Procedimiento Administracion Pagina Web

PROCESO
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN
PÁGINA WEB
Código: CI-PD-02
Versión: 1,0
Fecha: Abril 30 de
2013
Página: 1 de 4
1. Objetivo: Administrar el portal web del Ministerio del Trabajo ofreciendo un canal de comunicación
efectivo entre el público externo y la entidad para facilitar la prestación de los servicios de la misma.
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificación de una información de interés y de servicio para
el público en general y termina con la información publicada en la página web.
3. Definiciones:
Boletines de prensa: Es una comunicación escrita dirigida a los medios de comunicación con el
propósito de anunciar algo de interés periodístico.
Información institucional: Contenidos de una dependencia o entidad que sirven de apoyo en los
procesos de decisión y en la determinación de objetivos, ejecución, control y evaluación de resultados
de los programas institucionales.
Navegador web: Es una aplicación de software o programa diseñado para permitir a los usuarios
acceder, visualizar documentos, videos, fotos y otros recursos en internet.
Publicaciones: Comunicación de las diferentes áreas o temas para que sea conocida por los
interesados.
Trámites y servicios: Un trámite es una serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que deben
efectuar los usuarios frente a una dependencia para adquirir un derecho o cumplir con una obligación
prevista o autorizada en la Ley. Y un servicio es el conjunto de actividades realizadas por una
empresa para responder las necesidades del cliente.
Contacto con la entidad: Se refiere al trato que se establece entre dos o más personas u
organizaciones y, puede ser físico o virtual.
4. Generalidades del procedimiento:
Toda la información publicada debe se completa, clara, precisa y aprobada por el Grupo de
Comunicaciones para la publicación respectiva.
La Matriz de Comunicaciones Internas y Externas MinTrabajo CI-OD-01 debe estar articulada con lo
establecido en este procedimiento respecto a las publicaciones en la pagina web.
5. Descripción de las actividades
Nro.
Actividad
Responsable
Registro
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/documento
1.
Diseñar la forma de publicación de los contenidos
en la página web.
Secciones (menú) de información general, de
trámites y servicios, de boletines de prensa, de
normatividad; entre otros.
2.
Definir los responsables y la periodicidad de
actualización de la información de cada sección
garantizando su actualización permanente.
Recibir la información de la solicitud de publicación Directores de Áreas,
de información, para dar el aval y determinar la asesora
del
forma y ubicación en la página web
despacho
del
Ministro- Coordinador
Grupo
de
Comunicaciones y
funcionarios
del
Grupo
de
Comunicaciones
Determina si se requiere de diseño de banners y Asesora
del
creación de menú dependiendo de la solicitud
despacho
del
MinistroCoordinadora Grupo
de Comunicacionesdiseñador
Enviar solicitud al diseñador para la elaboración Asesora
del
del banner, creación del menú o el respectivo despacho
del
diseño, cuando la información a publicar lo Ministrorequiera.
Coordinadora Grupo
de Comunicaciones
Reenviar la información corregida o con el diseño Asesora
del
realizado para conocimiento del jefe de área despacho
del
(solicitante) y para su correspondiente aprobación. MinistroCoordinadora Grupo
de Comunicaciones
Enviar el correo de solicitud de cambio o Asesora
del
publicación de la información en la página web, a despacho
del
los Ingenieros de Soporte Informático Ministroresponsables de la actualización de la página.
Coordinadora Grupo
de Comunicaciones o
funcionarios
del
Grupo
Recibir la solicitud para actualización de la página Ingenieros
de
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Solicitud a través de
correo electrónico
Correo electrónico
Correo electrónico
Borrador de diseño
de mensaje o
contenido
Correo electrónico
con solicitud de
actualización a la
página web.
Correos electrónicos
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web del Ministerio (Boletín de prensa, fotonoticia, Soporte Informático
y ticket electrónico
agenda, noticias en medios, documentos,
ABECÉS, normatividad, etc.)
Actualizar la página web de acuerdo con la Ingenieros
de Ticket electrónico que
solicitud.
Soporte Informático
confirma la
publicación
9.
10.
11.
12.
13.
Informar sobre la actualización del trabajo Ingenieros
de Ticket electrónico
realizado, publicado.
Soporte Informático
Revisar que la información publicada sea la Grupo
de
correcta.
Comunicaciones
En caso que haya que corregir la información, se
envía un nuevo correo a los Ingenieros de Soporte
Informático para su ajuste y posterior cierre de la
solicitud.
Tomar las acciones pertinentes a fin de que la
página web del Ministerio cumpla sus objetivos de
facilitar los trámites y servicios y ofrecer la
información oportuna y veraz sobre la entidad.
FIN
Grupo
de Correo electrónico
Comunicaciones
Grupo
de
Comunicaciones/
Ingenieros
de
Soporte Informático
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral
5).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Que el Grupo de Comunicaciones envíen la información completa en word, Excel o PDF.
Con los diseños respectivos.
Imágenes del tamaño especificado y en formato JPG. Si son Banners (en formato .GIF o PNG)
Los videos deben tener el formato (canal Youtube)
Los audios deben llegar en formato MP3
Las publicaciones deben asegurar que no se debe modificar la plantilla ni la imagen
institucional
implementada en el sitio web.
7. Los responsables del Proceso garantizan que la información se debe publicar en el tiempo acordado
dentro del contrato de servicios.
7. Anexos:
SECCIONES DE LA PÁGINA WEB




Ministerio
Prensa
Publicación
Normatividad
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


Página: 4 de 4
Trámites y servicios
Zona Infantil
Página en inglés
Contáctenos
Banners sobre temas específicos encontrados en la página web:









No.
Versión
Nombre
Cargo
Firma
Colombia Mayor
BEP
Teletrabajo
Ley de riesgos laborales
TLC plan de acción laboral
Pensiones
Empleo
Derechos fundamentales
MinTrabajo en las regiones
Ítem del Cambio
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio realizado
Motivo del Cambio
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró
Revisó
Jaime Hernando Triana
Luis
Ernesto
Ciodaro
Gómez Londoño
Janeth Cepeda Melendez
Jefe Prensa
Representante de
Profesional Especializada
la Dirección para
el SIG
Fecha del
cambio
Aprobó
Juliana Ramírez
Asesora de Comunicaciones
del Despacho del Ministro