Centros de Responsabilidad

HOSPITAL AUTOGESTIONADO
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
2008 – 2010
www.hjnc.cl
GOBIERNO DE CHILE
MINISTERIO DE SALUD
SERVICIO SALUD DE ARICA
HOSPITAL EN RED “DR. JUAN NOE C.”
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Es la unidad productiva básica en que se organiza el
nuevo modelo, bajo la responsabilidad de una persona
determinada, a quien se le ha delegado la
administración de los recursos y un presupuesto
conocido, para el logro de sus objetivos.
CLASIFICACION
Centros de Producción Final:
Corresponde a los Centros que generan el producto final.
Centros de Producción de Apoyo:
y Centros de Apoyo Administrativo. Son aquellos cuya
función es proveer servicios de apoyo en el ámbito
administrativo, a los otros Centros del Establecimiento.
y Centros de Apoyo Clínico y Terapéutico. Proveen
productos intermedios a la cadena de producción del
Establecimiento.
Facultad del establecimiento de definir
su estructura de funcionamiento
y Facilitar la gestión de los procesos
y Apoya la instalación del modelo de
y
y
y
y
atención
Transparentar la utilización de
recursos.
Facilitar el control de gestión.
Orientación hacia el usuario.
Descentralizar la toma de decisiones.
Favorezca la gestión
y de respuesta a las
necesidades de la
Red
Administran el giro del negocio
CARACTERÍSTICAS
·
Tienen un único responsable.
·
Realizan actividades y funciones
homogéneas, claramente identificables.
·
Generan un producto / servicio (final o de
apoyo) susceptible de ser medido.
·
Identifican su demanda, oferta y a sus
usuarios (clientes).
CARACTERÍSTICAS
·
Forman parte de la estructura funcional del
Establecimiento.
·
Se ajustan al modelo de producción y
cadena de procesos del Establecimiento.
·
Tienen un grado de autonomía y
flexibilidad en el uso de sus recursos.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
1.
Orientación hacia el usuario final.
2.
La Cartera de Servicios (Productos Finales).
3.
El Sistema de Producción y la Cadena de Procesos del Establecimiento.
4.
El Sistema de Costos del Establecimiento.
5.
Empoderamiento de las personas.
6.
Participación y Negociación.
7.
Integración y liderazgo de el equipo directivo del establecimiento.
8.
Provisión de servicios de apoyo.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
9.
Retroalimentación del desarrollo del Centro, de parte del establecimiento.
10.
Cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes de cada
Centro.
11.
Establecimiento de Sistema de Incentivos.
12.
Acompañamiento al cambio.
13.
Generar un proceso de capacitación en gestión a los Encargados de los
Centros de Responsabilidad, como complemento a la estrategia de
implementación.
U
S
U
A
R
I
O
S
Y
P
A
C
I
E
N
T
E
S
Farmacia
S
D
A
EJEMPLO
Imagenología
Med. nuclear
A. Patológica
UPC
neonatal
Banco
Sangre
UPC
infantil
Laboratorio
UPC
adulto
S
D
M
Centro de
Responsabilidad
quirúrgico
Centro de
Responsabilidad
médico
Centro de
Responsabilidad
Cardiovascular
Centro de
Responsabilidad
Apoyo Clínico
Centro de
Responsabilidad
logístico
Centro de
Responsabilidad
RRHH
Centro de
Responsabilidad
UPC
Centro de
Responsabilidad CDT
Dirección
• Control gestión
y Auditoría
• Unidad Control
y gestión
• Dpto. Auditoria
•Dpto jurídico
•Unidad Apoyo paciente
•Oficina RRPP
•Oficina de Partes
•Comités asesores
•Consejo Consultivo
•Consejo Desarrollo
•Consejo Gremial
•Voluntariados
• Control, coordinación
y fijación políticas
institucionales
y Las soluciones universales no existen,
la soluciones verdaderas en un
sistema complejo, requieren de una
multiplicidad de herramientas, usadas
y adaptadas con mucho sentido
común, en el momento y en la
secuencia correcta
Sugerencia nº 1
y Si logramos tener la convicción de querer
cambiar la cultura organizacional, tenemos que
partir por lograr que cada uno de los ambientes
organizacionales propicien ese cambio.
y Generar una visión compartida donde todos
ganemos (por sobre una visión individual, en
donde sólo gano yo, no importando a quien
lastime)
Sugerencia nº2
y La estructura organizacional es una
respuesta a la estrategia de la institución, la
cual a su vez surge de su misión, visión y
objetivos
Estrategia
Visión y Misión
de la
Institución
Objetivos
de la
Institución
Estructura
Sugerencia nº3
y Conocimiento de sus usuarios
y Definición de la Cartera de servicios
Sugerencia nº4 ANALISIS DE PROCESOS
Sugerencia nº5 Considerar otros criterios
Madurez
organizacional
Continuidad
de la atención
Recursos Humanos
Conocimiento
Estructura
Tecnología
FLEXIBILIDAD
PUESTA EN MARCHA
y Establecer la organización por Centros de Responsabilidad:
y
y
y
y
y
Identificación de responsables.
Asignación de recursos.
Definir el ámbito y nivel de decisión que se transfiere a cada responsable.
identificación de la cartera de servicios.
Normativa de funcionamiento.
y Definir el Sistema de Control de Gestión para los Centros de Responsabilidad:
y Definir que información
y Definición de los proveedores y usuarios de la información.
y Definir la forma de proveer la información.
y Planificación Estratégica del y
y
y
y
y
y
y
y
y
y
y
Centro.
Productos / servicios.
Procesos. Control de Gestión interno.
Entradas (insumos, información)
Soporte Físico.
Personas.
Organización interna
Flujos de información.
Coordinación de acciones.
Clientes.
Proveedores.
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
1. Dificultades.
• Rotación de directores.
• Priorización en el periodo 2006 – 2008 en la ejecución de la
Normalización.
• Falta liderazgo para que los CR pasen del papel a la realidad.
• Resistencia al cambio en los servicios.
• Poco involucramiento de los médicos.
• Cambio de paradigma desde la asistencialidad a la gestión.
• Competencias técnicas insuficientes.
• Sistemas de información: Qué datos, cómo los registramos,
cómo generamos la información.
2. Aspectos a intervenir:
• Generar instancias de diálogos internos que creen un lenguaje
común, un sentido de dirección.
• Redefinir el modelo organizacional.
• Capacitación de los involucrados en CR: directivos y jefaturas
intermedias.
• Cargos e incentivos.
GOBIERNO DE CHILE
MINISTERIO DE SALUD
SERVICIO SALUD DE ARICA
HOSPITAL EN RED “DR. JUAN NOE C.”
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Diseño, Puesta en Marcha, Funcionamiento y
Control de Gestión.
Actividad
Diálogos internos
Definir el modelo
organizacional CR.
Plan comunicacional
Puesta en marcha
-Organización.
-Cartera servicios
-Diseño de puestos
Funcionamiento
-Planificación por CR
Control de gestión
Nov
Dic
En
Feb
Mar
Abr
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Bibliografía
• Guía de Implementación versión final MINSAL
2006.
• Taller Hospital Autogestionado de la teoría a la
práctica. Presentación MINSAL Noviembre 2008.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
1.
Orientación hacia el usuario final.
La lógica orientadora en la definición y conformación de Centros de
Responsabilidad es la orientación hacia el usuario / paciente, a través del
análisis de la cadena de procesos que el establecimiento tiene para proveer la
demanda de estos servicios.
2.
La Cartera de Servicios (Productos Finales).
Para conformar, definir y estructurar Centros de Responsabilidad debe tenerse
presente la definición de la cartera de servicios (productos) que caracterizan al
Establecimiento y que definen su propósito, es decir, los servicios que se
proveen, a través de su cadena de procesos, a sus usuarios y clientes finales.
Esto obliga al Establecimiento a revisar su misión, y por consiguiente su visión
de futuro y la estructura adoptar para alcanzarla y cumplir en forma más eficaz
y eficiente su quehacer.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
Empoderamiento.
Cumplimiento
objetivos CR y
Hospital
Autonomía
Decisiones CR
Equipo de trabajo
Rendición de
cuentas
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
6.
Participación y Negociación.
Los funcionarios deben conocer el sentido y la dirección que tiene
el Establecimiento.
El Establecimiento genera espacios de negociación efectiva, es
decir, se establecen puntos de encuentro en relación a las metas y
resultados a alcanzar por el Establecimiento y el Centro de
Responsabilidad, metas, recursos y mecanismos de evaluación
conocidos por todos.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
7.
Integración y liderazgo de el equipo directivo del establecimiento.
visión integradora de la gestión del Establecimiento y del Centro y
de los resultados a obtener.
El equipo directivo del Establecimiento asuma el liderazgo del
proceso de implementación y funcionamiento de los Centros de
Responsabilidad.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
8.
Provisión de servicios de apoyo.
El desarrollo de los Centros de Responsabilidad genera exigencias y
requerimientos mayores en la provisión de servicios de apoyo, en cuanto a
cantidad, calidad, oportunidad y eficiencia, lo que se traduce en la necesidad de
fortalecer el área de apoyo administrativa, es decir, desde una perspectiva
operacional, de procesos, los Centros de Responsabilidad Finales dependen de
esta provisión para el cumplimento su cometido.
9.
Retroalimentación del desarrollo del Centro, de parte del
establecimiento.
El Establecimiento debe generar los mecanismos y espacios para que el Centro
cuente con la retroalimentación adecuada, en cuanto su funcionamiento y
desarrollo, de forma tal que se tomen las medidas de corrección en forma
oportuna. El proceso de implementación, funcionamiento y desarrollo de los
Centros de Responsabilidad, se debe constituir en un proceso permanente de
aprendizaje y de mejoramiento continuo.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
10.
Cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes de
cada Centro.
En la óptica de procesos o cadena de actividades, cada Centro se constituye en
cliente- proveedor es decir, en una cadena de compromisos, cuyo no
cumplimiento genera consecuencias en el resto de la cadena y a la larga afecta
la provisión de servicios a los usuarios finales.
Cliente / Proveedor
CR 3
CR 1
CR 2
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
11.
Establecimiento de Sistema de Incentivos.
Se identifican dos tipos de incentivos en el funcionamiento de los Centros de
Responsabilidad: implícitos y explícitos.
Incentivos implícitos corresponden a las atribuciones que tiene cada
Centro sobre el presupuesto asignado.
Incentivos explícitos son aquellos que tendría el Centro y su personal, en
función de las metas comprometidas con el Establecimiento, estos incentivos
deben vincularse a los actuales sistemas de desempeño que la normativa
establece. Estos sistemas juegan un rol Central, dado qué responden a la
pregunta ¿qué gano?, en el proceso de implementación y funcionamiento de los
Centros de Responsabilidad, sistemas que deben ser explícitos, conocidos y
homogéneos en cuanto a la aplicación de los criterios.
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN CENTROS DE RESPONSABILIDAD
FACTORES DE ÉXITO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
12.
Acompañamiento al cambio.
La implementación de los Centros de Responsabilidad debe ir necesariamente
acompañada de la implementación de una estrategia de acompañamiento al
cambio, que vaya abordando las eventuales reticencias, temores y amenazas
que se perciben con este nuevo esquema de trabajo.
13.
Generar un proceso de capacitación en gestión a los Encargados
de los Centros de Responsabilidad, como complemento a la
estrategia de implementación.
Los Encargados necesariamente
conocimiento en gestión.
deben
manejar
mayores
niveles
de
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Etapa Diseño
PLANILLA VERIFICACION IMPLEMENTACION
ETAPA DE DISEÑO
Instrumento Verificación
Realizado
Definición de
Etapas Ejecucion
SI/NO
DEFINICION PLAN IMPLEMENTACION C.
Responsabilidad
Documento Plan Implementación
Básica
DEFINICION PLAN DE COMUNICACIÓN
Documento Plan de Comunicación
Básica
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Etapa Puesta en Marcha
ETAPA PUESTA EN MARCHA
Instrumento Verificación
Realiz
ado
Definición de
Etapas Ejecucion
SI/NO
ESTABLECER ORGANIZACION CENTROS RESPONSABILIDAD
Comisión Implementación
Resolución
S
Básica
Definición Centros.
Resolución
S
Básica
Confección del organigrama Integral
Resolución
S
Básica
Nombramiento de los responsables por Centro
Resolución
S
Básica
Confección del organigrama de puestos y plazas
Resolución
S
Media
S
Básica
Agrupar Centros Finales
Agrupar Centros de Apoyo
Identificación de recursos
Infraestructura
Resolución
Básica
Equipamiento
Resolución
Básica
Recursos Financieros
Informe
Básica
Recursos Humanos
Resolución
Básica
Definición del ámbito y nivel de decisión
Resolución
S
Básica
Identificación de la cartera de servicios
Resolución
S
Básica
Normativa de funcionamiento.
Resolución aprueba reglamento
S
Media
Descripción de funciones del Rol del Encargado del Centro
Resolución
S
Básica
S
Básica
Determinar producción histórica, potencial y brecha asociada
Definir provisión información Centros de Responsabilidad
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Etapa Puesta en Marcha
ETAPA PUESTA EN MARCHA
Instrumento Verificación
Identificar los proveedores y usuarios de la
información.
Informe proveedores, usuarios y tipo
Definir la forma y frecuencia de proveer la
información.
Informe frecuencia y forma
Caracterización de los clientes / usuarios
Informe detalle
Tipo de usuarios / clientes.
Demanda de productos o servicios por tipo de
usuario
Perfil epidemiológico de la demanda, cuando
corresponda
Realiz
ado
Definición de
Etapas Ejecucion
S
Básica
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Etapa Puesta en Marcha
ORGANIZACIÓN INTERNA (Estructura
Organizacional)
Diseño de puestos.
Documento
S
Media
Resolución
S
Media
Resolución
S
Media
Resolución
S
Media
Especialización
Formalización del comportamiento
Capacitación e inducción
Diseño de la estructura del Centro
Agrupación de Unidades
Tamaño de la Unidad
Mecanismos de coordinación
Sistema de planificación y control
Dispositivos de coordinación
Establecer y explicitar Sistema de Incentivos
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Etapa de Funcionamiento
ETAPA DE FUNCIONAMIENTO
Instrumento Verificación
Realiz
ado
SI/NO
PLANIFICACION ESTRATEGICA DEL CENTRO
Diagnóstico
Visión
Misión
Objetivos
Establecer Estrategia
Plan
Evaluación
Establecer espacios participación
formulación estratégica
Informe detalle
Definición de
Etapas Ejecucion
Básica
Media
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
CONTROL DE GESTION DEL CENTRO
Planilla de evaluación
Personas
Gasto en remuneración fijo y variable
Media
Ausentismo
Media
Satisfacción
Avanzada
Rendimiento
Media
Accidentabilidad
Media
Soporte Físico. Equipamiento
Rendimiento.
Media
Gasto en mantenimiento preventivo
Avanzada
Gasto en mantenimiento reparativo
Avanzada
Vida Útil.
Media
Capacidad instalada utilizada
Media
Soporte Físico. Infraestructura e
Instalaciones
Gasto en mantenimiento preventivo
Avanzada
Gasto en mantenimiento reparativo
Avanzada
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
Productos / Servicios
Cantidad
Gasto Producto / Servicio
Básica
Gasto Por Centro
Media
Gestionable
No gestionable
Directo
Indirecto
Oportunidad
Avanzada
Arancel servicio(prestación)
Básica
Calidad( estándar)
Avanzada
Presupuesto
Básica
Cliente
Satisfacción usuario(calidad
percibida).
Avanzada
Convenio de desempeño
Media
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
PRODUCTOS / SERVICIOS
Composición cartera de productos y/o servicios
Informe
Básica
Nivel de producción a negociar
Informe
Media
Nivel de calidad del Centro
Informe
Avanzada
Plan Anual de Actividades
Documento Plan Anual
Media
Proyecto presupuesto
Informe
Media
Identificación Procesos
Informe
Media
Diagramación de Procesos
Informe
Media
Difusión de los flujogramas analizados a los
funcionarios
Acta del Centro
Media
Detectar necesidades capacitación de las
personas
Informe incorporación
plan cap.
Media
Detectar necesidades Capacitación Encargados
Centros
Informe
Media
Tipo de prestaciones
Cantidad
PROCESOS
Relación Cliente Proveedor
Técnicas de negociación
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
INSUMOS / ENTRADAS
Entradas
Informe
Básica
Presupuesto asignado a cada Centro por el Establecimiento
Resolución
asignación
Básica
Sistema de Informático de Costos
Informe
Avanzada
Sistema Informático Centros Responsabilidad
Informe
Avanzada
Arquitectura Tecnológica
Informe
Media
Red de comunicación y transmisión
Informe
Media
Diagnóstico Hardware
Informe
Básica
Interfaz con los sistemas existentes
Informe
Avanzada
Ubicación del equipamiento
Informe Hoja de
Vida
Media
ESTRUCTURA SOPORTE FISICO
Tipo de Equipamiento
Cantidad de equipos
Estado por equipo
Vida útil por equipo
Capacidad instalada
Manuales operativos
Brecha de producción.
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
ESTRUCTURA. PERSONAS
Dotación
Informe dotación
Básica
Informe perfiles
Avanzada
Rol Encargado Centro
Resolución descripción funciones
Básica
Normas Generales
Documentos.
Media
Sistema de costos
Documento.
Avanzada
Análisis Diseño de puestos
Documento
Avanzada
Estamentos
Calidad contractual.
Información de Personal.
Horas disponibles
Perfiles, competencias y necesidades de
capacitación
ORGANIZACIÓN INTERNA (Estructura
Organizacional)
Especialización
Formalización del comportamiento
Capacitación e inducción
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
Análisis del Diseño de la estructura del Centro
Informe
Avanzada
Informe
Avanzada
Evaluación sistema decisiones
Informe
Avanzada
Convenio de desempeño entre el Establecimiento y
el Centro
Convenio firmado
Media
Informe
Media
Informe
Media
Evaluación de la Agrupación de Unidades
Evaluación Tamaño de la Unidad
Evaluación mecanismos de coordinación
Sistema de planificación y control
Dispositivos de coordinación
FLUJOS DE INFORMACION
Conocer y analizar flujos información que requiere y
genera Centro
FLUJOS DE RELACION Y COORDINACION DE
ACCION
Capacitar cada Centro habilidades necesarias
coordinación
CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Control de Gestión
CLIENTES
a. Plan de calidad de servicio percibido
Informe plan
Avanzada
b. Identificación de las necesidades de
Capacitación
Informe
Avanzada
c. Planteamiento necesidades capacitación al
Establecimiento
Informe
Avanzada
d. Establecimiento de normas para buenas
prácticas.
Informe
Avanzada
Proceso de Gestión del Abastecimiento
Informe
Media
Proceso de Gestión y Desarrollo de las Personas
Informe
Media
Marco presupuestario de cada Centro
Informe
Básica
Negociación del presupuesto
Convenio de desempeño
Media
Ámbito presupuesto
Resolución
Media
Partidas no gestionables
Informe
Media
Provisión de Información Presupuestaria
Informe
Media
PROVEEDORES
Proceso de Gestión Financiera