evaluación, selección y reevaluación de proveedores

EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Código: TM-CM-P02
Vigencia: MAYO 2013.
Revisión: 05
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la evaluación y reevaluación del desempeño de proveedores de acuerdo a los lineamientos y necesidades de
Tabares Quality Food, S.A. de C.V.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proveedores que suministren materia prima y gastos directos, quedando exentos los proveedores únicos.
3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES
ACCION CORRECTIVA O PREVENTIVA: Registro en el cuál se describen las no conformidades o no conformidades potenciales identificadas
en el sistema de gestión.
ALIMENTOS POTENCIALMENTE PELIGROSOS (APP): aquellos que en razón de su composición o sus características físicas, químicas o
biológicas pueden favorecer el crecimiento de microorganismos y la formación de sus toxinas, por lo que representan un riesgo para la salud
humana. Requieren condiciones especiales de conservación, almacenamiento, transporte, preparación y servicio; éstos son: productos de la
pesca, lácteos, carne y sus productos, huevo, entre otros.
COMPRADOR: Es la persona encargada de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a
un precio adecuado.
CLASE: Para este documento, es la clasificación que se le da al proveedor de acuerdo al grado en el que cubren los requerimientos de la
organización.
EVALUACIÓN INICIAL: Actividad de calificar y analizar por primera vez el resultado obtenido por un candidato al proveedor de la organización,
a fin de garantizar la calidad y estandarización de los productos que elabora.
REEVALUACIÓN: Seguimiento y análisis que se hace del desempeño de los proveedores para establecer planes de mejora o tomar decisiones
por malos resultados o falta de respuesta.
SELECCIÓN: Es el proceso que implica la elección de aquellos proveedores potenciales que cumplan con las especificaciones de la empresa
para su inclusión en el directorio de proveedores.
PROVEEDOR: Persona física o moral que provee a una empresa de bienes o servicios necesarias para su producción; los cuales serán
transformados
para
su
consumo
o
venta.
PROVEEDOR ACEPTADO: Es la clasificación que se le da a un proveedor que cubre los requerimientos de la organización.
PROVEEDOR CONDICIONADO: Es la clasificación que se le da a un proveedor que esta prueba por un bajo desempeño y quien tendrá que
mostrar evidencia documentada de las acciones correctivas tomadas para cumplir con los requerimientos de la empresa.
PROVEEDOR RECHAZADO: Es la clasificación que se le da a un proveedor que no cubre los requerimientos de la organización.
PROVEEDOR OCASIONAL: Proveedor que por el tipo de suministro o necesidades de la empresa, solo se le hace 1 o 2 compras al año y/o con
base a una cotización. Este proveedor se puede manejar fuera del sistema.
PROVEEDOR UNICO: Es aquel proveedor que por las características del insumo a adquirir o por intereses de la empresa, es el único que lo
puede suministrar.
Elaborado por:
TM-GC-F02
Ejecutivo de Compras
Revisado por:
Coordinador de compras
Aprobado por:
Dirección Administrativa
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EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Código: TM-CM-P02
Vigencia: MAYO 2013.
Revisión: 05
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES:
Responsable
No. Act.
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Coordinador de compras/
Ejecutivo de Compras
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Actividad
Cada que se identifica la necesidad de un proveedor se busca a los posibles candidatos de
acuerdo a las siguientes fuentes:
- Medios publicitarios.
- Sugerencias por parte de los usuarios.
- Referencias de la industria.
Se contacta vía e-mail o telefónica al posible proveedor y se le solicita su cotización o lista de
precios, y si aplica solicita también una muestra física del producto.
 La muestra puede ser entregada por el proveedor en el comedor indicado por compras y
el comedor solicitante informará por escrito o vía email a compras, si el producto cubre los
requerimientos.
Evalúan si la cotización es competitiva para Tabares y obtiene la autorización vía e-mail o firma
de dicha cotización o lista de precios por la Dirección Administrativa y/o Coordinador de
Compras.
Los Alimentos Potencialmente Peligrosos (APP) “Lácteos, embutidos y cárnicos”, serán
evaluados por el área de calidad, solo cuando haya sido aceptada la muestra y su cotización
sea competitiva.
Si la cotización y/o lista de precios es aceptada y la muestra es funcional, se informa al
proveedor su aprobación y se le solicita elabore y envíe firmada el Alta de Proveedores TMCM-F05 a la brevedad posible.
 La entrega del cuestionario puede ser vía correo electrónico, fax o físicamente.
 Los proveedores APP que obtengan una calificación menor a 70% en la auditoría
realizada por calidad, podrán ser seleccionados en estatus de condicionados sí se
comprometen a trabajar las áreas de mejora por medio de acciones correctivas a las
cuales se les dará seguimiento conforme al procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas TM-GC-P04.
 En los casos en donde se requiera el insumo o servicio de algún proveedor rechazado o
seleccionar a un proveedor único, debe ser autorizado vía e-mail o físicamente por la
Dirección administrativa y/o Dirección de Operaciones.
Crea el expediente del proveedor seleccionado con los siguientes documentos:
 Formato Alta de Proveedores TM-CM-F05
 Lista de precios
 Resultado de la auditoría realizada por calidad, si aplica.
Registra al proveedor en el sistema, e informa al Área de Cuentas por Pagar para que se de alta
en el proceso de facturación.

Se le entrega física o electrónicamente el Manual de Proveedor TM-CM-P03 y la
Política para Administración de Proveedores TM-CM-I02, firmando este un acuse de
recibo o confirmando el correo electrónico, el cual se almacenará en su expediente.
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES:
Elaborado por:
TM-GC-F02
Ejecutivo de Compras
Revisado por:
Coordinador de compras
Aprobado por:
Dirección Administrativa
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EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Responsable
No. Act.
Código: TM-CM-P02
Vigencia: MAYO 2013.
Revisión: 05
Actividad
Reevalúa a los proveedores, de forma trimestral, enviando el formato Reevaluación de
proveedores TM-CM-F04 a las unidades correspondientes y obteniendo el registro del mismo
para medir el indicador de Servicio.
Los proveedores de insumos APP pueden ser auditados nuevamente por el Área de Gestión de
la Calidad a petición de las Áreas Compras o Dirección General, e inclusive del Cliente.
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Coordinador de compras/
Ejecutivo de Compras
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Los proveedores de capacitación podrán ser evaluados por el proceso de Recursos Humanos.
Los proveedores clasificados como únicos pueden ser reevaluados pero su cambio será
autorizado por la Dirección General.
Si un proveedor de insumos APP no puede ser auditado por al Área de Gestión de la Calidad
debido a distancias (interior de la Republica) o porque no recibe la auditoría, éste debe
sustentar la calidad de sus productos enviando evidencia por medio de acreditaciones vigentes
o resultados de su producto realizados por laboratorio o resultados de auditorías realizadas por
alguna dependencia u organismo, etc.
Define el estatus del proveedor conforme a la calificación obtenida, basándose en los
siguientes criterios:
Calificación Mayor a 80 Pts.
Proveedor Clase A
Calificación de 65.1 a 79.9 Pts.
Proveedor Clase B
Calificación menor o igual a 65 Pts.
Proveedor Clase C
Se les notifica vía e mail y/o telefónica, principalmente a los proveedores clasificados en “B” y
“C” los resultados de sus evaluaciones.
 Se solicita las acciones correctivas vía e mail y/o físicamente donde describa las acciones
a realizar para mejorar en lo que está fallando las cuales deben ser entregadas
preferentemente dentro de los siguientes 20 días hábiles después de que se le notifica.
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 Se dará seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas o planes de acción
pidiendo evidencia a los proveedores, conforme al procedimiento de Acciones
correctivas o preventivas TM-GC-P04.
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Para efecto de compras preferentemente se comprará a los proveedores que hayan quedado
clasificados como A o B y así sucesivamente.
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Si un proveedor se mantiene clasificado como C durante tres veces consecutivas o no entregan
sus acciones correctivas, se realizará una reunión con las partes involucradas y solicitantes del
producto para decidir el desarrollo de un nuevo proveedor dejando evidencia por escrito.
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Genera y entrega Indicador trimestral requerido para la revisión directiva.
5. FORMATOS
TM-CM-F04 Reevaluación de proveedores
TM-CM-F05 Alta de Proveedores
6. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA
TM-GC-P04 Acciones Correctivas y preventivas
TM-CM-P03 Manual de Proveedores.
7. ANEXOS
N/A
Elaborado por:
TM-GC-F02
Ejecutivo de Compras
Revisado por:
Coordinador de compras
Aprobado por:
Dirección Administrativa
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