inspección y vigilancia - Archivo General de la Nación

PROCEDIMIENTO: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
1. OBJETIVO
Inspeccionar, controlar y vigilar las Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas, al
igual que los organismos regulados por la Ley, en el cumplimiento de los procesos archivísticos,
previstos en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a las actividades de Inspección, Control y Vigilancia en las entidades de la
Administración Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 594 de 2000
Ley 734 de 2002
Decreto 4124 de 2004
Documento CONPES no. 3248 de 2003
Acuerdo AGN 07 de 1994 Reglamento General de Archivos y sus acuerdos modificatorios
Resolución no. 085 del 06 de mayo de 2010
Circular 035 del 19 de junio de 2009- Procuraduría General de la Nación
Directiva Presidencial no. 10 de 2002
Directiva No. 001 del 16 de febrero de 2010-Procuraduría General de la Nación
NTC GP 1000:2009
4. GLOSARIO
Función de Inspección: Consiste en la atribución de una autoridad pública para solicitar
ocasionalmente, de oficio o a solicitud de parte, información de una entidad pública o privada que
cumpla funciones públicas y los demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000, para su análisis
y estudio con miras a lograr el fortalecimiento de la función archivística.
Función de Control: Consiste en la atribución de una autoridad pública para ordenar los correctivos
necesarios para subsanar las falencias en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás
disposiciones reglamentarias.
Función de Vigilancia: Consiste en la atribución de una autoridad pública para velar por el
cumplimiento de la ley. Para el AGN, consiste en la atribución para advertir, prevenir, orientar, asistir y
propender, porque las entidades encargadas de la conservación y manejo de los archivos públicos,
cumplan con las normas que regulan la función archivística y el Patrimonio Cultural en Colombia.
Visitas de Oficio: Las realizadas previa concertación del Plan de Acción del Grupo de Inspección y
Vigilancia de los archivos del sector público o por urgencia manifiesta, cuando alteraciones del orden
público o desastres naturales pongan en riesgo archivos.
Visitas a Solicitud de parte: las requeridas por ciudadanos, funcionarios, y entes de control, a través
de denuncias, comunicaciones verbales o escritas.
Inspección a través de solicitud de información: Es la actividad que se realiza a través del
requerimiento de información mediante los instrumentos o mecanismos que el Archivo General de la
Nación establezca para tal fin.
Acta de Visita de Inspección, Control y Vigilancia: Documento en el cual se registran las
actividades realizadas en la visita de inspección, control o vigilancia, los hallazgos detectados y
compromisos establecidos.
Formato de Autoevaluación de la Función Archivística (AFA): Instrumento establecido por el
Grupo de Inspección y Vigilancia para elaborar un primer diagnostico del nivel de cumplimiento de la
ley 594 de 2000 sus normas reglamentarias y requerir acciones de mejora a la entidad que la
diligencia.
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
Fecha: 2011-08-24
Versión: 7
Código: PA-341-PD-038
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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PROCEDIMIENTO: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
Plan de Mejoramiento Archivístico: Formato mediante el cual la entidad establece a partir de los
hallazgos y compromisos del Acta de Visita de Inspección, Control y Vigilancia, o del diligenciamiento
del AFA, con las correspondientes acciones de mejora. Incluye los plazos de ejecución, productos,
responsables y grado de avance, entre otros.
Plan Anual de Inspección, Control y Vigilancia: (PAICV). Consiste en una herramienta de trabajo en
la cual se programan, controlan y coordinan las visitas de Inspección, Control o Vigilancia, partiendo de
las visitas de oficio programadas y las que se requieran durante cada vigencia.
5. CONDICIONES GENERALES
Para el desarrollo del procedimiento se requiere información referente a los antecedentes de tipo
archivístico de la Entidad objeto de la visita. Por parte de la Administración del AGN se requiere que se
le dé trámite a las comunicaciones de manera oportuna, así mismo, la elaboración y firma de las
respectivas resoluciones de comisión y el pago de los viáticos (en los casos en que se requieran con
base en el Decreto de viáticos expedido anualmente por el Gobierno Nacional para funcionarios
públicos y las directrices de la Dirección General para gastos de desplazamiento de los contratistas,
antes de la fecha de salida, para las comisiones que se tienen que realizar en el territorio nacional).
Se requiere la conformación de un equipo de trabajo con conocimientos específicos, dedicado
exclusivamente a la ejecución de las actividades de Inspección, Control y Vigilancia. Es necesario que
este equipo se conforme interdisciplinariamente con archivistas, abogados, restauradores, entre otros.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
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2
3
4
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
Elaborar el Plan Anual de
Inspección, Control y Vigilancia.
(P.A.I.C.V), a partir de las
actividades aprobadas en el Plan
de acción de la vigencia, a partir
de:
Informes Contraloría General
de República
Solicitudes de parte de las
entidades cobijadas por la ley
594 de 2000
Informe de la DCD en
cumplimiento
a
los
seguimientos de la aplicación
de TRD
Seguimientos a los planes de
mejoramiento suscritos con las
entidades.
Asignar el (los) funcionario(s) o
contratista(s) que realizarán cada
actividad de inspección.
Solicitar trámite de Comisión de
Servicios al interior del país
(Únicamente en el caso de las
visitas presenciales que impliquen
desplazamiento
fuera
del
perímetro urbano de Bogotá).
Planificar
la
actividad
de
inspección, control o vigilancia
para
la
entidad
asignada
(Revisión
de
antecedentes,
determinación de acciones a
seguir y notificación oficial de
visita)
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
Coordinador GIV
ó profesional
universitario
Plan de Acción
Plan Anual
Inspección,
Control y
Vigilancia
(PAICV).
Aprobación del Plan
Anual de inspección,
control y vigilancia
por la Dirección
General.
Coordinador GIV
PAICV
N/A
Coordinador del
GIV y funcionario
asignado
Formato de
Solicitud Trámite
de Comisión de
Servicios
Vo.Bo. Secretaria
General y Director
General
Funcionario GIV
Asignado
Oficio de
notificación de
visita
Oficio de solicitud
de información
Fecha: 2011-08-24
Versión: 7
Plan Anual de
Inspección, Control y
Vigilancia aprobado
Código: PA-341-PD-038
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No.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Desarrollar la Visita incluyendo
una reunión de apertura con el
Comité de Archivo y otros
funcionarios de la entidad, y la
revisión física de una muestra
significativa de los expedientes en
los archivos de gestión y central.
Incluyendo áreas misionales y de
apoyo.
Y diligenciar, socializar y firmar el
Acta de Visita de Inspección,
Control y Vigilancia (en los casos
de visita presencial)
Continúa en el paso 9
En los casos de entidades con
Consejos
Territoriales
de
Archivos, que hayan tenido visita
de verificación de cumplimiento de
sus funciones, deberán incluirse
los hallazgos registrados en el
acta de reunión, con las
correspondientes acciones de
mejora requeridas en el Plan de
Mejoramiento Archivístico de la
entidad.
Solicitar el diligenciamiento de la
Autoevaluación de la Función
Archivística (en el caso de
entidades a las cuales no se
realiza visita presencial), mediante
comunicación escrita.
Recibir, analizar la información, y
emitir respuesta; en el caso de
existir hallazgos, solicitar
la
elaboración de un Plan de
Mejoramiento Archivístico (PMA)
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
Funcionarios o
contratistas
designados en
compañía de
delegados de la
entidad
inspeccionada
Oficio de
notificación de
visita
Funcionarios
de ambas
entidades
Acta de Reunión
Plan de
Mejoramiento
Archivístico
Actas de visita y de
reunión firmadas
Funcionario GIV
Asignado
Oficio de solicitud
Formato
Autoevaluación
de la Función
archivística
Firma Director
General y radicado
Sistema Integrado de
Gestión
Funcionario y/o
contratista
asignado
Oficio
Formato de Plan
de Mejoramiento
Archivístico
Firma Director
General y radicado
Sistema Integrado de
Gestión
Recibir el PMA, analizar y emitir Funcionario y/o
las observaciones requeridas contratista
aprobando el PMA o solicitando asignado
los ajustes pertinentes para su
posterior seguimiento trimestral.
Oficio de
respuesta
Radicación
Realizar
los
seguimientos Funcionario y/o
trimestrales a los PMA, revisando contratista
en el registro correspondiente el asignado
estado
de
la
entidad
y
proyectando las solicitudes que se
requieran para tal fin.
Oficios de
respuesta,
solicitud de
Avances PMA y
Plan de
Mejoramiento
Archivístico
Oficio
Radicación
Notificar a Organismos de Control,
en los casos de incumplimiento de
los compromisos adquiridos o por
la inobservancia de máximo 3
requerimientos del AGN sin
respuesta y en el caso de
entidades cuyo incumplimiento de
la Ley 594 de 2000 y demás
normatividad lo amerite.
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
Coordinador del
GIV y funcionarios
responsables de la
entidad
Fecha: 2011-08-24
Versión: 7
Acta de Inspección
Firma Director
General
Radicación
Código: PA-341-PD-038
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No.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Consolidar y presentar informe de Coordinador GIV
las actividades de inspección,
control y vigilancia a la Dirección y
las dependencias cuando estas lo
requieran.
Archivar
según
Tabla
de Funcionarios y/o
Retención Documental
contratistas del
GIV
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
Informe
Firmas de recibido
N/A
FUID
7. REGISTROS
Oficio GD-302-FR-003
Acta GD-302-FR-005
Informe GD-302-FR-006
Solicitud Trámite de Comisión de Servicios AF-351-FR-011
Acta de Visita de Inspección, Control y Vigilancia PA-341-FR-064
Plan Anual de Inspección, Control y Vigilancia (PAVICV) PA-341-FR-066
Plan de Mejoramiento Archivístico PA-341-FR-071
Autoevaluación de la Función Archivística PA-341-FR-101
Solicitud de pago gastos de viaje AF-350-FR-111
Encuesta de satisfacción al cliente SI-220-FR-261
8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
17-03-10
VERSIÓN
1
2
3
2010-05-25
4
2010-09-14
5
2010-12-15
6
2011-08-24
7
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del procedimiento
Actualización del procedimiento
Se cambia el formato de fecha, se incluye frase
de control de documentos del Sistema Integrado
de Gestión. Se modifico el nombre del FR
Autoevaluación de la Función archivística y se
ajusto el paso 8.
Se ajustaron los pasos 1,3,4,5,6,7,8,9,11,14 de
la descripción de actividades y se incluyo el FR
Plan de Acción del GIV.
Se ajustaron los requisitos generales, se
incluyeron dos términos en el glosario, se
modificó la descripción de actividades y se
ajustaron los registros del procedimiento.
Se excluyeron algunos requisitos legales, se
ajustaron algunos términos del glosario, y en la
descripción de actividades se cambiaron los
responsables de los pasos 1, 5, 7, 8 y 12.
También se modificaron las actividades de los
pasos 1, 6, 7, 8, 11 y 12, se incluyo el paso 8 y
se elimino el formato 065.
Proceso: Desarrollo de la Política Archivística
Fecha: 2011-08-24
Versión: 7
RESPONSABLE
Coordinador GIV
Coordinadora GIV
Coordinadora GIV
Coordinadora GIV
Coordinadora GIV
Coordinador GIV
Coordinador GIV
Código: PA-341-PD-038
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