Clave: P6-05-DA-SRMA No. Revisión: 0 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agosto de 2003 Página: 1 de 6 CONTROL DEL INVENTARIO Formalizar los mecanismos y controles necesarios para la adecuada administración de los bienes (Instrumentales y de Consumo) de acuerdo con las leyes y normas vigentes, así como las políticas internas del Instituto Nacional de las Mujeres. Este procedimiento aplica al 100% de los bienes propiedad del Instituto Nacional de las Mujeres. ALTA DE BIENES La Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones deberá enviar copia de la factura, remisión y entrada de almacén que amparen la compra de bienes inventariables al Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios. Se deberá llevar un registro de las altas de bienes, entregando los resguardos correspondientes a las o los servidores públicos usuarios de los bienes a cargo del Inmujeres. BAJA DE BIENES El Programa Anual para el Destino Final de los Bienes se hará con base al Dictamen de Afectación. La Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios, sólo dará de baja los bienes que estén amparados mediante la documentación soporte correspondiente. INVENTARIO FÍSICO DE BIENES La Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios deberá realizar cuando menos una vez al año el levantamiento del inventario físico de los bienes del Inmujeres. El personal del Inmujeres que transfiera bienes inventariados a cualquier otra área de trabajo o que se le asigne un nuevo lugar dentro del Instituto, deberá informar mediante oficio de dichos movimientos a la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones.- Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios, en un plazo no mayor de dos días hábiles, indicando: el número de bienes, las características del (los) artículo(s) y el (los) número(s) de inventario(s) correspondiente(s). En caso de la desaparición y/o pérdida de bienes inventariables, el responsable de los mismos deberá levantar acta administrativa y en su caso, ante el Ministerio Público informando lo sucedido y solicitará la intervención del Órgano Interno de Control. En caso de robo, extravío o destrucción de algún bien, si las causas del hecho fueran imputables al servidor público, éste se deberá obligar a reponer el bien afectado con otro de características similares. La Subdirección de Personal deberá solicitar a la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones.- Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios, la liberación del resguardo de bienes, en aquellos casos en que cambien de adscripción o causen baja definitiva. La Subdirección de Personal deberá informar a la Dirección de Administración sobre las altas de personal, para que notifique a sus áreas y se hagan las asignaciones de lugar y equipo de trabajo. Es responsabilidad de la Dirección de Administración.- Subdirección de Recursos I. OBJETIVO II. ALCANCE III. POLÍTICAS IV. RESPONSABILIDADES Sello Elaboró Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios F1 P1-SGC Rev. 0 Revisó Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P6-05-DA-SRMA No. Revisión: 0 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agosto de 2003 Página: 2 de 6 CONTROL DEL INVENTARIO V. MARCO NORMATIVO VI. DEFINICIONES Sello Materiales y Adquisiciones.- vigilar que el presente procedimiento se lleve a cabo y cumpla con la normatividad vigente. Es responsabilidad de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios la ejecución del presente procedimiento. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 05-II-1917, última reforma 14 de junio de 2002. Ley del Instituto Nacional de las Mujeres. D.O.F. 12 de enero de 2001 y sus reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29 de diciembre de 1976, sus reformas y adiciones al 25 de febrero de 2003. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F. 14 de mayo de 1986, última reforma 4 de junio de 2002. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04 de enero de 2000. Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. 8-I-1982, última reforma D.O.F. 31-XII-2001. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D.O.F. 13 de marzo de 2002. Bases Generales para la Desincorporación Patrimonial de Bienes Muebles del Instituto Nacional de las Mujeres. Alta: Proceso mediante el cual se registran todos los bienes que fueron adquiridos por el Inmujeres, traspasados por alguna dependencia o entidad o donados al Instituto Nacional de las Mujeres. Baja: Proceso mediante el cual se retira el registro de inventario del Control relativo de los bienes propiedad del Inmujeres. Bienes: Los bienes instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios del Instituto. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el Inmujeres, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el Inmujeres, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. CABMS: El Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios. Comité: El Comité de Bienes Muebles del Instituto Nacional de las Mujeres. Inmujeres: el Instituto Nacional de las Mujeres. Inventario físico: Técnica mediante la cual se lleva a cabo el levantamiento del inventario de los bienes asignados para su operación a cada centro de costo, de esta manera se actualizarán los resguardos correspondientes. Elaboró Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios F1 P1-SGC Rev. 0 Revisó Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P6-05-DA-SRMA No. Revisión: 0 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agosto de 2003 Página: 3 de 6 CONTROL DEL INVENTARIO VII. VIII. DOCUMENTOS RELACIONADOS FORMATOS DERIVADOS Sello P1-05-DA-SRMA Adquisición de bienes, prestación y/o contratación de servicios F1_P6-05-DA-SRMA Resguardo de Bienes de Activo Fijo Elaboró Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios F1 P1-SGC Rev. 0 Revisó Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P6-05-DA-SRMA No. Revisión: 0 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agosto de 2003 Página: 4 de 6 CONTROL DEL INVENTARIO IX.No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO ALTA DE BIENES Procede a la adquisición de bienes de acuerdo al P1-05-DA-SRMA Adquisición de bienes, Titular de la Subdirección prestación y/o contratación de servicios. Envía copia de la factura con sello de entrada al de Recursos Materiales y almacén al Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios. Adquisiciones Recibe copia de la factura Asienta el alta en el Módulo para el Control de Activos Fijos mediante la captura de información del número consecutivo, clave CABMS, descripción, marca, modelo, número Titular de la Jefatura de de serie, valor y factura. Departamento de Compras Asigna número de inventario a cada bien. e Inventarios Asigna usuario(a). Elabora el resguardo en original y copia, y etiquetas de números de inventario. Localiza los bienes y pega las etiquetas con el número de inventario correspondiente. Firma de conformidad el original y copia del resguardo. Usuario(a) Entrega al Titular Subdirección de la Jefatura de Compras e Inventarios. Recibe original de resguardo, firma y recaba firma del Titular de la Dirección de Titular de la Jefatura de Administración, archiva junto con la copia de la factura y turna la copia a las áreas Departamento de Compras correspondientes. e Inventarios BAJA DE BIENES Titulares de la Subdirección Remite oficio al Titular de la Dirección de Administración, anexando relación de bienes de Servicios Generales / susceptibles de baja con justificación y propuesta de destino final de los bienes para la Subdirección de integración del Programa Anual para el Destino Final de los Bienes. Informática/Centro de Costo Recibe oficio de los bienes susceptibles de baja y turna copia del oficio al Titular de la Titular de la Dirección de Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios. Administración Recibe copia (oficio) del Titular de la Dirección de Administración. Elabora el Dictamen de Afectación recaba firmas, según sea el caso, del Titular de la Titular de la Jefatura de Subdirección de Servicios Generales, Titular de la Subdirección de Informática, Titular de la Departamento de Compras Centro de Costo y Titular de la Dirección de Administración. Remite dictamen y programa al e Inventarios Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones. Titular de la Subdirección Revisa y remite el Programa Anual para el Destino Final de los Bienes a la Dirección de de Recursos Materiales y Administración. Adquisiciones Revisa y somete el Programa Anual para el Destino Final de los Bienes a la Junta de Gobierno para su autorización, a través de la Dirección General de Administración y Titular Dirección de Finanzas. Administración El Programa deberá ser autorizado por la Junta de Gobierno del Inmujeres a más tardar el Sello Elaboró Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios F1 P1-SGC Rev. 0 Revisó Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P6-05-DA-SRMA No. Revisión: 0 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agosto de 2003 Página: 5 de 6 CONTROL DEL INVENTARIO No 10 11 12 13 14 15 16 ACTIVIDAD 31 de marzo de cada ejercicio fiscal. Posteriormente, se envía al Comité para su seguimiento. RESPONSABLE Titular de la Jefatura de Se llevan a cabo los procedimientos establecidos para el destino final de los bienes, según Departamento de Compras el Programa Anual. e Inventarios Integra documentación soporte de la baja al expediente. ¿Se pueden retirar las etiquetas de inventario? Titular de la Jefatura de Sí, Acude al lugar donde se encuentran los bienes para retirar las etiquetas de inventario. Departamento de Compras Integra las etiquetas al expediente correspondiente. Continúa a la actividad 12. e Inventarios No, continúa a la actividad 12 Titular de la Jefatura de Registra la baja en el Módulo de Control de Activos Fijos e informa a la Dirección de Departamento de Compras Finanzas para que proceda a hacer la baja contable. e Inventarios INVENTARIO FÍSICO DE BIENES Titular de la Jefatura de Notifica a través del Titular de la Dirección de Administración el inicio del Inventario Físico Departamento de Compras de Bienes. e Inventarios Obtiene organigrama general de Inmujeres. Establece fecha de corte de operaciones. Localiza los documentos que amparan la propiedad del bien (Control de inventarios, resguardos, etc.) Titular de la Jefatura de Elabora listados de bienes adscritos a cada área de acuerdo con el control y resguardo. Departamento de Compras Elabora oficio para firma del Titular de la Dirección de Administración o el Titular de la e Inventarios Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones solicitando a la Dirección General o área correspondiente la no movilización de bienes y dando aviso del inicio del levantamiento del inventario físico. Lleva a cabo la verificación física de los bienes, verificando los datos que correspondan a los bienes descritos en el Control de Inventarios; en su caso se llevan a cabo las correcciones necesarias. Titular de la Jefatura de Asienta todos los datos en Control de Inventarios (No. de inventario, clave del CABMS, Departamento de Compras etc.). e Inventarios Pide al responsable del área, firme el Control de Inventarios de conformidad. Confronta Control de Inventarios del levantamiento físico contra Control de Inventarios vigente. Determina en su caso las diferencias. Titular de la Jefatura de Constata diferencias con el responsable del área. Departamento de Compras Emite listado definitivo y notifica mediante oficio firmado por el Titular de la Subdirección de e Inventarios Recursos Materiales y Adquisiciones de las diferencias encontradas. Sello Elaboró Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios F1 P1-SGC Rev. 0 Revisó Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P6-05-DA-SRMA No. Revisión: 0 Fecha de Revisión: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agosto de 2003 Página: 6 de 6 CONTROL DEL INVENTARIO No ACTIVIDAD Para el caso de bienes no localizados, elabora relación de faltantes y se levanta constancia de hechos. Para el caso de sobrantes, efectúa movimiento de traspaso. RESPONSABLE Titular de la Jefatura de Actualiza resguardos conforme al nuevo listado, recabando las firmas respectivas y entrega Departamento de Compras copia a la(el) usuario(a). e Inventarios Elabora informe anual del inventario físico de bienes muebles, en original y dos copias. Titular de la Jefatura de 18 Turna al Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones. Departamento de Compras Archiva toda la documentación junto con una copia del informe anual. e Inventarios Titular de la Subdirección 19 Revisa informe y turna al Titular Dirección de Administración. de Recursos Materiales y Adquisiciones FIN 17 X. ANEXOS N/A Control de Revisiones REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN MOTIVO 0 Agosto 2003 Nueva creación. Sustituye a los Procedimientos: 05-AD.3-05 Baja de bienes en el control de inventarios, 05-AD.3-06 Alta de bienes en el control de inventarios y 05-AD.3-07 Inventario físico de bienes. Sello Elaboró Titular de la Jefatura de Departamento de Compras e Inventarios F1 P1-SGC Rev. 0 Revisó Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas