximo del presente numeral (20 puntos) será el resultado de la sumatoria de los literales A, B y C. 15.4. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS AUDITORIA MEDICA CONCURRENTE, AUDITORIA DE CUENTAS MÉDICAS Y RESOLUCIÓN DE GLOSAS Y OBJECIONES EN ENTIDADES INTEGRANTES DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Este factor se calificará con CIEN (100) PUNTOS y se hará el estudio por el Comité Asesor de Gerencia para Contratación de la ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ de acuerdo con la siguiente clasificación: AÑOS DE EXPERIENCIA EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN ENTIDADES INTEGRANTES DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Certificaciones que acrediten un (1) años continuos tendrá 100 puntos. Certificaciones que acrediten menos de un (1) año tendrá 0 puntos. 16. FORMA DE PRESENTACIÓN Y ENTREGA DE LA OFERTA El calendario de la presente invitación es: Apertura: 01 DE MARZO DE 2006 A LAS 08:00 HORAS. El Cierre será el día 06 DE MARZO DE 2006 A LAS 15:00 HORAS. El proponente deberá entregar, registrar y depositar su propuesta en la Subgerencia de Servicios de Salud de la ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ, ubicada en el primer piso de la Avenida 11E No 5AN-71 Guaimaral en la ciudad de Cúcuta. La propuesta deberá estar escrita en Idioma Español, firmada por el representante legal o la persona natural según el caso, en sobre cerrado y sellado. La propuesta debe presentarse en original. Quien firma la propuesta como representante legal, si se trata de una persona jurídica, deberá acreditar además que está autorizado para ello en los Estatutos, o que se tiene autorización de la Junta de Socios o Junta Directiva según el caso, autorización que además debe conferirle capacidad para suscribir el contrato en razón de la cuantía que se le adjudique. En el evento de que la propuesta sea firmada por el suplente del Representante Legal, por ausencia temporal o absoluta de éste, conforme a los Estatutos de la Sociedad, deberá acreditar este hecho con la constancia escrita correspondiente. La propuesta debe entregarse foliada. Las personas naturales deberán presentar las propuestas en su propio nombre y no en Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ el del establecimiento del cual son propietarios, y ser depositada en la Subgerencia de Servicios de Salud del Hospital Universitario Erasmo Meoz, antes de la fecha y hora estipuladas para el cierre de la presente Invitación Pública. Presentada la oferta esta es irrevocable y por lo tanto el participante no podrá retirarla, modificarla, adicionar o condicionar sus efectos. El Hospital no considerará aquellas ofertas que omitieren el objeto, o el valor. El Hospital aceptará ofertas que sean enviadas por correo certificado, siempre y cuando sean depositadas en la dependencia respectiva antes del cierre de la Invitación. La propuesta debe contener la información que se requiere en los pliegos suministrados por el Hospital, de una manera clara, precisa, sin errores aritméticos, sin tachones ni enmendaduras. La ESE. HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ, no aceptará, y por lo tanto no se hace responsable, en el caso de una propuesta que no esté presentada como aquí se especifica o que no sea depositada antes de la fecha y hora estipuladas para el cierre del proceso. No se recibirán propuestas en un lugar distinto a la dependencia prevista para tal efecto. Sin otro particular JOSE MAURICIO CAMARO FUENTES Gerente Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ ANEXOS No. 1 E . S . E . H O S P IT A L U N IV E R S IT A R IO E R A S M O M E O Z C U C U T A R E G IS T R O D IA R IO D E A U D IT O R IA IN T R A H O S P IT A L A R IA P IS O ____ CONCURRENTE N O M B R E S :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E D A D :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ E N T ID A D :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ F E C H A IN G R E S O :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D O C . ID E N T ID A D N o :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M E D . T R A T A N T E :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D X :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ C A M A :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ FECHA O B S E R V A C IO N E S Av. 11E No. 5AN – 71 Teléfono 5746888 Extensión 514 www.herasmomeoz.gov.co