Formación y Promoción de RRHH

Recursos Humanos
admón. y Finanzas
TEMA 4-FORMACIÓN Y PROMOCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
1-FORMACIÓN Y DESARROLLO DE LOS RRHH
Los recursos destinados a formación deben considerarse como una inversión que aumenta el
valor que aportan a la organización quienes trabajan en ella. La actividad formativa se inserta
dentro de la función de desarrollo de los RRHH; por tanto, la formación debe acompañar al
trabajador durante su carrera profesional. Hoy, las empresas han de adaptarse a circunstancias
cambiantes y se requieren empresas ágiles, capaces de aumentar y disminuir de tamaño, de
moverse geográficamente y de competir en diversos mercados, ...; por ello, conduce a las
empresas a contar con RRHH que posean la preparación adecuada para poder desempeñar
nuevas funciones y adaptarse a las circunstancias(gestión de competencias).
A-El desarrollo profesional. Formación y competencias
Las organizaciones que invierten en formación pueden aumentar su valor y obtener ventajas
competitivas respecto a otras entidades que no lo hacen (debido al incremento de calidad en el
trabajo ). La formación tiene estos objetivos:
-Adaptación de los RRHH a las necesidades de las empresas mediante la adquisición de
nuevas competencias, mejora de las que se poseen
-Incremento de la motivación La forma de actuar de una persona responde a uno o varios
impulsos conscientes o inconscientes sobre los que ésta tiene mayor o menor control. Estos
impulsos que nos inducen a actuar de determinada manera reciben el nombre de motivación.
Para entender cómo surgen las motivaciones y poder influir en ellas, hay que partir de la situación
de necesidad en la que se encuentra una persona; esta situación genera insatisfacción y, para
superarla, el individuo decide actuar ( motivación) con el fin de conseguir aquello que reduzca su
necesidad y le provoque un estado de bienestar. Las motivaciones de cada persona evolucionan
en su vida, conforme lo hacen sus necesidades, y varían de forma notable de un individuo a otro.
La satisfacción en el trabajo tiene influencia sobre el buen funcionamiento de las organizaciones.
Por ello analizamos los incentivos a aplicar en la gestión de RRHH. La utilización de incentivos
debe adaptarse a las necesidades, inquietudes y expectativas de quienes trabajan en la entidad;
la finalidad de un incentivo es producir motivación, y ésta depende de las circunstancias sociales,
emotividad y modo de percibir las cosas de cada persona. El incentivo ha de ser adecuado y ha
de aplicarse en el momento oportuno y dirigirlo al objetivo pretendido.
-El dinero: se piensa que es la mejor forma de incentivar a los trabajadores. Esto sólo es
parcialmente cierto pues puede no ser un instrumento de motivación aún habiendo aumentado
los costes de la empresa. Los sueldos elevados no son garantía de efectividad de los RRHH,
pero si las empresas que los pagan actúan correctamente, pueden seleccionar a las personas
más cualificadas, con mayor valor en el mercado.
-Las expectativas: Constituyen un factor esencial en la motivación. Cuando una persona es
consciente de que sus esfuerzos son eficaces y apreciados, y en consecuencia tiene
posibilidades de traducirse en éxitos profesionales, se siente motivado para continuar
esforzándose, y sus logros inciden de forma positiva en la autoestima y deseo de superación.
Página 1
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
-El trato equitativo: Tratar con equidad a la gente es fuente de motivación; esto no significa
hacerlo de modo igualitario, sino establecer las diferencias compatibles con la labor que realiza
cada uno, de forma que la especial dedicación, eficacia, preparación y disponibilidad de los
trabajadores sea tenida en cuenta en el plano retributivo y también en la consideración,
felicitaciones, ascensos y confianza que la empresa otorgue en cada caso.
Con frecuencia, las diferencias de trato justas que pretenden incrementar la motivación se
perciben como situaciones de favoritismo por parte de quienes no reciben las felicitaciones.
-La participación en el trabajo: Otorgar áreas de responsabilidad, delegar funciones, hacer
partícipes a los subordinados de la solución de los problemas y pedirles su opinión son formas de
demostrar confianza, de considerar a los trabajadores, de darles importancia y de hacerles
corresponsables de los objetivos de la empresa. Adoptar una política participativa de personal,
con frecuencia, fomenta la autoestima y resulta muy motivadora. A veces, ciertas personas son
incapaces de responsabilizarse de una tarea; es necesario tener en cuenta estas circunstancias
para adoptar la política de participación a las necesidades de la empresa.
-El reconocimiento: Del mismo modo que es necesario reprender e incluso sancionar conductas
improcedentes, hay que felicitar y premiar a las personas que hacen bien su tarea. Son técnicas
positivas de refuerzo de la conducta laboral.
-Superación de la resistencia al cambio La formación es muy valiosa para reducir las
incertidumbres y aumentar la capacidad de quienes se han de enfrentar a nuevos retos
B-La formación como proceso. Tipos de formación
Todo trabajador, y, especialmente aquellos que prestan sus servicios en sectores sometidos a
cambios profundos y rápidos, tienen que formarse permanentemente. Hay momentos en los que
conviene recibir una formación con objetivos específicos. Existen diversas modalidades:
-
Formación de inserción o acogida: al ingresar nuevos trabajadores en la empresa,
conviene impartirles un cursillo de formación. El 1º objetivo: integrar a los nuevos
trabajadores, informándoles sobre la estructura y funcionamiento básico de ésta, sus
normas de actuación profesional, la filosofía de la entidad y lo que se espera de ellos, así
como las posibilidades de desarrollo profesional que tienen en la organización. El 2º
objetivo: el entrenamiento en las técnicas operativas básicas.
-
Formación inicial: después del cursillo de acogida, a veces, se plantea una formación
inicial en el puesto de trabajo para que el nuevo empleado adquiera las destrezas
necesarias para desempeñar satisfactoriamente su cometido. Una de las modalidades de
formación inicial es el Training within Industry (TWI) para el aprendizaje de actividades
manuales. Este método se basa en una descomposición minuciosa de las tareas que va a
desempeñar el operario; éstas, inicialmente, son analizadas de forma crítica por el jefe y
ejecutadas, una a una por el trabajador bajo su supervisión; después, el conjunto de tareas
vuelve a ser realizada de modo continuo por el empleado (bajo supervisión) hasta que
adquiera una destreza aceptable. Otra modalidad es la rotación por puestos de trabajo,
consistente en que la persona sometida a formación acompaña a los empleados que
realizan las distintas tareas durante el tiempo necesario para conocer el contenido esencial
de sus puestos de trabajo; en una 2ª fase, la persona en formación ejecutará
personalmente dichas tareas, realizando, p.e., sustituciones.
Página 2
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
-
Formación para el ascenso: la promoción es una de las medidas empresariales que
producen mayor motivación; por ello conviene aprovechar el impulso motivacional para
incrementar el interés y dedicación del trabajador que asciende. Una medida para
conseguir este objetivo consiste en someter a las personas que acceden a puestos de
mayor categoría a un curso de ascenso; en este tipo de formación subyace el mensaje de
haber sido elegidos por sus buenas capacidades profesionales así se incrementa la
autoestima de aquellos que han promocionado y se busca su gratitud en términos de
dedicación, responsabilidad y esfuerzo. El contenido de los cursos para el ascenso suele
consistir en mostrar las funciones, tareas y responsabilidades futuras y las normas de
actuación profesional del nuevo cargo al que se acaba de acceder; además se instruye
sobre determinadas técnicas de gestión como las relativas a la dirección de los RRHH que
estarán a su cargo.
-
Formación continua: los directivos saben que la buena formación de los RRHH es una
ventaja competitiva para sus empresas, por lo que todos los directivos, cuadros y
empleados participan periódicamente en las actividades formativas de la empresa. Muchos
de los cursos se imparten total o parcialmente por vía informática, a través de internet, de
la Intranet corporativa o con soporte multimedia.
2-ORGANIZACIÓN DE LA FORMACIÓN
Las acciones para el desarrollo de los RRHH deben incluirse en la planificación global de la
empresa. La planificación del dpto de formación es una parte de la del Dpto de RRHH.
A-Detección de necesidades de formación. Enfoque de orientación al cliente.
Hay que conocer las necesidades de formación para poder establecer sus prioridades. Para ello,
se debe atender al menos a las siguientes circunstancias: planificación y programación del
conjunto de la compañía, análisis de la realidad que conforma la plantilla de la empresa,
evolución de las técnicas aplicables al trabajo. Ahora se utiliza el enfoque de orientación al
cliente en materia de detección de necesidades formativas; según este enfoque, el dpto de
desarrollo de RRHH, se encarga de descubrir las necesidades formativas y de orientar a otros
dptos sobre sus necesidades en esta materia y sobre cuáles son los medios más adecuados para
satisfacerlas. En consecuencia, cuando se adopta la orientación al cliente, el servicio de
formación se convierte en un asesor y considera al resto de la organización como clientes cuyas
necesidades hay que satisfacer. Para detectar necesidades formativas se pueden utilizar las
siguientes fuentes:
-reuniones con los responsables de otros departamentos para evaluar sus necesidades
formativas y asesorarles
-expedientes de los trabajadores donde figurarán datos sobre sus circunstancias personales,
calificaciones en el desempeño de anteriores puesto, cursos, titulaciones,...
-últimos informes de evaluación enviados por los jefes. Estas evaluaciones periódicas, que se
integran en el expediente de cada individuo, sirven para asignar la componente variable del
salario y para proyectar su carrera profesional.
Página 3
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
-retrasos y faltas al trabajo. El absentismo puede ser índice de desmotivación, situación sobre
la que se puede actuar a través de la formación. En los casos más graves, se tomarán medidas
disciplinarias
-peticiones de traslado
-entrevistas periódicas: para conocer personalmente a las personas que formen la empresa,
así como sus expectativas y necesidades
B-El presupuesto de formación
En cada ejercicio, el dpto de RRHH debe elaborar una programación anual de las acciones
previstas para el próximo ejercicio, sus destinatarios, los medios necesarios, su calendario,...
Los programas anuales deben acompañarse de un presupuesto que prevea la financiación y el
destino de los fondos dedicados a cada acción programada. En materia de formación, se
establecen los objetivos, los cursos previstos, los ponentes, los destinatarios, el sitio y fecha de
realización, el coste presupuestado,... Los elementos que pueden influir en el coste de la misma
son:
1-Gastos de personal como los de los trabajadores que reciben el curso (ya que, si este se
realiza durante la jornada laboral, se les paga el salario aunque no realicen su actividad habitual),
personal encargado de impartir la formación (Incluye las remuneraciones de los formadores y
del resto del personal pedagógico) y personal administrativo (contribuye al trabajo de
elaboración y gestión administrativa de la formación).
2-Otros gastos como: gastos de material y equipos, alquileres, seguros, teléfono, correo, gastos
de amortización de locales, tributos,...
C-Formación y outsourcing
Las actividades de formación son de las que más se han externalizado últimamente. Cuando un
programa formativo se imparte sólo a los empleados de una entidad se le llama formación in
company. El diseño de este tipo de programas requiere gran colaboración entre la empresa
consultora y la empresa que mantendrán reuniones para la transmisión de los valores
corporativos (cultura empresarial), detección de problemas y necesidades de formación, diseño
de objetivos,...
Las actividades de formación que desarrollan las escuelas de negocios de las grandes empresas
son compatibles con la tendencia al desarrollo de estas actividades por compañías externas
(outsourcing).
D-Metodología y técnicas de formación
Al diseñar la metodología de los cursos de formación hay que tener en cuenta las características
de sus destinatarios (formación previa, situación en el organigrama, experiencia, intereses,...).
Las pautas metodológicas a seguir son: metodología activa y participativa, favorecer el trabajo
en grupo y hay que utilizar soportes didácticos adecuados
La formación empresarial debe facilitar el contacto entre los diferentes participantes en los
cursos, para que se contrasten experiencias y se fomente las relaciones con otros colegas o
instructores. Por ello, en los cursos presenciales se suelen programar actos que facilitan la
relación entre los participantes; visitas, cócteles, comidas,...
La formación empresarial utiliza técnicas en las que el empleado debe aplicar de forma
permanente los conocimientos y capacidades que va adquiriendo en el proceso formativo, al
Página 4
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
tiempo que resuelve casos y situaciones relacionados con los problemas que se presentan en su
actividad cotidiana. Las técnicas más utilizadas:
-Enseñanza programada: es un método de instrucción individual, generalmente a distancia,
dirigido a un gran número de trabajadores. Consiste en la elaboración de una serie de textos, por
parte de expertos, para las diferentes materias de la formación que se pretende impartir. Los
contenidos de los textos se dividen en pequeñas unidades conceptuales acompañadas de
cuestiones a las que el individuo debe responder; si contesta bien, podrá avanzar en el estudio
de contenidos posteriores pero si no es así, se le remite al repaso de conceptos previos.
-Método del caso: consiste en la resolución de casos prácticos que se producen en la actividad
diaria de la empresa. Una vez explicados los conocimientos previos, el instructor plantea casos a
los diferentes individuos o a los distintos equipos de trabajo; cada uno de ellos, elabora una
propuesta de resolución que se expone a todo el grupo. Así, las distintas soluciones aportadas
podrán ser criticadas por los restantes equipos de trabajo y comentadas por el instructor.
Este método es adecuado para aquellos puestos en los que es preciso tomar decisiones a partir
de un análisis completo de datos; además, fomenta el trabajo en grupo y el espíritu de
colaboración entre miembros de la empresa de similar nivel profesional.
-Desempeño de un papel o role playing
Para desempeñar un papel se utilizan las técnicas del psicodrama. Cada persona o grupo adopta
un perfil profesional y unas funciones concretas, y las ejerce en público. Después, todo el grupo
analiza y critica, con el instructor, los aspectos positivos y negativos de dichas intervenciones.
Esta técnica es muy útil en la formación de vendedores.
-Juegos de simulación o business game
El método de los juegos de simulación o de negocio se suele utilizar para la formación de
gerentes en la toma de decisiones. Consiste en reproducir, con la tecnología habitual de la
empresa, la realidad en la que el directivo deberá tomar decisiones. Este método se adapta
perfectamente a la instrucción en grupo. En el proceso cada equipo adopta la estrategia que
considera más adecuada para conseguir los objetivos propuestos, se toman decisiones y se
evalúan los resultados. Estos juegos se efectúan con apoyo informático, pues el software mide
los resultados conseguidos a partir de las decisiones adoptadas.
E-Nuevas tendencias en formación: e-learning, coaching, mentoring y outdoortraining
Muchas empresas recurren a Internet para impartir cursos de formación (e-learning). A través de
internet se consiguen muchas ventajas como evita desplazamientos, permite la formación
simultánea de muchos trabajadores, hay libertad horaria para las actividades del curso. Los
costes del e-learning son reducidos(el mismo curso puede ser utilizado por muchas personas y
no hay aulas ni hoteles para los asistentes).
El inconveniente es que los contactos e intercambios de experiencias que surgen en la formación
presencial se pierden, pues aunque existen los chats, foros de discusión y correo electrónico para
resolver las consultas, la espontaneidad no es la misma que en los cursos presenciales. En el elearning se utilizan mucho los simuladores donde el empleado puede ver el resultado de las
decisiones que ha tomado.
El coaching es un sistema de formación de entrenamiento personal en el que el entrenador
(coach) se convierte en tutor de las personas que tiene a su cargo y les ayuda a mejorar
mediante evaluación continua, corrección de puntos débiles y refuerzo de capacidades. El coach
se entrevista sucesivas veces con la persona a su cargo, valora sus progresos. En el coaching se
Página 5
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
establece una relación personal entre el entrenador y el entrenado para potenciar las
capacidades de éste.
El mentoring es una fórmula de apoyo al desarrollo profesional de personas concretas a quienes
se desea reforzar en la evolución de su carrera. A estas personas se les asigna un mentor, que
es un profesional con una posición consolidada en la empresa, que ayuda al empleado a
comprender cómo influye su comportamiento en su progreso dentro de la entidad, teniendo en
cuenta las costumbres y características de la empresa donde trabaja.
El outdoortraining (significa entrenamiento al aire libre) constituye un medio de formación cada
vez más utilizado. Los programas de outdoor consisten en juegos al aire libre donde participan
personas de diferentes rangos, con el fin de mejorar la comunicación, desarrollar competencias
de trabajo en equipo, entrenarse en la resolución de problemas y fomentar las relaciones
interpersonales.
Las sesiones de outdoor se suelen realizar en fines de semana y la empresa paga el hotel y
manutención ( a veces se incluyen a las familias) e incluso abona una compensación por gastos.
3-VALORACIÓN DE PUESTOS. PROMOCIÓN E INCENTIVOS
A-Valoración de puestos de trabajo
Es un procedimiento encaminado a diferenciar cuantitativa y cualitativamente los puestos que
tiene una empresa para determinar el valor de cada puesto en relación con los demás.
Para establecer un sistema de retribución motivador y planes de carrera o itinerarios
profesionales hay que definir el mapa de puestos de trabajo de la empresa. Dicho mapa
constituye el catálogo de puestos valorados según la importancia que ésta les otorga. A cada
puesto se le asigna un nivel o categoría y una retribución. Hay diferentes formas de valorar los
puestos de trabajo:
-Métodos globales: se fundamentan en el análisis de conjunto de cada puesto; éstos se ordenan
de forma jerárquica y por comparación con otros existentes en la empresa.
-Métodos analíticos: se analizan las distintas funciones que se realizan en cada puesto y se les
asigna una puntuación. El valor otorgado a cada puesto y por tanto su nivel, es la suma de los
puntos asignados a las diferentes funciones que en él se ejecutan. Esta forma de valoración es
más exacta que la anterior aunque más lenta
-Métodos mixtos: Se combinan los dos anteriores. Una de las modalidades mas habituales
suele ser la de aplicar métodos analíticos para los puestos considerados clave y completar el
catálogo de puestos mediante la comparación con los primeros.
B-Desarrollo profesional, planes de carrera y competencias
Los ascensos y las expectativas suelen constituir fuentes de motivación para los integrantes de
cualquier organización. Combinando promoción y expectativas potenciamos la motivación.
La forma de conseguir el efecto combinado es realizar una adecuada planificación de carreras
o de itinerarios profesionales, de modo que los trabajadores se formen una idea clara de cuáles
son sus expectativas profesionales.
El diseño de planes de carrera se ha visto modificado en los últimos años por la influencia de la
competencia creciente y de la evolución tecnológica en las empresas.
La orientación al cliente exige que quienes están en contacto con la actividad empresarial tengan
cierta capacidad de decisión para resolver los problemas y satisfacer las necesidades que ésta
presenta. Si a dicha exigencia unimos la progresiva complejidad de las funciones que realizan las
Página 6
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
empresas, vemos que los puestos básicos de una organización debe ser especializados, pues en
ellos se decide y se utilizan conocimientos complejos.
Las 2 circunstancias mencionadas, junto con la flexibilidad que necesitan las empresas
sometidas a mercados muy competitivos y circunstancias que cambian con gran rapidez, están
transformando las estructuras organizativas en los sentidos siguientes:
-se tiende hacia organizaciones con pocos niveles de jerarquía
-se opera de forma descentralizada, de modo que quienes atienden directamente a los clientes
tienen cierta autonomía y capacidad de decisión.
-en las estructuras organizativas descentralizadas, con pocos niveles de mando, existe cierto
reparto del poder entre los distintos puestos que gozan de una relativa autonomía.
-casi todos los puestos de trabajo son especializados, en mayor o menor grado.
-funciones que eran realizadas por dptos de la empresa ahora se encargan a otras compañías.
Con esto se reducen las posibilidades de “hacer carrera” dentro de una empresa, ya que las
posibilidades de promoción son más pequeñas que antes al tener un organigrama más plano.
Para conciliar el impulso motivador de las expectativas de progreso profesional con la dificultad
de llegar a ocupar puestos de rango superior, muy escasos en organigramas con pocos niveles,
se pueden arbitrar varias políticas:
-Creación de rangos o categorías profesionales dentro de un mismo nivel o grupo profesional, en
cuyo seno existe movilidad funcional.
-Promoción entre las diversas compañías del grupo de empresas. Cada vez es más frecuente
que dentro de un grupo de empresas las personas valiosas ocupen puestos de responsabilidad
creciente en una u otra compañía del mismo ( ampliando así el techo profesional).
-incrementos retributivos variables crecientes, asociados al desempeño y a la productividad.
C-Productividad, incentivos y retribución variable
La productividad laboral es la aportación que los trabajadores efectúan a la producción o
actividad de la empresa. Algunas personas, a pesar de mostrarse insatisfechas, son más
productivas que otras que dicen sentirse a gusto con su trabajo. No se puede extraer la
consecuencia de que la productividad es independiente de los incentivos, sino que esa mayor
eficacia puede ser consecuencia de la mayor capacidad o sentido de responsabilidad de las
primeras.
En ningún caso la ausencia de incentivos y de motivación puede ser considerada una fórmula
para dirigir los recursos humanos. Para conseguir que los incentivos alcancen su máxima validez
deben personalizarse y adaptarse a las necesidades de quienes lo reciben.
Uno de los incentivos más comunes es el porcentaje de retribución variable dentro del salario
asociando la componente variable a varios factores: objetivos personales, evaluación periódica
de las competencias, objetivo de grupo,...
4-CONTROL DE RRHH
El control de personas tiene una triple acepción: la medida en que se han alcanzado los
objetivos, valoración de las competencias y aspectos disciplinarios. A partir de los datos
obtenidos, la dirección efectúa una reflexión sobre las causas de las desviaciones observadas y
las medidas que es preciso adoptar para reducirlas. Esto es el control crítico.
Página 7
Tema 4
Recursos Humanos
admón. y Finanzas
La eficacia del sistema de control depende de la calidad del sistema de información sobre el que
se sustenta. Es preciso contar con una base de datos completa y actualizada de forma
permanente sobre las características y circunstancias de las personas que prestan sus servicios
en la empresa. Los procedimientos de control son variados:
-las encuestas: mediante cuestionarios anónimos. Este método es utilizado para valorar los
cursos y los programas de formación
-los informes de cuadros medios: los jefes de los departamentos suelen enviar informes del
personal a su cargo; estas opiniones son interesantes para conocer a los empleados (formación,
deseo de colaboración, eficacia, conflictos, absentismo, dedicación, responsabilidad, calidad del
trabajo, ,...). El inconveniente son las distorsiones subjetivas que puede introducir el jefe al
valorar a sus subordinados .
Para minimizar el riesgo de evaluaciones demasiado subjetivas se aconseja que los informes de
valoración se cumplimenten en un momento tranquilo, al margen del ajetreo laboral y por varios
responsables de forma simultánea.
Una forma de evaluación es la 360º que consiste en que el mando que evalúa a sus empleados
es valorado ahora por ellos.
-Expediente personal: donde debe constar sus datos personales y de formación y su historial en
los diferentes puestos y funciones que ha ocupado en la organización.
-Quejas y peticiones de traslado: si son muy frecuentes, aporta una idea sobre la inestabilidad
de quienes las formulan y sobre sus dificultades para integrarse en equipos y puestos de trabajo.
-Análisis de información diaria: cierta información, como las fichas de control de asistencia y
puntualidad, pueden dar una idea sobre el comportamiento de los trabajadores
-Visitas de inspección
Por lo que respecta al control disciplinario del personal, se puede decir que es un aspecto parcial
del sistema global de control.
Página 8
Tema 4