instructivo para anular cheques girados

INSTRUCTIVO
PARA ANULAR CHEQUES GIRADOS
VERSIÓN 1.0
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
JUAN CARLOS ROJAS DIAZ
NESTOR FABIAN CASTILLO PULIDO
DORIS SEGUNDA GOMEZ RIVEROS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
SECRETARIO GENERAL
FECHA
22-03-2013
FECHA
22-03-2013
CONTRALORA DEPARTAMENTAL DEL
META
FECHA
22-03-2013
DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
INSTRUCTIVO PARA ANULAR CHEQUES CÓDIGO: 600.01.27
GIRADOS
VERSIÓN 1.0
1.
OBJETIVO
Definir los parámetros a seguir cuando se presente la anulación de cheques
girados por la Contraloría Departamental, bien sea por encontrarse girados y no
reclamados, girados y no cobrados en el banco, extraviados o por pérdida bien
sea por parte de los beneficiarios o por el área de Tesorería.
2.
ALCANCE
Inicia con la identificación de los cheques girados no retirados o no cobrados y
finaliza con la constitución como acreedor.
3.
DEFINICIONES O GLOSARIO

Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador
(quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado
girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un
tercero llamado beneficiario.

Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de
un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con
anterioridad.

Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al
banco.

Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena
pagar el cheque con los fondos que el librador tiene.

Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque
(tomador es el primer tenedor). Como queda dicho el cheque es una orden
de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se
deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento
con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
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4.
RESPONSABLES
El procedimiento lo lidera el profesional universitario con funciones de Tesorero
(a) con el apoyo del profesional de Contabilidad y la supervisión del Secretario
General.
5.
DESARROLLO O CONTENIDO
Cuando el cheque haya sido girado y no reclamado o no cobrado por el
beneficiario, o entregado al beneficiario y que éste reporte que el título valor se
perdió, fue hurtado, destruido, o sufre algún deterioro físico; el profesional
universitario con funciones de Tesorero (a), antes de proceder a la anulación
verifica que el título valor se encuentra en la dependencia o fue entregado al
beneficiario.
5.1
CHEQUES GIRADOS Y NO RECLAMADOS EN LA TESORERIA
En los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, el profesional universitario
con funciones de Tesorero (a) verifica la existencia de cheques no reclamados por
beneficiarios con un tiempo igual o mayor a 60 días desde su elaboración, los
cuales anula mediante acta que suscribe con el Secretario (a) General.
El profesional universitario con funciones de Tesorero (a) realiza el respectivo
registro en el software financiero debitando la cuenta corriente y acreditando la
cuenta del pasivo correspondiente, debido a que el pago no se ha efectuado y la
obligación continua vigente.
5.2
CHEQUES GIRADOS Y RECLAMADOS EN LA TESORERIA PERO NO
COBRADOS EN EL BANCO
En los diez (10) primeros hábiles días de cada mes, el profesional universitario con
funciones de Tesorero (a) determina de acuerdo a las conciliaciones bancarias,
los cheques no cobrados por beneficiarios con un tiempo igual o mayor a 6 meses
desde su elaboración, teniendo en cuenta que pierden validez (Art. 721 y 730
Código de Comercio), éstos se anulan mediante acta que suscribe con el
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Secretario (a) General y debe informar al banco correspondiente el no pago del
cheque.
El profesional universitario con funciones de Tesorero (a) realiza el respectivo
registro en el software financiero debitando la cuenta corriente y acreditando la
cuenta del pasivo correspondiente, debido a que el pago no se ha efectuado y la
obligación continua vigente.
5.3
CHEQUES EXTRAVIADOS DE LA TESORERIA
Cuando el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) ha girado el
cheque, el cual se encuentra bajo su custodia y se ha extraviado; el profesional
universitario con funciones de Tesorero (a) realiza el siguiente tratamiento:

Reportar a la institución bancaria el no pago del cheque relacionando el
beneficiario con su número de identificación, número y valor del cheque.

Anula mediante acta que suscribe con el Secretario General.

Formula la denuncia ante la autoridad competente.

Inicia la investigación a fin de establecer responsabilidades.
Una vez recibida la respuesta de la institución donde indique que ya dio la orden
de no pago, el profesional universitario con funciones de Tesorero (a) gira el
nuevo cheque para ser entregado al beneficiario.
5.4
CHEQUES EXTRAVIADOS POR PARTE DEL BENEFICIARIO
Cuando el cheque haya sido entregado al beneficiario y éste reporte que el título
valor se ha perdido o ha sido hurtado, el profesional universitario con funciones de
Tesorero (a), antes de proceder a su anulación, verifica la entrega por parte del
beneficiario de los siguientes documentos como soporte del nuevo giro:

Oficio requiriendo el nuevo giro, que contenga la siguiente información:
nombre del beneficiario del cheque, número del documento de identidad,
número del cheque perdido o hurtado, valor y motivo de la solicitud,
adjuntando:
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
Fotocopia del documento de identidad

Copia de la solicitud por escrito su no pago al banco.

En caso de hurto, anexar copia de la denuncia de la perdida del cheque
ante la autoridad competente.

Certificación del banco de no haber pagado el cheque o dónde indique que
dio la orden de no pago.
CONTROLES.
El profesional universitario con funciones de Contador realiza el control cuando se
anulan los cheques verificando el correcto registro contable a través de la
refrendación del mismo con el Vo. Bo. del Secretario General
6.
FLUJOGRAMA
No aplica
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normatividad sobre recursos financieros
8.
ANEXOS
No aplica
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