1. OBJETIVO Planear e implementar una estrategia para fortalecer

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1. OBJETIVO
Planear e implementar una estrategia para fortalecer las alianzas estratégicas de la
Fundación y para comercializar sus productos y servicios, garantizando negocios
rentables en cumplimiento de las metas propuestas.
2. ALCANCE
Este procedimiento incluye la identificación de oportunidades de alianzas y de
comercialización de los productos y servicios de la Fundación, la identificación y
análisis de las necesidades de sus clientes o aliados potenciales, la elaboración de una
propuesta comercial y el cierre de los negocios rentables para la Fundación.
3. DEFINICIÓN

Adjudicación: Expresión usada para manifestar la decisión final del cliente/aliado
respecto a un proceso de contratación, designando a la persona natural o jurídica
con quien la entidad va a celebrar el contrato/convenio. La adjudicación en el
sector público se realiza con la expedición de un acto administrativo.

Área: salud, educación, cultura ciudadana.

Contratista: Es el Proponente que resulte adjudicatario y suscriba el Contrato
objeto del presente Proceso de Contratación.

Contrato o convenio: Es el negocio jurídico que se suscribe entre la entidad
contratante y el adjudicatario (para ese caso, la Fundación FES), por medio del cual
se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos
correlativos que instrumentan la relación contractual que se establece.

Propuesta: Es la oferta presentada a la entidad contratante por los interesados en
ser el contratista del Proceso de Contratación.

Proponente: Es la persona natural o jurídica o el grupo de personas jurídicas y/o
naturales, nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de
consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que presenta una Oferta
para participar en un Proceso de Contratación.
4. RESPONSABLE
Directores de Áreas
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5. CONDICIONES


La búsqueda de oportunidades debe ser diaria en el portal de Contratación
(www.colombiacompra.gov.co) y en las páginas de internet de cada cliente
específico.
Para el caso de presentación de propuestas a entidades públicas, se deberán
atender el proceso contractual definido por la entidad contratante en cumplimiento
de la normatividad vigente aplicable.
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES O PROCEDIMIENTO
6.1. Establecer las metas comerciales
Cada año con base en las metas establecidas en el Plan Estratégico, la Dirección
Ejecutiva conjuntamente con los Directores de Área establece las metas comerciales
para cada una de las áreas de la Fundación
Estas metas se establecen con base en:





El comportamiento histórico
Las oportunidades del mercado
El portafolio de bienes y servicios
Las proyecciones de la Fundación
La capacidad organizacional
Dado lo heterogéneo de las áreas de la Fundación, las metas para cada una de ellas
pueden ser diferentes.
Cada uno de los Directores de Área desagrega las metas comerciales en metas
mensuales o trimestrales, dependiendo de los ciclos de contratación propia de los
clientes potenciales de cada línea de negocio.
6.2. Organizar los recursos para cumplir con las metas comerciales
Cada uno de los Directores de Área organiza los recursos para cumplir las metas
comerciales, lo cual puede incluir:




Material de comercialización
Personal encargado de realizar la búsqueda de oportunidades.
Canales para la búsqueda de clientes/aliados y/u oportunidades de negocio
Herramientas de seguimiento
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6.3. Identificar oportunidades del mercado
El(los) responsable(s) de buscar oportunidades en el mercado identifica(n)
clientes/aliados potenciales en los segmentos de interés de la Fundación para cada
uno de sus Áreas.
La información de los clientes o aliados potenciales se registra en una base de datos
que sirve de consulta para el equipo encargado de la búsqueda de oportunidades en el
mercado.
El(los) responsable (s) de buscar oportunidades en el mercado en los diferentes
canales identificados realiza(n) una gestión enfocada a:



Establecer contacto con clientes/aliados potenciales para dar a conocer el
portafolio de productos y/o servicios.
Búsqueda de oportunidades de negocio en portales web.
Identificar nuevas oportunidades de negocio con clientes/aliados actuales
6.4 Identificar necesidades de los clientes/aliados
Cuando se establece contacto directo con los clientes/aliados potenciales, el Director
del Área con la personal que designe de su equipo de trabajo, da a conocer el
portafolio de productos y servicios de la Fundación e identifica necesidades del
cliente/aliado a través de entrevistas con el cliente/aliado, análisis de documentación,
sesiones de trabajo, entre otras.
Cuando el contacto se realiza a través de oportunidades identificadas en portales web
de contratación o de los posibles clientes, o por invitaciones directas realizadas; se
analizan los documentos publicados y/o enviados para identificar los requerimientos.
El Director de Área con su equipo de trabajo, identifica todas las condiciones que exige
el cliente/aliado elaborando una lista de chequeo para su respectivo control. Se
relacionan requisitos como:








Aspectos administrativos: relación del objeto de la convocatoria con el objeto
social de la Fundación, clasificación UNSPSC.
Indicadores financieros.
Presupuesto
Experiencia exigida
Personal requerido y sus respectivos perfiles
Condiciones técnicas exigidas
Garantías
Cronograma del proceso donde se especifican las fechas máximas de
presentación de observaciones, fecha de audiencias, fecha de evaluación de
propuestas, entre otros.
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

Criterios de evaluación de propuestas
Condiciones de la presentación de la oferta: lugar, fecha, hora, formatos,
anexos, firmas, entre otros.
6.5. Análisis de conveniencia para presentar propuesta
Con la lista de chequeo con los requerimientos y condiciones identificados, el Director
de Área realiza un análisis preliminar sobre la conveniencia para la Fundación de
presentar propuesta.
Este análisis considera aspectos como:






Congruencia entre el objetivo de la convocatoria o la invitación del cliente y en
general su necesidades, y los objetivos del área y la Fundación.
Cronograma de la convocatoria/invitación.
Alcance de los requisitos y capacidad de cumplimiento de éstos por parte de la
Fundación
Margen de rentabilidad
Riesgos de implementación.
Oportunidades reales de lograr el contrato/convenio.
El Director de Área puede considerar la consulta a otros procesos, incluyendo a
Gestión Jurídica para este análisis.
6.6 Presentar
cliente/aliado
observaciones
a
las
condiciones/requerimientos
del
Si el análisis preliminar es favorable, confirmado con el visto bueno del Director de
Área, se analizan en detalle las condiciones/requerimientos del cliente/aliado a fin de
identificar aspectos que requieren aclaración. Para realizar las solicitudes de
aclaraciones se debe tener en cuenta el cronograma del proceso establecido por el
cliente (cuando aplica).
Si el cliente aprueba las observaciones/aclaraciones presentadas, se revisa que las
mismas
queden
consignadas
en
el
documento
definitivo
de
las
condiciones/requerimientos publicado u entregado por el cliente/aliado y se actualiza
la lista de chequeo.
6.7. Preparar propuesta
El colaborador u equipo de trabajo designado para preparar la propuesta, teniendo en
cuenta la lista de chequeo con los requerimientos y condiciones, procede a realizar el
esquema de la propuesta con el fin de recopilar la información solicitada.
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La propuesta incluye documentos jurídicos, administrativos, documentos técnicos,
financieros, valor de la oferta; de tal manera que:
Los documentos jurídicos/administrativos se solicitan a la Coordinación PMO haciendo
explícitos los requisitos al respecto y la forma de presentación de los mismos. Los
documentos jurídico/administrativos pueden incluir: certificado de existencia y
representación, RUT, RUP (Registro Único de Proponentes), cédula del representante
legal, información financiera, soportes de pago de seguridad social; entre otros.
Los documentos técnicos se refieren a la estructuración técnica de la propuesta que
puede incluir: metodologías, hojas de vida de personal, cronogramas y los demás
solicitados por el cliente/aliado. La construcción de los documentos técnicos puede
requerir el aporte de equipos interdisciplinarios del proceso Gestión de Oportunidades,
de Gestión de Programas y Proyectos o de otros procesos quienes aportan con base en
su conocimiento y experiencia para la elaboración de los documentos técnicos y la
estimación de recursos.
Para algunas propuestas se requiere la presentación del equipo de trabajo que
participará en el proyecto requiriendo las hojas de vida de profesionales con diferentes
perfiles, competencias y experiencia.
El equipo de trabajo asignado a la preparación de la propuesta con apoyo de la
Coordinación PMO realizan la búsqueda del personal consultando la base de datos de
proveedores, portales de búsqueda de profesionales, o a través de referidos.
Las hojas de vida deben cumplir con el perfil máximo solicitado.
El valor de la oferta se determina con base en los criterios de evaluación, las
estimaciones de recursos y los márgenes permitidos en las condiciones/requerimientos
del cliente/aliado.
Si la estimación de recursos realizada considera que con el presupuesto establecido
por el cliente/aliado no es suficiente para ejecutar eficientemente el proyecto y/o hay
un gran riesgo de falta de recursos, se podrá analizar la posibilidad de no presentar la
propuesta.
Cada uno de los documentos a presentar en la propuesta debe ser firmado por quien
corresponda.
El colaborador responsable de consolidar y armar la propuesta, recopila todos los
documentos
solicitados,
los
revisa
vs
la
lista
de
chequeo
de
condiciones/requerimientos y los organiza en cada ítem de la propuesta a presentar.
Si se identifican brechas en el cumplimiento se informa al Director de Área y/o al
responsable de generar la información y/o documento.
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Se organiza la propuesta considerando los aspectos de forma: impresiones, copias,
logos, orden, folios, etiquetas, medios físicos y electrónicos, etc.
Se generan las copias de la propuesta solicitadas por el cliente/aliado, manteniendo
una copia impresa y una en medio electrónico en el archivo de la Fundación.
6.8. Entregar la propuesta
La propuesta se entrega al cliente/aliado según la fecha y hora establecida en el
cronograma solicitando constancia de recibido.
Durante la entrega de las propuestas, y de ser posible, se identificarán las otras
empresas proponentes.
6.9. Realizar seguimiento a la propuesta presentada
Una vez entregada la propuesta y conociendo cuantos proponentes se presentaron, así
como el valor de sus propuestas económicas (si es posible), el Director de Área y/o el
colaborador asignado planean los diferentes escenarios para la posible evaluación por
parte del contratante en su parte jurídica, técnica y financiera.
Si el tipo de proceso lo permite, se podrá recibir la evaluación preliminar de las
propuestas, donde se identifican:


Las observaciones que hacen a la propuesta de la Fundación (si las hay), así
como las observaciones que hacen a los demás proponentes.
La forma de evaluación de las propuestas identificando si se cumplen los
principios de igualdad y equidad, revisando en detalle la aplicación de los
criterios de evaluación para cada uno de los proponentes.
Con esta información se realiza una comparación a fin de determinar si dicha
evaluación fue objetiva y cumple con los criterios establecidos.
Si la evaluación realizada a la propuesta de la Fundación no corresponde con lo
esperado de acuerdo con los criterios establecidos, se procede a presentar las
observaciones del caso las cuales pueden incluir también, de ser posible, el
seguimiento de manera detallada de los demás proponentes, iniciando por el posible
adjudicado.
El seguimiento a las propuestas de los demás proponentes se puede enfocar a:
conocimiento del proponente, experiencia en el campo propuesto y detalle propuesta
presentada.
Como parte de la actividad de seguimiento, el colaborador asignado revisa que las
solicitudes u observaciones presentadas a la evaluación preliminar hayan sido
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respondidas y/o atendidas antes de que el cliente/aliado emita la evaluación final. Esta
revisión incluye:


Respuestas a todas las observaciones presentadas por la Fundación en el marco
de los criterios establecidos, la normatividad aplicable y los principios de
igualdad y equidad para todos los proponentes.
Respuestas a todas las observaciones presentadas por los otros proponentes.
Si como resultado de la revisión, se hace necesario presentar nuevas observaciones,
se informa al Director de Área, quien las redacta, sustenta y envía al cliente/aliado.
Segú el tipo de proceso, las actividades de seguimiento a las propuestas y a las
observaciones y respuestas a las mismas se pueden presentar también en la reunión
de adjudicación.
6.10 Recibir resultados de procesos
En audiencia de adjudicación o por medio de un comunicado, el cliente/aliado expresa
la adjudicación del proceso.
Si la propuesta es aceptada ir a actividad 6.11. para iniciar el trámite de firma y
legalización.
En el caso de que la propuesta no haya sido aprobada ir a la actividad 6.13.
6.11 Firmar y legalizar el contrato/convenio
Si el proceso se le adjudica a la Fundación FES, el Director de Área informa a la
Coordinación PMO, a la Dirección Administrativa y Financiera y
a la Dirección
Ejecutiva a fin de realizar el trámite de firma y legalización del contrato/convenio por
las partes.
La legalización puede incluir también la generación y aprobación de las pólizas
solicitadas.
6.12 Realizar asignación del proyecto para su ejecución
Con el fin de que el proceso Gestión de Programas y Proyectos inicie la ejecución del
proyecto respectivo, se informa al responsable de su implementación la firma del
contrato/convenio entregando la documentación respectiva para iniciar la planeación
(contrato/convenio, condiciones/requerimientos del cliente, propuesta presentada).
De igual manera el responsable del proceso de contratación de este proyecto se reúne
con el responsable de su implementación a fin de dar a conocer pormenores del
proceso que pueden ser importantes para la ejecución del proyecto.
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6.13 Verificar cumplimiento del procedimiento
El Director de Área verifica el cumplimiento de la gestión para la presentación de las
propuestas, así como el cumplimiento de las metas comerciales y de la gestión
realizada generando los informes a ser presentados en comités del equipo directivo.
6.14. Formular lecciones aprendidas y/o acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
Se identifican y gestionan las lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1
Gestión de Conocimiento y/o las acciones correctivas, preventivas y de mejora según
el procedimiento P-GMC-6 Formulación de Acciones correctivas, preventivas y de
mejora a fin de fortalecer la gestión de oportunidades de la Fundación FES.
7. ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
Documento
Descripción
del Cambio
1
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
Aprobado
por
Creación
27 de junio de
2014
Director
Administrativo
y Financiero
CONTROL DEL DOCUMENTO
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Equipo de Áreas
Nombre: xxxx
Nombre: Máximo Adrián
Luna Valencia
Cargo: xxxx
Cargo: Directores de Área
Cargo: Director
Administrativo y Financiero
Firma:
Firma:
Firma: