Anexo No. 3: Visita de los mentores a los jefes

ANEXO No. 3
Visitas de los Mentores a los Jefes de sus estudiantes
A. Objetivos de las visitas
Objetivos generales:
1. Conocer de primera mano el ambiente dentro del cual se desarrolla la práctica del estudiante.
2. Propender por el desarrollo de la práctica empresarial dentro de un ambiente que ofrezca al
practicante una experiencia significativa personal y laboralmente.
3. Estrechar las relaciones entre la Universidad Eafit y las organizaciones.
Objetivos específicos:
1. Determinar la situación laboral y personal del practicante: sus funciones, recursos, relaciones
de trabajo, grado de satisfacción.
2. Determinar la percepción de la organización en cuanto al ser, el saber y el hacer del
practicante.
3. Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos que tuvo la organización al contratar al
estudiante.
4. Facilitar al practicante un ajuste eficaz al medio laboral en que se desenvuelve.
5. Promover entre los jefes actitudes que permitan el desarrollo de la práctica como un proceso
formativo acorde con la estrategia del Departamento de Prácticas Profesionales.
6. Identificar dificultades que requieran la atención directa de los asesores del Departamento de
Prácticas Profesionales.
7. Conocer las necesidades manifiestas de la organización como base para la promoción del
programa de prácticas profesionales.
8. Facilitar a la organización la identificación de necesidades hacia el futuro y la forma como el
programa de prácticas profesionales de EAFIT podría satisfacerlas.
B. Procedimientos
En general, se sugieren los siguientes procedimientos:
1. De acuerdo con las entrevistas iniciales que el Mentor ha sostenido con los practicantes a su
cargo, determine el orden de las visitas para darles prioridad a quienes tienen dificultades
especiales.
2. Llame al practicante para que acuerde una cita con el jefe, según la disponibilidad del Mentor.
Al llegar a la organización pregunte por el estudiante para que éste lo presente ante el jefe.
Antes de hablar con el jefe, pregúntele al estudiante si hay algún asunto especial que quisiera
comentarle antes de iniciar la entrevista.
3. Lo ideal es que el estudiante esté presente durante el desarrollo de la entrevista con el jefe.
Si éste no lo considera apropiado desde un principio, el Mentor puede iniciar la entrevista sin
el estudiante. Si el Mentor lo considera prudente, después de haber sentado las bases para
la
entrevista
podría
nuevamente
plantearle
la
posibilidad
de
llamar
al
estudiante con el fin de mejorar las comunicaciones entre ellos y reforzar la idea de que el
jefe, más que una figura de autoridad que premia o castiga, es quien coordina el trabajo para
lograr óptimos resultados.
4. Una vez terminada la entrevista, el profesor debe reunirse con el practicante para hacerle los
comentarios pertinentes, de acuerdo con la Guía de discusión con el estudiante que aparece
más adelante.
C. Cuestionario guía para la entrevista con el jefe del practicante
A manera de sugerencia se hace a continuación una lista de posibles preguntas y temas para la
entrevista del Mentor con el jefe del estudiante. Es evidente que el desarrollo de cada entrevista
dependerá de las circunstancias y personas específicas.
1. Explique al jefe los objetivos de la visita.
2. En general, ¿cómo ha sido el desempeño del practicante? Si el jefe menciona situaciones
especiales, pídale que entre en detalle. Después de oír al jefe, dele al practicante la
oportunidad de exponer su punto de vista.
3. Sobre la forma de abordar el practicante la situación laboral, puede preguntar sobre los
siguientes temas:
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Adaptación
Asimilación de la cultura empresarial.
Sentido de pertenencia.
Relaciones interpersonales
Acato a la autoridad
Dominio de sí mismo
Disciplina, puntualidad, permisos
Iniciativa, creatividad
Facilidad para asimilación información, procesos, etc.
Manejo de la información
Trabajo en equipo
Responsabilidad y autonomía
Liderazgo
Voluntad de servicio, disponibilidad
Receptividad frente a sugerencias y llamadas de atención
4. ¿Qué proyecto especial de práctica está desarrollando el estudiante? En cuanto sea
pertinente, discuta su utilidad para la organización y para la vida profesional, la disponibilidad
de recursos para completarlo, la fecha límite para entregarlo, etc. Si el jefe indica su deseo
de que sea confidencial, consulte en el Departamento de Prácticas profesionales.
5. ¿Cómo evalúa usted la preparación del estudiante para la situación laboral?
6. ¿Qué sugerencias tiene usted para mejorar la formación académica, técnica y personal que
la Universidad Eafit les está dando a sus estudiantes?
7. Para el próximo semestre o para proyectos futuros, ¿Qué necesidades tiene su organización
que el Departamento de Prácticas Profesionales o la Universidad Eafit pudieran satisfacer?
¿En qué otros campos o proyectos podría su organización utilizar practicantes?
D. Guía de discusión con el practicante
Después de la entrevista con el jefe, se sugiere tomar unos minutos para conversar con el estudiante
lo fundamental de los comentarios del jefe, tanto lo positivo como lo negativo. Este paso es
conveniente aún si el estudiante estuvo presente en la entrevista: le da la oportunidad de ampliar puntos
o de hacer comentarios que, por cualquier motivo, no hubiera querido hacer frente al jefe.
En relación con lo positivo, conviene preguntarle al estudiante algo como: ¿”A qué atribuyes tú el
éxito que has tenido en la práctica hasta ahora”? El Mentor de práctica puede ayudarle a definir cuáles
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son los factores de éxito que le han producido buenos resultados, como por ejemplo: proactividad,
voluntad de servicio, laboriosidad, compromiso con la organización, humildad para solicitar ayuda, etc.
En cuanto a lo negativo, se recomienda al Mentor ayudarle al practicante a identificar los motivos
que le produjeron resultados adversos y la forma de corregirlos. Siempre se recomienda promover los
valores de autonomía, confianza en sus propios planteamientos y percepciones, iniciativa y disposición
de asumir responsabilidad personal por lo que ocurre en el trabajo y en su vida personal, en lugar de
dedicarse a quejarse, ya que lo anterior sólo lo lleva a evadir su propia responsabilidad.
A continuación se enumeran algunas de las quejas más comunes que se les oyen a los estudiantes,
acompañada cada una de sugerencias en cuanto a los puntos que el Mentor puede enfocar para
fomentar actitudes de autonomía y profesionalismo.
1. QUEJA: “El jefe nunca tiene tiempo para atenderme”.
PUNTOS DE DISCUSIÓN: Autonomía, asumir responsabilidad en conseguir información,
recursividad, posibilidad de que el practicante proponga una cita semanal corta con el jefe, a una
hora fija, para tratar todo lo que esté pendiente.
2. Q: “No tengo funciones claras. Me paso la mitad del tiempo sin hacer nada”.
P. de D.: Proactividad, observación, ofrecer colaboración a otros, iniciativa, apropiarse de su
situación como trabajador de la organización, proponerse conocerla mejor, correr riesgos.
3. “Esperan que yo esté totalmente disponible para la organización”.
P. de D.: Voluntad de servicio, tratar de comprender y respetar las demandas que le hacen sobre
su tiempo, analizar el flujo del trabajo, comprender que una cosa es el estudio y otra el trabajo. A
menudo en las organizaciones al principio quieren “medirles el aceite” en cuanto a su voluntad de
servicio. Si la situación continúa, hablar con el jefe.
4. Q: “No tengo los recursos que necesito para trabajar”.
P. de D.: Realismo, aceptación de las limitaciones que tiene toda organización, manejo de las
relaciones de trabajo para que otros le faciliten los recursos.
5. Q: “Estoy haciendo demasiado trabajo operativo”.
P. de D.: Aceptar que todo trabajo tiene aspectos operativos; buscarle el sentido al trabajo
operativo como parte de una totalidad; analizar lo importante o indispensable que puede ser ese
trabajo; desarrollar una “atención flotante” que le permita captar tendencias (p. ej., en análisis de
crédito), adquirir una mejor visión del negocio, adquirir una visión más amplia, etc.; empezar su
proyecto especial de práctica y hacerlo sobre algo que sea de todo su interés.
6. Q: “Hay demasiado trabajo para lo poco que me pagan”.
P. de D.: La práctica es un período de aprendizaje, importancia de sacarle el mayor provecho
posible. Recordarle la situación económica actual de las organizaciones y del país y la tendencia
a las prácticas no remuneradas.
7. Q: “Todo lo quieren para ya”.
P. de D.: Establecer prioridades, reconocer limitaciones del tiempo, realismo en hacer promesas
que no se puedan cumplir. Si hay varios jefes: ser asertivo y aprender a decir que no.
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