Cómo generar recursos propios en los archivos nacionales como

CARLOS ALBERTO ZAPATA CARDENAS
Reunir, conservar
y difundir el
patrimonio
documental
Coordinar el
sistema nacional
de archivos del
país
Formular la
política nacional
de archivos
Prestar servicios a
los demás
archivos de la
administración
pública
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Edificios apropiados para el cumplimiento y
desarrollo de su misión.
Equipo profesional altamente calificado y con
formación en diversas disciplinas
Recursos técnicos y tecnológicos
Laboratorios dotados para realizar trabajos
técnicos especializados.
Idoneidad técnica que genera confianza y
confiabilidad
En muchos países los archivos nacionales
podrían aprovechar la capacidad técnica
instalada, representada en:
 Depósitos cuyo espacio no esta ocupado, en especial
en edificios nuevos cuya proyección de crecimiento
debe ser asegurada.
 Laboratorios cuyo aprovechamiento no se maximiza.
 Personal altamente calificado en diferentes áreas.
 Equipos especializados y muchas veces únicos (que no
se utilizan durante periodos muertos - lucro cesante)
El sector público y privado demanda servicios
especializados que generalmente ofrecen empresas
privadas, en áreas como:
▪ Custodia
▪ Conservación y restauración
▪ Asistencia técnica
▪ Capacitación
▪ Interventoría
▪ Digitalización
▪ Consultoría especializada
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El Archivo General de la Nación de Colombia fue creado
en 1989, en reemplazo del Archivo Nacional (creado en
1868)
La Ley de creación del AGN, determinó que su
presupuesto provenía de dos fuentes:
 El presupuesto nacional
 Los recursos propios generados por la misma entidad
El gobierno nacional autorizó la construcción de un
edificio con una proyección a 30-40 años para recibir
las transferencias secundarias de entidades
publicas.
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Durante los primeros años, la totalidad de los
recursos económicos de la entidad provenía del
presupuesto nacional (1989-1999)
A partir del año 2000 el AGN comenzó a
desarrollar proyectos archivísticos mediante
contratos inter-administrativos, permitidos por
la Ley de Contratación entre entidades del
Estado.
La contratación a través de esta modalidad
aumentó de manera progresiva.
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Entre 2000 y 2015, la composición del
presupuesto de la entidad, con recursos
propios, paso del 5% al 55%.
Anualmente el AGN genera recursos propios
que oscilan entre 3 y 6 millones de dólares.
Estos recursos se incorporan al presupuesto
de la entidad en la siguiente vigencia.
Los dineros recibidos por recursos propios se
destinan al desarrollo de proyectos de
inversión del AGN.
2010
USD 2,5MM
2011
USD 3MM
2013
USD 6MM
2012
USD 3,5MM
2014
USD 4,5MM
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Solo se reciben por medio de los siguientes tipos de
proyectos:
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Custodia y administración de archivos
Desarrollo de proyectos archivísticos
Cursos de capacitación
Servicios técnicos: digitalización, restauración y conservación
Los recursos se invierten en títulos de tesorería del
Ministerio de Hacienda.
 Anualmente el MinHacienda incorpora un porcentaje de
los recursos al presupuesto de la entidad (actualmente la
inversión en títulos alcanza los USD 8MM).
 Los títulos de tesorería – TES, generan intereses que se
reinvierten en la entidad.
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Adquisición de HW y SW
Dotación de equipos para el laboratorio
Contratación del personal para desarrollar los
proyectos.
Adquisición de insumos y materiales para el
Archivo
Modernización tecnológica
Desarrollo de proyectos de asistencia técnica
La gestión de los recursos y proyectos demanda
personal adicional y altamente calificado cuya
contratación puede tener dificultades.
 Se requiere de un marco legal que permita la
venta de servicios.
 El control fiscal de los recursos implica mayores
controles
 Posibles conflictos de interés
 Hacienda determina el % de recursos a
incorporar cada año.
 Se puede distraer la misión institucional
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Ha permitido la modernización del AGN
Ha permitido modernizar los archivos
públicos que contratan los servicios del AGN.
Ha servido para mejorar la cualificación del
personal que labora en archivos del Estado
Ha permitido recuperar archivos históricos en
riesgo
Ha contribuido al desarrollo del SNA
La alta demanda de servicios especializados
en gestión documental, las tendencias en
administración electrónica y los avances
tecnológicos, pueden ser aprovechados por
los Archivos Nacionales dada su capacidad
técnica instalada, para desarrollar servicios y
generar recursos propios que se incorporen
directamente a su presupuesto.
Muchas Gracias
Twitter: @czapatacar