control de correspondencia y gestión de archivo.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
CORRESPONDENCIA Y
GESTIÓN DE ARCHIVO
Código: PR-GI-01
Versión: 02
Fecha: 04-10-2013
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TABLA DE CONTENIDO:
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OBJETIVO................................................................................................................................ 1
ALCANCE................................................................................................................................. 1
DEFINICIONES. ...................................................................................................................... 1
RESPONSABLE...................................................................................................................... 1
CONDICIONES GENERALES.............................................................................................. 1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO............................................................................. 2
1. OBJETIVO.
Establecer los procedimientos mediante los cuales se organizan y administran los archivos de gestión y
central de la institución e igualmente se establecen los procedimientos para la correspondencia recibida y
enviada al Instituto San José De La Salle.
2. ALCANCE.
Se inicia con la recepción de los documentos y finaliza con la depuración y organización en el archivo
central.
3. DEFINICIONES.

Documento: Información obtenida y su medio soporte.

Documentos confidenciales: Todos aquellos que identifican el proceso personal del estudiante y del
personal que labora en la institución. El acceso es de carácter restringido.

Documentos de información general: Son todos aquellos dirigidos a la comunidad educativa para
mantener comunicación permanente, veraz y oportuna.

Archivo: Conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o entidad en razón de su
función o de las actividades que desempeña y las cuales se organizan respetando el orden lógico
(cronológico).
4. RESPONSABLE.
Jefe de gestión de la Información: es el directo responsable
establecidas en este procedimiento.
de hacer cumplir las actividades
5. CONDICIONES GENERALES.


La gestión de archivo del Instituto San José De La Salle, se realiza teniendo en cuenta los
requisitos establecidos en la norma Ley 594 de 2.000 Ley de Archivos.
La correspondencia se realizará siguiendo parámetros incluidos en el Acuerdo 066 del
2001 de Archivo General de la Nación para las entidades de servicio público y privado.
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Versión: 02
Fecha: 04-10-2013
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CORRESPONDENCIA Y
GESTIÓN DE ARCHIVO
 Cada dependencia tiene su propio archivo vigente (de gestión) el cual se administra, según
las exigencias del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Los tiempos de retención y acceso en cada dependencia o en el archivo central está
estipulado en el listado maestro de registros y en las tablas de retención documental.
•
Es responsabilidad del jefe de gestión de la información brindar apoyo a los procesos y
dependencias para la adecuada organización y almacenamiento de los documentos.
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
6.1 Administración del Archivo:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO
ASOCIADO
1.Entrega de Documentos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el área debe
hacerse entrega de los documentos al archivo central.
Jefe de
gestión
2. Almacenamiento.
Una vez recibidos los documentos se clasifican y almacenan
de acuerdo a los criterios establecidos.
Responsable de
Archivo
3.Consulta.
Cuando sea necesario o se solicite tener acceso a los
registros, el responsable del archivo central debe hacer una
solicitud escrita al Hno. Rector explicando las razones de la
necesidad de consulta, si el Hno. Rector considera viable la
solicitud la aprobará.
Responsable de
archivo
y
persona
interesada.
4.Copia de Información.
En caso de ser necesario una copia de la información
almacenada en el archivo central se debe hacer una solicitud
escrita al Hno. Rector explicando las razones de la necesidad
de la misma, si el Hno. Rector considera viable la solicitud la
aprobara
5.Depuración del archivo.
De acuerdo en lo establecido en las tablas de retención
anualmente se hará la depuración del archivo.
Responsable de
archivo
Solicitud escrita.
Comité
archivo
Depuración de archivo FGI-04
cada
Entrada de documentos
al archivo central F-GI03
de
Entrada de documentos
al archivo central F-GI03
N.A.
6.2 Trámite de Correspondencia Recibida:
ACTIVIDAD
1. Recepción:
La asistente administrativa se encargará de recibir toda la
correspondencia de la institución de cada una de las sedes, la
radicará con su correspondiente consecutivo y garantizará su
oportuna distribución al destinatario. El documento se recibirá
con copia la cual será
RESPONSABLE
Asistente
Administrativa
de Recepción.
DOCUMENTO
ASOCIADO
F-GI-01.Radicación
Distribución
Correspondencia.
Y
de
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2. Distribución:
Posteriormente
se
debe
entregar
la
correspondencia radicada al destinatario de la misma
controlando su entrega.
3. Verificación:
Frecuentemente la asistente administrativa recepcionista
verificara que la correspondencia haya sido recibida
oportunamente por su respectivo destinatario realizando la
respectiva notificación por escrito.
Asistente
Administrativa
de Recepción.
Asistente
Administrativa
de Recepción.
F-GI-01.Radicación
Distribución
Correspondencia.
Y
de
F-GI-01.Radicación
Distribución
Correspondencia.
Y
de
6.3.Trámite de Correspondencia Enviada:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Planeación de envío.
Los empleados del instituto que necesiten enviar alguna
correspondencia externa deben presentar dicho documento y
entregarlo ante la Secretaria de Rectoría con la finalidad de
que se le asigne un radicado de envió para programar su
despacho respectivo.
2. Radicación:
Toda correspondencia antes de ser enviada debe ser radicar
en el registro correspondiente, la persona encargada por el
rector debe organizarla teniendo en cuenta:
Prioridad
Asunto
Forma de envío, (mensajero o empresa de mensajería)
Destinatario
Ciudad.
Asistente
Administrativa
en Rectoría.
3. Verificación:
La asistente administrativa en rectoría verificara que la
correspondencia haya sido enviada oportunamente hacia su
respectivo destinatario realizando la notificación por escrito
del envió.
Asistente
Administrativa
en Rectoría
Revisó:
Asistente
Administrativa
en Rectoría.
Asistente
Administrativa
en Rectoría.
DOCUMENTO
ASOCIADO
F-GI-02.Radicación
Distribución
Correspondencia
Enviada.
Y
de
F-GI-02.Radicación
Distribución
Correspondencia
Enviada.
Y
de
F-GI-02.Radicación
Distribución
Correspondencia
Enviada.
Y
de
F-GI-02.Radicación
Distribución
Correspondencia
Enviada.
Y
de
Aprobó:
William Javier Cáceres Hernández
Jefe de Calidad
Representante Comité de Calidad
Hno. Mauricio Maldonado Luna
RECTOR