PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE

Departamento de Concursos y Medio Ambiente
Procedimiento Evaluación y Aprobación de Informes Académicos
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y APROBACIÓN
DE INFORMES ACADÉMICOS
1.
PROPÓSITO
Describir las etapas, actores y plazos asociados a la Evaluación de los Informes Académicos
(de Avance y Final) presentados por los Investigadores Principales (IPs) de los proyectos
adjudicados mediante los llamados a los concursos del INACH, Concurso Nacional de
Investigación Científica y Tecnológica (Concurso Regular) y Concurso de Apoyo a Tesis de
Postgrado en Temas Antárticos (Tesis de Postgrado).
2.
ALCANCE
Se aplica a todos los IPs con proyectos científicos INACH en ejecución, o con información
pendiente para su cierre.
3.
RESPONSABILIDADES
La aplicación de este procedimiento será de responsabilidad del Jefe del Departamento de
Concursos y Medio Ambiente (DECyMA), o de quien le subrogue.
La ejecución de este procedimiento corresponde a todos los integrantes del DECyMA y a los
integrantes de la Asesoría al PROCIEN.
4.
5.
REFERENCIAS

Formulario de Postulación Antártica

Observaciones al
correspondiente

Respuestas del IP a las observaciones del proceso de evaluación del concurso
correspondiente
proyecto,
durante
el
proceso
de
evaluación
del
concurso
GENERALIDADES
5.1. El presente procedimiento es válido para la evaluación de los Informes de Avance y Final
de los proyectos de los Concursos Regular (Terreno y Gabinete) y de Apoyo a Tesis de
Postgrado (Doctorado y Magíster) del INACH, como requisito para mantener el apoyo
financiero y logístico, si corresponde, a los proyectos de investigación del INACH, y para
el correcto cierre de ellos, de acuerdo a lo estipulado en las bases de los concursos y en
los convenios firmados. Considera las siguientes etapas: i) Recepción de los informes
académicos; ii) Evaluación de los Informes; iii) Resultados de la evaluación, y iv) Cierre
del proyecto, en el caso de los Informes Finales.
6. RECEPCIÓN DE LOS INFORMES ACADÉMICOS
6.1. Para desarrollar el seguimiento del progreso científico de los proyectos que financia el
INACH, los IPs deben acceder a los formularios tipo de Informe de Avance o de Informe
Final, según corresponda, en el sitio web de los llamados a concurso del INACH (Fondos
Concursables, http://www.inach.cl/proyectos/), en la sección “Instructivos”.
6.2. El Encargado de Seguimiento enviará, a fines de mayo, un mensaje recordatorio a los
IPs de los proyectos que deben presentar Informes de Avance y Final, para que ellos
bajen los formatos y remitan los informes en el plazo estipulado.
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6.3. Los IPs deberán remitir sus formularios en formato digital (Word o PDF) al correo
electrónico proyectos @inach.cl el 30 de junio de cada año, a más tardar, o en la fecha
que se haya estipulado en el Convenio correspondiente.
6.4. El Encargado de Seguimiento del DECyMA recibirá los documentos, respondiendo la
recepción conforme de la documentación remitida; verificará la fecha de envío y tipo de
informe, completando la información en la planilla de seguimiento correspondiente.
Además, preparará las carpetas de cada proyecto para archivar en ellas la información
remitida. Esta información debe prepararse durante la primera semana de julio, una vez
haya vencido el plazo de envío de los informes.
6.5. El Encargado de Seguimiento remitirá un nuevo recordatorio a los IPs que al término de
la primera semana de julio no hayan remitido sus informes. Lo mismo repetirá al 15 de
julio y luego al 30 de julio, si corresponde.
6.6. Durante la segunda semana de julio, a más tardar, el Encargado de Seguimiento
contactará al Encargado de Asesoría al PROCIEN para informar de la recepción de los
informes de Avance y Finales, junto a la planilla de seguimiento correspondiente,
entregando el acceso a la información por el medio que esté disponible (nube DECyMA,
Dropbox, plataforma u otra, según corresponda).
6.7. En el caso de que la presentación del Informe se vea demorada, el IP deberá informar la
situación por escrito al DECyMA, enviando un mensaje de correo electrónico a la casilla
[email protected], dentro del plazo establecido en el punto 6.3 de este procedimiento,
presentando la justificación de la demora y solicitando una prórroga para la
presentación, indicando la fecha en la cual se estaría en condiciones para entregar el
informe. El DECyMA analizará la petición y la autorizará o rechazará.
6.8. Si la solicitud de prórroga es aceptada, se controlará la nueva fecha de envío del
Informe. La nueva fecha quedará registrada en la planilla de control de los informes,
tanto para control del Encargado de Seguimiento como para la Asesoría al PROCIEN. El
Encargado de Seguimiento recordará al IP, una semana antes de la fecha plazo, el envío
del Informe. Una vez recibido, el Informe será subido al medio de acceso disponible,
informando de ello al Encargado de la Asesoría al PROCIEN.
6.9. Si la solicitud de prórroga es rechazada, el Encargado de Seguimiento remitirá esta
determinación al IP, quien deberá remitir el Informe correspondiente con la información
disponible a la fecha para su evaluación, de manera de continuar con el procedimiento
establecido.
7. EVALUACIÓN DE LOS INFORMES
7.1. El Encargado de la Asesoría al PROCIEN asignará a cada miembro de dicha área los
informes recibidos, de acuerdo a su área de especialización, para que procedan a la
evaluación. Los miembros de la Asesoría al PROCIEN tendrán un plazo de 30 días
hábiles para presentar sus evaluaciones y sugerencias al DECyMA, desde la fecha de
entrega de la información al Encargado de la Asesoría al PROCIEN.
7.2. Cada miembro evaluará el Informe completando el Formulario de Evaluación de Informe
Académico, en el cual calificarán los siguientes aspectos: i) Cumplimiento de los
objetivos propuestos; ii) Resultados obtenidos, y iii) Productos generados. La evaluación
se realizará sobre la base de la formulación original del proyecto, considerando las
observaciones, sugerencias y/o modificaciones planteadas en el proceso de evaluación o
en las revisiones del avance de la ejecución del proyecto, si corresponden.
7.3. Cada revisor deberá calificar los aspectos presentados en cada sección del informe como
“Muy bueno”, “Bueno”, “Aceptable” o “Insuficiente”, justificando esta calificación. Los
argumentos presentados serán transcritos textualmente al IP.
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7.4. Además, deberán dar una recomendación al INACH respecto a la aprobación del informe
revisado, ya sea Aprobar, Aprobar con observaciones, No aprobar/reparos menores, o
No aprobar/reparos mayores.
7.5. En los casos que corresponda evaluar un Informe de Avance, podrán presentar
sugerencias respecto a la continuación de la ejecución del proyecto para consideración
del INACH.
7.6. Los Informes serán aprobados si la recomendación es “Aprobar” o “Aprobar con
observaciones”, con un grado de cumplimiento calificado como “Aceptable” o superior,
para el caso de los Informes de Avance, o si el cumplimiento es calificado como “Bueno”
o superior, para los Informes Finales.
7.7. El Encargado del PROCIEN recopilará los formularios de evaluación de los proyectos y
los dispondrá en el medio que esté disponible (nube DECyMA, Dropbox, plataforma u
otra, según corresponda), informando de ello al DECyMA, vía correo electrónico.
7.8. Si no se ha recibido un mensaje con las evaluaciones, el día 31o el Encargado de
Seguimiento enviará un mensaje recordatorio de las evaluaciones al Encargado de la
Asesoría al PROCIEN. De no recibir respuesta, mantendrá el envío de recordatorios
semanalmente, hasta recibir la totalidad de las evaluaciones.
8. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
8.1. El Encargado del Seguimiento recopilará la información de las evaluaciones y preparará
la notificación de los resultados de la evaluación de cada informe recibido, la cual se
remitirá vía correo electrónico los IP.
8.2. Si se recomienda “Aprobar” o “Aprobar con observaciones” el Informe de Avance
presentado, se remitirá la notificación al IP señalando esta información y sugiriéndole
considerar en la continuidad de la ejecución del proyecto los comentarios vertidos por el
evaluador. Esto será contrastado en el Informe Final que presente el IP.
8.3. En el caso de “Aprobar con observaciones” un Informe Final, el IP deberá responder las
observaciones planteadas en el proceso de evaluación, en un plazo máximo de dos (2)
semanas, desde la fecha de recepción de la notificación de los resultados de la
evaluación.
8.4. Si se recomienda “No Aprobar/Reparos Menores” o “No Aprobar/Reparos mayores”, o si
el grado de avance del proyecto es calificado como “Insuficiente”, el IP deberá
responder al INACH las observaciones planteadas por el evaluador en un plazo máximo
de dos (2) semanas, desde la fecha de recepción de la notificación de los resultados de
la evaluación.
8.5. Las respuestas remitidas por los IPs a las observaciones, generadas en el proceso de
evaluación, serán derivadas a la Asesoría al PROCIEN para su análisis y consideración.
La Asesoría al PROCIEN verificará la idoneidad de las justificaciones y de las respuestas
presentadas a los comentarios de la evaluación del informe, y podrá determinar si
existen otros antecedente no considerados anteriormente (por ejemplo, informes de
terreno) que pudieran haber incidido en el grado de cumplimiento de los objetivos para
el período informado.
8.6. Si luego del nuevo análisis se determina Aprobar el informe presentado, la Asesoría al
PROCIEN informará ello al DECyMA para notificar al IP. Si, en cambio, se mantiene la No
aprobación, la Asesoría al PROCIEN determinará los pasos a seguir por el IP para lograr
el nivel de aprobación, definiendo los plazos a cumplir.
8.7. Si transcurrido el plazo definido para lograr la aprobación del Informe de Avance no
aprobado dicha condición no se alcanza, el INACH podrá suspender la ejecución del
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proyecto. En este caso, el DECyMA solicitará internamente no transferir dineros al
proyecto y gestionará que no sea considerado en la Expedición Científica Antártica, ECA.
Además, el DECyMA preparará un oficio dirigido a la Institución Patrocinante del
proyecto para informar de esta situación.
8.8. En el caso que en el plazo definido un Informe Final no logre la condición de aprobación,
el proyecto se dará por concluido sin aprobación, quedando el IP condicionado a poder
participar en futuros concursos del INACH, hasta por 5 años. Esta situación será
informada a la Institución Patrocinante mediante oficio que será preparado por el
DECyMA. Dependiendo de los alcances de la no aprobación, el INACH también podrá
solicitar la restitución de los fondos transferidos a la Institución Patrocinante.
8.9. En el caso de los Informes Finales que sean Aprobados, el DECyMA preparará la
notificación correspondiente para el IP.
9. CIERRE DEL PROYECTO
9.1. En el caso de los proyectos que hayan aprobado su Informe Final, y que también tengan
aprobado su Informe de Rendición de Cuentas Final, el DECyMA notificará mediante
Oficio de esta situación al IP correspondiente y a su Institución Patrocinante, de manera
de concluir la ejecución.
9.2. El DECyMA preparará la Resolución Exenta de término del proyecto, para su tramitación
interna.
9.3. Si el proyecto ha realizado adquisiciones en el subtítulo 29, Adquisición de Activos no
Financieros, específicamente Máquinas y Equipos, Equipos Informáticos o Programas
Informáticos, con cargo a los fondos transferidos para el desarrollo del proyecto, el
Encargado de Seguimiento los verificará con el IP, preparando una lista detallada de
ellos para incluirla en la Resolución de término del proyecto, dado que pasan a
comodato de la Institución Patrocinante.
9.4. Copia de la Resolución tramitada será remitida al IP y a su Institución Patrocinante junto
al Oficio de notificación final (punto 9.1), para sus controles internos.
9.5. El Encargado de Seguimiento recopilará la carpeta digital del proyecto y la almacenará
en la carpeta de Proyectos Finalizados del DECyMA, en el año que corresponda, y así dar
término a la ejecución.
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10. LISTA DE CHEQUEO
Ítem
Responsable
Cumplido
(Sí/No)
Justificación de no
cumplimiento
Recepción de Informes:
Se envió recordatorio de entrega de informes a
los IPs.
Se prepararon las carpetas de los informes
recibidos y la planilla de seguimiento.
Se subieron las carpetas con los informes y la
planilla de seguimiento al medio de acceso de
la información disponible (Nube DECyMA,
Dropbox, plataforma u otro).
Se envió mensaje de correo electrónico al
Encargado de la Asesoría al PROCIEN para
informar la disponibilidad de los informes.
Se recordó a los IPs que no entregaron
informes en el plazo, si corresponde.
Evaluación de Informes:
Se informó de la recepción de los informes.
Se recibieron los Formularios de Evaluación de
los Informes.
Si corresponde, se envió recordatorio por las
evaluaciones al Encargado Asesoría al PROCIEN
Resultados Evaluación:
Se recopiló las evaluaciones de la Asesoría al
PROCIEN
Se prepararon las notificaciones con los
resultados de la evaluación
Se remitió por correo electrónico el resultado
de la evaluación a los IPs
Se recibieron las respuestas a los proyectos
recomendados “No Aprobar/Reparos Menores”
o
“No
Aprobar/Reparos
mayores”,
si
corresponde
Se enviaron las respuestas de los IPs a las
observaciones al Encargado de la Asesoría al
PROCIEN
Se notificaron las determinaciones finales del
INACH a los IPs e Instituciones Patrocinantes,
si corresponde
Cierre del proyecto:
Se verificó que el Informe Rendición de
Cuentas Final estaba aprobado y cerrado
Se verificó con IPs adquisiciones en subtítulo
29
Se preparó lista de adquisiciones para
comodato de la Inst. Patrocinante
Se preparó Resolución Exenta de Término de
Proyecto
Se preparó Oficio de notificación final para el IP
y la Inst. Patrocinante
Se enviaron los documentos oficiales al IP y a
la Inst. Patrocinante
Se recopiló la carpeta del proyecto terminado y
se almacenó en la Carpeta Proyectos
Finalizados del DECyMA
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