manual de procedimientos de la sección de inventario

1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
SECCIÓN DE INVENTARIO
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
2
3
Subdirección Financiera, Consejo Nacional de la Juventud
-CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala
Autoridades
Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León
Directora General
Héctor Alfredo Ruíz Fuentes
Director Ejecutivo
Cuerpo de Asesores
Lic. Hamilton Estuardo Espina González
Asesor Financiero
Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva
Asesora de Recursos Humanos
Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos
Asesora Jurídica
Colaboración
Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego
Auditor Interno
Lic. Álvaro Augusto Álvarez Diéguez
Subdirector Financiero
Guatemala, Marzo 2014
4
ÍNDICE GENERAL
Subdirección Financiera, Consejo Nacional de la Juventud
-CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.2.
3.
3.1.
3.2
4.
4.1.
4.2
5.
5.1.
5.2.
Introducción.
Objetivos.
Justificación.
Alcance.
Disposiciones legales.
Estructura Organizacional
Definiciones.
Responsabilidades.
Normas Específicas.
Registro de equipo fungible y no fungible del Consejo
Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la
República de Guatemala.
Procedimiento.
Flujograma.
Traslado temporal y permanente de equipo fungible y no
fungible (interno) del Consejo Nacional de la Juventud
–CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Procedimiento.
Flujograma.
Baja de activos fungibles y no fungibles del Consejo
Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la
República de Guatemala.
Procedimiento.
Flujograma.
Activos fungibles y no fungibles en desuso del Consejo
Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la
República de Guatemala.
Procedimiento.
Flujograma.
Pérdida, faltante o extravío de activos fungibles y no
fungibles del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVEPresidencia de la República de Guatemala.
Procedimiento.
Flujograma.
6
7
8
9
10
11
13
15
17
18
19
21
23
24
25
26
27
30
33
34
36
38
39
42
5
6.1.
6.2.
Traslado permanente (externo) de activos fungibles y no
fungibles del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVEPresidencia de la República de Guatemala.
Procedimiento.
Flujograma.
7.
Anexos.
6.
45
46
47
48
6
INTRODUCCIÓN
El presente instrumento técnico muestra en forma detallada los procedimientos para el control,
registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud –
CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, preparado con el afán de ofrecer una
herramienta útil al Encargado (a) de Inventario, facilitándole los pasos que conllevarán a obtener los
resultados deseados en dicha área.
Se encuentra orientado al personal involucrado en las actividades del Departamento de Inventarios,
además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional1;
por tratarse de un documento normativo y de consulta deberá permanecer en los centros de trabajo,
por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del
mismo, con el personal de la institución.
1
DECRETO 57-2008, LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.
7
OBJETIVOS
GENERAL
Mejorar la calidad y eficiencia de las actividades realizadas en la sección de Inventario del Consejo
Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, mediante la
formalización y estandarización de los métodos de trabajo, así como la presentación de normas
internas que regulen los procedimientos establecidos.
ESPECÍFICOS
1.
Establecer procedimientos adecuados para el desarrollo de las funciones operativas de
registro, control y resguardo de activos fungibles y no fungibles.
2.
Señalar de manera clara y precisa las actividades y responsabilidades de quienes participen
en los procesos de la sección de Inventario.
3.
Detallar los procedimientos administrativos que se realizan en la sección de Inventario.
4.
Cumplir con los principios y objetivos fijados en las disposiciones legalmente establecidas,
inherentes a la sección de Inventario.
5.
Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal de la
Subdirección Financiera.
8
JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de control, registro y
resguardo de activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVEPresidencia de la República de Guatemala; lo que permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar
duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia en los procesos
operativos.
Su aplicación y vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al
proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.
9
ALCANCE
El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan
relación en cuanto al control, registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles del Consejo
Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, donde cada
Servidor Público y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los
procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.
10
DISPOSICIONES LEGALES
1.
Constitución Política de la República de Guatemala.
2.
Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud.
3.
Acuerdo Gubernativo 217-94, Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la
Administración Pública.
4.
Acuerdo Gubernativo 779-98, Proceso de Baja de Bienes de Inventario.
5.
Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.
6.
Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
7.
Decreto 103-97, Venta o permuta de bienes.
8.
Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado.
11
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE
GUATEMALA
Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
12
DEFINICIONES
INGRESO A INVENTARIO
Es el acto de registrar y codificar todos aquellos activos fungibles y no fungibles, propiedad del
Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, de
conformidad con las bases legales vigentes.
ACTIVO
Se refiere a los bienes no fungibles adquiridos por entidades del sector público en un periodo
determinado, comprende la adquisición de maquinarias, equipos y accesorios nuevos que se usan o
completan a la unidad principal, tales como: maquinaria y equipo de producción, equipo de oficina,
medico sanitario y de laboratorio, educacionales, de transporte, etc.
ACTIVO NO FUNGIBLE
Son aquellos bienes de inventario que tienen una vida útil mayor a un año.
ACTIVO FUNGIBLE
Son aquellos que tienen una vida útil menor a un año.
BIENES MUEBLES
Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad.
BIENES INMUEBLES
Son aquellos considerados bienes raíces, por tener de común la circunstancia de estar íntimamente
ligados al suelo, tales como terrenos, casas, entre otros.
TARJETA DE RESPONSABILIDAD
Son documentos autorizados por la Contraloría General de Cuentas –CGC- y sirven para determinar
la responsabilidad por los activos no fungibles que el servidor público o empleado tiene cargado o en
uso, independientemente del puesto que desempeñe, se detallan los bienes con las mismas
13
características descritas en los documentos de soporte, incluyendo una codificación del mismo para
facilitar su búsqueda.
LIBRO DE REGISTRO DE INVENTARIO
Es utilizado para registrar los activos fungibles y no fungibles de acuerdo a la documentación de
soporte, el cual debe estar autorizado por la Contraloría General de Cuentas –CGC-, así mismo los
ingresos y los egresos deben operarse en orden cronológico, además que las mismas deben
realizarse en el mismo año de realizada la compra o donación.
CODIFICACIÓN
Se refiere a la forma que se identifican los activos fungibles y no fungibles, con el propósito de
facilitar su control y búsqueda.
BAJA DE ACTIVOS
Es la rebaja física y contable que se realiza a los activos fungibles y no fungibles cuando estos se
encuentren en mal estado, obsoletos, haya vencido su vida útil, etc. Dicho registro debe ser
autorizado por la Dirección de Bienes del Estado y CGC a solicitud de las autoridades del
CONJUVE.
TRASLADO DE ACTIVOS
Comprende el traslado temporal o definitivo de activos fungibles y no fungibles del CONJUVE, con
previa autorización de las Autoridades Competentes.
14
RESPONSABILIDADES
DIRECCIÓN GENERAL
Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- de la Presidencia de la República de Guatemala, dentro del marco de las
políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el
manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo2.
DIRECCIÓN EJECUTIVA
Estará a cargo de un Director Ejecutivo, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la
Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su
cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones
emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su
Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los
servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá de las demás funciones y facultades
que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran
aplicadas3.
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
Planifica, coordina, registra y controla la ejecución presupuestaria del CONJUVE; también se
encarga de dar cumplimiento a los compromisos de carácter constitucional e institucional
programados en las obligaciones presupuestarias de las obligaciones del Consejo. Deberá estar
actualizado en las leyes que rigen el quehacer de la Subdirección manteniéndose en constante
capacitación4.
SECCIÓN DE INVENTARIOS
Responsable de ejecutar actividades relacionadas con el movimiento, rotación y consistencia de
mobiliario y equipo registrado en inventarios (sistema – físico), brindar atención cuando se solicitan
2
Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12.
3
Ibid, página 14.
4
Ibi, página 15.
15
bienes, proteger mobiliario y equipo que se encuentran en bodega de resguardo. Realizar las
gestiones correspondientes a los cambios de tarjeta de responsabilidad autorizados por la
Contraloría General de Cuentas –CGC- y reportes en el Sistema de Contabilidad Integrada
-SICOIN-. Así como todas aquellas atribuciones que se desprendan del departamento de
Inventarios5.
5
Ibid, página 16.
16
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Encargado (a) de Inventarios es el responsable de llevar un control de registros en los libros de
activos fungibles y no fungibles, así como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos
registros, ambos deben estar autorizados por la Contraloría General de Cuentas –CGC-.
2. Es responsabilidad del Encargado de Inventario elaborar la tarjeta de responsabilidad inventario de
activos fungibles y no fungibles por cada bien, así como registrar cada una de ellas en el libro de
registro de inventario autorizado por la CGC.
3. Es responsabilidad del Encargado (a) de Inventario la codificación individual de todos los activos
fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la
República de Guatemala.
4. El Encargado (a) de Inventario es responsable de operar todas las alzas y bajas de activos no
fungibles en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-.
5. Cada Servidor Público del CONJUVE, según su grado de responsabilidad y funciones le serán
otorgados bienes para el desempeño de sus labores, por lo que está obligado a firmar la tarjeta de
responsabilidad de activos fungibles y no fungibles, siendo el responsable del manejo y custodia del
bien designado.
6. Los activos fungibles y no fungibles, pueden ser utilizados fuera de las instalaciones del CONSEJO,
únicamente con previa autorización de la Dirección General o quien haga sus veces6, cuando sean
actividades que realice la institución, siempre y cuando se cuente con la solicitud o requerimiento
para poder ser utilizados.
7. Con el propósito de mantener actualizados los registros de activos, el Encargado (a) de Inventarios
anualmente debe realizar una verificación física de los activos fungibles y no fungibles del
CONJUVE, a efecto de regularizar faltantes o sobrantes que pudieran establecerse, utilizando la
FORMA FIN-02 (Formulario de detalle de inventarios por cuenta) y FORMA FIN-001 (Formulario de
resumen de inventario institucional).
8. El Subdirector Financiero y Encargado (a) de Inventarios, están obligados a remitir a más tardar el
treinta y uno (31) de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tenga
6
LA DIRECCIÓN EJECUTIVA ES EL ENTE RESPONSABLE DE ASUMIR LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CASO DE QUE LA
DIRECTORA GENERAL NO SE ENCUENTRE EN FUNCIONES; LO ANTERIOR, CON BASE A LO DESCRITO EN ACUERDO GUBERNATIVO
405-96, CREACIÓN DE CONJUVE. ARTÍCULO 4, INCISO A, CON AUTORIZACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA.
17
registrado el CONJUVE al treinta y uno (31) de diciembre de cada año, a las Direcciones de Bienes
del Estado y Licitaciones y Contabilidad, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas –MFP- 7.
9. Es responsabilidad del Subdirector Financiero y Encargado de Inventarios, reportar a la Dirección
General o quien haga sus veces, la existencia de activos fungibles y no fungibles no utilizables o en
desuso, por encontrarse en mal estado, para que por medio de esta instancia se solicite a la
Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al
traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente8.
10. Es responsabilidad del Subdirector Financiero y Encargado de Inventario, reportar a la Dirección
General o quien haga sus veces, la existencia de activos fungibles y no fungibles no utilizables o en
desuso, en buenas condiciones físicas y técnicas, para que por medio de esta instancia se solicite a
la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda a
ingresarlos como bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los
necesite9.
11. Para los casos de que los bienes no sea posible su reparación o utilización, el Subdirector Financiero
o quien haga sus veces es el responsable de suscribir acta administrativa de baja describiéndolos,
separando aquellos que tengan componentes de metal y consistencia destructible, indicándose su
valor registrado en el libro de inventario autorizado por la CGC, adjuntando certificación de
inventario y autorización de la Dirección General para que continúe su trámite10.
12. En los casos de pérdida, faltante, robo o extravío, el Subdirector Financiero, a través del Encargado
de la Unidad debe suscribir acta, solicitando la intervención de la persona que tenga firmado el bien
o los bienes11.
13. Los expedientes de baja o perdida, faltante, robo o extravío deben remitirse a la CGC, por parte de la
Dirección General, para que emita opinión que si procede, ordene la baja que corresponda12.
14. La Dirección General o quien haga sus veces son los responsables de autorizar los traslados
(internos y externos) de activos fungibles y no fungibles del CONJUVE.
7
ACUERDO GUBERNATIVO 217-94, REGLAMENTO DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA,
ARTÍCULO 17.
8
9
IBID. ARTÍCULO 1.
IBI. ARTÍCULO 3.
10
11
12
IB. ARTÍCULO 4.
I. ARTÍCULO 7.
ARTÍCULO 9.
18
REGISTRO DE EQUIPO FUNGIBLE Y NO FUNGIBLE DEL CONSEJO
NACIONAL DE LA JUVENTUD –CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA DE GUATEMALA
19
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Registro de equipo fungible y no fungible del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 1 / 2
Inicia: Departamento de Almacén
Finaliza: Subdirección Administrativa
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Responsable
Entrega los bienes adjudicados de acuerdo al
Proveedor
1
de la entrega
requerimiento de compra.
Recibe del proveedor la factura original que
describe la compra de los bienes, suministros y/o
2
servicios, y verifica que cumpla con el
requerimiento de compra, en caso de no cumplir
solicita la correcciones pertinentes.
Da ingreso al almacén los suministros y equipo
3
fungible y no fungible13 detallado en la factura.
Subdirección
Administrativa /
Encargado (a)
Elabora constancia de ingreso a almacén y a
Departamento de
de Almacén
inventario (ver anexo I), con el equipo fungible y
Almacén
no fungible14, firmado y sellando la constancia de
4
ingreso, para posteriormente trasladar para firma
con el Encargado (a) de Inventario y visto bueno
del Subdirector (a) Administrativo.
Traslada al Encargado de Inventario fotocopia de
5
la factura, para revisar y recabar la información
relacionada con el bien adquirido.
Recibe fotocopia de la factura con el número de
6
ingreso a almacén y a inventarios, adjuntando los
documentos relacionados al bien adquirido.
Realiza verificación física de los bienes, utilizando
7
la fotocopia de la factura del bien, acorde a la
Subdirección
naturaleza del mismo.
Financiera /
Encargado (a)
Con base a la documentación determina si es un
Departamento de
de Inventario
8
activo fungible o no fungible.
Inventario
Codifica el bien con el código asignado por el
Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en
9
lo que respecta a los bienes no fungibles15 (este
registro es correlativo para todas las instituciones
del Estado) y los fungibles con registros internos.
13
ES CONSIDERADO BIEN FUNGIBLE AQUEL QUE TIENE UNA VIDA ÚTIL MENOR DE UN AÑO; Y NO FUNGIBLE CON UNA VIDA ÚTIL MAYOR
A UN AÑO.
14
PARA COMPRAS POR MEDIO DE EVENTOS: COMPRAS DIRECTAS, CONTRATO ABIERTO Y COTIZACIÓN O LICITACIÓN;
EL
SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO ES EL RESPONSABLE DE AUTORIZAR LA CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO,
FIRMANDO LA MISMA PARA TRASLADAR AL DEPARTAMENTO DE INVENTARIO.
15
EN LO QUE RESPECTA A LOS ACTIVOS NO FUNGIBLES DEBEN VERIFICARSE LAS CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS DEL BIEN
ADQUIRIDO, PARA TAL EFECTO DEBE COMPROBARSE MARCA, MODELO, SERIE (SI HUBIERA), ETC.
20
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Registro de equipo fungible y no fungible del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 1 / 3
Inicia: Departamento de Almacén
Finaliza: Subdirección Administrativa
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Ingresa la descripción del bien al libro de
inventarios autorizado por la Contraloría General
de Cuentas –CGC-, registrando el código del
activo no fungible, y al SICOIN lo siguiente:
10 descripción del activo no fungible, datos
inherentes de la factura; número de constancia de
ingreso a almacén y a inventarios; nombre de la
persona responsable del bien y, otra información
adicional.
Elabora la tarjeta de responsabilidad
Subdirección
correspondiente (ver anexo II), con los datos
Encargado (a)
Financiera /
11 registrados en el Libro de Inventario autorizado
de Inventario
Departamento de
por la CGC, de conformidad con la información
Inventario
anteriormente mencionada.
Traslada el activo al responsable y solicita firma
12 al trabajador que tendrá en uso y custodia dicho
bien.
Recibe firma del trabajador y verifica que haya
13
sido firmada y archiva.
Traslada al departamento de Almacén el número
de folio del libro de activos autorizado por la CGC,
14
donde fue asentado el registro del activo no
fungible.
Recibe número de folio del libro de activos
autorizado por la CGC, donde fue asentado el
15 registro del activo no fungible, y lo anota en la
Subdirección
constancia de ingreso a almacén y a inventario
Administrativa /
Encargado (a)
(ver anexo I).
Departamento de
de Almacén
Almacén
Envía documentos originales del expediente al
16 Departamento de Compras para continuar con los
trámites necesarios para el pago correspondiente.
Recibe y revisa todos los documentos del
Subdirección
Subdirector (a)
expediente y realiza trámite de pago, en caso de
17
Administrativa
Administrativo
faltar algún documento solicita al Encargado de
Inventario.
21
FLUJOGRAMA
22
23
TRASLADO TEMPORAL Y PERMANENTE DE EQUIPO FUNGIBLE Y NO
FUNGIBLE (INTERNO) DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD
–CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
24
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Traslado temporal y permanente de equipo fungible y no fungible
(interno) del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de
Guatemala.
Hoja: 1 / 1
Inicia: Unidad Solicitante.
Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Gestiona solicitud de traslado temporal o
Responsable
permanente del bien (o los bienes) que tiene bajo
Unidad solicitante
del mobiliario y
1
su responsabilidad, para tal efecto solicita el visto
equipo
bueno del Director Ejecutivo o quien haga sus
veces.
Director
Recibe y verifica la solicitud de traslado
Ejecutivo o
autorizando con visto bueno (continúa proceso),
Dirección Ejecutiva
2
quien haga sus
en caso contrario devuelve para las correcciones
veces
pertinentes.
Recibe solicitud de traslado autorizado con visto
Responsable
bueno y traslada al Encargado (a) de Inventario
Unidad solicitante
del mobiliario y
3
para que proceda al traslado del bien (o los
equipo
bienes) que se encuentran bajo su
responsabilidad.
Recibe la solicitud de traslado autorizado por las
instancias correspondientes y verifica la (s)
4
tarjeta (s) que el solicitante tiene actualmente bajo
su responsabilidad.
Programa fecha de entrega del bien (o los bienes)
5
conjuntamente con el solicitante y la persona que
Subdirección
se hará cargo.
Financiera /
Encargado (a)
Departamento de
de inventario
Procede a entregar el (o los) bien (es) al personal
6
Inventario
que se hará cargo de los activos.
Solicita la firma en la (s) tarjeta (s) de
7
responsabilidad por parte del (o los) interesado
(s).
Actualiza los registro (s) correspondientes.
8
25
FLUJOGRAMA
26
BAJA DE ACTIVOS NO FUNGIBLES Y FUNGIBLES DEL CONSEJO
NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVEPRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
27
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Baja de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 1 / 3
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Identifica los bienes no fungibles y fungibles en
1
mal estado16, que requieren baja del inventario
ubicándolos en un lugar determinado17.
Suscribe borrador de acta administrativa en la que
Subdirección
se haga constar ampliamente la situación del (o
Financiera /
Encargado (a)
2
los) bien (es) no fungibles y fungibles, separando
Departamento de
de inventario
aquellos que tengan componentes de metal e
Inventario
indicándose su valor registrado.
Elabora solicitud al Subdirector Financiero para
que autorice el trámite de aprobación de la baja
3
de los activos no fungibles y fungibles, adjuntando
borrador de acta.
Recibe y revisa la solicitud de trámite de baja, así
como el borrador de acta, en caso de cumplir con
Subdirección
Subdirector
los procedimientos legales y administrativos
4
Financiera
Financiero
aprueba con visto bueno, en caso contrario
devuelve al Encargado (a) de inventario para
realizar los cambios requeridos.
Subdirección
Financiera /
Departamento de
Inventario
Encargado (a)
de inventario
5
6
Subdirección
Financiera
Subdirector
Financiero
7
Recibe documentos con el visto bueno del Subdirector
Financiero, por consiguiente suscribe el acta en el
libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas
–CGC-, la cual es firmada por la Dirección General,
Auditor Interno, Subdirección Financiera y
Departamento de Inventario.
Firmada el acta administrativa, realiza la certificación
correspondiente solicitando el visto al Subdirector
Financiero.
Recibe y revisa la certificación del acta administrativa
en caso de cumplir con los procedimientos legales y
administrativos aprueba con visto bueno, en caso
contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para
realizar los cambios requeridos.
16
SI ES PARA DAR DE BAJA VEHÍCULOS ES NECESARIO QUE SE ELABORE UN DICTAMEN POR PARTE DE UN MÉCANICO AUTORIZADO
DE GOBIERNO, Y EN EL CASO DEL EQUIPO DE COMPUTO DEBERÁ CONTAR CON UN DICTAMEN DEL ÁREA DE INFORMATICA.
17
ACUERDO GUBERNATIVO, NÚMERO 217-94, REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA, MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS –MFP- ARTÍCULO 1.
28
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Baja de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 2 / 3
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Recibe certificación de acta con el visto bueno del
8
Subdirector Financiero.
Realiza certificación del libro de inventarios
autorizado por la CGC, donde estén registrados
Subdirección
9
los activos no fungibles y fungibles que conforman
Financiera /
Encargado (a)
el expediente.
Departamento de
de inventario
Prepara oficio que tiene como propósito solicitar
Inventario
autorización del trámite de baja por parte de la
10 Dirección General, adjuntando la documentación
mencionada en los pasos 8 y 9; para tal efecto
solicita el visto bueno del Subdirector Financiero.
Recibe y revisa solicitud de baja, en caso de
cumplir con los procedimientos legales y
Subdirección
Subdirector
11 administrativos aprueba con visto bueno, en caso
Financiera
Financiero
contrario devuelve al Encargado (a) de inventario
para realizar los cambios requeridos.
Recibe y revisa expediente de baja, en caso de
cumplir con lo requerido se autorizara con visto
bueno, enviando oficio a la Dirección de Bienes
del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Director (a)
Finanzas Públicas, para que se designe un
Dirección General
12
General
delegado y solicite la intervención de un auditor
de la CGC, para que procedan a la verificación
del estado de los bienes; en caso contrario
devuelve al Subdirector Financiero para realizar
los cambios requeridos.
Dirección de Bienes
Recibe y revisa el expediente, y procede a
del Estado y
Delegación
13 suscribir la resolución, y traslada a la Delegación
Licitaciones
de la CGC, en el Ministerio de Finanzas Públicas.
Recibe y revisa resolución, por lo tanto nombra a
un
auditor
gubernamental
para
que
Contraloría General
Delegación
14 conjuntamente con el Encargado (a) de inventario
de Cuentas
del Consejo Nacional de la Juventud, realicen una
verificación física de los bienes.
29
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Baja de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 3 / 3
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Programa fecha de revisión y notifica al
15
Encargado de Inventario del Consejo.
Contraloría General
Delegación
Emite resolución en donde se específica que se
de Cuentas
16 procede a incinerar o destruir los bienes o
clasificarlos para venta por chatarra.
Recibe resolución por parte de la CGC, por lo que
envía los bienes clasificados como materiales
17
ferrosos a las bodegas de Bienes de Estado y si
es incinerable indican el lugar correspondiente18.
Al recibir notificación se procede a la baja física
Subdirección
de los bienes no fungibles y fungibles,
Financiera /
Encargado (a)
18
registrando las bajas en el libro de inventario
Departamento de
de inventario
autorizado por la CGC.
Inventario
Solicita en el Sistema de Contabilidad Integrada
–SICOIN- en el módulo de inventario, la baja de
19 activos no fungibles y fungibles, requiriendo la
aprobación a Contabilidad del Estado para la baja
definitiva de los bienes en mal estado.
18
Si es incinerable se localiza el lugar con la presencia de los representantes de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas
Públicas –MFP-, Delegado de la Contraloría General de Cuentas y Encargado (a) de Inventario del Consejo Nacional de la Juventud;
para proceder a la incineración o destrucción de los bienes.
30
FLUJOGRAMA
31
32
33
ACTIVOS NO FUNGIBLES Y FUNGIBLES EN DESUSO DEL CONSEJO
NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVEPRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
34
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Activos no fungibles y fungibles en desuso del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 1 / 2
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Dirección de Bienes del Estado y
de Inventario.
Licitaciones
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Identifica los bienes no fungibles y fungibles no
1
utilizables o en desuso.
Suscribe borrador de acta administrativa en la que
Subdirección
2
se haga constar que existen activos no fungibles y
Financiera /
Encargado (a)
fungibles en desuso.
Departamento de
de inventario
Elabora oficio dirigido al Subdirector Financiero
Inventario
indicando que existen activos en desuso, con el
3
propósito de que autorice el trámite, adjuntando
borrador de acta.
Recibe y revisa la solicitud de trámite de activos
en desuso, así como el borrador de acta, en caso
Subdirección
Subdirector
de cumplir con los procedimientos legales y
4
Financiera
Financiero
administrativos aprueba con visto bueno, en caso
contrario devuelve al Encargado (a) de inventario
para realizar los cambios requeridos.
Recibe documentos con el visto bueno del
Subdirector Financiero, por consiguiente suscribe
el acta en el libro autorizado por la Contraloría
Subdirección
5
General de Cuentas –CGC-, la cual es firmada
Financiera /
Encargado (a)
por la Dirección General, Auditor Interno,
Departamento de
de inventario
Subdirección Financiera y Departamento de
Inventario
Inventario.
Firmada el acta administrativa, realiza la
certificación correspondiente solicitando el visto al
6
Subdirector Financiero.
Recibe y revisa la certificación del acta
administrativa en caso de cumplir con los
Subdirección
Subdirector
procedimientos legales y administrativos aprueba
7
Financiera
Financiero
con visto bueno, en caso contrario devuelve al
Encargado (a) de inventario para realizar los
cambios requeridos.
Subdirección
Financiera /
Encargado (a)
Recibe certificación de acta con el visto bueno del
8
Departamento de
de inventario
Subdirector Financiero.
Inventario
35
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Activos no fungibles y fungibles en desuso del Consejo Nacional de la
Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 2 / 2
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Dirección de Bienes del Estado y
de Inventario.
Licitaciones
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Realiza certificación del libro de inventarios
autorizado por la CGC, donde estén registrados
9
los activos no fungibles y fungibles que conforman
el expediente.
Subdirección
Financiera /
Encargado (a)
Prepara oficio que tiene como propósito solicitar
Departamento de
de inventario
autorización del trámite de activos en desuso por
Inventario
parte de la Dirección General, adjuntando la
10
documentación mencionada en los pasos 8 y 9;
para tal efecto solicita el visto bueno del
Subdirector Financiero.
Recibe y revisa oficio de solicitud de activos en
desuso, en caso de cumplir con los
procedimientos legales y administrativos aprueba
Subdirección
Subdirector
11 con visto bueno (traslada a Dirección General
Financiera
Financiero
para autorización), en caso contrario devuelve al
Encargado (a) de inventario para realizar los
cambios requeridos.
Recibe y revisa expediente de activos no
fungibles y fungibles en desuso, autorizando con
Director (a)
visto bueno, enviando oficio a la Dirección de
Dirección General
12
General
Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Públicas, para que los ingrese como
bienes en tránsito.
Recibe y revisa el expediente, y procede a
Dirección de Bienes
ingresarlos los bienes como activos en tránsito,
del Estado y
Delegación
13
con el propósito de ponerlos a disposición de otra
Licitaciones
institución del Estado que los necesite.
36
FLUJOGRAMA
37
38
PÉRDIDA, FALTANTE O EXTRAVÍO DE ACTIVOS NO FUNGIBLES Y
FUNGIBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD
-CONJUVEPRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
39
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Pérdida, faltante o extravío de activos no fungibles y fungibles del
Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la Republica de Guatemala.
Hoja: 1 / 3
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
En el momento del siniestro deberá presentar
denuncia ante la Policía Nacional Civil –PNC- o
1
Ministerio Público.
Suscribe oficio circunstanciado de los hechos,
informando de la pérdida a su jefe inmediato,
2
adjuntando la denuncia ante la Policía Nacional Civil
–PNC- o Ministerio Público.
Departamento
Responsable
Responsable
3
4
5
Subdirección
Financiera /
Departamento de
Inventario
Encargado (a)
de Inventario
Subdirección
Financiera
Subdirector
Financiero
7
Contraloría General
de Cuentas
Delegación
8
6
Solicita ante su jefe inmediato la suscripción del Acta
Administrativa haciendo constar los hechos acaecidos
por la pérdida, faltante o extravío del bien o los bienes;
donde participen el Auditor Interno, Director Ejecutivo,
Subdirector Financiero, Encargado de Inventarios.
Conforma expediente, el cual debe incluir: denuncia
ante la Policía Nacional Civil –PNC- o Ministerio
Público, oficio circunstanciado dirigido al jefe superior
inmediato y certificación de acta administrativa en la
unidad donde se haya suscrito, y traslada expediente
al Encargado (a) de Inventario.
Recibe y verifica la documentación de soporte que
respalda el bien o los bienes, adjuntando: fotocopia
de tarjeta de responsabilidad y certificación de
ingreso al inventario.
Elabora oficio de traslado para remitir a la
Contraloría General de Cuentas –CGC-, para que
dictamine lo procedente, adjuntando los
documentos de los pasos (4 y 5); para tal efecto
traslada al Subdirector Financiero para visto bueno,
y posteriormente solicita autorización a la Dirección
General para su traslado.
Recibe y verifica el expediente, en caso cumplir con
los procedimientos legales y administrativos, elabora
providencia de envió a la CGC, para que emita el
dictamen correspondiente, en caso contrario devuelve
al Encargado de Inventario para correcciones.
Recibe y verifica el expediente, emitiendo dictamen
con o sin responsabilidad por parte del responsable
del bien, enviando opinión a la Dirección General del
Consejo.
40
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Pérdida, faltante o extravío de activos no fungibles y fungibles del
Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 2 / 3
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Dirección General
Director (a)
General
9
10
11
Departamento
Responsable
Responsable
12
13
Subdirección
Financiera /
Departamento de
Inventario
Encargado (a)
de Inventario
14
Departamento
Responsable
Responsable
15
Recibe opinión por parte de la CGC, y de acuerdo al
dictamen procede a notificar lo resuelto al responsable
del bien, solicitando el cumplimiento de dicha
resolución.
Si la resolución es con responsabilidad el responsable
podrá optar por reponer el bien (A), o pago (B) y, si
fuera sin responsabilidad el Encargado de Inventario
con base en el dictamen suscrito por la CGC debe
registrar la baja del bien perdido, robado o extraviado
en el libro de inventario autorizado por la CGC. (C)
(A) Si el responsable optare por reponer el bien
deberá entregar uno igual o con mejores
características (si fuese equipo de cómputo debe
contar con dictamen técnico por parte del
departamento de informática).
Solicita ante su jefe inmediato la suscripción del Acta
Administrativa de aceptación del bien,
donde
participen el Auditor Interno, Director Ejecutivo,
Subdirector Financiero y Encargado de Inventarios;
solicitando certificación de acta en la unidad donde se
haya suscrito.
Traslada el expediente al Encargado de Inventarios
para que realice la certificaciones correspondientes
adjuntando los documentos descritos en los pasos
(10, 11 y 12)
Recibe y revisa el expediente por parte del
responsable, y procede realizar las certificaciones
contables en la tarjeta de responsabilidad, libro de
inventario autorizado por la CGC y Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN- (serie, marca,
modelo, color, entre otros)
(B) Si el responsable optare por pagar el bien, el
dinero será depositado en la cuenta de fondo
común. (el valor a pagar será el costo actual del
bien, no el registrado en libros contables) situación
que debe ser demostrada adjuntado dos
cotizaciones legitimas a la boleta de depósito.
41
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Pérdida, faltante o extravío de activos no fungibles y fungibles del
Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 3 / 3
Inicia: Subdirección Financiera / Departamento Finaliza: Subdirección Financiera / Departamento
de Inventario.
de Inventario.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Traslada el expediente al Encargado de Inventarios
para que realice la certificaciones correspondientes
Departamento
Responsable
16 adjuntando los documentos descritos en los pasos
Responsable
(10, 12 y 15)
Recibe y revisa el expediente por parte del
responsable, y procede a registrar las bajas en el
17
Subdirección
libro de inventario autorizado por la CGC y SICOIN.
Financiera /
Encargado (a)
Notifica a la Dirección de Bienes del Estado y
Departamento de
de Inventario
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas,
18 adjuntando copia de los documentos descritos en
Inventario
los pasos (10, 12 y 15).
(C) Si el dictamen emitido por la CGC fuese sin
responsabilidad, debe trasladarse al Encargado
Departamento
Responsable
19
de Inventario para realice la baja contable,
Responsable
adjuntando copia del dictamen.
Recibe copia del dictamen de la CGC sin
responsabilidad por parte del responsable, y
Subdirección
20 procede a registrar la baja en el libro de inventario y
Financiera /
Encargado (a)
SICOIN.
Departamento de
de Inventario
Notifica a la Dirección de Bienes del Estado y
Inventario
21 Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas,
adjuntando copia de los documentos de soporte.
42
FLUJOGRAMA
43
44
45
TRASLADO PERMANENTE (EXTERNO) DE ACTIVOS NO FUNGIBLES
Y FUNGIBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD
-CONJUVEPRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA
46
PROCEDIMIENTO
Descripción del Procedimiento
Nombre de la Unidad: Subdirección Financiera –Departamento de InventarioTítulo del Procedimiento: Traslado permanente (externo) de activos no fungibles y fungibles del
Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.
Hoja: 1 / 1
Inicia: Unidad Solicitante.
Finaliza: Unidad Solicitante.
Puesto
Paso
Departamento
Actividad
Responsable
No.
Unidad Solicitante
Interesado
1
Dirección General
Directora
General
2
Subdirección
Financiera
Subdirección
Financiera /
Departamento
de Inventario
Dirección General
Directora
General
Subdirección
Financiera
Subdirección
Financiera /
Departamento
de Inventario
Ministerio de
Finanzas Públicas
Subdirección
Financiera
Unidad Solicitante
Dirección de
Bienes del
Estado y
Licitaciones
Subdirección
Financiera /
Departamento
de Inventario
Interesado
3
4
5
6
7
8
9
10
Realiza la solicitud de traslado dirigido a la Dirección
General de Consejo.
Recibe solicitud de traslado de bienes por parte de la
Unidad solicitante; y traslada al Encargado (a) de
inventario del Consejo para que verifique si existe
disponibilidad de mobiliario y equipo, en caso contrario
finaliza el proceso.
Recibe y verifica solicitud de traslado, evaluando los
bienes que se encuentran en desuso (buenas
condiciones).
Suscribe oficio el cual debe describir los activos que
pueden ser traslados en forma permanente, con el
visto
bueno
del
Subdirector
Financiero.
Posteriormente traslada a Dirección General para su
autorización.
Recibe y verifica opinión del Encargado (a) de Inventario,
autorizando el traslado de los bienes mediante acuerdo
interno; trasladando la documentación a la Subdirección
Financiera para suscripción del Acta de entrega.
Recibe y verifica los documentos, posteriormente elabora
Acta de entrega de los bienes trasladados, donde
participen el Auditor Interno, Director Ejecutivo,
Subdirector Financiero, Encargado de Inventarios y
Unidad solicitante, solicitando la firma a los involucrados.
Conforma expediente y solicita a la Dirección de
Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de
Finanzas Públicas –MFP-, la resolución (de baja) del
bien o los bienes trasladados, adjuntado copia de los
documentos citados.
Recibe y verifica el expediente, autorizando el mismo
mediante resolución interna, en caso contrario
devuelve a la Subdirección Financiera para que realice
las correcciones.
Aprobado el expediente se traslada a Contabilidad del
Estado del MFP para autorización, así mismo se
realiza la baja del inventario en el Sistema de
Contabilidad Integrada –SICOIN-.
Procede a dar registro a los bienes trasladados.
47
FLUJOGRAMA
48
ANEXOS
49
ANEXO I
50
ANEXO II
51
Presidencia de la República de Guatemala
Guatemala, Mayo 2014
Subdirección Financiera – Sección de Inventario Manual de Procedimientos de la Sección de Inventario