proc. como llevar sistema de kardex

INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
SUB-GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR EL SISTEMA DE KARDEX MANUAL EN ALMACÉN LOCAL DE MEDICAMENTOS A PARTIR
DEL INVENTARIO FISICO EN EL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES
OBJETIVO: NORMATIZAR EL PROCESO A SEGUIR PARA LLEVAR AL DIA EL SISTEMA DE KARDEX MANUAL EN EL ALMACENES
LOCALES DE MEDICAMENTOS A PARTIR DEL INVENTARIO FISICO DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES DE
TEGUCIGALPA .
APROBADO POR LA GERENCIA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA EN MEMORANDUM No. 143-GPE-09 DEK 19 DE AGOSTO 2009.
RESPONSABLE
JEFE/ ENCARGADA (A) DE
BODEGA
No. ACTIVIDADES
1 RECIBE Y REVISA EL ACTA DE RESULTADOS
2 ELABORA MEMORANDO Y LO
TRASLADA CON EL ACTA DE
RESULTADO
ENCARGADO(A) DEL
KARDEX MANUAL
3 RECIBE Y REVISA DOCUMENTOS
ELABORA TARJETAS
REGLA O NORMA
.- Recibe de la comisiòn de inventario el acta de resultados
del inventario fìsico realizado en la bodega local de
farmacia y lo revisa.
.- Elabora memorando y adjunta copìa del acta de resultados
del inventario fìsico y lo traslada al ò la encargada de kardex manual para que a partir de esos resultados elabore
las tarjetas de control de existencias por cada medicamento.
Y
.- Revisa los documentos recibidos
.- Llena las tarjetas de control de existencias por cada uno
de los medicamentos detallados en el acta de resultados
.- Registra en la tarjeta de control de existencias el saldo
inicial producto del inventario fìsico realizado
..- La Tarjeta de Control de Existencias de Primeras Entradas, Primeras Salidas contiene los siguientes datos:
-2RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
REGLA O NORMA
* Nùmero de Tarjeta
* Fecha
* Valor unitario
* Documento
* Proveedor
* Nùmero de Lote
* Destino
* Entradas
* Salidas
* Saldos
* Còdigo
* Descripciòn del producto
* Unidad
* Ubicaciòn del Producto
Ver Formato No. 1
-3RESPONSABLE
BODEGA LOCAL
No.
ACTIVIDADES
4 RECIBE REQUISICIONES
REGLA O NORMA
.- Revisa las requisiciones manuales recibidas de cada
Unidad
.- El formato de Requisiciòn contiene los datos siguientes:
* Zona Geografica
* Dependencia
* Nùmero
* Organo Solicitante
* Firma solicitante
* Dia
* Mes
* Año
* Item
* Còdigo
* Descripciòn
* Unidad
-4RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
REGLA O NORMA
* Cantidad : Solicitada, Entregada Observaciòn
* Entregado por
* Recibido por
Ver Formato No.2
JEFE O ENCARGADA DE
BODEGA/ ENCARGADA (O)
DE KARDEX
5 VERIFICA EXISTENCIAS
.- La (el) Jefe o Encargada (o) e Bodega, junto con la Encargada de Kardex verifican las existencia de los medicamentos solicitados
Si la cantidad solicitada NO se encuentra en fìsico, èl ò la
Auxiliar de bodega anota en la casilla correspondiente la
cantidad encontrada
Si la cantidad solicitada se encuentra en fìsico, èl ò la Auxiliar de bodega registra la cantidad entregada
Si por razones de empaque se entrega màs ò menos, de la
cantidad solicitada se registran las observaciones en la casilla correspondiente.
.- Traslada la requisiciòn al Encargado (a) de Kardex Manual, para que trabaje en cada tarjeta por medicamento
los egresos y saldos
-5RESPONSABLE
ENCARGADA DE KARDEX
MANUAL
JEFE DE FARMACIA
No.
ACTIVIDADES
6 REGISTRA EGRESOS EN TARJETAS
DE CONTROL DE EXISTENCIAS
7 SOLICITA LEVANTAR INVENTARIO
SELECTIVO
8 FIN DEL PROCEDIMIENTO
lc/kp/emma
REGLA O NORMA
.- Anota en la tarjeta de kardex los egresos por cada
uno de los medicamentos solicitados en la requisicion
.- La (el) Jefe de Farmacia, solicita a la Administración de
Farmacias, levantar un inventario selectivo e uno o mas
medicamentos periodicamente, con el fin de verificar que
los saldos en el kardex manual esten cuadrados