Orientar a quien corresponda realizar el control y manejo de... que mantenga la información actualizada ... GUÍA MANEJO DE INVENTARIOS

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Departamento de Estadística
I.
MANEJO DE INVENTARIOS
1. OBJETIVO:
Orientar a quien corresponda realizar el control y manejo de inventarios del Departamento para
que mantenga la información actualizada respecto a los elementos cargados al inventario
general del Departamento.
2. PALABRAS CLAVE:
QUIPU: Sistema de información financiera empleado por la universidad Nacional de Colombia,
utilizado para hacer un control y gestión financiera de la misma.
BIEN: Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valor económico y de las cuales la un
puede tener derecho de uso o dominio.
GNFA: Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (Normatividad):
1. Resolución 629 de 2010 de Rectoría. Parámetros para el control y la administración de
los bienes propiedad de la Universidad.
2. Resolución 266 de 2005 de Rectoría. Modifica parcialmente la Resolución 1755 de
2002.
 Resolución 288 de 200 de GNFA. Asignación de bienes inmuebles a contratistas.
4. PASOS A SEGUIR:
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
Paso 7
Hacer seguimiento
Retirar
y levantar
Ingresar bienes al
Solicitar el
bienes del
inventario general
inventario Control
Verificar
Identificar y traslado Registrar
servicio
de mobiliario y
de inventario de
información
contactar
del bien traslado en Solicitud
equipos Control de
mobiliario y
levantada) (1) responsables Solicitud QUIPU(2) de retiro
inventario de
equipos
de traslado
de bienes
mobiliario y
del servicio
equipos
(1) Modulo de activos fijos Sistema QUIPU
(2) Reportar las modificaciones al registro de inventario
5. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA….
 Todos los equipos que ingresan al Departamento son ingresados al inventario oficial de
la Universidad a través del área de almacén, quienes reciben los elementos y le asignan
una placa de identificación.
 Cuando se realice el levantamiento del inventario en los espacios físicos se deben
registrar todos los elementos allí encontrados tanto los que tienen como los que no
tienen placa de inventario.
 La actividad de seguimiento se debe realizar al menos una vez cada semestre para
mantener controlado el inventario del Departamento.
 Si el bien esta empotrado o requiere instalarlo en un espacio dentro del edificio del
Departamento de Estadística se debe realizar el tramite ante inventarios para que este
bien sea cargado al edificio
 Todo contratista a quien le sean asignados bienes debe trasladarlos inmediatamente
finalice su contrato a quien se los asigno inicialmente.
 Los funcionarios que tengan asignados equipos o mobiliario dentro del Departamento y
sean trasladados temporal o definitivamente de Facultad, Sede o se retiren de la
Universidad deberán trasladar los bienes asignados a su superior inmediato antes de
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dejar el cargo.
 Los bienes de la Universidad no podrán ser cambiados de ubicación, facultad, sede o
responsable a menos que se sigan los procedimientos establecidos para tal fin,
TUTORIAL