Secretaría Administrativa - Universidad Nacional de la Patagonia

Secretaría Administrativa
CIRCULAR
001/2011
Deroga Circular
Secretaría Administrativa Nº 01/2005
Disposición Secretaría Administrativa Nº 04/2006
y
A partir de la notificación de la presente todos los
comprobantes que integren las solicitudes de reintegros de gastos y
rendiciones de adelantos deberán adecuarse a los requisitos que se
detallan en la presente circular, independientemente del sector que los
haya generado, autorizado y del tipo de fondos que afecten.
Todas las facturas, recibos o tickets deben ser originales y estar
a nombre de la Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco:
CUIT Nº 30 –58676158-3
Condición de IVA exento
No se aceptarán comprobantes emitidos
funcionarios o empleados ni a consumidor final.
a
nombre
de
Todas las facturas, recibos o tickets cumplirán obligatoriamente
con las normas emanadas de la Dirección General Impositiva, a excepción
de los emitidos por los Centros de Estudiantes de esta Universidad para el
servicio de fotocopiado y anillado solamente.
Responsabilidades: Las rendiciones de fondos y las
solicitudes de reintegro de gastos deberán ser avalados por la autoridad
máxima de la Facultad, Delegación Zonal o Secretaría; siendo esta la
responsable primaria del cumplimiento de la presente y será responsable
secundaria la oficina centralizadora de Rectorado, la cual podrá rechazar,
intervenir y devolver al origen los comprobantes.
Circular 001/11
Comprobantes Válidos que respaldan la operación realizada:
Facturas, Recibos emitidos por profesionales universitarios y
demás prestadores de servicios.
Tickets
emitidos mediante máquinas registradoras por
monotributistas.
Comprobantes Fiscales emitidos mediante controladores fiscales
homologados por la AFIP.
Comprobantes No Válidos para respaldar la operación realizada:
Comprobantes emitidos mediante controladores fiscales no
homologados por la AFIP.
Talones de factura en restaurantes, bares, casas de comida o
similares.
Tickets de máquinas de sumar o calcular.
Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de
tarjeta de crédito y/ o débito.
Remitos y talones de presupuestos.
La condición de pago debe figurar impresa y debe ser la de
contado.
En caso de compras en cuenta corriente se adjuntará el
correspondiente recibo de pago. Excepcionalmente se aceptarán facturas
que estén pagadas con tarjetas de crédito o de débito canceladas en un
pago, avaladas y justificado este medio de pago por el responsable
(Rector, Decanos y Secretarios según corresponda).
Las facturas, recibos o tickets no deben presentar enmiendas ni
tachaduras que sugieran adulteración del mismo.
Los gastos en pasajes aéreos o terrestres deberán ser remitidos
junto con la factura de la empresa que vendió los pasajes o bien con el
ticket a nombre del usuario y la documentación respaldatoria que acredite
el pago, que deberá figurar en la Resolución amparatoria que motivó el
gasto.
No se reconocerán los gastos de servicio de telefonía celular;
gastos de este tipo estarán a cargo exclusivo de los funcionarios o
empleados usuarios de los mismos.
Con respecto a los gastos de taxi o remis que no posean
comprobantes, se evaluará la pertinencia del gasto y sólo en forma
excepcional se reconocerá.
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Circular 001/11
Los comprobantes que conformen rendiciones de adelantos
deben tener fecha posterior a la emisión del cheque y ser acordes al
concepto expresado en la solicitud que generó el desembolso, serán
acompañadas por la resolución amparatoria correspondiente y se
respetarán los plazos máximos de presentación: 30 días corridos, a
contar desde la fecha de recepción del cheque.
Los comprobantes que conformen solicitudes de reintegro,
serán acompañadas por la resolución amparatoria correspondiente y se
respetarán los plazos máximos de presentación: 30 días corridos, a
contar desde la fecha de abonado el gasto.
Los comprobantes deberán estarán firmados por el beneficiario
del reintegro/adelanto, foliados y detallados en anexo que acompañará a
la rendición. En dicho anexo se incorporará también -a efectos facilitar la
imputación presupuestaria- el concepto del gasto (ejemplo: elementos de
librería, fotocopias, toner, combustible, pasajes, etc.)
Los comprobantes que se presenten en rendición de cajas
chicas y reintegros, que por ende ya se encuentran abonados y se
constatare que los mismos tienen algún tipo de problema con la normativa
de la AFIP-DGI y que el responsable a quien se le asignaron los fondos fue
engañado en su buena fe; serán tomados como válidos para cerrar la
rendición, según el caso mediante copia certificada, los originales serán
enviados a la Delegación DGI de Comodoro Rivadavia mediante nota
mencionando la irregularidad encontrada.
El incumplimiento de la presente motivará la exclusión de los
comprobantes anómalos y los mismos serán devueltos, lo que implicará
para el caso de los adelantos que quede el monto de los mismos como
saldo pendiente de rendición.
Cualquier acto que se realice sin respetar los procedimientos
que indica esta normativa y no estén dentro de los establecidos por Ley
24156 (de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del
Sector Público Nacional) y normas complementarias; destacando el
Decreto 436/00 (reglamentación para la adquisición, enajenación y
contratación
de
bienes y servicios
del Estado
Nacional)
y
complementarias, corre por cuenta y riesgo del que genere el hecho,
contrato u omisión y será co-responsable la autoridad de la Unidad
Académica que permita tales circunstancias, siendo todos los involucrados
susceptibles de las sanciones que el Derecho Administrativo, Civil y/o
Penal así determinen, según sea el daño ocasionado a la Universidad o a
Terceros por estas acciones.
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Circular 001/11
Es Importante aclarar que esta Secretaría, a través de sus
Direcciones: General Económico Financiera y de Contabilidad, queda a
vuestra disposición para resolver cualquier inconveniente que surja de la
implementación de la presente.
Comodoro Rivadavia, 30 de Mayo de 2011.-
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