ACTA COMITE DE COMPRAS No

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ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO ALMAGRARIO S.A.
ACTA COMITE DE COMPRAS Y VENTAS No. 06 DE 2008
23 de Septiembre de 2008
PARTICIPANTES
MAURICIO GUZMAN CARVAJAL – VICEPRESIDENTE
HENRY ORLANDO TELLEZ TORRES - AUDITOR INTERNO
EDGAR BERRUECOS BARAHONA - DIRECTOR FINANCIERO
MARCELA BECERRA CORTÉS – SECRETARIA GENERAL Y JURIDICA
INVITADOS
JAIME GUARNIZO GODOY – DIRECTOR DE OPERACIONES
ORDEN DEL DIA
1. ADQUISICIÓN DE DOTACIÓN.
2. COMPRA DEL SISTEMA DE DETENCIÓN DE INCEDIOS E INTRUSOS
PARA CARTAGO
3. CONTRATACIÓN DE LA COMPAÑÍA DE VIGILANCIA – SUCURSAL
MEDELLÍN
DESARROLLO
1. ADQUISICIÓN DE DOTACIÓN.
Con el fin de llevar a cabo la compra de dotación para los funcionarios de
Almagrario S.A. la administración realizó invitación pública No. 004 de 2008, la
cual fue publicada en la página web durante el período comprendido entre el 1 y
8 de agosto de 2008. En respuesta a dicha invitación se recibieron ofertas por
parte de la siguientes Compañías:
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

HF TEXTILES Y MANUFACTURAS LTDA
DISANTAFE LTDA
DISUNI LTDA
GRUPO TOTAL S.A.
JOSE WILSON LUCANO SANTACRUZ – LUCANO FABRICA DEL GUANTE
INDUSTRIAL.
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Las ofertas recibidas fueron evaluadas en sus aspectos financieros, legales y
técnicos, por las Dirección Financiera, la Secretaría General, Jurídica y
Administrativa y Auditoria General, con el fin de establecer el cumplimiento por
parte de los oferentes de los factores habilitadores para participar en el proceso,
los resultados de estos estudios hacen parte integral de la presente acta.
Con base en los resultados de la mencionada evaluación, el Área Administrativa
recomienda se adquiera la dotación atendiendo a la calidad de los artículos
cotizados, de acuerdo con la calificación obtenida y que se encuentra descrito en
el cuadro de calidades o de evaluación técnica que se relaciona a continuación:
HABILITA MAYOR A 4 PUNTOS
EVALUACION TECNICA
Zapato mujer cafetería
EVALUACION PROMEDIO
CANTIDAD GRUPO TOTAL
SOLICITADA
VALOR UNIT
200 $ 31.088,00
200
$ 31.088,00
HABILITA MAYOR A 4 PUNTOS
EVALUACION TECNICA
Camiseta Naranja
Uniforme de cafeteria
zapato caballero
EVALUACION
PROMEDIO
PUNTAJE
840
840
PUNTAJE
4,08
CANTIDAD
HF TEXTILES Y
MANUFACTURAS
LTDA
SOLICITADA
1135
100
105
VALOR UNIT
$ 6.844,00
$ 34.684,00
$ 56.550,00
VR TOTAL
$ 7.767.940,00
$ 3.468.400,00
$ 5.937.750,00
PUNTAJE
1000
1000
795
1.340
$ 98.078,00
$ 17.174.090,00
2795
HABILITA MAYOR A 4 PUNTOS
EVALUACION TECNICA
Pantalon overol Naranja
Pantalon overol Azul
Overol manga corta
Naranja
Overol manga corta Azul
PUNTAJE
4,25
VR TOTAL
$ 6.217.600,00
$ 6.217.600,00
CANTIDAD
SOLICITADA
515
215
LUCANO
VALOR UNIT
$ 16.687,00
$ 16.687,00
PUNTAJE
4,00
VR TOTAL
$ 8.593.805,00
$ 3.587.705,00
PUNTAJE
1000
1000
173
10
$ 37.599,00
$ 37.599,00
$ 6.504.627,00
$ 375.990,00
1000
1000
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Bota punta de acero
Batas mc 3/4 caqui
Batas ml 3/4 Blanca
Chalecos
Camiseta tipo polo
EVALUACION
PROMEDIO
1424
120
35
275
305
$
$
$
$
$
34.800,00
12.992,00
12.992,00
26.094,00
13.132,00
$ 49.555.200,00
$ 1.559.040,00
$ 454.720,00
$ 7.175.850,00
$ 4.005.260,00
1000
1000
1000
1000
1000
3072 $ 208.582,00
$ 81.812.197,00
9000
Con base en lo anterior, el presente Comité basado en el aspecto económico y
de calidad, recomienda a la Presidencia llevar a cabo la compra de la dotación,
en la forma atrás presentada por un valor total de $105.203.887
2. SISTEMA DE DETENCIÓN DE INCEDIOS E INTRUSOS PARA
CARTAGO.
A raíz de la visita que adelantó COLSEGUROS S.A. a las instalaciones de Cartago
(bodega DIAN y Granos), durante el mes de agosto de 2008, la cual tuvo por
objeto entre otras, realizar seguimiento a recomendaciones anteriores, se
encontró que el sistema automático de detección de incendios, se halla
parcialmente implementado.
Por lo anterior, a través de la oficina de Cartago se adelantó un proceso de
cotización del sistema, en desarrollo del cual se recibieron ofertas por parte de
las sociedades INSTALAMOS SOLUCIONES LTDA Y SETECH LTDA, y a través de
la Dirección de Operaciones se recibió oferta por parte de la sociedad INTEGRA
SECURITY SYSTEMS. Dichas ofertas fueron estudiadas por la Dirección de
Operaciones, quien rindió su concepto mediante memorando 4631 del 15 de
agosto de 2008, así:
1. Con base en las cantidades cotizadas por la firma INSTALAMOS SOLUCIONES
LTDA., se solicitó cotización a la firma INTEGRA SECURITY SYSTEMS, en Bogotá,
con el fin de completar tres cotizaciones diferentes y reunir más elementos de juicio
para comparar.
2. De acuerdo con lo informado por el Jefe de Bodega de Cartago, las características y
cantidades de equipos y elementos accesorios cotizados obedecen a
recomendación de las firmas que realizaron visita técnica a las bodegas:
INSTALAMOS SOLUCIONES S. A. y SETECH LTDA. (CELAR); esta última firma
presta servicio a los dispositivos existentes actualmente.
3. Las firmas referenciadas en el punto anterior, confirman que los elementos
cotizados cubren todo lo necesario para las bodegas sin tener en cuenta los
elementos que tienen actualmente, porque por compatibilidad, especialmente en
detectores de humo, no pueden ser utilizados indistintamente.
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4. Las cantidades de elementos cotizados por las firmas que desplazaron técnicos a la
bodega: SETECH LTDA. e INSTALAMOS SOLUCIONES LTDA., son similares.
Difieren en algunos ítems como se puede observar en el cuadro adjunto, pero en
términos generales esta diferencia no es representativa.
5. Verificado el alcance de la oferta presentada por INSTALAMOS SOLUCIONES
LTDA., se resalta que ésta contempla suministro e instalación de 5 contactos
magnéticos para puertas, no incluidos por SETECH S. A.
6. La firma INTEGRA SECURITY SYSTEMS, consultada por nosotros en Bogotá, por
no conocer la bodega ni el diseño del sistema no asume responsabilidad por éste.
Lo que cotiza se limita a cubrir suministro e instalación de los componentes
solicitados sin garantía sobre el funcionamiento del sistema.
7. Los equipos cotizados por las tres firmas consultadas son de la misma referencia:
HONEYWELL, marca ampliamente reconocida en el campo de control.
8. Las cantidades de cables para potencia y comunicación y tubería conduit,
presentadas en las cotizaciones, son estimadas y pueden variar cuando se efectúe
la instalación.
9. La alimentación eléctrica del sistema contra incendio se deriva de la instalación
eléctrica general de la bodega y sólo contará con un sistema de baterías para
sostenimiento por algunas horas, en caso de cortes de energía.
10. En respuesta a consulta sobre el sistema y equipos ofrecidos, adjuntas a este
informe, los Proveedores indicaron su apreciación en cuanto a capacidad, cantidad
y protección de equipos, cumplimiento de norma NFPA., entrega de planos y
capacitación.
CONCLUSIONES



Consultando la Norma NFPA 72, la cantidad de detectores de humo contempladas
en las ofertas, es justa para cumplir requerimientos mínimos, teniendo en cuenta
que cada una de las bodegas tiene 30 m. x 65 m. Como se plantea un panel común
para manejo de incendio e intrusos, si las señales de incendio prevalecen sobre
cualquier otra señal o función, es factible utilizar sistemas combinados.
Queda abierta la posibilidad de reutilizar algunos elementos existentes para
complementar el sistema pero ésta sólo se definirá durante la instalación.
Las cotizaciones son prácticamente iguales en cuanto a calidad de equipos y nivel
de costos. No obstante, el valor final dependerá de la cantidad de cables y tubería
instalada. INSTALAMOS SOLUCIONES LTDA. tiene presupuestado 1.200 m. de
cables y 400 m. de tubería, mientras SETECH S. A. 2.330 m. de cables y 445 m.
de tubería. Las cantidades reales de cables determinarán el valor final de la
instalación, marcando diferencia entre las dos propuestas.
SETECH S. A., tiene presencia en varias ciudades del país entre estas Pereira y
Manizales, mientras que INSTALAMOS SOLUCIONES LTDA. tiene sede en
Bogotá. De acuerdo con el cuadro comparativo el valor se inclina a favor de
INSTALAMOS SOLUCIONES LTDA., pero la diferencia frente a SETECH S. A., es
mínima (1.6%).
5


Por seguridad, es conveniente que todas las instalaciones cuenten con sistemas de
detección de incendios y las compañías de seguros están exigiendo que las
bodegas tengan este tipo de alertas.
Se sugiere modalidad de contratación por precios unitarios.
Atendiendo el estudio técnico realizado por la Dirección de Operaciones, el
Comité de Compras recomienda a la presidencia se contrate la compra e
instalación del sistema de detección de incendios e intrusos, ofertado por la
Sociedad SETECH S.A. por valor de $23.703.862, la cual a pesar, de presentar
una diferencia en el precio de $374.638 con respecto a la mas económica, ofrece
una mayor garantía, como la presencia de SETECH S.A. en la ciudad de Pereira,
lo que facilita el mantenimiento del sistema y la instalación del mismo en corto
tiempo.
El Director Financiero señala, que por no existir presupuesto para esta inversión,
los recursos que se destinaran para la compra, serán los obtenidos por el giro
normal de la actividad.
3. CONTRATACIÓN DE LA COMPAÑÍA DE VIGILANCIA – SUCURSAL
MEDELLÍN.
Como consecuencia de la cancelación de la licencia de funcionamiento de la
Compañía de Vigilancia Caninos Ltda., que prestaba los servicios de seguridad en
la Sucursal Medellín, fue necesario dar por terminado el contrato suscrito con
ALMAGRARIO S.A. a partir del 5 de octubre de 2008.
Por lo anterior, a través de la Dirección de Seguridad se adelantó un proceso de
cotización con diferentes Compañías de Vigilancia, en desarrollo del cual se
recibieron ofertas por parte de las siguientes sociedades:






ANDINA DE SEGURIDAD DEL VALLE
BRANFORD SECURITY TOTAL LTDA.
MIRO SEGURIDAD LTDA.
DOGMAN DE COLOMBIA LTDA.
CELAR LTDA.
SINSERCOL LTDA.
Las diferentes ofertas fueron estudiadas por la Dirección de Seguridad, quien
emitió su concepto mediante memorando 05182 del 15 de septiembre de 2008,
a través del cual señala que todas las compañías de vigilancia presentadas, se
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encuentran en un mismo rango de precios, y recomienda contratar el servicio
con la Empresa SISERCOL LTDA, ya que ofrece mayores garantías de efectividad
en el servicio.
Asi las cosas, el Comité de Compras, previa evaluación de las ofertas
presentadas por las Compañía de Vigilancia, acoge la recomendación del Director
de Seguridad, y recomienda a la Presidencia contratar el servicio de vigilancia
con la Sociedad SISERCOL LTDA. por un valor mensual de $18.320.236.
La presente acta se suscribe por los miembros del comité de compras el 23 de
septiembre de 2008.
MAURICIO GUZMAN CARVAJAL – VICEPRESIDENTE
HENRY ORLANDO TELLEZ TORRES - AUDITOR INTERNO
EDGAR BERRUECOS BARAHONA - DIRECTOR FINANCIERO
MARCELA BECERRA CORTÉS – SECRETARIA GENERAL Y JURIDICA
INVITADO
JAIME GUARNIZO GODOY – DIRECTOR DE OPERACIONES