220-61006 REF. FIRMA MECÁNICA EN LA RAZÓN SOCIAL Aviso

220-61006
REF. FIRMA MECÁNICA EN LA RAZÓN SOCIAL
Aviso recibo de la radicación 459.047, mediante la cual la Superintendencia de Industria y Comercio remitió copia
de la comunicación en la que tuvo a bien formular dos interrogantes sobre la firma mecánica, el primero de los
cuales ya fue absuelto por ese organismo, mientras que del segundo se dio traslado a esta Superintendencia, en
aplicación del artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.
La pregunta se concreta en saber "si se puede considerar que la impresión del sello de la razón social de una
empresa sin la firma del representante legal, tiene igual validez legal que la firma mecánica".
Como nota precedente, debe aclararse que de conformidad a los términos de su consulta, se infiere que la misma
gira en torno a los procesos de contratación, en relación con los cuales proceden algunas consideraciones generales.
1)
A propósito de la autonomía de la voluntad que tiene la administración para contratar, es necesario
precisar que la función administrativa que ejerce es reglada, lo que significa que debe someterse estrictamente a
las estipulaciones legales sobre el particular para la búsqueda del logro de las finalidades estatales a que se refiere
la Ley 80 de 1993, de donde se deduce que el grado de autonomía que tiene la autoridad administrativa se ve
ostensiblemente limitada frente a las reglas del derecho público, en materia de contratación.
Así, el pliego de condiciones no solo está conformado por sus generalidades, sino por sus anexos, documentos estos
que se constituyen en parte esencial de los contratos que se lleguen a suscribir. Por eso, y de conformidad con el
numeral 1º artículo 25 de la ley de contratación, en las normas de selección y en los pliegos de condiciones o
términos de referencia para la escogencia de contratistas, se deben cumplir y establecer los procedimientos y
etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable.
Por eso, el pliego de condiciones se constituye en ley del contrato, y a sus determinaciones y exigencias se someten
no sólo los oferentes y el contratista a quien se adjudica el contrato, sino la administración que no puede apartarse
de su cumplimiento. Esta característica explica dos de sus principales efectos:
a.
b.
Sólo ella constituye atribución o prerrogativa de las partes en el contrato.
Lo que omite o no regula, configura una prohibición para estas.
2)
Respeto de la razón social, se ha de señalar que la misma es una exigencia o requisito de la escritura
social, a través de la cual se individualiza una sociedad para diferenciarla de todas las demás, y como tal
corresponde a la sociedad colectiva o cualquiera de las comanditarias. Acepción diferente es la denominación social,
la cual se toma de los negocios o actividades que integran el objeto de la compañía, y aplica para los demás tipos.
No obstante, una y otra, obedecen al atributo genérico del nombre que identifica el sujeto.
3)
Planiol y Ripert en su obra "Tratado y Práctica del Derecho Civil Francés", definen el término firma como
la inscripción manuscrita que indica la persona que entiende hacer suyas las declaraciones del acto. Por su parte,
Mustapich, en el Tratado de Derecho Notarial la describe como "el nombre escrito por propia mano en caracteres
alfabéticos y de una manera particular, al pie del documento, al efecto de autenticar su documento". En otras
palabras, puede considerarse como el testimonio de la voluntad de la parte; o el sello de la verdad del acto al
establecer la individualidad de las partes.
En cuanto atañe a la legislación colombiana sobre el tema, nuestro Código Civil hacía ligera alusión a ella en los
artículos 1761 a 1765, normas que fueron derogadas por el artículo 698 del Código de Procedimiento Civil,
normatividad ésta que a ella se refiere al señalar las reglas generales del procedimiento judicial (Art. 103 y SS), y
dicta las disposiciones generales sobre uno de los métodos probatorios como es el de los documentos (art. 251 y
SS).
Sobre el escenario del derecho procesal civil, y haciendo abstracción del documento público, el documento privado
posee fuerza probatoria en su autenticidad. Ese documento, pues, como cualquier otro de su estirpe, ostenta su
fuerza demostrativa en la medida que se diga auténtico. La exigencia no tiene otra finalidad, como siempre, que la
de establecer certeramente la autoría del documento.
De lo expuesto se desprende que lo verdaderamente trascendente es que, cuando se haga valer el documento no
haya duda a cerca de la autoría del mismo; de este modo, aparece irrelevante la tarea orientada a averiguar cuándo
opera la autenticidad que da la calidad de auténtico, y éste a su vez es adjetivo que se usa para indicar el autor a
quien se le atribuye; por tal razón, el artículo 252 del C.PC. expresa que "Es auténtico un documento cuando existe
certeza sobre la persona que lo ha firmado o elaborado". No obstante, el legislador ha considerado la posibilidad de
la existencia de documentos sin firma (art. 269 C.P.C.), en donde su valor probatorio solo existe si se da su
aceptación expresamente en cuanto a su otorgamiento y cuyo contenido corresponde a la realidad y no a un simple
proyecto, por aquellas o por sus causahabientes, pues en los demás eventos tiene que probarse por otros medios
siempre que no se requiera prueba documental solemne, como sería cuando de la confesión se trata, en cuyo caso
si lo reconoce, las señales o signos valen como la verdadera firma.
Al margen de este estatuto, otras disposiciones contemplan el uso de la firma. Así, mientras el artículo 12 del
Decreto 1250 estableció el uso de la firma mecánica como opción para aplicar cuando se trata de documentos en
serie, la Ley 527 de 1999, aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, se refiere en varios
de sus artículos a la firma, en este caso la digital, la cual hace presumir que el suscriptor de aquella tenía la
intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo como si fuera forma
manuscrita, siempre que aquella incorpore los siguientes atributos:
a.
b.
c.
d.
Es única la persona que la usa
e.
Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional
4.
Con base en lo precedente, la respuesta frente al interrogante descrito simplemente es negativa, pues si
de lo que se trata es de identificar plenamente al autor del documento, esa circunstancia no se predica
cuando éste sólo tiene el sello de la razón social, pero no indica el autor del mismo.
Es susceptible de ser verificada
Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa
Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es
invalidada
A contrario sensu, si además de la razón social se encuentra el nombre del representante legal,
pero él no lo ha rubricado, encuentra esta entidad que lo procedente sería confrontar si con base
en la objetividad que debe aplicarse en los trámites licitatorios o de contratación, existen dentro
de la propuesta otros documentos que permitan verificar si en efecto se trata de la misma
persona que en la sociedad tiene esa calidad, tal es el caso por ejemplo de los estados
financieros, los cuales indudablemente deben estar por él firmados, y en el evento en que haya
sido relevado de su cargo, observar otros originales allegados con la propuesta, pues no hay que
dejar de lado la existencia de aspectos meramente formales de los probatorios, los cuales
dependen en forma principal de la decisión que al respecto se tome, sobre la base de una sana
crítica, máxime si se considera que la firma debe ser más que expresión de identidad, prueba de
la voluntad manifiesta.
Se espera de esta forma haber resuelto su inquietud, y se le recuerda que los alcances del concepto son los
contenidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.