instructivo: sustituir cuentas bancarias

Código: U-IN-12.004.027
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS
PROCESO: TESORERÍA
Versión: 1.0
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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
INSTRUCTIVO:
SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS
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MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: SUSTITUIR CUENTAS BANCARIAS
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Tramitar la autorización para la sustitución de cuentas bancarias, siguiendo las políticas internas
de la Universidad Nacional de Colombia.
ALCANCE: Inicia evaluando la solicitud para sustituir la cuenta bancaria por parte de la Gerencia Nacional
Financiera y Administrativa y finaliza informando a la Tesorería solicitante la autorización o no respecto de la
sustitución de la cuenta bancaria. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de
Facultad y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo
mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de
fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr.
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
2. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los
depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las
normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee,
mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública
de la CGN).
3. Saldar cuenta bancaria: Se presenta cuando el contrato de cuenta corriente, se termina unilateralmente
por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la
cuenta, o de común a cuerdo entre el banco y el cliente.
4. Sustituir cuenta bancaria: Se presenta por situaciones como cierre de la sucursal o agencia en que se
había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las
entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace
necesario abrir una nueva cuenta para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria existente.
5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
1. Evaluar la solicitud para sustituir cuenta bancaria
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe evaluar la solicitud para sustituir la cuenta bancaria
enviada en comunicación escrita por los funcionarios delegados que es relacionan a continuación:
ÁREA DE GESTIÓN
DELEGADO
1. Nivel Nacional y Sede Tumaco:
Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
2. Sedes de Presencia Nacional:
Director de Sede.
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3. Editorial U.N.:
Director de la Editorial U. N.
4. Unimedios:
Director de Unimedios.
5. Unisalud y Fondo Pensional Bogotá:
Director de Unisalud Bogotá.
6. Nivel Central de la Sede Bogotá:
Vicerrector de la Sede Bogotá.
7. Fondos Especiales de las Facultades de la
Sede Bogotá:
Decanos de Facultades de la Sede Bogotá.
8. Sede Medellín:
Vicerrector de la Sede Medellín.
9. Unisalud y Fondo Pensional Medellín:
Director de Unisalud Medellín.
10. Sede Manizales:
Vicerrector de la Sede Manizales.
11. Unisalud y Fondo Pensional Manizales:
Director de Unisalud Manizales.
12. Sede Palmira:
Vicerrector de la Sede Palmira.
13. Unisalud y Fondo Pensional Palmira:
Director de Unisalud Palmira.
14. Fondo Especial de la Dirección
Académica de la Sede Bogotá:
Vicerrector de la Sede Bogotá.
Los funcionarios delegados, para solicitar la sustitución de cuentas bancarias, deben verificar que
se presente alguna de las siguientes situaciones:
a. Cuando se considere necesario, por haberse presentado pérdida, destrucción o hurto de la
respectiva chequera, talonario o similar. En este evento, la cuenta que la sustituya deberá abrirse en
la misma sucursal o agencia y entidad bancaria en que se manejaba la cuenta cuyo contrato se
autoriza terminar. Para tramitar la terminación en este caso, se deben adjuntar los documentos que
acrediten el hecho.
b. Cuando haya cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta.
c. Cuando se presente deficiencia en la prestación de los servicios por parte de las entidades
bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, previa evaluación de la Gerencia
Nacional Financiera y Administrativa. En este caso se debe enviar la solicitud de sustitución de
cuenta bancaria acompañada de los antecedentes que demuestren la mala prestación de servicios
por parte del Banco en donde la Tesorería tiene autorizada dicha cuenta. Para este caso, la apertura
de la nueva cuenta bancaria debe hacerse en otra entidad bancaria, conforme a lo autorizado por la
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.
¿La solicitud para sustituir cuenta bancaria fue aprobada?
Se debe evaluar la solicitud para determinar su aprobación, siempre y cuando se cumpla con los
requisitos y políticas vigentes.
Sí: Ir al Instructivo abrir cuentas bancarias - Informar por escrito a la Tesorería solicitante la
autorización de apertura de la cuenta bancaria, ir al numeral 3.
Ir al Instructivo saldar cuentas bancarias - Informar a la Tesorería respectiva la autorización
de saldar la cuenta bancaria, ir al numeral 3.
No: Informar a la Tesorería solicitante la no autorización para sustituir la cuenta bancaria, ir al
numeral 2.
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2. Informar a la Tesorería solicitante la no autorización para sustituir la cuenta
bancaria
El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe informar sobre la respuesta por escrito, indicando
el motivo por el cual no se autoriza la sustitución de la respectiva cuenta bancaria.
Fin del Instructivo
ELABORÓ
Socorro Cardozo Miranda,
Nohora Judith Rojas Rojas,
María Fernanda Forero
CARGO
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Asistente administrativo
División Nacional de
Tesorería,
Contratista
FECHA
Mayo 14 de 2010
REVISÓ
CARGO
FECHA
Áreas de Tesorería o
dependencias que
hagan sus veces de la
Universidad Nacional
de Colombia, Liliana
Díaz Poveda, Katty A.
Novoa Cardoso, Aura
María Cárdenas
Paulsen
Tesorero, auxiliar de
Tesorería o quienes
ejercen este rol,
asesoras y contratista
de la Gerencia Nacional
Financiera y
Administrativa.
Mayo 20 de 2010
APROBÓ
CARGO
FECHA
Ángel Múnera Pineda
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo
Abril 09 de 2012