CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
de Personal – Cargos Críticos ASP*
Dirección de HSE
Programa de Excelencia HSE
Nuestra marco estratégico
Crecimiento
Rentable
Responsabilidad
C
Corporativa
ti
Cultura,
valores y
competencias
Administración de
Seguridad de
Procesos
Consolidación
Organizacional
Gobierno Corporativo y
G tió IIntegral
Gestión
t
l
A t d t
Antecedentes
Prácticas previas
A. Identificación de cargos críticos con criterios administrativos /
financieros
B. Principal objetivo: asegurar conocimiento clave en la organización
(ejemplo jubilaciones)
C Documentación de entrega de cargo,
C.
cargo con vista en plan de sucesión
D. Selección de candidatos por afinidad de cargo
Sistema de gestión
g
HSE
Competencias
p
técnicas y de HSE
C l
Cultura
O
Organizacional
i i
l y Lid
Liderazgo
REQUERIMIENTOS
Política, objetivos,
metas y programas
Marco regulatorio
más allá de la norma
Gestión de
competencias
S
Seguridad
id d y d
desempeño
ñ
HSE de contratistas
Control de cambios
de personal
DISEÑO SANO LIMPIO Y
SEGURO
Tecnología de
proceso ((Normas
p
y estándares e
información)
Gestión de riesgos
e impactos
(personas, medio
ambiente e
infraestructura)
OPERACIÓN SANA
LIMPIA Y SEGURA
Procedimientos,
prácticas seguras e
integridad operativa
Control de cambios
de tecnología
Integridad mecánica
RESPUESTA A
EMERGENCIAS
Planeación y
respuesta a
emergencias
MEJORAMIENTO
CONTINUO
Gestión de fallas y
control de incidentes
Medición y seguimiento
al desempeño
Auditorías, visitas e
inspecciones
Revisión por la
Dirección
Competencias técnicas y de HSE
Interrelaciones en el Proceso
Negocios de Ecopetrol
• Requisitos Legales
• Procedimientos
• Instructivos
I t ti
– Guías
G í
• Estándares
Nacionales
e Internacionales
Estrategia
Perfiles de cargo
Mapa de procesos
GESTIÓN
COMPETENCIAS
Talento Humano
Gobierno y
responsable
HSE
Apoyo y soporte
técnico
Asegurar personal
competente con el
fin de operar de
una manera sana,
segura y limpia.
NEGOCIOS
Implementación
Control de cambios
de personal
Control de cambios de personal
Cultura Organizacional y Liderazgo
REQUERIMIENTOS
Política, objetivos,
metas y programas
Marco regulatorio
más allá de la norma
Gestión de
competencias
Seguridad y desempeño
HSE de contratistas
DISEÑO SANO LIMPIO Y
SEGURO
Tecnología de
proceso (Normas
y estándares e
información)
Gestión de riesgos
e impactos
(personas, medio
ambiente e
infraestructura)
OPERACIÓN SANA
LIMPIA Y SEGURA
Procedimientos,
prácticas seguras e
integridad operativa
RESPUESTA A
EMERGENCIAS
Planeación y
respuesta a
emergencias
Control de cambios
de tecnología
Integridad mecánica
MEJORAMIENTO
CONTINUO
Gestión de fallas y
control de incidentes
Medición y seguimiento
al desempeño
Auditorías, visitas e
inspecciones
Revisión por la
Dirección
Control de cambio
de personal
OBJETIVO
Asegurar el nivel requerido de
conocimientos, experiencia,
habilidades y destrezas en los
funcionarios que desarrollen
cargos críticos por ASP
ALCANCE
Aplica a todas las unidades
organizativas de Ecopetrol S.A.
en aquellos casos en los que se
presenten cambios de carácter
temporal o permanente
APLICACIÓN
Los cambios se pueden presentar, entre
otros, por: promociones/transferencias,
reasignación de funciones, renuncias,
enfermedades/ausencias, vacaciones o
licencias y actividades de capacitación
Procedimiento de Control de Cambios
1
Identificación de
cargos
críticos por ASP
6
Seguimiento
desempeño al
control cambio
Personal
Identificación
competencias,
conocimientos
y habilidades
2
5
Cierre
control
cambio
personall
Identificación y
preparación de
candidatos
3
4
Formalización
del cambio del
personal
p
Preparación y Planeación del control de
cambios
b d
de personall
1. Identificación de cargos
críticos
A. Identificación de procedimientos críticos
B. Identificación de los procedimientos que le aplican al cargo
C. Relación de cargos que debe ejecutar el mayor número de procedimientos
críticos
íti
D. N° de personas que ocupan el cargo (posibilidades de reemplazo)
E. Identificación si el cargo mantiene, controla u opera un proceso crítico
F. Identificación si el cargo interviene equipos críticos
1. Identificación de cargos críticos
A
• ECP-DHS-F-308 Tabla para definición de prioridad de procedimientos
TABLA PARA DEFINICIÓN DE PRIORIDAD DE PROCEDIMIENTOS
RESPONSABILIDAD INTEGRAL
DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL
CODIGO
ECP-DHS-F-308
Elaborado
10/11/2011
VERSION
1
15
9
9
60,0
9,0
36,0
1
1
3
4
12
12 0
12,0
R e g ü e ro
3
3
3
In c u m p li m ie n t o a la le g is la c ió n
5
3
3
P é rd id a d e c lie n t e s y /o
d e s a b a s t ec im ie n t o
4
1
4
P é rd id a d e c re d ib ilid a d e im a g e n
P R IO R ID A D
AxBxC
R IE S G O
BxC
P R O B A B IL ID A D D E O C U R R E N C IA
1
C
S E V E R ID A D D E IN C ID E N T E
1
B
S U M A D E P E L IG R O S
1
A
1
1
E c o n ó m ic o
1
N o c u m p lim ie n t o d e la e n t re g a
d e p ro d u ct o s a lo s clie n te s
1
A f e c t a c ióó n a la s p e rs o n a s
E s q u em a s d e d e t e c c ió n d e
em e rg e n c ia s
1
C o n t a m inn ac ió n a m b ie n t al ( ru id o ,
p o lu c ió n , c u e rp o d e a g u a )
A f e c t a c ióó n v ia l
Área
CCQ Rutas Aseguradas y no aseguradas
CCQ Aseguramiento de la información TRA
CCQ Formalización de acuerdos
Procedimiento para realizar descuentos por volumenes
CCQ faltantes
Operación del sistema de transporte Salgar-Mansilla
CCO L8" (GLP)
Operación del sistema de transporte Vasconia -CIB L
CCO 20"
Operación del sistema de transporte SebastopolCCO Tocancipa
CCO Operación del Sistema de Transporte Pozos-Galán
CCO Operación del sistema de transporte Salgar - Yumbo
Seguimiento y aseguramiento de balances en los
CCO sistemas
In c e n d io //E x p lo s ió n
A f e c t a c ióó n a in f ra e s t ru c t u ra
f ís ic a
1
TITULO DEL PROCEDIMIENTO
P é rd id a d e la in f o rm a c ió n
D e rra m e
RIESGOS INVOLUCRADOS QUE CONTROLA EL PROCEDIMIENTO
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
5
3
15
135,0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
5
3
15
135,0
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
9
9
5
5
5
3
3
3
15
15
15
135,0
135 0
135,0
135,0
1
1
1
5
5
3
15
75,0
1
1
1. Identificación de cargos críticos
B
• ECP-DHS-F-252 Matriz de procedimientos de área o puesto
MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO
RESPONSABILIDAD INTEGRAL
DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL
Elaborado
Versión:
CODIGO
ECP-DHS-F-252
10/11/2011
1
Cualquier informac ion adic ional a este formato c onsultar: ECP-DHS-G-028 REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE DISCIPLINA OPERATIVA EN
ECOPETROL S. A.
Direc c ión: Edific io Teusac á piso 8 y 10
Gerenc ia/Planta: Gerenc ia de Operac ión Central
Área: Gerenc ia de Operac ión Central
Fec ha: Abril 26 de 2013
Elaborado por: Andrea Gaviria Botero
Revisión No: 1
Pro
ofesional de
Medición
T
Técnicos
de
controles
18
Planeador
P
18
Pr
rogramador
20
Opera
ador de Planta
10
Coord
dinador Planta
10
Loa
ading Master
Jefe de turno CCO
Integrador
I
vo
olumétrico
X
X
Profesional
P
vo
olumétrico
X
X
Líder RGV
X
X
X
Profesional
P
adm
ministrativo
ca
arrotanques
X
X
Tecnólogo
T
oper
raciones CCO
Jefe Departamento
de Planeación y
perintendente
Sup
de
e Operación
Central
Líder volumétrico
Pro
ofesional de
ap
plicaciones
avanzadas
a
Pro
ofesional de
Opt
timización de
Procesos
X
X
ordinador de
Coo
Ca
arrotanques
Proc edimiento para gestión de
modelos matemátic os
Confiabilidad Energétic a
Operac ión del sistema de
transporte SebastopolToc anc ipa
Operac ión del sistema de
transporte Salgar
Salgar-Mansilla
Mansilla L8
L8"
(GLP)
Operac ión del sistema de
transporte Vasc onia -CIB L
20"
X
ofesional de
Pro
Operaciones CCO
Contrato de c onexión
eléc tric a
Determinac ión c apac idad de
duc tos
Simulac ión hidráulic a de una
ea
línea
Pro
ofesional de
Op
ptimización
Hidráulico
H
TÍTULO DEL
PROCEDIMIENTO
Pro
ofesional de
Op
ptimización
Eléctrico
Matriz de procedimientos
Puestos
10
10
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
33
34
21
X
X
5
2
1
2
2
5
2
10 10 10 11 1
1. Identificación de cargos críticos
C
• Lista
Li d
de cargos críticos
íi
según
ú procedimientos
di i
No. DE PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO
NIVEL DE PRIORIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Ponderación
TOTAL Proc.
CARGO
Tecnólogo operaciones CCO
34
Profesional de Operaciones CCO
33
Jefe de turno CCO
21
Programador
11
Líder RGV
20
Coordinador de Carrotanques
10
Profesional administrativo carrotanques
10
Profesional volumétrico
18
Integrador volumétrico
18
Loading Master
10
Coordinador Planta
10
Operador de Planta
10
Profesional de Medición
10
Técnicos de controles
10
Profesional de Optimización
Optimi ación Eléctrico
5
Superintendente de Operación Central
5
Profesional de Optimización Hidráulico
2
Jefe Departamento de Planeación y programación
2
Líder volumétrico
2
Planeador
1
Profesional de aplicaciones avanzadas
2
Profesional de Optimización de Procesos
1
H Y VH
M
L
N
10
18
18
18
1
0
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
5
2
2
1
6
0
2
2
0
0
0
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
0
0
3
5
4
1
3
7
1
1
5
5
2
2
2
0
0
0
2
2
2
1
1
0
0
1
9
9
1
1
13
6
6
13
13
8
8
8
10
10
4
3
0
0
1
0
2
1
NIVEL DE
RIESGO
214
211
189
50
34
29
29
28
28
14
14
14
10
10
9
9
6
6
4
3
2
1
2. Identificación de competencias
COMP.
TÉCNICAS / ORG.
Apto
CARGO CRÍTICO
Procedimientos
críticos
Competencias
requeridas
para el cargo
Titular / Back up
Formación
HSE
No
Apto
Plan de Cierre de Brechas
Concepto de
SALUD
Titular del cargo y reemplazo (s)
2. Identificación de competencias
3. Identificación de candidatos
A. Identificación de personas que podrían ocupar el cargo crítico (de manera
temporal o permanente).
B. El líder debe tener un listado donde se verifique que la persona es APTA y
que está disponible
4 Formalización del cambio
4.
4. Formalización del cambio
Una vez identificada la necesidad del cambio de personal, el líder del área, debe
seleccionar uno de sus candidatos APTOS y debe hacer seguimiento de la
efectividad del cambio.
5. Cierre del cambio
Una vez realizado el cambio, se hace el cierre del ejercicio, indicando si fue
efectivo el cambio o no.
6 Seguimiento del cambio
6.
Producto del cambio, puede darse que:
• Se ratifique el candidato para seguir cubriendo el cargo
• Se decida nombrar al candidato como titular**
• Se decida cambiar el candidato (que implica actualizar el plan de
sustitución)
Incluye revisión de indicadores de gestión y de efectividad del cambio.
Aspectos claves en implementación
•
Lograr el entendimiento de la organización respecto a los beneficios de
implementación de la práctica
FORMACIÓN VIRTUAL
UEV-Control de Cambios de Personal ECP - 52541553
Tiempos de dedicación de Aprendizaje: 2 Horas
"En resumen el curso me parece muy bien planteado y organizado, de una forma didáctica,
de tal manera que su desarrollo e interiorización es muy fácil, el único que problema que
tuve p
personalmente fue con la p
plataforma p
pero es algo
g ap
parte del curso como tal,, muyy buen
curso que nos ayuda a interiorizar un tema que manejamos a diario."
"La dinámica del curso fue sencilla, de fácil comprensión y dinámico, estuvo muy bueno"
Aspectos claves en implementación
•
Empezar con pilotos para ajustar la metodología según la realidad de la
organización.
organización
•
Lograr el entendimiento común de la metodología antes de iniciar la
implementación.
p
•
Lograr la participación de representantes de las diferentes áreas
(disciplinas) que permitan tener una vista integral.
•
Coordinación y comunicación permanente con los representantes de los
diferentes niveles del proceso.
•
Dar la autoridad y la disponibilidad para la construcción conjunta,
especialmente en el área de negocios (quien ejecuta la actividad es
quien sabe lo que necesita).
necesita)
Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser
reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de Ecopetrol SS.A.
A