PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 1. OBJETIVO Formalizar las actividades requeridas para atender las solicitudes de las asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas, para el registro de: Constitución de Asociación Cambio de Junta Directiva Reforma de Estatutos Afiliación a una Asociación Desafiliación a una Asociación De acuerdo con la normatividad vigente. Igualmente se expedirá las Certificaciones de existencia y representación legal de estas asociaciones de conformidad con lo establecido. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las comunidades y/o resguardos indígenas que desean asociarse para constituir o realizar una novedad en una Asociación existente y finaliza con el archivo del acto administrativo o certificación. 3. DEFINICIONES Asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas: Son entidades de Derecho Público de carácter especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, que tienen por objeto, el desarrollo integral de las comunidades Indígenas. Para el cumplimiento de su objeto podrán desarrollar las siguientes acciones: a) Adelantar actividades de carácter industrial y comercial, bien sea en forma directa, o mediante convenios celebrados con personas naturales o jurídicas. b) Fomentar en sus comunidades proyectos de salud, educación y vivienda en coordinación con las respectivas autoridades nacionales, regionales o locales y con sujeción a las normas legales pertinentes. (Artículos2 y 3 del Decreto 1088 de 1993) Autoridad Tradicional: Las autoridades tradicionales son los miembros de una comunidad indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de organización, gobierno, gestión o control social. (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995) Cabildo indígena. Es una entidad pública especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad indígena, elegidos y reconocidos por ésta, con una organización sociopolítica tradicional, cuya función es representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno de cada comunidad Página 1 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 Censo. Es el listado de los miembros de una comunidad, identificando el número de familias, el grupo familiar con su parentesco frente al jefe del hogar, los cuales se incorporan en una base de datos censal de la Dirección. Comunidad o parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de propiedad, o que no puedan acreditarlos legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados vacantes (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995) Resguardo Colonial: Los resguardos coloniales son una institución legal y sociopolítica de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que poseen títulos de las tierras poseídas por los miembros de la parcialidad a título individual o colectivo desde la época de la colonia, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio. Resguardo Indígena. Los resguardos indígenas son propiedad colectiva de las comunidades indígenas a favor de las cuales se constituyen y conforme a los artículos 63 y 329 de la Constitución Política, tienen el carácter de inalienables, imprescriptibles e inembargables. Los resguardos indígenas son una institución legal y sociopolítica de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad colectiva que goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio. (Artículo 21, decreto 2164 de 1995) Territorios indígenas. Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una comunidad, parcialidad o grupo indígena y aquellas que, aunque no se encuentren poseídas en esa forma, constituyen el ámbito tradicional de sus actividades sociales, económicas y culturales (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995) 4. SIGLAS DAI: Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías Página 2 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 5. NORMATIVIDAD 5.1. DECRETOS. Decreto 1088 de 1993 por el cual se regula la creación de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas. Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. 5.2. OTRAS INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001:2008 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000) 6. DESARROLLO 6.1. DOCUMENTOS REQUISITO REGISTRO DE CONSTITUCIÓN DE ASOCIACIÓN Solicitud de registro de constitución de asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Copia del acta de la Asamblea General de Constitución de la Asociación, suscrita por los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las Comunidades y/o resguardos Asociados. Copia de las actas de posesión de los Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas expedida por la Alcaldía Municipal respectiva. Un (1) ejemplar de los estatutos con su respectiva aprobación. Actas de Asamblea General donde cada comunidad tomó la decisión de asociarse (Artículo 5 Decreto 1088 de 1993). Los documentos deben venir en original excepto las actas de posesión Autoridades Tradicionales o Cabildos. Las actas referidas deben contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan. de las Página 3 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 6.2. DOCUMENTOS REQUISITO PARA REGISTRO DE CAMBIO DE JUNTA DIRECTIVA Solicitud de registro de cambio o reestructuración de Órgano Administrativo de la Asociaciones. Para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Acta de Asamblea o Congreso de la Asociación en la que se relate la decisión objeto de registro, la cual debe estar suscrita por quienes participaron. Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los directivos electos. Copia de las actas de posesión de los Cabildos Indígenas y/o Autoridades Tradicionales expedidas por la Alcaldía Municipal respectiva. Las actas referidas deben contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan. 6.3. REGISTRO DE REFORMA DE ESTATUTOS Solicitud de registro de reforma de estatutos, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Acta de Asamblea o Congreso de la Asociación en la que se relate la decisión objeto de registro, la cual debe estar suscrita por quienes participaron. Ejemplar de los nuevos estatutos. Copia de las actas de posesión de los Cabildos Indígenas y/o Autoridades Tradicionales expedidas por la Alcaldía Municipal respectiva. El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan. 6.4. REGISTRO DE AFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN Solicitud de registro de afiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Página 4 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 Acta de Asamblea Interna de la Comunidad en la que se relate la decisión objeto de registro (afiliación), la cual debe estar suscrita por quienes participaron. Copia del acta de posesión de la Autoridad Tradicional o Cabildo Indígena que se afilia, expedida por la Alcaldía Municipal respectiva. El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan. Que la comunidad se encuentre registrada ante la Dirección de Asuntos Indígenas Rom y Minorías del Ministerio. Que la comunidad no se encuentra afiliada a otra asociación constituida en el marco del Decreto 1088 de 1.993. En el evento de suceder debe primero tramitar la desafiliación de la asociación a la cual se encuentra afiliada. Quienes se afilian son las Autoridades Tradicionales o Cabildos Indígenas en ejercicio y en representación de sus comunidades. 6.5. REGISTRO DE DESAFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN Solicitud de registro de desafiliación de una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Acta de Asamblea Interna de la Comunidad en la que se relate la decisión objeto de registro (desafiliación), la cual debe estar suscrita por quienes participaron. Copia del acta de posesión de la Autoridad Tradicional o Cabildo Indígena que se desafilia, expedida por la Alcaldía Municipal respectiva. El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan. No. Actividad 1 Recepción de la solicitud 2 Transferir la solicitud Tarea Recepcionar la solicitud, presentada por el solicitante, quien usa opcionalmente los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5 según la novedad, de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Trasladar la solicitud a la DAI, de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Punto de Control Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Verificar el número de radicado con la planilla de entrega Funcionario responsable DARM Página 5 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS No. 3 4 Actividad Asignar a Funcionario o Coordinador Asignar a Funcionario Encargado Tarea Externa. Asignar la solicitud al funcionario o Coordinador de grupo encargado del tema. Punto de Control 5 7 Responsable Verificar los requisitos de acuerdo al Decreto 1088 de 1993 Profesional Universitario 2. Si no cumple los requisitos, se elabora oficio al peticionario, de acuerdo a la plantilla establecida en el SIGI, explicando el motivo de no cumplimiento de requisitos de la solicitud, para que se realicen los ajustes respectivos. Revisar y aprobar el oficio dirigido al peticionario. 6 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 Funcionario o Coordinador 1. Si cumple requisitos se elabora el Acto Administrativo respectivo, de acuerdo a la “Guía lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos”, luego se realiza la tarea 6 de este procedimiento. Estudiar la solicitud y preparar el acto administrativo Versión: 05 Director Técnico Entregar la solicitud al Funcionario encargado del tema. Revisar los documentos recepcionados respecto a los requisitos de los numerales 6.1.1. al 6.1.5. de acuerdo a la solicitud. Código: AN-AI-P-02 Aprobación del Acto Administrativo Revisar y aprobar el Acto Administrativo Notificación del Acto Administrativo Elaborar oficio de notificación y remisión del Acto Administrativo, de acuerdo a la plantilla establecida en el SIGI, a la Alcaldía respectiva según la jurisdicción del solicitante, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Interna con destino Externo e Interdependencias. Lo anterior atendiendo lo dispuesto en los artículos 69 y 70 de la Ley 1437 de 2011. Revisar y aprobar el oficio dirigido al Revisión de datos de oficio. Funcionario o Coordinador Si cumple se da visto bueno. Si no cumple se devuelve para corrección. Director Técnico Funcionario o Coordinador Director Técnico Profesional Universitario Revisión de datos Funcionario o Página 6 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS No. Actividad Tarea peticionario. Punto de Control de oficio. Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 Responsable Coordinador Director Técnico Si cumple se da visto bueno. Si no cumple se devuelve para corrección. 8 Actualización en el Registro 9 Archivar Actualizar los datos del acto administrativo en el Formato AN-AI-P02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. Técnico Archivar una copia del Acto Administrativo en la carpeta de la respectiva asociación. Técnico 6.6. DOCUMENTOS REQUISITO PARA CERTIFICACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, especificando: El nombre de la Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas El Nombre y firma del solicitante Numero de documento de Identidad del solicitante Dirección de correspondencia del solicitante Teléfono del solicitante No. Actividad 1 Recepción de la solicitud 2 Transferir la solicitud 3 Asignar a Funcionario o Coordinador 4 Asignar a Funcionario Tarea Recepcionar la solicitud, presentada por el solicitante, quien usa opcionalmente el Anexo 7 de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Trasladar la solicitud a la DAI, de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Realizar el reparto de la correspondencia al Funcionario o Coordinador de grupo encargado del tema. Entregar la solicitud al Funcionario encargado del tema. Punto de Control Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Verificar el número de radicado con la planilla de entrega Funcionario responsable DAI Director Técnico Funcionario o Coordinador Página 7 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS No. Actividad Encargado Tarea Punto de Control Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 Responsable Revisar los requerimientos de la solicitud y verificar los datos en el Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. Profesional Universitario Si cumple requisitos, efectuar Tarea 6 de este procedimiento 5 Registro y verificación de datos Si no cumple los requisitos, elaborar oficio dirigido al peticionario devolviendo la documentación, de acuerdo a la plantilla establecida en el SIGI. Revisión de datos de oficio. Revisar y aprobar el oficio dirigido al peticionario. Si cumple se da visto bueno. Si no cumple devuelve para corrección. 6 Elaboración de la certificación 7 Aprobación de la certificación 8 9 Notificación de la Certificación Archivar Elaborar la certificación según plantilla establecida para ello. Revisar y aprobar la certificación Enviar certificación de acuerdo al Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Interna con destino Externo e Interdependencias. Archivar una copia de la certificación en la carpeta respectiva. Coordinador de grupo Director Técnico Profesional Universitario Coordinador de Grupo Director Técnico Profesional Universitario Coordinador de Grupo Profesional Universitario 7. REGISTROS Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. Actos administrativos. Certificaciones emitidas. Página 8 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 8. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA N/A RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN N/A N/A N/A RESPONSABLE UBICACIÓN 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN Formato AN-AI-P-02F-01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas” Formato en Excel Técnico Red Interna de la Dirección 10. ANEXOS Anexo No. 1. Anexo No. 2. Anexo No. 3. Anexo No. 4. Anexo No. 5. Anexo No. 6. Solicitud de registro de constitución de la asociación. Solicitud de registro de cambio de junta directiva. Solicitud de registro de reforma de estatutos. Solicitud de registro de afiliación a una asociación. Solicitud de registro de desafiliación a una asociación. Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas. AN-AI-P-02-F01. Anexo No. 7. Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas. 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO Unificación de antiguos procedimientos: Solicitud de afiliación, desafiliación 10/07/09 e inscripción y registro de asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o cabildos indígenas. 26/07/10 Actualización del procedimiento y se incluyen anexos Actualización del procedimiento de acuerdo a la “Guía lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos” y al Decreto 2893 de 2011 26/12/2011 "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior“ VERSIÓN 02 03 04 Página 9 de10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Código: AN-AI-P-02 Versión: 05 Fecha Elaboración: 06/03/2013 Vigente Desde: 24/09/2013 Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del 06/03/2013 Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora, además de algunos ajustes en los documentos requisito. 05 Elaboró Firma Revisó y Aprobó Firma Viviana Rebolledo Osorio Profesional Especializado (E) Pedro Santiago Posada Arango Director Asuntos Indígenas, Rom y Minorías _____________________________ Nidia Consuelo Pulido Rubio Profesional Especializado (E) _____________________________ Diana Ximena Huertas Rivera Profesional Especializado (E) TRD. Página 10 de10