Consultas

MÓDULO DE ALMACENES
[Estructura de Navegación]
ESTRUCTURA DE NAVEGACIÓN
MODULO ALMACENES – CONSULTAS
TABLA DE CONTENIDO
FUNCIONALIDAD
Soporte
Inventario
Movimiento
Comprobantes
IT Consultores Ltda.
PÁG.
PROCESOS
PÁG.
Consultar Maestro de Elementos
3
Consultar Mantenimiento de Empresas
5
Consultar Inventario Genérico
11
Consultar Inventario Por Almacén
15
Consultar Inventario Histórico
16
Consultar Movimiento
22
Consultar Presupuesto
28
Consultar Entregas de Almacén
31
Consultar Solicitud Elementos
33
Consultar Liquidación Importaciones
35
Consultar Comprobantes
38
1
10
19
33
Manual de Usuario
Subsistema de Bienes y Servicios SINCO
MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Soporte]
GUÍA DE USUARIO
PRESENTACIÓN
A través del menú Consultas es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para consultar el
Maestro de Elementos y Empresas, el listado de Inventario Genérico, Inventario por Almacén o
Inventario Histórico, Movimientos de Almacén, Documentos de Presupuesto, Entregas de Almacén y
Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes. En esta guía se detallará la
Funcionalidad Soporte
ACCESO
ALMACENES » CONSULTA» SOPORTE
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1
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Funcionalidad [Soporte]
ÍNDICE
PROCESO 1 :
Ver relación de pantallas:
1. Lista de Elementos
CONSULTAR MAESTRO DE ELEMENTOS
PROCESO 2 :
Ver relación de pantallas:
1. Mantenimiento de Empresas
2. Grupos de Empresas
CONSULTAR EMPRESAS
3. Comprobantes Especiales
SOPORTE – DETALLE DE PROCESOS
A través de esta Funcionalidad es posible acceder la Lista de Elementos y observar datos como
Tipo, Grupo y Subgrupo al que pertenece el Elemento, Código del mismo, Descripción, Marca,
Unidad de Medida y Clase del Elemento. La funcionalidad Empresas permite realizar consultas de
los datos y parametrización de las mismas como Código y Descripción, Dirección, NIT, Tipo de
Moneda, Plan Contable, Centro de Costos, Periodos, Fecha de Última Actualización, Grupos de
Empresas y Comprobantes Especiales
1. PROCESO 1: CONSULTAR MAESTRO DE ELEMENTOS
Condiciones Previas:
•
•
Deben existir elementos grabados en el sistema para que la pantalla Lista de Elementos
permita al usuario visualizarlos y consultarlos en detalle.
Es necesario que existan empresas grabadas en el sistema
Pasos a Seguir:
1.
Por medio de las teclas de desplazamiento, el usuario podrá consultar los detalles de
todos los elementos en los diferentes campos de la Pantalla Lista de Elementos:
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Funcionalidad [Soporte]
[Pantalla 1: Lista de Elementos]
1. Tipo: En este campo el usuario consultará el código asignado en el sistema al tipo
asociado a cada elemento, p.e. visualizará un código diferente para los Bienes
Devolutivos y los Bienes de Consumo.
2. Grupo: Es posible consultar en este campo el código correspondiente al grupo de
elementos al que pertenece el bien seleccionado.
3. Subgrupo: El usuario podrá consultar en este campo el código del Subgrupo al cual
pertenece el elemento seleccionado. P.e. un computador pertenece al subgrupo Equipo
de Computación del Grupo Equipo de Comunicación y Computación.
4. Código: En este campo el usuario observará el código parametrizado al elemento que
está consultando.
5. Descripción: El usuario observará en detalle el nombre del elemento.
6. Marca: En este campo el usuario consultará el código de la marca del elemento
seleccionado.
7. Unidades: Es posible consultar en este campo la unidad de medida del elemento
seleccionado, la cual puede ser por unidad, peso, volumen; etc.
8. Clase de Elemento: En este campo se observará el código de la clase del elemento,
el cual puede ser genérico o específico.
9. Bloque de Detalle: Para cada elemento que el usuario se encuentre consultando a
través de las teclas de flechas de desplazamiento se observarán en este bloque el
detalle de cada uno de los códigos ya explicados. En cada uno de ellos observará si se
trata de un Bien Devolutivo o de Consumo, el nombre del grupo y subgrupo al que
pertenece el elemento, la descripción de la clase, la marca del mismo y la unidad de
medida correspondiente.
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Funcionalidad [Soporte]
2. PROCESO 2: CONSULTAR EMPRESAS
Condiciones Previas:
•
•
Deben existir Empresas creadas y parametrizadas en el sistema para que la pantalla
Mantenimiento de Empresas permita al usuario visualizarlas y consultarlas en detalle.
Por medio de la tecla de función F8 se cargarán los datos correspondientes a las Empresas
creadas en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar
parámetros para la consulta de otras empresas.
Pasos a Seguir:
1.
Para efectuar la consulta de Empresas el usuario ingresará el Código de la misma, la
cual ubicará por medio de la tecla de función (F9):
[Pantalla 1: Mantenimiento de Empresas]
1. Código: En este campo el usuario observará el código y nombre de la Empresa
seleccionada.
2. Abreviatura: El usuario podrá consultar en este campo la abreviatura asignada a la
empresa seleccionada p.e. N.C. Palmira – Nivel Central Palmira –.
3. Dirección: En este campo se observa la Dirección de la Empresa que se encuentra
consultando el usuario.
4. Ciudad: En este campo se observa el código y Ciudad asociados a la Empresa
consultada.
5. NIT Auxiliar: En este campo el usuario podrá consultar el Código del Auxiliar
parametrizado para la Empresa consultada.
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Funcionalidad [Soporte]
6. Auxiliar: En este campo el usuario observará la descripción asignada al Auxiliar
asociado a la Empresa consultada.
7. Identificación Tributaria: En este campo se podrá consultar en este campo el
Número de Identificación Tributaria NIT que identifica la empresa para dichos fines
tributarios.
8. Moneda Extranjera, Consolidadora y Estado: En estos campos el usuario podrá
consultar si la empresa registrará operaciones en Moneda Extranjera, si es una Empresa
Consolidadora de otras Empresas y su estado “Stat” que puede ser Activa o Inactiva.
9. Tipo Presupuesto: En este campo el usuario puede consultar qué tipo de
presupuesto maneja la empresa consultada: S – Privado – N – No maneja Presupuesto o
P – Presupuesto Oficial.
10. Grabación: El usuario podrá consultar en este campo si la grabación de las
operaciones se realiza con la parametrización N – Normal con código de Cta. y Nit – C –
código de cuenta y secuencia de NIT – T – solamente NIT – S Secuencia de Códigos de
cuenta y NIT –.
11. Tipo de Moneda: Campo en el cual el usuario podrá consultar el tipo de moneda con
el cual se realizan las operaciones en la empresa seleccionada.
12. Grupo Empresa: El usuario podrá consultar en este campo el código y descripción
del grupo de empresas al cual pertenece la Empresa seleccionada para la consulta.
13. Cierre Semestral: En este campo el usuario puede observar si la empresa realiza
cierres semestrales o no.
14. Título Certificado: En este campo es posible consultar en este campo el título de los
Fideicomisos a relacionar en los certificados tributarios, si aplica para la empresa que se
está consultando.
15. Plan Contable: En este campo el usuario observará cuál es el Plan de Cuentas que
utiliza la empresa consultada y la estructura de niveles para dichas cuentas que se
maneja en la misma.
16. Plan Equivalente: El usuario podrá consultar en este campo la estructura contable
de un plan equivalente (si aplica) para la empresa seleccionada.
17. Centro de Costo: En este campo el usuario observará el centro de costos
parametrizado para la empresa consultada y cual la estructura de niveles para los
códigos de dichos Centros de Costos.
18. Flujo de Caja: En este campo el usuario observará el código de la estructura de
Flujo de Caja parametrizado para la empresa consultada y cual la estructura de niveles
para los códigos de dichos Centros de Costos.
19. Número de Periodos: Es posible observar en este campo el número de periodos
parametrizados para la empresa que se encuentra consultando que usualmente serán 12
por cada uno de los meses del año y uno adicional para las operaciones de cierre.
20. Periodo Arranque: Este campo permite al usuario consultar el periodo de inicio de
operaciones de la empresa consultada.
21. Periodo Actual: En este campo el usuario observará el periodo actual de
operaciones en la empresa consultada.
22. Último Cierre: Campo que presenta el registro del periodo en el cual se realizó el
último cierre contable.
23. Última Actualización: El usuario podrá observar en este campo la fecha de la última
actualización de la información de la Empresa seleccionada.
24. Controla Grabación con Fecha: En este campo se especifica si se controla o no,
que la grabación de datos pueda corresponder a una fecha anterior a la de la última
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Funcionalidad [Soporte]
actualización, es decir que el sistema permita o no grabaciones en periodos ya cerrados
y actualizados.
25. Periodos: En esta tabla el usuario observará los todos los periodos parametrizados
para la empresa consultada y el intervalo de días que comprenderá cada uno.
26. Grupos de Empresas: Este botón permite al usuario acceder a la consulta de los
grupos de Empresas disponibles en el sistema.
27. Comprobantes Especiales: Este botón permite desplegar la pantalla del mismo
nombre en la cual es posible consultar los diferentes tipos de Comprobantes especiales
parametrizados para las diferentes empresas a consultar.
Grupos de Empresas
Como se detalló en la descripción del numeral 26 de la Pantalla 1, esta pantalla
permitirá observar los diferentes grupos de empresas disponibles en el sistema.
[Pantalla 2: Grupo de Empresas]
Comprobantes Especiales
Como se detalló en la descripción del numeral 27 de la Pantalla 1, esta pantalla
permitirá al usuario observar en detalle la parametrización de los Comprobantes
especiales para cada empresa, es posible consultar Clase de Documento, Descripción
del mismo, Tipo y Descripción del Comprobante General y del Específico.
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Funcionalidad [Soporte]
[Pantalla 3: Parámetros Comprobantes Especiales]
La clase y Tipos de Comprobante es posible consultarlos por medio de la tecla de
función (F9):
Clases de Comprobantes Especiales:
En esta lista de valores es posible observar los comprobantes especiales que se
encuentran parametrizados para la empresa consultada, los cuales pueden ser de
cierres, ajustes, depreciaciones, etc.:
Tipos de Comprobantes Genéricos:
En la lista de valores de comprobantes genéricos se observarán los comprobantes
generales parametrizados en el sistema, para registrar un comprobante específico como
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Soporte]
el de cierre mensual o depreciaciones es necesario parametrizar un comprobante
genérico como el de Depreciaciones, Amortizaciones y Provisiones o el de Cierres.
Tipos de Comprobantes Específicos
En esta lista de valores es posible consultar los comprobantes específicos
parametrizados para los diferentes registros que requieren de un comprobante especial.
P.e. para registrar un cierre debe existir un comprobante genérico de cierre
parametrizado y los respectivos comprobantes específicos si tales cierres son
mensuales, anuales o demás que se definan en la parametrización de los mismos:
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Funcionalidad [Inventario]
GUÍA DE USUARIO
PRESENTACIÓN
A través del menú Consultas, es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para gestionar el
Maestro de Elementos y Empresas, Inventarios Genérico, Inventario por Almacén o Inventario
Histórico, Movimientos tales como Salidas, Entradas, Transferencias, Documentos de Presupuesto,
Consultas de Entregas de Almacén, y Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes.
En esta guía se detallará la Funcionalidad Inventario.
ACCESO
ALMACENES » CONSULTAS» INVENTARIO
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Funcionalidad [Inventario]
ÍNDICE
PROCESO 1 :
Ver relación de pantallas:
1. Saldos de Inventario
2. Elementos Con Control – Consulta de
Movimientos de Entradas a Almacén con Control
Saldos de Inventario
CONSULTAR INVENTARIO GENÉRICO
3. Salidas al Servicio – Consulta de Movimientos
de Salidas de Almacén
4. Consulta Movimiento de Almacén
PROCESO 2 :
Ver relación de pantallas:
1. Saldos de Inventario
CONSULTAR INVENTARIO POR ALMACÉN
PROCESO 3 :
CONSULTAR INVENTARIO HISTÓRICO
Ver relación de pantallas:
1. Saldo Histórico de Inventario
2. Total Saldo de Inventario por Bodega
3. Saldo de Inventario por Bodega y Subgrupo
INVENTARIO – DETALLE DE PROCESOS
A través de esta funcionalidad es posible consultar los saldos del Inventario en diferentes modos de
consulta: La Consulta de Inventario Genérico permite observar los saldos de inventario por cada
elemento, por medio de la Consulta de Inventario por Almacén es posible observar los saldos de
inventario de todos los elementos para una Empresa y Almacén seleccionados por el usuario y la
Consulta de Inventario Histórico permite al usuario visualizar los saldos de los diferentes elementos
por Periodo, Empresa, Procedencia, Almacén, y relaciona al usuario el detalle de las Cantidades de
Saldos Iniciales, Entradas, Salidas, Saldo Final por Bodega o por Bodega y Subgrupo de Elementos.
1. PROCESO 1: CONSULTAR INVENTARIO GENÉRICO
Condiciones Previas:
•
Es necesario que existan Movimientos de Almacén de Salidas, Entradas, Transferencias y/o
Ajustes para que consulta arroje resultados de Saldos, Promedio, Stocks y detalle de las
cantidades de cada Movimiento.
Pasos a Seguir:
1.
Para consultar los inventarios por Saldo por Elemento el usuario diligenciará la siguiente
pantalla seleccionando el Elemento a Consultar.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
[Pantalla 1: Saldos de Inventario]
1. Bloque Elemento: En este bloque el usuario consultará Código y Nombre de la
Empresa para la cual se está ejecutando la consulta de inventarios, Procedencia de las
Adquisiciones – Por contrato, orden de compra, leasing, caja menor; etc. – Código y
Nombre del Almacén, Bodega y Elemento, Tipo de Bien – Devolutivo o de Consumo –
Código y nombre del Grupo y Subgrupo a los cuales pertenece el elemento, método de
costeo, y unidad de medida del elemento.
2. Bloque Saldos: El usuario podrá consultar en este bloque el usuario puede consultar
las unidades disponibles, el valor de las mismas y los ajustes en bodega o fiscales que
afectan el saldo del elemento consultado.
3. Bloque Costo Promedio: El usuario podrá consultar en estos campos el costo
promedio de determinado elemento el valor corriente del mismo, valor ajustado y valor
ajustado fiscal.
4. Bloque Stocks: El usuario podrá consultar en este bloque el stock mínimo y máximo
de determinado elemento y el punto de pedido del mismo.
5. Bloque Ubicación: En este bloque se consultará el Tipo de Ubicación del elemento
consultado y el detalle de su ubicación física.
6. Bloque Usuarios: En este campo se observará los registros del usuario que creó y/o
modificó el elemento consultado.
7. Bloque Fechas: En este bloque es posible consultar la fecha de creación y de última
modificación del documento al cual está asociado el elemento.
8. Bloque Movimiento: En este bloque es posible observar en detalle los movimientos
del elemento consultado, Periodo del movimiento, Tipo de Documento Utilizado para
registrar el movimiento, Detalle del Proceso, Cantidad, IVA, Valor unitario, Valor de
Ajustes, Saldo en Cantidades, Saldo Total y Saldo Ajustado.
2.
Mediante los botones de la parte inferior de la Pantalla 1, es posible observar en detalle
los Movimientos de Entradas o Salidas que se realizaron para elementos con Control
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
Histórico, acceder al documento correspondiente al Movimiento o Generar archivo Excel
con la información pertinente al Movimiento del Elemento seleccionado.
Si el Movimiento consultado es una Entrada a Almacén al oprimir el botón Elementos ctrl.
Pantalla 1, se ingresará a la pantalla Elementos con Control donde se observará la
Creación de Elementos con Control realizada en el documento consultado con su Valor
en Libros y sus ajustes correspondientes.
[Pantalla 2: Elementos Con Control – Consulta de Movimientos de Entradas a Almacén]
Si el Movimiento consultado es una Salida de Almacén al oprimir el botón Elementos Ctrl.
Pantalla 1, se ingresará a la pantalla Salida al Servicio donde se observarán las Salidas
al Servicio de Elementos con Control realizada en el documento consultado con su Valor
en Libros y sus ajustes correspondientes, como ya se detalló en la Guía Movimientos
Almacén del Módulo Almacenes – Operativo – Proceso 2.
[Pantalla 3: Salidas al Servicio – Consulta de Movimientos de Salidas de Almacén]
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
3.
Por medio del botón Documento Pantalla 1, es posible ingresar al documento con el
cual se registró cualquiera de los Movimientos de Almacén, los diferentes campos de
dicho documento se explicaron en detalle en la Guía Movimientos del Módulo Almacenes
Operativo:
[Pantalla 4: Consulta Movimiento de Almacén]
En la anterior pantalla es posible realizar consultas a través de los cuatro primeros
botones inferiores: Información del Contrato – en cuya pantalla se encuentra el botón
Contrato que permite acceder a la consulta del mismo –, Información de la solicitud –
dicha pantalla también permite la consulta de la solicitud o pedido en el botón
correspondiente –, Otra Información – responsables, dependencia, proveedor, Proyecto
–, e Información Contable – partidas, contrapartidas, mayores y auxiliares etc. –.
Dependiendo del Movimiento de Almacén, se activarán los demás botones inferiores,
para Movimientos de Transferencias se activará el botón Traslados, para Movimientos de
Entradas o Salidas de Bienes Devolutivos se activará el botón Activos – Código del
Activo y Placa del mismo –, para los Movimientos de Salidas Automáticas de Almacén se
activará el botón Solicitud para realizar la consulta de la misma y el botón Facturas
cuando se trate de un Movimiento de Salida sin orden de compra. También el usuario
puede acceder al Comprobante Contable del documento consultado por medio del botón
Contabilidad.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
2. PROCESO 2: CONSULTAR INVENTARIO POR ALMACÉN
Condiciones Previas:
•
Es necesario que existan Movimientos de Saldos Iniciales o Entradas de Almacén
registradas en el sistema para que la consulta arroje resultados que contengan todos los
bienes creados.
Pasos a Seguir:
1.
Para realizar una Consulta de Inventario por Almacén el usuario debe diligenciar los
campos de la siguiente pantalla como se detalló en la Guía Solicitudes Proceso 1: estos
son Empresa y Almacén con el fin de visualizar resultados en el Bloque de saldos. Una
vez obtenida la consulta, el usuario podrá observar la Procedencia de los bienes, Código
de la Bodega donde se encuentran almacenados, Código del Elemento, Unidades en
Inventario, Valor de las mismas, Ajustes por Inflación y Punto de Pedido.
[Pantalla 1: Saldos de Inventario]
En la parte inferior de la pantalla Saldos de Inventario el usuario observará la descripción
de Bodega, Procedencia, Elemento, Tipo de Elemento, Grupo, Subgrupo, Unidad de
Medida y Método de Costeo de cada uno de los Elementos consultados.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
3. PROCESO 3: CONSULTAR INVENTARIO HISTÓRICO
Condiciones Previas:
•
•
Deben existir Movimientos de Entradas de Almacén en las diferentes bodegas para que se
encuentren creadas las hojas de vida de los bienes con sus respectivos saldos iniciales y
diferentes Movimientos de Entradas, Salidas, Ajustes y Transferencias que se reflejen los
diferentes movimientos que permitieron obtener el Saldo Final del Inventario de cada
Elemento.
Por medio de la tecla de función F8, se cargarán los saldos históricos de inventario para cada
uno de los elementos de las diferentes bodegas de una empresa en todos los periodos, la
tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para la consulta
de Periodos, Empresas, Procedencias, Bodegas, Almacenes o elementos determinados
seleccionándolos por medio de la tecla de función F9.
Pasos a Seguir:
1.
Para consultar los inventarios en la pantalla Saldo Histórico el usuario por medio de la
Tecla de Función (F8) obtendrá la información de Saldo Inicial, Entradas, Salidas y Saldo
Final por Cantidades y por Valores en los campos resaltados en el recuadro que se
observa resaltado en dicha pantalla. La búsqueda se delimitará como se explicó en las
Condiciones Previas. En la parte inferior de la pantalla el usuario observará el detalle de:
Método de Costeo, Tipo de Bien, Grupo, Subgrupo, Unidad de Medida, Empresa,
Procedencia, Almacén, Bodega y Elemento, el usuario diligenciará la siguiente pantalla
seleccionando el Elemento a Consultar.
[Pantalla 1: Saldo Histórico de Inventario]
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
Al desplazarse con la barra horizontal el usuario observará las cuatro secciones de
información asociados a cada renglón que presenta el aplicativo: Cantidades, Valores.
Valor ajuste Elementos en Bodega, Valor Ajuste Fiscal Elementos en Bodega, los cuales
presentan los siguientes campos
A
B
C
D
♦ Cantidades: En esta sección se presenta la información de las cantidades de de
saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para el periodo,
empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados.
♦ Valores: En esta sección se presenta la información en cuanto a valores de saldo
inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para el periodo,
empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados.
♦ Valor de Ajuste Elementos en Bodega: En esta sección se presenta la información
en cuanto a saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para
el periodo, empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados de
los ajustes a los elementos en bodega.
♦ Valor Ajuste Fiscal Elementos en Bodega: En esta sección se presenta la
información saldo inicial, Entradas, Salidas, Saldo Final, Entradas y Saldo Final para
el periodo, empresa, procedencia, almacén, bodega y elementos seleccionados de
ajuste fiscal a los bienes en bodega.
Para cada una de estas secciones presenta los campos resaltados en el recuadro de la
Pantalla 1 Saldo inicial, Entradas. Salidas y Saldo Final en los cuales el usuario podrá
observar – por Cantidades, Valores y Ajustes – el Saldo Inicial de cada elemento, los
Movimientos de Entradas y Salidas registrados en el periodo consultado y el Saldo Final
para el mismo.
4.
Por medio del botón Total Inventario de la Pantalla 1, el usuario podrá obtener la
consulta del Total Inventariado por Empresa, Periodo, Bodega, Procedencia y Almacén,
el usuario puede obtener la totalidad de periodos de determinada empresa o
parametrizar su búsqueda como se explicó en las condiciones previas.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Inventario]
[Pantalla 2: Total Saldo de Inventario por Bodega]
5.
Por medio del botón Total por Subgrupo de la Pantalla 1, el usuario podrá obtener la
consulta del Saldo de Inventario por Bodega y Subgrupo, en el cual podrá detallar
Periodo, Procedencia, Código del Tipo de Bien, Grupo, Subgrupo, Valor inicial, Valor
ingresos, Valor Egresos, Cantidad Saldo Inicial, Cantidad de Egresos e Ingresos y
Cantidad y Valor de Saldo Final. El usuario podrá consultar la totalidad de periodos de
determinada empresa o parametrizar su búsqueda como se explicó en las condiciones
previas.
[Pantalla 3: Saldo de Inventario por Bodega y Subgrupo]
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
GUÍA DE USUARIO
PRESENTACIÓN
A través del menú Consultas, es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para gestionar el
Maestro de Elementos y Empresas, el listado de Inventario Genérico, Inventario por Almacén o
Inventario Histórico, Movimientos , Documentos de Presupuesto, Entregas de Almacén, y
Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes. En esta guía se detallará la
Funcionalidad Movimiento.
ACCESO
ALMACENES » CONSULTAS» MOVIMIENTO
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
ÍNDICE
PROCESO 1 :
Ver relación de pantallas:
1. Movimiento de Almacén
CONSULTAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN
PROCESO 2 :
Ver relación de pantallas:
1. Documentos de Presupuesto
CONSULTAR PRESUPUESTO
PROCESO 3 :
Ver relación de pantallas:
1. Entregas de Almacén
CONSULTAR ENTREGAS DE ALMACÉN
PROCESO 4 :
Ver relación de pantallas:
1. Consulta de Solicitud Elementos
CONSULTAR SOLICITUD DE ELEMENTOS
PROCESO 5 :
Ver relación de pantallas:
1. Liquidación Importaciones
CONSULTAR LIQUIDACIÓN IMPORTACIONES
MOVIMIENTOS DE ALMACÉN – DETALLE DE PROCESOS
A través de esta funcionalidad es posible consultar los diferentes Movimientos de Almacén con los
detalles de cada uno de ellos como Número de Bodega, Código y Descripción del mismo, Campo
que especifica si el movimiento se realizó para un Bien o Componente, Cantidad, Valor Unitario,
Valor Total y Total IVA. El usuario podrá realizar consultas de Documentos de Presupuesto
accediendo a los documentos referenciados al mismo y observando Vigencia, Área, Imputaciones,
Valor, etc. Las Entregas de Almacén, las Solicitudes de Elementos y las Liquidaciones de
Importaciones también podrán ser consultadas por Empresa y Responsable detallando Periodo,
Elemento, Cantidad y Valores correspondientes.
1. PROCESO 1: CONSULTAR MOVIMIENTO DE ALMACÉN
Condiciones Previas:
•
•
Por medio de la tecla de función F8 se cargarán los Movimientos de Almacén grabados en el
sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para
la consulta de los diferentes Movimientos de Almacén.
Es necesario que existan Movimientos de Almacén grabados en el sistema para que al correr
la consulta de los mismos genere resultados.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
Pasos a Seguir:
1.
Esta pantalla cuyos campos se detallaron en la Guía Movimientos del Módulo Almacenes
Operativo, permite al usuario ejecutar consultas de los diferentes Movimientos de
Almacén grabados en el sistema:
[Pantalla 1: Movimiento de Almacén]
1. Bloque Tipo de Documento: En estos campos el usuario seleccionará la Empresa,
Almacén, Tipo de Documento, Periodo, Número de Documento y demás opciones
parametrizables para la búsqueda. Una vez diligenciados dichos criterios por medio de la
tecla de función (F8) el sistema completará automáticamente los datos de la consulta
parametrizada.
2. Bloque Movimiento: En este bloque es posible observar el detalle de los elementos
con los cuales se efectuó el Movimiento de Almacén que se está consultado; Bodega,
Código de Item, Descripción del mismo, campo de Bien o Componente, Cantidad del
elementos, Valor unitario del mismo, Valor Total y Total de IVA.
Dependiendo del Movimiento de Almacén que el usuario esté consultando, se activarán
diferentes botones inferiores de la Pantalla 1:
♦ Movimientos de Entradas a Almacén
Cuando el usuario esté consultando un Movimiento de Entradas a Almacén se activarán
los botones Inf. Contrato, Inf. Solicitud, Otra Información, Activos – si el movimiento
involucra un bien Devolutivo –, Contabilidad y Facturas.
Información Contrato
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
En esta pantalla se consulta la información asociada al contrato tal como Empresa, Tipo
de documento, Periodo, Número de la entrada parcial, Estado y proveedor. Así mismo la
pantalla habilita el botón que permite la consulta del contrato.
Otra Información
Esta pantalla presenta información adicional del documento de movimiento de almacén
como: Responsable, Dependencia, Proveedor, No y fecha, proyecto, tipo, número y
fecha del documento de procedencia.
Información Contable
Esta pantalla permite la consulta del movimiento contable realizado con el movimiento de
almacén. Presenta los valores de las partidas y contrapartidas contables con sus
respectivos códigos y descripciones de Cuenta mayor, auxiliar, área de responsabilidad,
centro de costo, estructura adicional y valor total del movimiento.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
Activos
Esta pantalla presenta la relación de elementos incluidos en el movimiento. Para cada
uno de los elementos presenta el código del activo y su respectiva placa (aplica a
bienes).
Contabilidad
Por medio del botón Contabilización de la Pantalla 1, el usuario accederá al registro de
la información contable de la operación, Partida y Contrapartidas con sus
correspondientes Cuentas Mayores, Auxiliares, Áreas y Centros de Costo
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
Facturas
Esta pantalla presenta las facturas asociadas a los elementos como ya explicó en detalle
en la Guía Movimientos de Almacén Proceso 1.
♦ Movimientos de Salidas a Almacén
Para la consulta de un Movimiento de Entradas a Almacén se activarán los botones Inf.
Solicitud, Otra Información, Activos – si el movimiento involucra un bien Devolutivo –,
Solicitud, Contabilidad y Facturas.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
Información Solicitud
Esta pantalla presenta la información concerniente a la solicitud: Empresa, tipo de
documento, estado y número de documento, periodo, solicitante y área de
responsabilidad.
Otra Información
Esta pantalla presenta información adicional del documento de movimiento de almacén
como: Responsable, Dependencia, Proveedor, No y fecha, proyecto, tipo, número y
fecha del documento de procedencia.
Información Contable
Esta pantalla permite la consulta del movimiento contable realizado con el movimiento de
almacén. Presenta los valores de las partidas y contrapartidas contables con sus
respectivos códigos y descripciones de Cuenta mayor, auxiliar, área de responsabilidad,
centro de costo, estructura adicional y valor total del movimiento.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
Solicitud
Esta pantalla presenta la información relacionada con el documento de solicitud como se
explicó en detalle en la Guía Solicitudes del Módulo Adquisiciones – Consultas Proceso
1.
♦ Movimientos de Transferencias
Para la consulta de Movimientos de Transferencias se activarán el botón Traslados, por
medio del cual el usuario accederá al Movimiento de Entradas por Transferencia en el
cual podrá visualizar los detalles de dicho movimiento.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
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Funcionalidad [Movimiento]
2. PROCESO 2: CONSULTAR PRESUPUESTO
Condiciones Previas:
•
•
Por medio de la tecla de función F8 se cargarán los Documentos de Presupuesto grabados
en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar
parámetros para la consulta de los diferentes Documentos de Presupuesto.
Es necesario que existan Documentos de Presupuesto grabados en el sistema con sus
respectivos movimientos con el fin de obtener resultado en la consulta.
Pasos a Seguir:
1.
Esta pantalla permite al usuario consultar los diferentes Documentos de Presupuesto
tales como Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Órdenes de Compra, Órdenes
de Trabajo, Contratos, Cajas Menores, etc.
[Pantalla 1: Documentos de Presupuesto]
1. Bloque Documento: En este bloque el usuario seleccionará la Empresa en la cual
realizará la consulta, el Tipo de Documento de Presupuesto, la Vigencia y Número del
mismo, número de Adición, Botón para consultar Proyecto Asociado, Fecha de la
Consulta, Número de Documento Alterno, Resolución, Avance, Vigencia de la Reserva,
Código Nombre y NIT del Auxiliar, Observaciones, Valor del Documento, Valor de los
Portes y el IVA correspondientes, Grupo –Disponibilidad, Reservas, Cupo Asignado, etc.
– , Saldo, Solicitante, Fecha de Solicitud, Vencimiento de la Solicitud, Usuario que grabó
el Documento de Presupuesto en el sistema, Fecha de creación y Modificación, Campo
en el cual se observa si el Documento está autorizado o no, Estado del Documento y
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Funcionalidad [Movimiento]
campos para número consecutivo de tabla para interfase con otros módulos, sus
secuenciales y usuario que elabora.
2. Bloque Movimientos: En este bloque el usuario observará los Movimientos
correspondientes al Documento de Presupuesto Consultado, en el cual podrá consultar
número de Adición, Renglón del Movimiento, Vigencia, Mes de Registro, Tipo de
documento, Área Responsable, Imputación correspondiente, Recurso –de la Nación,
Corrientes, de Capital, Propios –, Valor del Movimiento, Usuario, Fechas de Creación y
Modificación, Tipo de Documento Referenciado, Orden de Pago asociada, entre otros
datos.
2.
El botón Proyecto Asociado desplegará la pantalla en la cual se observará el Código y
Nombre de Proyecto asociado al Documento de Presupuesto, y los datos de la Entidad
Aportante de los recursos – Tipo de los Recursos, Código de la Empresa y Descripción
de la misma.
3.
En el campo Tipos de Documentos el usuario seleccionará el documento a consultar de
la lista de valores correspondiente desplegada por medio de la tecla de función (F9):
4.
Por medio de el botón Doc. Referenciado Pantalla 1 el usuario podrá acceder al Tipo de
Documento con el cual se realizó el Movimiento que se está consultando. P.e. un
documento Resolución Autorización del Gasto, Certificado de Disponibilidad
Presupuestal, Orden de Compra, Orden de Trabajo, etc. y consultar los datos de la
misma. A través del mismo botón Doc. Referenciado, el usuario podrá regresar a la
Pantalla1.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
5.
A través del botón Móv. del Doc. Pantalla 1 el usuario podrá consultar en detalle los
Movimientos del Documento; Número del Documento, Tipo del mismo, Descripción y
Saldo Acumulado con el Movimiento; tanto para el Documento de Presupuesto como
para el Documento Referenciado.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
3. PROCESO 3: CONSULTAR ENTREGAS DE ALMACÉN
Condiciones Previas:
•
•
Por medio de la tecla de función F8 se cargarán las Entregas de Almacén grabadas en el
sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para
la consulta de Entregas de Almacén por Empresa, Auxiliar, etc.
Para esta consulta deben existir Entregas de Almacén grabadas en el sistema para la
Empresa y Responsable seleccionados para la búsqueda.
Pasos a Seguir:
1.
El usuario seleccionará la Empresa y Almacén para las cuales desea realizar la consulta
y diligenciará la pantalla como se explica a continuación:
[Pantalla 1: Entregas de Almacén]
1. Bloque Datos Generales: En este bloque el usuario diligenciará la Empresa de la
cual se consultan los Movimientos, el Responsable del mismo, Código y nombre del Área
de responsabilidad y Almacén para los cuales se asignan los elementos con el fin de
parametrizar su búsqueda de Entregas de Almacén.
2. Bloque Movimiento: El usuario visualizará en este bloque el periodo en el cual se
realizo la entrega de almacén, fecha de entrega de almacén, número de bodega
asociada al almacén, Código y descripción del elemento entregado, número de
elementos entregados al responsable, Valor unitario promedio y Valor total de los
elementos entregados
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
2.
Por medio del botón Requisición de la Pantalla anterior es posible acceder a cada una de
las Solicitudes asociadas a las Entregas de Almacén anteriormente visualizadas.
3.
El botón Generar Archivo Pantalla 1, permite generar un archivo Hoja de Calculo
extensión (*.xls) con la información obtenida en dicha pantalla.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
4. PROCESO 4: CONSULTAR SOLICITUD DE ELEMENTOS
Condiciones Previas:
•
•
Por medio de la tecla de función F8 se cargarán las Solicitudes de Elementos grabadas en el
sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar parámetros para
otras consultas por Empresa o por Periodo.
Es necesario que en el sistema existan solicitudes de elementos grabadas y aprobadas en el
sistema para que la consulta arroje resultados.
Pasos a Seguir:
1.
El usuario seleccionará la Empresa y Periodo para el cual desea ejecutarla y podrá
observar Área de Responsabilidad, Código del Solicitante, Fecha de la Solicitud, Tipo de
Documento con el cual se realizó la Solicitud de Elementos, Número de la misma,
Código del Elemento solicitado, Detalle del mismo:
[Pantalla 1: Consulta de Solicitud de Elementos]
Al desplazarse con la barra horizontal el usuario observará el segmento Cantidades de la
Pantalla Consulta de Solicitud de Elementos, en esta podrá observar para cada una de
las solicitudes listadas cuantos elementos se solicitaron, autorizaron, compraron,
ingresaron y entregaron a Almacén.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
5. PROCESO 5: CONSULTAR LIQUIDACIÓN IMPORTACIONES
Condiciones Previas:
•
•
Para ejecutar esta consulta es necesario que existan Movimientos de Entradas de Almacén
para importaciones grabadas en el sistema.
Por medio de la tecla de función F8 se cargarán las Liquidaciones de Importaciones
grabadas en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la pantalla e ingresar
parámetros para otras consultas.
Pasos a Seguir:
1.
El usuario seleccionará una Empresa en particular para generar la Consulta de la
Liquidación de Importaciones correspondiente
[Pantalla 1: Liquidación Importaciones]
1. Bloque Entrada de Almacén: En este bloque el usuario podrá observar los datos
relacionados a la Entrada de Almacén con la cual se realizó la importación a consultar,
Periodo del mismo, Fecha de creación, Tasa Representativa del Mercado, NIT y nombre
del Proveedor, Código y Descripción de la Dependencia correspondiente, Código y
Nombre del Responsable y Observaciones pertinentes. También se observará el Total
del Documento y el botón Generar Archivo es posible obtener los datos visualizados en
la pantalla en un archivo de Hoja de Cálculo extensión (*.xls)
2. Bloque Relación de Conceptos Adicionales: El usuario podrá en este bloque
observar la información concerniente a Fletes y Aranceles con el respectivo NIT y
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Movimiento]
nombre de la entidad encargada de los mismos así como sus valores. En la parte inferior
se visualizará el Total Facturado y el Total de los Conceptos Adicionales mencionados.
3. Bloque Elementos: En este bloque se observarán los códigos de Tipo de Recurso,
Grupo del Elemento, Subgrupo del mismo, Código del elemento, Cantidad, Valor
Unitario, IVA, Total y Total en Dólares. En la parte inferior por medio de las teclas de
desplazamiento el usuario podrá visualizar el detalle de cada uno de los datos
mencionados.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Comprobantes]
GUÍA DE USUARIO
PRESENTACIÓN
A través del menú Consultas, es posible acceder a las Funcionalidades Soporte para gestionar el
Maestro de Elementos y Empresas, Inventarios Genérico, Inventario por Almacén o Inventario
Histórico, Movimientos tales como Salidas, Entradas, Transferencias, Documentos de Presupuesto,
Consultas de Entregas de Almacén, y Liquidación de Importaciones y Consulta de Comprobantes.
En esta guía se detallará la Funcionalidad Consulta de Comprobantes.
ACCESO
ALMACENES » CONSULTAS» COMPROBANTES
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Comprobantes]
ÍNDICE
PROCESO 1 :
Ver relación de pantallas:
1. Consulta de Comprobantes
CONSULTAR COMPROBANTES
COMPROBANTES - DETALLE DE PROCESOS
A través de esta Funcionalidad es posible realizar consultas de los diferentes Comprobantes
grabados en el sistema con sus respectivos registros contables, Cuenta Mayor, NIT del tercero y
detalle del movimiento, fecha de creación y modificación, usuario que creó o modificó el documento,
etc.
1. PROCESO 1: CONSULTAR COMPROBANTES
Condiciones Previas:
•
Para efectuar este tipo de Consulta es necesario que existan Comprobantes previamente
grabados en el sistema.
Pasos a Seguir:
1.
Para realizar consultas de los diferentes comprobantes el usuario cargará el
seleccionado para la consulta, por medio de la tecla de función F8 se cargarán todos los
comprobantes grabados en el sistema, la tecla de función F7 permite dejar en blanco la
pantalla e ingresar parámetros para la consulta de comprobantes según las necesidades
específicas del usuario por Empresa, por Número de Comprobante, por Periodo, por Tipo
Genérico o Específico, etc.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Comprobantes]
[Pantalla 1: Consulta de Comprobantes]
1. Bloque Comprobante: En este bloque el usuario observará los datos del
Comprobante consultado; Grupo de Empresa en e cual fue registrado, Empresa, Periodo
de Consulta, Fecha del Comprobante, Fecha de Creación y Modificación, Tipo Genérico
y Específico de Comprobante, Clase de Comprobante Según el Proceso – Contabilidad,
Tesorería, etc. –, Usuario Creador del Comprobante, Usuario Modificador del
Comprobante; también es posible consultar las tablas, secuenciales, Empresa, Proyecto,
Entidad y Estado en la interfase con otros módulos.
2. Bloque Movimientos Contables: Estos campos permiten al usuario realizar consultas
de la contabilización de los diferentes Movimientos de cada Comprobante, podrá
observar el Renglón correspondiente, la Cuenta Mayor en la cual se realizó el registro de
la operación, NIT del tercero en la contabilización, Descripción del detalle del Movimiento
efectuado, Área, Centro de Costos, Adicionales (si aplican), y Registros Débito y Crédito
con sus respectivos totales sumas iguales.
En la parte inferior de pantalla es posible observar en detalle las descripciones de la
Cuenta Mayor, Centro de Costos, Estructura Adicional, Descripción del Auxiliar, Código
del Auxiliar y Área de Responsabilidad correspondiente.
2.
Por medio de la tecla de función (F9) el usuario podrá seleccionar en el campo
correspondiente a Tipo de Comprobante Genérico, es decir la agrupación en la
estructura contable de los diferentes tipos de Movimientos.
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MÓDULO DE ALMACENES
Funcionalidad [Comprobantes]
A través de la misma tecla de función (F9) el usuario podrá seleccionar en el campo
correspondiente a Tipo de Comprobante Específico, es decir aquellos documentos que
se encuentran agrupados en los Comprobantes Genéricos y se utilizan para registrar
operaciones específicas. P.e. El comprobante Genérico Comprobantes de Almacén se
asocia a los comprobantes específicos Entradas de Almacén (Orden de Alta) y/o Salidas
de Almacén (Orden de Egreso).
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