Instructivo Planificacion y Control de Cambios al

Código: ASIG-I-02
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL SIG
INSTRUCTIVO PLANIFICACIÓN Y
CONTROL DE CAMBIOS AL SISTEMA DE
CALIDAD
Versión: 1.0
Fecha: Junio 27 de 2014
Página: Página 1 de 3
1. Objetivo
Definir estándares, buenas prácticas y responsabilidades, relacionadas con el control de las modificaciones
generadas en el Ministerio del Trabajo, en planes, proyectos, programas, procesos, e infraestructura física
o tecnológica.
2. Definiciones
Cambio: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o permanentemente a una organización,
actividades, tareas, equipos, materiales, especificaciones, servicios, programas de control de procesos.
Los cambios pueden ser en los procesos, actividades, metodologías de trabajo, condición operacional,
diseño, planificación, etc., que puedan afectar la seguridad de las personas, el proceso o los bienes físicos.
Buenas prácticas para la Administración del Cambio: Es el mínimo estándar a ser utilizado en la
ejecución (diseño, adquisiciones, construcción, montaje, puesta en marcha y entrega a operaciones) de
proyectos, la organización, en las actividades de los procesos, condiciones de trabajo, equipos,
estructuras, insumos y en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio.
3. Descripción de las actividades
3.1 Identificación de cambios
El Responsable de proceso, debe asegurar que todo cambio que implique una modificación sea
identificado.
3.2 Análisis de cambios
El cambio que se requiera realizar debe ser analizado con el propósito de asegurar que el impacto que
genera se encuentra debidamente evaluado, controlado y se han efectuado todas las medidas necesarias
para evitar un incidente a las personas, pérdida, desviación en las variables claves de los procesos o
generación de impacto al medio ambiente.
Los cambios identificados pueden ser en alguno o varios de los siguientes aspectos:
• Plazos comprometidos
• Recurso humano
• Aspectos Medioambientales
• Entorno
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Versión: 1.0
Fecha: Junio 27 de 2014
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• Interferencias
• Equipos y herramientas
• Materiales
• Estándares
• Especificaciones técnicas
• Costos
• Riesgos
• Diseños de Ingeniería y desarrollo
• Metodología de Trabajo
• Requisitos Legales
• Rediseño Organizacional
• Condiciones Operacionales
En el análisis del cambio se debe identificar de forma clara el objetivo, los beneficios esperados y los
ámbitos a los cuales el cambio aportará mejoras, para lo cual se deben considerar todos los indicadores
que serán favorecidos con el cambio. Además se deberá identificar los recursos requeridos para efectuar el
cambio e indicar a quien impacta.
3.3 Evaluación de cambios
Una vez identificado y analizado el cambio, se debe determinar si el cambio es favorable para el proceso.
Evaluación No Favorable para el proceso:
Se deberá realizar nuevamente el análisis del tipo de cambio. En aquellos casos que la segunda
evaluación indique que el cambio no es favorable se determinará que el cambio no es factible de
implementar.
Evaluación Favorable para el proceso:
Si el cambio es identificado como favorable, se debe determinar si el cambio genera riesgos a la ejecución
del proceso.
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3.4 Evaluación de riesgos
Para determinar si el cambio genera riesgos o afecta algún riesgo establecido en el proceso, el
responsable de proceso debe evaluar los factores de riesgo, tanto internos como externos; Las
consecuencias, la valoración del riesgo antes de los controles, los controles existentes, la valoración del
riesgo después de aplicar los controles y el plan de manejo del riesgo. En caso de generar un nuevo
riesgo al proceso se debe seguir los lineamientos establecidos el procedimiento de gestión de riesgos
ASIG-PD-05.
Si en la evaluación el resultado indica que el riesgo es CRÍTICO o ALTO se deben redefinir los controles,
hasta asegurar que los controles harán del riesgo BAJO o MODERADO.
Si el riesgo es BAJO o MODERADO, los controles establecidos deben ser implementados en su totalidad,
El responsable del proceso debe determinar la efectividad de los controles, en su defecto se deberán
revisar y redefinir nuevamente los controles.
3.5 Actualización de documentos producto del cambio.
Una vez identificado y evaluado el cambio, se debe determinar que documentos serán los que se deben
revisar y/o modificar para dejar establecido los cambios generados.
3.6 Efectividad de la aplicación del cambio
Como máximo a los 3 meses de implementado el cambio, el responsable del proceso, deberá evaluar si el
cambio realizado cumplió el objetivo planteado e indicar si se han evidenciado mejoras en algunos de los
indicadores de gestión identificados.
En el caso de no poder evidenciar la efectividad al tercer mes, se deberán establecer plazos los cuales
deberán ser controlados por el revisor de la efectividad.