preservación de los bienes existentes en bodega

CÓDIGO:
P-RF-12
PROCEDIMIENTO PRESERVACIÓN DE
LOS BIENES EXISTENTES EN BODEGA VERSIÓN: 05
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PRESERVACIÓN DE LOS BIENES EXISTENTES EN
BODEGA
REVISÓ
GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS
FÍSICOS
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
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P-RF-12
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LOS BIENES EXISTENTES EN BODEGA VERSIÓN: 05
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1. OBJETIVO
Definir las actividades y acciones a realizar para garantizar la preservación, mediante
la verificación, manipulación, clasificación, valoración, protección y control de los
bienes en bodega de la Gobernación por parte del Almacén.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la entrada de elementos a las bodegas del almacén,
pasando por el conteo - verificación física de los elementos y finaliza con salidas del
stock de almacén.
Aplica para el proceso Gestión de Recursos Físicos.
3.
DEFINICIONES

Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía. Allí, se controlan físicamente y mantienen todos los artículos
inventariados, se debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los
artículos de algún daño de uso innecesario, inventarios defectuosos y robos.

Almacenista: Es aquel que esta encargado de llevar el control de entradas y
salidas de productos de un almacén.
Almacenamiento: Es la labor de registro de los bienes en depósito y organización
interna de conformidad con la naturaleza de los bienes, seguridad y las
características particulares que garanticen su conservación y faciliten su manejo,
identificación y control.
Bienes: Son todas aquellas propiedades en término de producto. Dichos bienes
pueden ser muebles o sea que se pueden trasladar o desplazar, inmuebles que no
se pueden trasladar, y bienes de consumo y devolutivos con permanencia por un
determinado tiempo.


4.
RESPONSABLE




Gerente Administrativo y de Recursos Físicos
Técnico Operativo
Funcionario asignado al manejo de Bodegas
Auxiliar de Servicios Generales
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5. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Técnico
Operario/
Gerente
Administrativo y
de Recursos
Físicos
Elaborar comprobante de entrada
para
firma
del
Gerente
Administrativo y de Recursos
Físicos,
de
acuerdo
al
procedimiento
Entradas
de
Elementos al Almacén P-RF-07.
2
N.A.
¿Los elementos van a permanecer
en la bodega?
Comprobante
de entrada
(SW)
Realizar entradas al
almacén
SI
4
NO
Técnico
Administrativo/
Gerente
Administrativo y
de Recursos
Físicos
Funcionario
asignado al
manejo de
Bodega
Elaborar comprobante de salida
para firma Gerente Administrativo y
de Recursos Físicos, de acuerdo a
lo establecido en el procedimiento
Salidas de Elementos del Almacén
P-RF-08.
Ubicar e identificar los elementos
en la bodega de acuerdo al número
de contrato, secretaria y fecha de
ingreso.
5
Gerente
Administrativo y
de Recursos
Físicos
Verificar que los bienes se
encuentren asegurados por parte
de la Gobernación del Meta.
6
N.A.
3
4
Realizar salidas
de almacén
Ubicar elementos
de bodega
Verificar que los bienes
estén asegurados
7
8
N.A.
Gestionar la ampliación de los
amparos, de acuerdo a los seguros
adquiridos en el Contrato vigente o
la adquisición de nueva póliza.
¿Las bodegas están en
estado de construcción?
Carpeta de
bodega
Oficio/ Poliza
SI
¿Los bienes están asegurados?
8
NO
Gerente
Administrativo y
de Recursos
Físicos/
Profesional
Universitario
25
Comprobante
de salida
(SW)
Gestionar
adquisición de
pólizas
Oficio
SI
buen
NO
10
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No.
9
10
RESPONSABLE
Funcionario
asignado al
manejo de
Bodega
/Gerente
Administrativo y
de Recursos
Físicos
ACTIVIDAD
Informar y solicitar al Secretario
Administrativo
para
que
se
gestionen
las
construcciones
pertinentes para la adecuación de
las bodegas del Almacén, con base
al reporte entregado por el
Funcionario asignado al manejo de
Bodegas.
N.A.
¿Las bodegas se encuentran en
buen estado de aseo, para la
conservación de los bienes?
NO
Garantizar aseo de las
bodegas
11
Auxiliar de
Servicios
Generales
Garantizar el aseo de las bodegas.
12
N.A.
¿Existe seguridad en las bodegas
para la protección de los bienes?
13
Gerente
Administrativo y
de Recursos
Físicos
Gestionar contratos de seguridad y
vigilancia y otros mecanismos que
permitan salvaguardar los bienes
en bodega.
14
N.A.
¿La ubicación de los bienes en la
bodega genera deterioro?
FLUJOGRAMA
Solicitar se gestionen las
construcciones pertinentes
4 DE 7
REGISTRO
Informe a la
Secretaria
Administrativa
SI
12
SI
14
NO
Salvaguardar los bienes
en bodega.
NO
16
SI
15
16
Funcionario
asignado al
manejo de
Bodega
N.A.
Realizar la reubicación de los
bienes para garantizar el buen
estado de los mismos.
Reubicación de los
bienes
NO
¿Los inventarios llevan en depósito
un tiempo superior a 30 días?
19
SI
17
Técnico
Operativo
18
Técnico
Operativo/
Gerente
Administrativo y
de recursos
físicos
Generar un reporte bimensual para
revisión y firma del Gerente
Administrativo y de Recursos
físicos, de existencias en Bodega
por Secretarías ordenadoras del
gasto.
Remitir el Reporte bimensual de
existencias en Bodega a las
Secretarías ordenadoras del Gasto
que aún tienen elementos en stock
superando el tiempo de bodegaje y
a la Oficina de Control Interno
Generar reporte
Remisión reporte a
las Secretarías y
Control interno
Reporte
Existencias
en Bodega
por
Secretarías
Oficio
Remisorio
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
5 DE 7
REGISTRO
NO
19
N.A.
¿Hay inventarios para remate?
FIN
SI
20
Gerente
Administrativo y
de recursos
físicos
Solicitar el certificado de tradición y
libertad de los bienes a rematar
Solicitar certificado
Certificado de
tradición y
libertad
21
Gerente
Administrativo y
de recursos
físicos
Elaborar y enviar un informe del
estado del bien a rematar, a la
entidad que le corresponda el
proceso de remate.
Elaborar y enviar
informe
Informe
22
Gerente
Administrativo y
de recursos
físicos / Entidad
que le
corresponda el
proceso de
remate
Fijar fecha de remate
Fijar la fecha, hora y lugar del
remate.
23
Gerente
Administrativo y
de recursos
físicos
Una vez efectuado el remate, se
procede a entregar los documentos
al beneficiario del remate, para que
realice
los
trámites
correspondientes.
24
Gerente
Administrativo y
de recursos
físicos
Realizar la entrega formal del bien
rematado al beneficiario.
25
Técnico
Operativo
Descargar en el sistema el bien
rematado y archivar documentos
generados por el remate.
Entregar documentos
al beneficiario
Realizar entrega del
bien
Descargar en el sistema y
Archivar documentos remate
FIN
Carpeta de
remates
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GENERALIDADES:
DESCRIPCION PRESERVACIÓN DE LOS BIENES EXISTENTES EN BODEGA
El stock de almacén de la Gobernación del Meta constituye la gestión realizada para
cuidar, verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad
encontrados en bodega.
MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN BODEGA
Al realizarse la entrada de bienes al almacén para ser llevados a las bodegas, el
Operario ubica en las bodegas los bienes junto con el número de contrato, en un sitio
que garantice su conservación.
Para garantizar el cuidado de los bienes que ingresan a las bodegas del Almacén, es
indispensable identificar:
a. PÓLIZAS: Se debe verificar que los bienes estén asegurados y cuenten con sus
respectivas pólizas, de acuerdo al tipo de bien. En el caso en que los bienes no
estén asegurados el Gerente Administrativos y de Recursos Físicos debe gestionar
la póliza.
b. CONSTRUCCIÓN DE LAS BODEGAS: Se debe garantizar que las bodegas estén
en buen estado de construcción con el fin de evitar humedades que lleven al
deterioro de los bienes. Igualmente se debe contar la cantidad y tamaño adecuado
de bodegas en almacén. Para ello, el funcionario asignado al manejo de Bodegas
identifica las necesidades y la reporta al Gerente Administrativo y de Recursos
Físicos, para que inicie la solicitud de gestión de las actividades de construcción o
adecuaciones físicas.
c. ASEO DE LAS BODEGAS Y ELEMENTOS: El funcionario asignado al manejo de
Bodegas, debe realizar revisiones constantes del aseo de las bodegas y bienes,
con el fin de impedir su deterioro o daño por este motivo. La Gerencia
Administrativa y de Recursos Físicos debe gestionar la realización de brigadas de
aseo a las bodegas de forma periódica o en el caso que sea necesario.
d. UBICACIÓN DE LOS BIENES: Periódicamente, el Funcionario asignado al manejo
de Bodegas, debe realizar revisiones para garantizar que los bienes estén
ubicados dentro de la bodega de manera que no se genere daño o deterioro de los
elementos. En el caso en que se demuestre que la ubicación de algún bien no es
la adecuada, funcionario encargado de las Bodegas procederá a reubicarlo para
garantizar su cuidado, informando a la vez al Gerente Administrativo y de
Recursos Físicos.
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e. TIEMPO DE ALMACENAMIENTO: Los bienes deben estar en depósito un tiempo
no superior a 30 días, para lo cual se deben hacer revisiones y verificaciones
constantes del tiempo de almacenamiento de los elementos, para impedir que este
tiempo sea excedido. En caso de infracción el Gerente Administrativo y de
Recursos Físicos informara a las secretarias para agilizar la respectiva salida de
los elementos y se dará a conocer a la oficina de control interno, remitiendo
bimensualmente el Reporte de Existencias en Bodega por Secretarias.
f.
INVENTARIO PARA REMATE: se debe estar pendiente de la existencia de
bienes a ser rematados, para lo cual se realiza el procedimiento de remate de
bienes.
6. REGISTROS
Registro
Reporte del
sistema de
bienes en
bodega
Responsable
Profesional
universitario
Como
conservarlo
Medio
magnético y
físico
Donde
conservarlo
Archivo de
gestión de
almacén
Tiempo de
conservación
Según tabla
de retención
documental
Disposición
final
Disponer
según tabla
de retención
documental
7. HISTORIAL
VERSIÓN
01
02
03
VIGENCIA
Según acto
administrativo
Según acto
administrativo
03 de Mayo de 2010
04
16/11/2012
05
27/08/2013
IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
Versión inicial
Reingeniería de proceso
Revisión y ajuste como resultado la
Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero
de 2010
Se realiza revisión y ajustes en la parte de
responsables, se incluye al técnico, auxiliar
administrativo, secretario y operario, se
agregan las actividades No 19, 20, 21, 22,
23 para el mejoramiento de la parte de
remates.
Se realizan ajustes de denominación de
cargos, de acuerdo a la reestructuración de
la Gobernación del Meta, decreto 0460 de
2012.
NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos