Nombre del procedimiento: CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE

2012
Biblioteca Médica nacional (BMn)
Tec. Lisbeth Cruz García
[Procedimientos para la Conservación de Documentos
en la Biblioteca Médica nacional
]
Objetivo
Contribuir a mejorar las condiciones de seguridad, almacenamiento, manipulación y
exposición de los documentos de la Biblioteca Médica nacional. Delimitando
responsabilidades con respecto a la conservación de fuentes documentales, a través de la
descripción de los procedimientos.
Alcance
Aplica a todo el personal de la Biblioteca que tenga a su cargo la responsabilidad de adquirir,
procesar, organizar e interactuar con los materiales bibliográficos, así como los usuarios que
hacen uso de la colección en la institución.
Referencias
Resolución No. 41 /2009.del CITMA
CNICM/INFOMED. Metodología para la Conservación y Restauración de las Fuentes
Documentales. Departamento Metodológico y de Atención a la Red. Versión: 1.1 Julio 2010
Borrell Saburit A, Cueto González AE, Castillo Navarrete D, Mazorra Fernández Y.
Lineamientos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba.
Acimed [Internet] 2004 [citado 15 Jun 2011]; 12(5). Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm
Responsabilidades
La dirección administrativa de la institución es la máxima responsable de velar por el cuidado
y preservación de los fondos de la Biblioteca, exigiendo la preparación para el personal que
interactúa con las colecciones.
Cargo

Director



Administrador

Actividad
Gestionar con la dirección del CNICM solicitud de
presupuesto para la Conservación Preventiva.
Gestionar la obtención de fondos, donativos o
cooperación de otras instituciones.
Garantizar los insumos necesarios para poder
mantener las colecciones en buen estado físico.
Suministrar los insumos necesarios para el
cumplimiento de la conservación preventiva de los
documentos.
Velar por el mantenimiento de las condiciones del
inmueble.
Jefe de Departamento de
Servicios Técnicos

Designar al especialista que estará al frente de esta
área.

Velar y exigir que se cumplan los procedimientos de
conservación mediante inspecciones sorpresivas a las
diferentes áreas de la institución y otros controles.
Formar y educar a los trabajadores en el conocimiento
de la conservación preventiva.
Programar actividades de educación de usuarios y
trabajadores en la conservación de los documentos.
Coordinar y programar con especialistas de otras
instituciones la asesoría técnica en cuanto a
conservación.

Especialista de Conservación


Trabajadores


Cumplir con los procedimientos.
Capacitarse en materia de Conservación Preventiva.
Definiciones
Acervo: Es una colección o conjunto de colecciones de un individuo o institución, o un fondo o
un grupo de registros o un conjunto de ellos que forman un archivo. Las instituciones con
acervos son las bibliotecas, archivos, instituciones educativas, históricas, religiosas, museos,
órganos de gobiernos y centros culturales.
Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo,
tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética
Documento: Se utiliza genéricamente para designar todas las formas de libros, manuscritos,
registros y otras clases de materiales que contienen información, u otro material con contenido
intelectual, sin importar el medio o formato empleado.
Colección: Unidad bibliográfica o documental que reúne obras o fragmentos de uno o varios
autores, publicados juntos por razón de su afinidad, ordinariamente bajo la dirección de un
editor literario, con título colectivo o sin él.
Estantería: Mueble formado por elementos de apoyo verticales y horizontales que sirve para
albergar unidades de instalación. Puede ser de tipo fijo o de tipo móvil. En archivos, las
estanterías deben reunir las condiciones adecuadas para la correcta conservación de los
documentos.
Conservación: Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los
materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daños y el abandono, incluye los
métodos y técnicas desarrollados por el personal especializado.
Conservación Preventiva: Puede definirse como una acción sobre las causas de la
degradación. La intervención es indirecta (sobre el medio) o directa (sobre las colecciones o
sobre el objeto de la colección) con el fin de reducir los riesgos potenciales de su deterioro.
Conservación Curativa: Puede definirse como una acción sobre los efectos de la degradación.
La intervención es directa y obligatoria sobre una colección o el objeto de la colección cuya
integridad está amenazada.
Preservación: comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el
depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los
métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y
la información contenida en los mismos.
Insumos
Para cumplir correctamente los procedimientos de conservación de los documentos se debe
contar con las condiciones ambientales y de almacenamiento adecuada. Para ello se necesita
instalar sistemas de aire acondicionado, disponer de instrumentos para medir temperatura y
humedad relativa, deshumificadores, aspiradoras, brochas, paños de algodón, alcohol y un
personal calificado para realizar las acciones.
Además se debe contar con los materiales necesarios para que el personal técnico pueda
realizar reparaciones menores y encuadernación de los documentos que lo necesiten.
El personal que labora dentro del área de conservación debe poseer los siguientes medios de
protección: Guantes de latex, nasobucos, batas de trabajo, jabón, toallas.
Resultados
La elaboración de procedimientos para la conservación de los documentos previene y reduce
el daño a las colecciones; ya sea por factores externos como: ambientales, bióticos,
desastres y antropogénicos y factores internos como la propia composición de los materiales.
Interacción con otros Procedimientos
Desarrollo de Colecciones
Manual de procedimentos: procesos técnicos. Biblioteca Médica Nacional. 1997
De Sala de Lectura
De Préstamo Interbibliotecario
De Digitalización de documentos
De encuadernación
De Referencia
De Bibliografía
De Sala de Navegación y Multimedia
De Promoción Científica
Plan de Reducción de Desastre
Políticas de los procedimientos para la conservación de documentos
1. Mantener actualizados los documentos metodológicos rectores que definen
lineamientos y estrategias a seguir para la conservación de las fuentes documentales.
2. Establecer como una de las prioridades del centro la conservación preventiva.
3. Realizar diagnóstico del estado de conservación de las fuentes documentales en la
BMn.
4. Evaluar las condiciones y el mobiliario del depósito o almacén de documentos, así
como otros factores que pueden incidir en el deterioro de las fuentes documentales.
5. Se procederá al cierre total o parcial de la biblioteca en los siguientes casos:
 Las condiciones de deterioro del almacén y el mobiliario pueden traer como
consecuencia la pérdida total de las fuentes documentales.
 El estado de deterioro de las fuentes documentales por agentes biológicos (insectos,
hongos, roedores, microorganismos, bacterias, etc.) compromete la salud de los
trabajadores de la biblioteca.
6. Los procedimientos de conservación de documentos son de obligatorio cumplimiento
para trabajadores y usuarios.
Desarrollo del Procedimiento
Nombre del procedimiento
Procedimiento para la Conservación de Documentos: Acciones escritas de forma clara y
precisa para prevenir posibles daños en las colecciones o bienes culturales, controlando los
riesgos potenciales de deterioro para garantizar la pervivencia de la información.
Manipulación de los materiales en la biblioteca
Cargo
Departamento
Desarrollo de
Colecciones/
Especialista en
Conservación








Personal de
procesos técnicos



Actividad
Recibir el documento por las vías correspondientes.
Hacer revisión del estado de conservación del documento.
Aprobar su entrada de acuerdo con el resultado de la revisión
(Anexo1)
Pasar el documento al departamento de procesos técnicos.
Después de procesados pasa a la sala de cuarentena.
Allí el especialista en conservación revisa los documentos
periódicamente.
Si el documento desarrolla afectación biológica, se le realiza
tratamiento.
Cumplido el plazo de cuarentena, si los documentos están aptos,
se incorporan al fondo bibliográfico.
Evitar la acumulación de ejemplares en espera de ser
procesados.
Realizar las inscripciones con lápiz de grafito suave.
Aplicar los marbetes en el reverso de los documentos y fuera del
área escrita.
Cumplir con las normas generales de manipulación.




Personal técnico
de conservación












Personal técnico
de sala de lectura










Evitar la acumulación de materiales desordenados sobre la mesa
de trabajo.
Extraer correctamente los libros de los estantes.
Al extraer el documento del estante se debe empujar hacia atrás
los ejemplares vecinos y extraer el volumen sujetándolo
firmemente por los planos.
Tener en cuenta el peso, formato, volumen y estado de
conservación de cada obra para manipularlo.
Colocar en el lugar del documento extraído la boleta de solicitud
de préstamo duplicada (fantasma)
Reflejar la cantidad de documentos prestados en las boletas de
solicitud de préstamo.
En caso de inexistencia del documento reflejar en las boletas de
solicitud de préstamos la causa.
Una vez devuelto el documento, colocar en el estante y retirar el
duplicado de la boleta de solicitud de préstamo y firmarla.
Separar diariamente las boletas de solicitud de préstamo según
tipo de documento para la información estadística.
En caso de libros en mal estado, el técnico insertará notas
visibles, realizadas en papel barrera, con mensajes impresos que
aludan a su fragilidad y a la necesidad de consultar con
precaución.
En caso de libros en muy mal estado se restringirá su uso al
mínimo imprescindible.
Evaluar las condiciones físicas del documento que será
reproducido antes de pasar al área de digitalización.
Mantener diariamente la organización del almacén.
Identificar los documentos que requieren proceso de
encuadernación y/o digitalización.
Velar por una correcta extracción de los documentos en las
estanterías abiertas.
Evitar la acumulación de ejemplares abandonados sobre las
mesas tras la lectura.
Reincorporar a los estantes los documentos consultados.
No hacer pilas de libros a la espera de ser devueltos al depósito.
Realizar una revisión de los documentos en el momento de la
entrega y devolución. En el caso del préstamo interbibliotecario
verificar los datos del usuario y determinar fecha de devolución.
No forzar la apertura del volumen encuadernado.
Tener en cuenta el peso, formato, volumen y estado de
conservación de cada obra para manipularlo.
Permitir solamente para consulta tres ejemplares por usuario.
Educar al usuario en el hábito de cerrar los documentos cuando
no lo esté usando.
Fomentar la manipulación cuidadosa.
Orientar a los usuarios en el uso de obras de referencia y otros
materiales, indicando una correcta manipulación.
Asegurar que los materiales bajo su custodia sean manipulados,
Personal técnico
de encuadernación
Personal de
digitalización

con el mayor cuidado posible.
Tomar las medidas pertinentes en caso de violación de la
seguridad de los documentos (Anexo:2)


Reparar los libros dañados cuidando su estructura.
No usar prácticas dañinas como cintas adhesivas, papel, etc.

Evitar la acumulación de ejemplares en espera de la
reproducción.
Realizar un correcto manejo del documento para no dañar las
encuadernaciones.
Evitar presiones inadecuadas en el lomo.
Evitar escanear y fotocopiar documentos en mal estado físico.
Cumplir con las normas generales de manipulación.





Evaluar las obras de referencia teniendo en cuenta las normas
generales de manipulación de los documentos.

Promover los documentos del fondo bibliográfico referenciados
en el Bibliomed, teniendo en cuenta una correcta manipulación
del documento.
Realizar exposiciones de la literatura científica médica,
cumpliendo las reglas de exhibición.
Cumplir con las normas de manipulación para cada actividad
planificada con los documentos.
Educar a los trabajadores y lectores sobre la forma idónea de
manejar la documentación.
Preparar exposiciones en las que se exhiban diferentes daños
materiales a los documentos.
Dejar a disposición del público recomendaciones para la
manipulación de materiales.
Organización de actividades, cursos y conferencias.
Tomar decisión sobre los documentos que requieren proceso de
encuadernación y/o digitalización
Controlar la calidad de los documentos reproducidos por el área
de digitalización.
Controlar la calidad de los documentos reparados por el área de
encuadernación.
Personal de
Referencia / DSI
Personal de
Bibliografía

Promoción
Científica



Especialista de
conservación





Normas generales de manipulación






No mutilar.
No subrayar o anotar.
No forzar la apertura del volumen.
No apoyarse sobre los libros para escribir o tomar notas.
Evitar la acumulación de ejemplares.
No maltratar las encuadernaciones.









No fotocopiar indiscriminadamente.
No comer beber o fumar cuando se esté trabajando con los materiales.
Evitar prácticas extrañas como método de registro, entre las que se encuentran:
a) No introducir lápices, bolígrafos, libros y otros materiales extraños para marcar el
lugar por donde va la lectura.
b) Doblar las esquinas.
c) Hojear rápida y descuidadamente el material, mojando los dedos o haciendo
pliegues en las hojas.
d) Utilizar tarjetas, clips que podrían quedar olvidados.
Cerrar el volumen siempre que no se esté utilizando.
Proteger los libros en mal estado, debe ser reducido su uso al mínimo imprescindible.
No realizar reparaciones, por sencillas que parezcan si no es personal calificado.
Fomentar el uso de reproducciones.
Avisar al bibliotecario cuando un libro está dañado.
Educación de usuarios y trabajadores.
Limpieza de las colecciones
Cargo





Personal técnico de
conservación











Actividad
Debe realizar todas las actividades con prendas protectoras
ya que puede constituir un problema para la salud de las
personas.
Realizar limpieza sistemática, planificadas dos horas diarias.
Eliminar el polvo acumulado en las colecciones con
aspiradora.
La limpieza se lleva a cabo en equipo de dos personas
usando un carrito para libros, uno despeja el estante, el otro
se encarga de la limpieza de las baldas y ejemplares.
Comenzar la limpieza de arriba hacia abajo, siguiendo el
orden de los libros.
Colocar los documentos en el carrito, apoyados con soporte
para libros.
Limpiar el tramo del estante.
Los estantes deben limpiarse con gamuzas o paños de
algodón en seco.
En caso de extrema suciedad pueden humedecerse con
agua y luego secarlos bien con un paño seco.
No usar detergentes comerciales, lejía, amoniaco u otros
productos que desprendan gases nocivos.
Limpiar los libros.
En los libros el polvo depositado se eliminará en seco.
Pasar la boquilla del aspirador provista de un cepillo suave.
Limpiar primero la parte superior del libro, que generalmente
es el área más sucia; luego se procederá a limpiar el resto
del libro
Los volúmenes se sujetarán firmemente con la otra mano.
En los ejemplares dañados por hongos se protegerá la
boquilla por una malla que evita la succión de fragmentos de


Personal de limpieza
Especialista de
conservación







papel.
Colocar los ejemplares limpios al lugar que le corresponda
en el tramo.
Estas actividades no deben prolongarse más de cuatro horas
diarias.
Señalizar los documentos en mal estado.
Realizar cada tres meses el día de la higiene.
Mantener limpio los pisos del depósito.
No barrer los pisos, debe aspirarse.
Los pisos deben lavarse cuando sea necesario.
Evitar salpicaduras de agua en los estantes más bajos.
Controlar las actividades técnica y metodológicamente.
Protección y colocación de los materiales
Cargo

Personal técnico de
encuadernación





Personal técnico de
conservación







Actividad
Confeccionar cajas protectoras o contenedores con
materiales de calidad de archivo (materiales libres de
lignina, azufre y una reserva alcalina. Su finalidad es
proteger los documentos de la luz, polvo, contaminantes
atmosféricos e insectos y reducir variaciones de humedad.
Además proporciona estabilidad física en documentos
delicados
Cambiar las cajas cada 5 años.
Evitar filas excesivamente apretadas en las baldas.
Colocar separadores en las filas incompletas.
Colocar en posición vertical los libros de formato normal
evitando que queden hacia un lado u otro.
Colocar en posición horizontal los grandes formatos o las
obras voluminosas y pesadas.
Colocar los libros demasiado altos con el lomo hacia abajo
para evitar que el cuerpo se desprenda de la
encuadernación.
No elevar pilas de más de dos ejemplares por balda.
Al extraer del estante un documento de gran formato,
almacenado horizontalmente, los volúmenes de encima se
deben transferir a un tramo vacío o a un carrito para libros.
Proteger en cajas o contenedores los materiales más
frágiles.
Almacenar las cajas preferiblemente de forma vertical.
En caso de colocarlas de forma horizontal solo deben
apilarse dos para facilitar la manipulación.
Revisar las cajas periódicamente e informar al técnico de
encuadernación.
Especialista en
conservación

Controlar las acciones técnica y metodológicamente.
Control de las condiciones ambientales
Cargo
Actividad
Mantener condiciones ambientales graduables.
Evitar las fluctuaciones importantes y frecuentes
propias de la climatología natural.
 Verificar diariamente si existe algún salidero o
filtración, dejando por escrito el resultado de la
inspección en el Anexo: 3 (Modelo-4 Supervisión
de salideros o filtraciones en el fondo bibliográfico)
y reportar al administrador.

Personal Técnico
de
conservación
Control
Ambiental
 Realizar mediciones de temperatura y humedad
relativa de forma semanal. Las condiciones
climáticas adecuadas (16-21ºC y 45-55% HR). Se
registrará el resultado en el Anexo:4 (Modelo-7
Registro de Temperatura y Humedad)
 Asegurar una buena circulación del aire en el
depósito.
 Abrir un cuadrante por día para asegurar la
circulación de aire entre los estantes.
 Utilizar contenedores con sistemas de cierre ajustado
(cajas y sobres) para retardar los efectos de los
cambios de temperatura y humedad relativa.
 Disponer de deshumidificadores y humidificadores
para reducir o aumentar la humedad relativa si
fuera necesario.
 Asegurar que los sitios de almacenamiento estén
oscuros.
Protección
de la luz

Encender solamente las luces del estante en que
se está trabajando (los niveles de iluminación
donde se almacenan documentos escritos y/o
manuscritos deben estar entre 50 y 200 lux)

Calidad del
aire


Control de
plagas
Protección
de la luz

Eliminar y evitar todas las eventuales fuentes de
infestación, no consumir alimentos y bebidas ni la
existencia de flores y plantas en áreas donde
existen documentos.

No permitir otras fuentes de luz para consultar los
documentos.
En las salas de lectura se considera aceptable de
200 a 300 lux.
No permitir que los usuarios usen el flash de las
cámaras fotográficas.
Educar al usuario en el hábito de cerrar el
documento cuando no lo esté usando para evitar la
incidencia de la luz innecesariamente.



Personal técnico
de sala de lectura
Control de
plagas
Eliminar las causas de contaminación como sea
posible como: cigarrillos, fotocopiadoras, pinturas,
materiales de construcción, sustancias limpiadoras.
Limpiar y eliminar el polvo.
Mantener puertas y ventanas bien cerradas.

Eliminar y evitar todas las eventuales fuentes de
infestación, no consumir alimentos y bebidas ni la
existencia de flores y plantas en áreas donde
existen documentos.
 Instalar controles ambientales centrales.
Control
Ambiental
 Asegurar que puertas y ventanas cierren bien.
 Mantener el edificio adecuadamente para evitar focos
de humedad.
Administración/
Jefe de
Mantenimiento
Control de
plagas
 Revisar mensualmente el edificio para verificar la
presencia de insectos y plagas. Se llevará registro
detallado de todas las inspecciones. Anexo: 5
(Modelo-9 Inspección del edificio para determinar
presencia de insectos y plagas)
Protección
de la luz
 Verificar cada 6 meses la efectividad de las mangas
protectoras de los rayos UV colocados en los tubos
fluorescentes.
 Garantizar periódicamente la revisión de los filtros
UV colocados en las ventanas.

Especialista en
conservación
Control de
plagas


Revisar todo nuevo material que ingrese a la
biblioteca
Mantener los documentos adquiridos en el área de
cuarentena por el período que se establezca.
Implementar un programa de limpieza e higiene
cada tres meses.(Día de la Higiene)
 Coordinar fumigaciones solo para casos necesarios,
preferiblemente con productos de baja toxicidad.
No usar productos de fumigación directamente
sobre las colecciones.

Personal de
limpieza


Mantener la limpieza de todas las áreas de la
institución.
Desechar la basura diariamente de forma segura y
adecuada.
No intervenir en la limpieza de las colecciones.
Exhibiciones
Cargo


Especialista en
conservación/personal
técnico de
conservación/Coordinador
de la Promoción Científica



Actividad
Mantener un registro de todos los materiales exhibidos.
Controlar con equipos adecuados la temperatura, humedad
relativa, luz, radiación UV y contaminantes atmosféricos.
Asegurar que las vitrinas deben tener cerraduras.
Programar que se cambien las páginas de determinados
documentos regularmente.
Establecer que no se exhiban objetos de papel por más de
90 días.
Reglas para exhibición
1. Utilizar copias siempre que se pueda.
2. No exhibir un objeto de papel valioso en forma permanente.
3. Mantener los niveles de luz lo más bajos posible.
4. Minimizar la exposición a la luz ultravioleta con filtros apropiados.
5. Asegurar que las vitrinas y los marcos estén cerrados, sellados y hechos de materiales que
no perjudiquen su contenido.
Conservación de documentos en otros soportes (CD, DVD, Películas, microfichas)
Personal de
procesos técnicos
Personal de
digitalización

Marcar los CD-DVD sólo en la parte superior y utilizando
medios adecuados.

Duplicar su contenido en forma periódica (sujetas a permisos
de copyright y licencias de uso)
Manipular con cuidado, evitando tocar la superficie sensible
del soporte.
Extraer el soporte de los aparatos de visualización al terminar
la reproducción.
Utilizar soportes y formatos de almacenamiento normalizados.
Comprobar la legibilidad de los materiales de forma periódica.
Registrar todas las acciones desarrolladas.






Personal técnico
de conservación
Personal técnico
de sala de
navegación
científica y
multimedia



Mantener cada soporte en sus cajas originales, excepto
cuando se estén usando.
Almacenar en un ambiente controlado y estable.
Manipular adecuadamente.
Almacenar los medios de forma vertical.

Asegurar el uso correcto de los soportes digitales en la Sala
de Navegación Científica y Multimedia.

Exigir que los usuarios extraigan el soporte de las
computadoras cuando terminen su consulta.


Recoger los materiales y revisarlos.
Devolver los materiales a la sala de lectura.
Patrones de evaluación del procedimiento de conservación

Organización, colocación, manipulación y cuidado de las colecciones de documentos
que integran el fondo documental.

Mantenimiento del control de las condiciones ambientales en los depósitos.
Cómo medir la calidad del procedimiento

Realizar inspecciones en los estantes para comprobar la colocación de los
documentos.

Selección al azar de solicitudes de boletas de préstamo y chequearlas contra el
documento en el estante para comprobar su correcta colocación. Chequeo quincenal.
Plasmarlo en Anexo: 6 (Modelo-10 Chequeo de boletas de préstamo contra el
documento colocado en el estante)

Planificar y realizar inventarios para tener constancia de la permanencia del documento
en la biblioteca.

Controlar las actividades programadas de limpieza.

Inspecciones sorpresivas en los diferentes departamentos para comprobar que se
cumplan las normas de manipulación de los documentos.

Chequear que se realicen las mediciones de temperatura y humedad en los depósitos y
controlar que se mantengan los parámetros establecidos.
Entrada del Documento
(canje, compra,
donación)
Diagrama de Flujo. Manejo del documento
Revisión del estado del documento
No se incorpora
a la colección
NO
SI
Buen estado físico
del documento
Proceso técnico del documento
Cumplir Normas de Manipulación
Sala de Cuarentena
Vigilancia periódica
Fondo Bibliográfico
NO
Daño Biológico
SI
Realizar tratamiento
Curado
Diagrama de Flujo. Fondo Bibliográfico
Fondo
Bibliográfico
Sala de Lectura y
préstamo
interbibliotecario
Realizar préstamo
Formato impreso o
Digital





Acciones:
Limpieza de la colección
Protección y colocación correcta de los materiales
Cumplir Normas de Manipulación
Control de las condiciones ambientales
Reproducir documentos
Sala de Navegación
Científica y Multimedia
Realizar préstamo
Formato Digital
Servicio de Referencia
Realizar préstamo
Formato impreso o
Digital
Servicio de Bibliografía
Promover el
documento
impreso o Digital
con productos
bibliográficos
Promoción
Científica
Exhibe y
promueve el
documento
ANEXOS
Anexo: 1
Indicadores a tener en cuenta para la aceptación de los documentos en la Biblioteca Médica
nacional:
ESTADO DE CONSERVACIÓN
No de Reg.___________
PH antes: ___________
PH después: ____________
Título o Descripción: ____________________________________________
Lugar: ________________________________________________________
Fecha: ____________________
Soporte: _______________________________________________________
Pérdidas
Roturas
Agentes externos
Zonas perdidas
Desgarros
Perforaciones
Cortes
Manchas
Quemaduras
Zonas separadas
Hongos
Rozaduras
Cuarteamiento
Insectos
Abarquillamiento
Zonas saltadas
Parches o cintas adhesivas
Pliegues
Decoloración
Soportes
Arrugas
Oscurecimiento
Tintas
Dobleces
Amarillamiento
Empalidecimiento
Pérdida de color
Suciedad general
Trazo difuminado
Acción corrosiva
Observaciones: _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Anexo: 2
Reglamento de los usuarios para la conservación de documentos
1.
2.
3.
4.














Dejar en la recepción sus pertenencias para pasar a consultar el documento.
Se permitirá solamente 4 usuarios por mesa para la consulta de los documentos.
Permitir solamente para consulta tres ejemplares por usuario.
Deberá cumplir con las normas generales de manipulación:
No mutilar.
No subrayar o anotar.
No forzar la apertura del volumen.
No apoyarse sobre los libros para escribir o tomar notas.
Evitar la acumulación de ejemplares.
No maltratar las encuadernaciones.
No fotocopiar indiscriminadamente.
No comer, beber o fumar cuando se esté trabajando con los materiales.
Evitar prácticas extrañas como método de registro, entre las que se encuentran:
a) No introducir lápices, bolígrafos, libros y otros materiales extraños para marcar el
lugar por donde va la lectura.
b) Doblar las esquinas.
c) Hojear rápida y descuidadamente el material, mojando los dedos o haciendo
pliegues en las hojas.
d) Utilizar tarjetas, clips que podrían quedar olvidados.
Cerrar el volumen siempre que no se esté utilizando.
Proteger los libros en mal estado, debe ser reducido su uso al mínimo imprescindible.
No realizar reparaciones, por sencillas que parezcan si no es personal calificado.
Fomentar el uso de reproducciones.
Educación de usuarios y trabajadores.
5. El usuario deberá informar al bibliotecario si el documento que está consultando tiene
alguna mutilación o deterioro.
6. En caso de cometer violaciones contra la seguridad del inmueble o sus
colecciones(realizar mutilaciones al documento o intento de robo), se aplicarán la
siguientes medidas:
 Se levanta un acta al usuario con la descripción del hecho y sus datos personales que
se archivará en el departamento de Servicios al Público.
 Se enviará el acta de notificación del hecho a su centro de estudio o de trabajo.
 Se suspenderá la entrada a la biblioteca (permanente o temporal), por tanto a todos
sus servicios, de acuerdo con la magnitud del hecho.
 Se exigirá el pago del libro mutilado o hurtado.
Anexo: 3
Modelo-4 Supervisión de salideros o filtraciones en el fondo bibliográfico. Frecuencia
diaria
Fecha
Presencia de
Área afectada
Nombre del que
inspecciona
Salideros o filtraciones
Anexo: 4
Modelo-7 Registro de Temperatura y Humedad. Frecuencia semanal
Fecha
VALORES
Temperatura
HR
Nombre del que
inspeccionó
Anexo: 5
Modelo-9 Inspección del edificio para determinar presencia de insectos y plagas.
Frecuencia mensual
Fecha
Presencia de Insectos
y Plagas
Área afectada
Medidas
tomadas
Nombre de la
persona que
inspeccionó
Anexo:6
Modelo-10 Chequeo de boletas de préstamo contra el documento colocado en el
estante
Fecha
Clasificación
del documento
Correcta
colocación en el
estante
Si
No
Nombre del técnico
que colocó el
documento
Nombre de
la persona
que
inspeccionó
Bibliografía Consultada
Borrell Saburit A, Cueto González AE, Castillo Navarrete D, Mazorra Fernández Y.
Lineamientos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de
Cuba. Acimed [Internet]
2004 [citado 15 Jun 2011]; 12(5). Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm
Sánchez Hernández A. Políticas de Conservación en Bibliotecas. Madrid: Arco/Libros, 1999
IFLA: Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas [Internet]. Compilado y
editado por Edward P. Adcock. Santiago de Chile; 2000 [citado 15 Jun 2011]. Disponible en:
http://archive.ifla.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf
El manual de preservación de Bibliotecas y archivos del Northeast document Conservation
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