Procedimiento para el Control de Documentos Contables. Referencia a los estándares ISO 9001:2008 7.4.2 Código: ITTOL-AD-PO-011 Revisión: 0 Página 1 de 5 CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ APROBÓ Ing. Enrique Herappe Jaimes RD del SGI Firma: M.C. Gloria Irene Carmona Chit Directora Firma: 18-AGOSTO-2010 20-AGOSTO-2010 CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión. Fecha de actualización. 0 16-AGOSTO-2010 Descripción del cambio. Creación del Documento Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Procedimiento para el Control de Documentos Contables. Referencia a los estándares ISO 9001:2008 7.4.2 1 Código: ITTOL-AD-PO-011 Revisión: 0 Página 2 de 5 Propósito Establecer un control para elaboración y administración de pólizas para mantener los registros contables auditables en el Instituto Tecnológico de Toluca 2 Alcance Este procedimiento aplica desde la recepción de documentos necesarios para la elaboración de pólizas, su registro, aprobación por parte del jefe departamento de recursos financieros y su forma de administrar 3. Políticas de operación 3.1 De la elaboración de pólizas contables. Dentro del Departamento de Recursos Financieros del Instituto Tecnológico de Toluca, las únicas personas autorizadas para elaborar pólizas son: Jefatura del Departamento de Recursos Financieros Jefatura de contabilidad Jefatura de tesorería Jefatura de oficina de viáticos Jefatura de oficina de ingresos propios 3.2 De la clasificación e identificación de las pólizas Las pólizas deberán clasificarse e identificarse de la siguiente forma Ingresos propios Ingresos propios (IP) Comprobación de gastos de ingresos propios (DP) Cheques de ingresos propios (EP) Gasto directo e investigación Ingresos por gasto directo e investigación (IS) Comprobación de gastos directo e investigación (DS) Cheques de gasto directo e investigación (ES) Prestaciones al personal de la ITToluca Ingresos por prestaciones al personal (IS) Cheques por el pago de prestaciones al personal (ES) Pago del formato de títulos profesionales Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Procedimiento para el Control de Documentos Contables. Referencia a los estándares ISO 9001:2008 7.4.2 Código: ITTOL-AD-PO-011 Revisión: 0 Página 3 de 5 Ingreso por formato de títulos profesionales (II) Cheque por el pago del formato de títulos (EI) 3.4. Del archivo de las pólizas El personal de las diferentes áreas de recursos financieros que efectúen movimientos contables debe llevar el registro de las pólizas en los formatos (ITT- ITT-AD-R-001, ITT- ITT-AD-R-002 y ITT- ITT-AD-R-003) según corresponda y archivar en forma consecutiva en las carpetas correspondientes 3.5 De la consulta de pólizas El personal de las diferentes áreas de recursos financieros que efectúen movimientos contables que requieran consultar las pólizas para efectos de comprobación de gasto directo, deberá de ser solicitada a la jefa la oficina de contabilidad y registrar en los formatos ITT-AD-PO-011-01, ITT-AD-PO-011-02 y ITT-AD-PO-011-03 según corresponda a la pólizas solicitada y de la misma forma cuando se entrega 3.6 Del la revisión de la pólizas La Jefatura de contabilidad es responsable de revisar mensualmente que las pólizas diario, ingresos y egresos, y que contengan la documentación correspondiente y estén debidamente archivados en forma consecutiva 3.7 Del resguardo de la pólizas El jefe del departamento de recursos financieros deberá mantener bajo su resguardo las carpetas de las pólizas para dar cumplimiento a efecto de solicitud para auditorias 3.8 De la consulta de las pólizas por el auditor El jefe del Departamento de Recursos Financieros es el responsable de atender una auditoria y proporcionar las pólizas solicitadas por el auditor 3.9 Del tiempo de conservación de las pólizas Las pólizas deberán de conservarse por un tiempo de 10 años como lo marca la Ley de Impuestos sobre la Renta Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Procedimiento para el Control de Documentos Contables. Referencia a los estándares ISO 9001:2008 7.4.2 Código: ITTOL-AD-PO-011 Revisión: 0 Página 4 de 5 4. Diagrama del procedimiento Jefes de oficina Jefatura de contabilidad Jefa del Departamento de Recursos Financieros Inicio 1 Recaba documentación de pólizas 2 Elaboran pólizas 3 4 Asigna número consecutivo y registra póliza en formato correspondiente Revisa póliza y archiva en la categoría correspondiente 5 A Autoriza y resguarda póliza Mantiene archivo de pólizas Solicita Consulta de póliza 6 B Autoriza y registra consulta de póliza Entrega póliza consultada y registra devolución C Fin Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original. Procedimiento para el Control de Documentos Contables. Referencia a los estándares ISO 9001:2008 7.4.2 Código: ITTOL-AD-PO-011 Revisión: 0 Página 5 de 5 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Documentació n para pólizas Actividad Responsable 1.1 Los jefes de oficina de las diferentes áreas de Jefes de oficina de Recursos Financieros cotejan la documentación Recursos financieros necesaria según el tipo de póliza 1.2 En caso de no contar con la documentación necesaria, reporta al Jefe del departamento de Recursos financieros y contabilidad para que sea solicitada a quien corresponda 2. Elaboración de 2.1 Con la documentación revisada, se procede a Jefes de oficina de pólizas Recursos financieros elaborar la póliza 2.2 Acceder al sistema 3. Registro y asignación de número de póliza 3.1 El/la jefe/a de la oficina genera el número de Jefes de oficina de póliza y la registra Recursos financieros 6. Documentos de referencia Documentos Manual de Ingresos Propios Oficios emitidos por Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la DGEST. Código Fiscal de la Federación Ley de Impuestos sobre la Renta Reglamento de impuestos sobre la Renta Diario Oficial de la Federación Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.